《會議策劃與管理》PPT課件.ppt

會 議 策 劃 與 管 理 鄭建瑜,授課教師：王靜,第一章 會議業(yè)涵義 第二章 會議類型及特點 第三章 會議的組織者和審批程序 第四章 會議的策劃 第五章 會議策劃方案的實施要點 第六章 會議的時間節(jié)點控制 第七章 會議的文秘服務 第八章 會議接待服務 第九章 會議的公關宣傳 第十章 會議的專業(yè)服務和相關服務 第十一章 會議的融資與財務管理,第一章 會議業(yè)涵義,一、會議業(yè)概述 二、會議及其要素 三、會議舉辦條件 四、會議的功能與作用,一、會議業(yè)概述,1、會議業(yè)的起源 會議的起源 從人類文明的早期，人們就開始出于各種不同的目的，集會和集結到一起開會，這也體現(xiàn)出人的社會屬性。 會議的始祖維也納會議（1814.9.1815.6.） 會議目的：拿破侖戰(zhàn)爭后重新劃分歐洲國土 與會代表：包括當時所有大國的領導人 這是過去200多年來最為高層次的會議之一,會議業(yè)的產(chǎn)生 會議業(yè)起源于前幾個世紀的政治性和宗教性的會議，以及之后的商業(yè)會議和美國的貿(mào)易與專業(yè)會議。因此，很難判斷出它真正的產(chǎn)生時間。 而通常，判斷一種產(chǎn)業(yè)是否真正形成的客觀標準是該產(chǎn)業(yè)協(xié)會的成立。 因此，會議業(yè)協(xié)會的成立標志著會議作為一種產(chǎn)業(yè)而存在。 在歐洲，會議業(yè)產(chǎn)生于20世紀中葉到晚期,主要會議業(yè)協(xié)會及成立時間,會議基礎設施建設 隨著會議業(yè)的發(fā)展，各國對于會議基礎設施的投資也在加速增長。 1990年以來英國對主要會議中心的投資情況,2、會議業(yè)的價值 會議業(yè)被認為是高收入、高盈利、帶動力強的環(huán)保型朝陽產(chǎn)業(yè)，并且還可以帶動商貿(mào)、影視、信息、餐飲、賓館、交通、娛樂、服裝、旅游、廣告和印刷等相關產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。 據(jù)測算，國際上會展業(yè)的產(chǎn)業(yè)帶動系數(shù)大約為1:9 。,會議業(yè)的價值 直接收益 場租收益 城市交通 航空運輸 城市建設,間接收益 服務業(yè) 飯店業(yè) 餐飲業(yè) 旅游業(yè) 零售業(yè)和手工業(yè) 通信業(yè),3、世界會議業(yè)概述 會議業(yè)因其廣泛的影響、高額的利潤和巨大的潛力，引起了越來越多的國家和地區(qū)的注意，市場競爭亦愈演愈烈。 根據(jù)國際會議協(xié)會ICCA的統(tǒng)計，每年全世界的會議收入約在2800億美元以上，其中國際會議收入為76.2億美元。 會議業(yè)每年以8%10%左右的速度增長,歐美地區(qū)會議業(yè) 歐美會議業(yè)發(fā)展較早，產(chǎn)品較成熟，市場機制健全，操作規(guī)范，市場份額較大。 據(jù)國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）進行的調(diào)查顯示，1999年，在全球范圍內(nèi)舉行的國際會議達9,465個，其中，1,420個在美國舉行，5,383個在歐洲舉行。 著名的會議城市有巴黎，它每年都要承辦超過300個大型國際會議，被譽為“國際會議之都”。還有布魯塞爾、維也納、倫敦、瑞士等。美國更是占聯(lián)合國之地利，國際會議連綿不斷。,亞太地區(qū)會議業(yè) 90年代以來，亞太地區(qū)經(jīng)濟一度持續(xù)發(fā)展，洲內(nèi)洲際交往日益增多，各國和各地區(qū)也都開始重視會議產(chǎn)品的開發(fā)、宣傳和促銷，紛紛設立專門機構，命名會議城市，增加經(jīng)費，采取傾斜政策，招徠會議，會議活動迅速增加。 所以，雖然歐美的會議業(yè)務占會議市場一半以上，但份額已有所減少，與此同時，亞太地區(qū)的市場份額卻穩(wěn)步增長。,香港已成為亞太地區(qū)最重要的會議中心之一。近年來，香港每年舉辦的大型會議超過420個，來自世界各地的與會代表多達3.7萬人。香港已連續(xù)多年被英國會議及獎勵旅游雜志評為“全球最佳會議中心”。2004年，中國香港和澳門地區(qū)更躋身全球10大會議城市行列。而中國內(nèi)地也憑借其廣闊的市場與經(jīng)濟發(fā)展?jié)摿?，逐漸成為亞洲地區(qū)會議業(yè)的新秀。 總體來講，亞太地區(qū)因其高質量的會議產(chǎn)品令人矚目。但劣勢也有，那就是協(xié)會基礎較弱，軟件素質有待提高，亞太會議市場仍處于初級階段，亞洲會議業(yè)面臨著機遇和挑戰(zhàn)。,2000年國際會議區(qū)域分布情況表,資料來源：國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）/ 國際會議協(xié)會（ICCA）,2001年各洲國際會議情況,資料來源：國際會議協(xié)會（ICCA）,2004年10大國際會議國與地區(qū),資料來源：國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）,國際協(xié)會聯(lián)盟（UIA）會議部統(tǒng)計標準 那些有組織的和在“國際組織年鑒”中注冊的，國際組織贊助的，并符合下列條件的會議可列入UIA的統(tǒng)計： （1）出席人數(shù)至少300人； （2）代表國籍至少5國； （3）外國人出席人數(shù)至少占40%； （4）會議期至少3天。 上述統(tǒng)計不包括國內(nèi)會議和宗教、政治、商業(yè)和體育等會議。,國際會議協(xié)會（ICCA）統(tǒng)計標準 進入ICCA數(shù)據(jù)部統(tǒng)計范圍的會議必須符合下列嚴格條件： （1）會議至少能吸引50人出席者 （2）會議必須定期舉行，一次性會議不能列入統(tǒng)計范圍 （3）會議要在至少3個不同國家之間輪流舉辦,4、我國會議業(yè)概述 （1）我國會議業(yè)的發(fā)展歷史 五十至七十年代花錢開會為了國際形象 外事無小事。特殊的歷史條件下，數(shù)量有限的一些國際會議，也都是純粹的政府行為。需要開了，政府部門就掏錢，談不上投資回報率。會議場所和賓館聊聊可數(shù)。以北京為例，整個北京城，那時可接待外賓，可以舉行一定規(guī)模會議的飯店賓館只有北京飯店和友誼賓館。北京尚且如此，更何況其他城市。那時的國際會議政治意義遠遠大于經(jīng)濟意義。,八十年代會議產(chǎn)業(yè)初露端倪 80年代，國門的徐徐拉開，使各種類型的國際會議在中國召開和會議產(chǎn)業(yè)的萌芽成為可能。在國際上，旅游與開會密不可分。到神秘的東方古國看看，是整個80年代大多數(shù)外國人來中國開會的目的。 純經(jīng)營型的涉外飯店逐步落成，會議產(chǎn)業(yè)開始萌芽。那時較為著名的就是北京的香山飯店，因其設施齊全、先進及極具東方特色而成為很多國際會議的首選之地。 然而，飯店增加的速度趕不上需求增加的速度，上規(guī)模的會議場所依然還少。,九十年代以后國際會議成為一景 進入90年代，會多尤其是國際會議之多，幾乎成了一景。而主辦者也已由政府一家變得更為多元化。政府的，民間團體的，跨國界行業(yè)協(xié)會、學會的，應有盡有。 在會議產(chǎn)業(yè)獲得突飛猛進發(fā)展的同時，具有會議功能的大飯店也如雨后春筍般拔地而起，真正意義上的國際會議中心也建了起來。 國際會議數(shù)量的增加和國際會議的特殊要求也促進了相關人才隊伍、服務公司的壯大成熟。,（2）我國會議業(yè)發(fā)展前景 我國會議業(yè)雖然起步較晚，但發(fā)展很快，近年來以年均20%的速度遞增，預示了非常誘人的前景。 作為WTO組織的成員，我國對外開放的步伐進一步加快，服務貿(mào)易壁壘將逐步被拆除，會議經(jīng)濟將會以更快的速度與國際接軌，加上我國會議產(chǎn)業(yè)資源十分豐富，空間極為廣闊，這些都構成了我國會議產(chǎn)業(yè)明顯的發(fā)展優(yōu)勢。,（3）我國會議業(yè)發(fā)展中的不足之處 基礎薄弱 行業(yè)自律和規(guī)范機制尚未形成 發(fā)展思路單一 人才缺乏,二、會議及其要素,1、會議的定義 會議是一種群體性的活動； 會議是一種圍繞特定目標而開展的活動； 會議是一種組織有序的活動； 會議是一種以口頭交流為主要方式、以書面交流和聲像交流以及其他交流手段為輔助方式的活動。 綜合起來： 會議是一種圍繞特定目標開展的、組織有序的、以口頭交流為主要方式的群體性活動。,2、會議的構成要素 主辦者 會議的主辦者是會議的具體組織者，其任務主要是根據(jù)會議的目標和規(guī)則制定具體的會議方案并加以實施，為會議提供必要的場所、設施和服務，確保會議正常進行。 承辦者 承辦者即具體落實會議組織任務的機構或個人。一般情況下，會議的主辦者即承辦者，有時也有所區(qū)分。,與會者 與會者即參加會議的對象，通常又稱為會議成員。與會者是會議的主體，因而是會議成功與否的重要因素。與會的人數(shù)越多，會議的規(guī)模越大。 會議議題 會議的議題是根據(jù)會議目標確定并提交會議討論或解決的具體問題，是會議的必備要素。舉行會議首先要明確為什么而“議”和“議”什么。,會議的結果 會議的結果即會議結束時實現(xiàn)目標的程度。會議的結果是會議的目標、議題、會議的組織形態(tài)以及與會者之間的關系和力量對比等因素綜合作用的產(chǎn)物。會議的結果通常以文件的形式記載下來，可以歸檔保存，也可以公布、傳達。 會議的時間 會議的時間即會議的起訖時間和時間跨度。會議在時間上有長短、緩急、定期與不定期之分。,會議的地點 會議的地點是指舉行會議的場所。會議的群體性特征決定了會議信息傳遞的當面性和實時性，因此，傳統(tǒng)的會議形式都是把與會者召集起來進行面對面的信息傳遞和溝通。 會議的方式 會議的方式即用以達到會議效果的手段，包括會場布置、氣氛渲染、活動的樣式和傳遞方式等等。會議的方式對于實現(xiàn)會議的目的、提高會議的效率有直接的影響。,三、會議舉辦條件,任何一個國家、城市和地區(qū)如要很快地發(fā)展會議業(yè)，都必須具有必備的條件，這是由會議業(yè)的性質和活動內(nèi)容所決定的。這些條件應包括： 穩(wěn)定的社會環(huán)境、活躍的政治活動和繁榮發(fā)展的經(jīng)濟； 健全和高效的金融、貨運、保險、房地產(chǎn)業(yè)等為會展業(yè)配套的產(chǎn)業(yè)活動； 優(yōu)越的地理位置；,獨特的自然及人文旅游景觀； 方便快捷的對外對內(nèi)交通； 現(xiàn)代化的通訊設施； 充足的、能滿足會議業(yè)需求的、結構合理的、多層次的飯店和餐廳，以及這些服務機構所提供的、價格合理的優(yōu)質服務； 政府傾向性的政策； 開放的文化環(huán)境和深入的會議研究；,先進的會議中心； 會議業(yè)所需要的、高素質的人力資源； 發(fā)展會議業(yè)所需要的科技水平。,四、會議的功能與作用,1、會議的功能 地位象征 科學決策 發(fā)揚民主 產(chǎn)生權威 信息溝通 聯(lián)絡感情,2、會議的作用 會議顯示組織的存在 會議是群體溝通的方式 會議是一個集思廣益的渠道 會議能使人得到各方面的信息,第二章 會議類型及特點,一、會議類型 二、各類會議特點 三、世博會,一、會議類型,1、按會議性質劃分 法定性會議 即根據(jù)有關法律與法規(guī)規(guī)定必須舉行的會議，以及特定組織為履行法定職責而舉行的會議。前者如各級人民代表大會、企業(yè)的董事會議和股東大會等，后者如各種法定組織的領導人辦公會議等。 非法定性會議 即法律和法規(guī)允許的、法定性會議以外的會議，如學術研討會、新聞發(fā)布會、交流懇談會、經(jīng)貿(mào)洽談會等。,2、按會議規(guī)模劃分 小型會議 出席人數(shù)不超過100人； 中型會議 出席人數(shù)在1001000人之間； 大型會議 人數(shù)在100010000人之間； 特大型會議 人數(shù)在10000人以上。,3、按與會者來自或代表的地域范圍劃分 國際性會議 全國性會議 區(qū)域性會議 單位性會議,4、按會議舉辦單位劃分 公司類會議 公司類會議的規(guī)模不一，小到幾個人，大到上千人。公司管理者強調(diào)的是信息傳遞，而公司內(nèi)部信息傳遞的最基本方式之一便是會議，因此公司類會議的數(shù)量極其龐大。公司會議通常以管理、協(xié)調(diào)和技術等為主題，具體可分為銷售會議、經(jīng)銷商會議、技術會議、管理者會議及股東會議等。,協(xié)會類會議 協(xié)會類會議在會議市場中同樣占有相當重要的位置。協(xié)會因人數(shù)和性質而互不相同，它們的規(guī)模從小型地區(qū)性組織、省市級協(xié)會到全國性協(xié)會乃至國際性協(xié)會不等。協(xié)會類會議大致可以劃分為行業(yè)協(xié)會、專業(yè)和科學協(xié)會、教育協(xié)會和技術協(xié)會等類型。其中，行業(yè)協(xié)會被認為是會議業(yè)最值得爭取的市場之一，因為協(xié)會的成員多為業(yè)內(nèi)成功管理人員。協(xié)會類會議常常與展覽結合舉行。,其他組織會議 這類會議的典型代表是政府機構會議，許多人在電視上看到過政治性會議。電視鏡頭中顯現(xiàn)的雖然是主會場，但是不難想象背后對小型會議室、套房和宴會等設施的需求。在省市一級，中小規(guī)模的政府機構會議的召開十分頻繁，從而形成了可觀的市場。在很多國家里，工會同樣是最重要的會議舉辦者。,年會 專業(yè)會議 代表會議 論壇 座談會,專題討論會 講座 培訓會議 獎勵會議 其他特殊會議,5、按會議內(nèi)容和方式劃分,商務型會議 度假型會議 展銷會議 專業(yè)學術會議 政治性會議 文化交流會議 培訓會議,6、按會議特征劃分,二、各類會議特點,1、公司會議的特點 時間周期 公司會議基本上是按照需求而不是按固定的時間周期來舉行的。公司全年都有可能舉行會議，一般會議多在每周工作日時間舉行。,公司會議舉行的時間,資料來源：成功會議雜志,前期準備時間 絕大多數(shù)公司會議的前期準備時間都很短，大型會議準備時間3至6個月。 地理位置 對于公司會議來講，沒有籠統(tǒng)的地理模式。通常不像協(xié)會會議那樣，需要通過變更地理位置來吸引會議出席人員。公司會議選址主要是考慮會址是否適合公司的業(yè)務和需要。另外，時間、交通費用和便捷程度都是影響會議選址的因素。,選擇的飯店類型 開會的目的是影響公司會議選擇飯店的關鍵因素。一般來說，公司會議使用的飯店類型，首先是市區(qū)飯店，然后是度假飯店和郊區(qū)飯店。,公司會議使用的飯店類型,資料來源：美國會議雜志,公司會議策劃者選擇飯店考慮的重要因素,資料來源：美國會議雜志所作的會議市場研究,出席情況 根據(jù)國際會議組織有2210名公司會議策劃人員參與的2000年度公司會議市場調(diào)查的結果表明，大多數(shù)會議的參與人數(shù)少于500人，只有7%的會議人數(shù)達1000人以上。 對于會場來說，公司會議出席情況有可預測性。 會議期限 絕大多數(shù)公司會議是1至2天的短會，某些會議僅限制在1天；培訓或獎勵會議的會期可長達3至5天。,展覽 公司會議也經(jīng)常有展示活動，這些會議展示新產(chǎn)品，或者進行大規(guī)模的現(xiàn)場演示說明活動。 會議策劃和決策 公司會議的策劃和決策者一般包括公司的高層管理人員（CEO和他的助手們），各部門負責人和他們的助手們，市場營銷部、人力資源總監(jiān)或經(jīng)理，公司專職會議策劃者，會展公司和旅游目的地管理公司（DMC）。具體會議的策劃和決策者是誰，要看會議的類型、規(guī)模和層次。,會議廳要求 由于公司會議規(guī)模大小不一，所以公司會要求會場做到大小會議廳都能提供。具體需要什么會議廳要因具體活動而定。 公司業(yè)務會帶出其他業(yè)務 大多數(shù)公司會議都伴有促銷宴會，娛樂，會前、會間或會后觀光游覽，配偶活動和酒吧等其他業(yè)務的機會。這對于會場來說可以增加在公司會議業(yè)務方面的利潤。,2、協(xié)會會議的特點 時間和周期 大型協(xié)會會議是按照固定的時間周期舉行的，最通常的是每年一次的年會。在美國，大型會議最經(jīng)常的是星期日開始，開到星期三，或者星期四開到星期日。而以會議數(shù)量來定，最活躍的會議月份排列順序為：10月、5月、4月、6月、9月。,選擇會址的地理模式和其他因素 在協(xié)會會議的選址上，有一種明顯的地理模式。絕大多數(shù)國際協(xié)會在各大洲之間進行選擇，國內(nèi)協(xié)會則在東西部之間，或者在南北之間交替輪換地進行選擇。這里重要的因素是選擇區(qū)域，而不是某一特定的城市，許多選擇取決于協(xié)會會員對地理區(qū)域的特殊興趣。 選擇會址的地理位置時還涉及到諸如氣候、環(huán)境、城市形象和旅游景點等其他因素。另外，體育也起著作用，如高爾夫、網(wǎng)球、游泳和劃船等也會成為會議出席者考慮的因素。,前期時間 協(xié)會會議都是事先計劃好的?？偟膩碇v，協(xié)會會議平均提前準備年限為：年會1至4年，大型會議35個月，其他類型的協(xié)會會議也要8個月到1年的時間。會議規(guī)模越大，前期時間就越長。 選擇的飯店類型 協(xié)會會議是在不同類型的飯店中舉行的。具體來講，會議在何種類型的飯店舉行，要取決于會議的規(guī)模、性質和期限。,協(xié)會會議使用的會議設施類型,資料來源：1992年協(xié)會會議趨勢,協(xié)會會議策劃者選擇飯店時考慮的重要因素,資料來源：美國會議雜志所作的會議市場研究,出席是自愿的 由于協(xié)會組織是自愿參加的，協(xié)會組織和協(xié)會成員之間不存在行政隸屬的關系，所以協(xié)會不能用命令或強制的方法讓協(xié)會成員參加協(xié)會活動。是否出席協(xié)會會議，一般由協(xié)會成員自己作出選擇。 會議期限 對于全國性會議活動來講，協(xié)會會議平均期限為3至5天，小型活動也許只需要2至3天。,價格 協(xié)會會議的出席者一般需要自己支付會議費用，因此會議廳的出租費、餐費，以及客房價格必須同符合參加會議人員的支付能力。 需要當?shù)胤謺难?國際協(xié)會在選擇某一個國家舉辦年會或其他會議時，考慮的因素之一就是這個國家是否有本協(xié)會的分會或會員。國際協(xié)會是不會在一個沒有它會員的國家開會的。即使某個國家有它的會員或分會，但如果他們沒有向國際協(xié)會發(fā)出邀請到這個國家去開會，那么國際協(xié)會也是不會考慮選擇這個國家的。,三、世博會,世博會，即世界博覽會，它是由一個國家的政府主辦，有多個國家或國際組織參加，以展現(xiàn)人類在社會、經(jīng)濟、文化和科技領域取得成就的國際性大型展示會。 它是一項具有較大影響和悠久歷史的國際性活動，既是人類社會發(fā)展進程中對當時文明的真實記錄，更是對未來美好前景的展望和憧憬。,1、世博會的起源 世博會的歷史源遠流長。 早在公元5世紀，波斯舉辦了第一個超越集市功能的博覽會。當時的波斯國王以陳列財務來炫耀本國的財力物力，威懾鄰國。 18世紀末，人們逐漸想到舉辦于集市相似，但只展不賣的展覽會。這一新的想法于1791年在捷克的布拉格開其先河。 隨著工業(yè)革命的到來，社會生產(chǎn)力的提高，科學技術的進步，國際交通的發(fā)展，舉辦世界性展覽的條件逐步成熟。到19世紀中期，展覽會的展品和參展商超出了單一國際的范圍。,第一屆世博會 1851年，英國倫敦，這次博覽會的英文名稱是“Great Exhibition”，可譯為“偉大的博覽會”、“巨大的博覽會”。標志性建筑“水晶宮” 。接受邀請參展的10個國家，集中了1400余件各類藝術珍品和時尚產(chǎn)品向世人展示，最令觀眾矚目的是引擎、水力印刷機、紡織機械等技術產(chǎn)品。在160天的展期中，共有來自世界各地約630萬人次觀賞。,2、世博會的分類 按照國際展覽局的最新規(guī)定，世界博覽會按性質、規(guī)模、展期分為兩種：一種是注冊類（以前稱綜合性）世博會，另一類是認可類（以前稱專業(yè)性）世博會。 注冊類世博會，展期通常為6個月，每5年舉辦一次。在過去所舉辦的50多次世博會中，以注冊類世博會為多。2010年上海世博會屬于注冊類世博會。 認可類世博會，展期通常為3個月，在兩屆注冊類世博會之間舉辦一次。1999年昆明世博會就屬于認可類國際博覽會。,3、舉辦世博會的意義和作用 過去舉辦世博會的目的是為了慶祝重大的歷史事件或某個國家、地區(qū)的重要紀念活動，炫耀一個國家的實力。 現(xiàn)代的世博會，除了展示人類在政治、經(jīng)濟、文化和科技等方面取得的成就外，更注重國家之間、各國人民之間的交流和合作。另外，它更關注人類發(fā)展中不斷出現(xiàn)的新問題，并謀求解決之道。 舉辦世博會，不僅能給參展國家?guī)戆l(fā)展的機遇，促進經(jīng)濟的發(fā)展，而且能給舉辦國家創(chuàng)造巨大的經(jīng)濟效益和社會效益，提升舉辦國家的知名度，促進社會的繁榮和進步。,4、世博會的舉辦宗旨、內(nèi)容及形式 世博會的宗旨就是促進各國人民之間更好地相互了解與溝通。 世博會的展示內(nèi)容圍繞主題進行。 它一般有國際館、國家館、主題館、綜合館、國家館日活動、各參展國文藝表演、主題游行等形式。,歷屆世博會舉辦情況表,5、國際展覽局 國際展覽局（Bureau of International ExpositionsBIE），1928年，根據(jù)外交公約，由法國發(fā)起成立，總部設在法國首都巴黎，目前擁有98個成員國（2005年11月）。 它屬于政府間國際組織，其作用包括組織考察申辦國的申辦工作；協(xié)調(diào)展覽會的日期；保證展覽會的質量等。它的存在對規(guī)范、管理和協(xié)調(diào)世博會的舉辦，起到了很好的效果。國際展覽局的收入，主要來自申辦展覽會的注冊費和舉辦期間門票收入的一定比例。 國際展覽局于1993年5月接納中國為正式成員國。,6、2010年上海世博會 經(jīng)國務院批準，1999年12月8日，中國政府駐BIE首席代表在國際展覽局第126次會議上宣布中國政府申辦2010年世博會。并于2002年12月3日在摩洛哥蒙特卡洛舉行的國際展覽局第132次大會，經(jīng)投票選舉，中國的上海獲得2010年世界博覽會的舉辦權。 2010年上海世博會將于2010年5月1日開幕，至10月31日閉幕，展期為6個月。主題為“城市，讓生活更美好”。,舉辦的目標主要有以下幾種： 引起深入的討論：如何解決城市病，如何創(chuàng)造更多就業(yè)機會，如何提高城市居民的生活質量，選擇何種城市發(fā)展模式； 推廣先進的理念：綠色城市、生態(tài)城市、可持續(xù)城市、山水城市、園林城市、共生城市、循環(huán)城市、信息城市和職能城市； 展示城市文明成果：建筑新材料、新產(chǎn)品、新技術、保護文化遺產(chǎn)的舊城改造、郊區(qū)衛(wèi)星新城的建設、新型就業(yè)方式、城市社區(qū)文化和藝術；,增進各國間和城市間的交流和合作：締結友好城市、交流城市文化、引進先進技術、開展商品貿(mào)易； 拓展人類對城市的認識：通過不同視角和交叉學科的綜合性交流，豐富城市發(fā)展的新概念、新思想、新知識、新技術； 推動上海的城市化進程和開發(fā)浦東地區(qū)：城市功能提升、城市環(huán)境改善、城市空間結構均衡、浦東地區(qū)進一步開發(fā)。,第三章 會議的組織者和審批程序,一、會議舉辦機構 二、會議的組織機構 三、會議組織者的主要責任 四、PCO和DMC 五、會議審批程序,一、會議舉辦機構,國際上一般把會議舉辦機構分成下列3類：1、公司；2、協(xié)會；3、非營利組織。 其中公司和協(xié)會是兩個最主要的會議舉辦機構，公司和協(xié)會舉辦的會議占整個會議市場的80%。 1、公司 由公司舉辦的會議在會議市場上處于特別重要的地位。在歐洲，公司舉辦的會議占整個會議市場的90%。,會議雜志把公司舉辦的會議細分成9個細分市場：, 管理會議； 區(qū)域銷售會議； 新產(chǎn)品介紹會議； 全國銷售會議； 培訓研討會；,會議舉行的規(guī)模、檔次、人數(shù)一般同公司的規(guī)模應該成正比。, 獎勵旅行； 專業(yè)技術會議； 股東會議； 其他會議。,2、協(xié)會 協(xié)會的規(guī)模和性質有所不同，有地區(qū)性協(xié)會、全國性協(xié)會、國際性協(xié)會。在美國，80%多的協(xié)會每年都要為全體成員舉行一次年會。 在國際上，協(xié)會一般分成下列幾個類型： 行業(yè)協(xié)會； 專業(yè)和科學協(xié)會； 退伍軍人和軍事協(xié)會； 教育協(xié)會； 技術協(xié)會。,行業(yè)協(xié)會通常被認為最值得作會議市場的營銷目標，因為行業(yè)協(xié)會的成員絕大部分都是由各公司的管理人員組成的，他們是業(yè)務的決策者，而且在舉行行業(yè)協(xié)會會議時，常同時舉辦展覽會。 在專業(yè)和科學領域內(nèi)無數(shù)的協(xié)會也是會議的經(jīng)常舉辦者。這些協(xié)會除了每年有一次主要的聚會外，一年中還要舉行幾次區(qū)域性的工作研討會。,國際協(xié)會舉辦國際會議的前十個專業(yè)領域,資料來源：國際會議協(xié)會（ICCA）,根據(jù)UIA數(shù)據(jù)庫的最新資料，全球30619個各類國際協(xié)會每年在不同國家共舉行全球國際會議9000個，與會人數(shù)達到500萬人，參加成員可包括正式成員和非正式成員。 2000年國際協(xié)會在各州舉辦的會議占國際協(xié)會會議市場的百分比分別為：歐洲56.19%；北美17.17%；亞洲13.08%；南美5.12%；澳大利亞4.14%；非洲4.03%。,3、非營利組織 當講到會議業(yè)時，還有許多不屬于公司或協(xié)會的非營利組織，這些非營利組織在會議業(yè)中雖然并不處于主要地位，但也是很重要的。 這些非營利組織主要有： 政府機構部門； 世界衛(wèi)生組織（WHO）、世界貿(mào)易組織（WTO）和聯(lián)合國（UN）各分支機構等，它們介于商業(yè)性協(xié)會和半政府機構之間； 工會； 全國各地的許多社會團體。,在國際上，人們把這些非營利組織稱為SMERF。 S（Social）社會； M（Military）軍人； E（Educational）教育； R（Religious）宗教 F（Fraternal）兄弟會。 SMERF群體有3個明顯的特點： 價格敏感性強； 喜歡淡季開會； 經(jīng)常使用非專業(yè)性的會議策劃者，而且每年更換。,二、會議組織機構,會議組織委員會是一個專門的組織來負責會議的組織和服務工作。 會議組織委員會在大多數(shù)情況下都是臨時性機構，但也有常設的，這主要取決于會議的主辦單位和會議周期。,會議組織委員會的主要任務是： 會議組織工作 包括收集會議信息，確定會議目標，制定會議計劃，進行會議預算，確定會議模式和會議議程，選擇會議地址，安排會議演講者，進行會議的宣傳和分類等內(nèi)容。 會議服務工作 包括會議活動安排，會議客房安排、會場布置、會議餐飲服務、會議設備安排、會議的入場服務、會議展覽服務，會議交通服務以及會議結賬服務等。,會議組織委員會的機構： 會議秘書機構 會議宣傳公關機構 會議文書機構 會議保衛(wèi)機構 會議后勤機構 以上機構可根據(jù)會議規(guī)模的大小進行調(diào)整。,會議組織委員會成員構成： 會議策劃人員 會議管理人員 會議服務人員 會議組織委員會因會議種類和結構的不同其職員安排也不同。一般來說會議組織機構中會議的職員要根據(jù)工作內(nèi)容來安排，一般要考慮到會議的大小、會議目標及整個會議活動的安排。,三、會議組織者的主要責任,會議組織者的主要責任,資料來源：1995年亞太會議市場報告,在這些主要責任中，最重要的就是負責選擇會議活動的地點、飯店或設施及制定預算。 1、選擇會議地點 在會議組織者選擇會議地點時，成本是肯定要考慮的要素，到目的地的交通便利程度、飯店和其他設施情況等也十分重要。當然，價格并不是惟一重要的，也不是衡量會議目的地是否恰當?shù)奈┮怀叨取?選擇會議目的地時需考慮的要素,資料來源：1995年亞太會議市場報告,香港理工大學酒店及旅游業(yè)管理學院田桂程教授在2003年上海旅委舉辦的會展研習班上，將會議目的地選擇標準又歸納為： （1）普遍的看法和信譽； （2）出發(fā)點的地理關系； （3）航班服務和機票價格； （4）整體旅游成本和當?shù)氐幕ㄙM； （5）住宿和設備； （6）安全和保安； （7）政治和經(jīng)濟的穩(wěn)定； （8）衛(wèi)生標準。,2、選擇會議飯店和設施 選擇接待會議的飯店和設施也是一個重要的因素，所以會議組織者在作最后決定之前通常要四處考察。 會議雜志亞太版在讀者中進行的調(diào)查表明，46%的調(diào)查反饋者說在會議前他們要平均考察34家飯店；17%考察12家；16%考察56家；只有6%忙碌穿梭飯店之間，參觀67家飯店；而15%的人根本不考察。,影響選擇飯店和其他會議設施的要素,資料來源：1995年亞太會議市場報告,3、制定會議預算 會議預算一般由會議組織者的財力和實力、會議的規(guī)模和檔次、活動的內(nèi)容、離目的地的遠近、設施和服務的規(guī)模等因素來決定。 在會議的預算中，主要費用是用在飯店的支出上，幾乎達總預算的1/3，25%花在機票上，再加上地面交通費占6%，餐飲費用為19%。除此以外，會議組織者認為會議支援服務和齊全的設施設備非常重要。9%的預算要花在主講人的出場費、招待費和視聽設備費用上，最后的9%預算可分配使用到其他方面。,但這種預算使用分配并不是固定不變的，具體制定預算和分配使用經(jīng)費上還要根據(jù)會議規(guī)模、檔次、飯店目的地和會議活動內(nèi)容等具體情況靈活地合理調(diào)節(jié)。 除上述重要責任外，會議組織者的其他責任還包括安排日程，制定目標，擬好包括邀請信、會議決議在內(nèi)的各種文件，落實出席對象等等。,四、PCO和DMC,1、PCO PCOProfessional Conference Organizer，即專業(yè)會議組織者，主要是指為籌辦會議、展覽及有關活動提供專業(yè)服務的公司，或從事相關工作的個人。 專業(yè)會議組織者應能為會議提供全方面的服務，包括會議的主要會務工作、會議附設展覽、籌集資金和安排賓館、餐飲和旅游等。,PCO的工作： 會議的促銷宣傳、新聞報道工作； 各種印刷品的制作安排； 會議地點和會議場所的選擇 會議住宿（賓館）的安排； 會議餐飲的安排； 會議預先注冊和現(xiàn)場注冊工作； 會議財務管理工作，包括會議預算、會議資金籌措、會議成本控制、會議現(xiàn)金管理等； 會議臨時員工的招聘和培訓、管理工作；,會議翻譯（口譯和筆譯）人員的安排； 會議技術設備和人員的安排； 會議社會活動、學術訪問活動的安排； 會議旅行、游覽等活動的安排； 會議附設展覽活動的安排（包括國際會議國外參展商的展品報關等）； 幫助有關機構進行國際會議的申報、申辦； 與海關協(xié)調(diào)參加國際會議的國外代表入境簽證事宜； 協(xié)調(diào)、處理與當?shù)卣畽C構包括公安、消防和海關等部門的關系。,PCO的收費方式 PCO幫助安排、組織會議是一種商業(yè)行為，目的是為了獲取收入。PCO的收費方式有以下幾種： 包價式 幫助組織、運作、管理好一個會議一次性總共收取一筆費用（比如50,000元），不管與會者人數(shù)的多少。 基本費與會者人頭費 除了收取一筆基本費用（比如30,000元，一般比包價式低）外，再根據(jù)與會者人數(shù)每個人提取一定的費用（比如20元/人）。,與會者人頭費 完全根據(jù)與會者人數(shù)的多少每個人提取一定的費用（比如50元/人，一般比第2種收費方式中的人頭費要多），不再收取基本費。 按小時收費 完全按照為社團組織或企業(yè)安排、組織會議的工作時間來收費（比如100元/小時），不管與會者的多少，也不再收取基本費。,IAPCO國際會議組織者協(xié)會 隨著國際會議舉辦形式及議程安排復雜性的逐漸提高，具有“專業(yè)分工、集中管理”功能的PCO備受重視。為了規(guī)范各國PCO的行為，1968年，成立了IAPCO，這是一個非營利性的國際會議組織者專業(yè)協(xié)會，其成員遍布全世界。 IAPCO致力于通過繼續(xù)教育和與其他專業(yè)協(xié)會的交流來提高其成員的服務標準，每年1月，協(xié)會都要舉辦為期一周的專業(yè)培訓。,2、DMC DMCDestination Management Company，即目的地管理公司，主要在舉辦城市提供會議服務。這類公司的服務項目包括訂房、預訂餐廳、安排機場接送車輛、娛樂項目、技術服務（電視會議、視聽演示等等）以及會議代表及配偶的特別活動。 許多目的地管理公司的活動屬于“幕后操作”，即協(xié)助會議策劃者從事細節(jié)性工作。這類公司熟悉舉辦城市，可以提供關于目的地的詳細信息，既有供應商信息，又有會議附件活動的信息（特別觀光游覽等等）。,在國際會展旅游界，DMC不同于傳統(tǒng)意義上的會議公司、旅行社，DMC是將會議展覽所需的資源進行有機整合，為會議展覽定制更專業(yè)、更全面的目的地所需的一切服務，彌補了傳統(tǒng)的會議公司、旅行社服務等功能缺陷。它的全方位服務包括策劃組織安排國內(nèi)外會議、展覽、獎勵等旅游，以及其延伸的觀光旅游；策劃組織安排國內(nèi)外專業(yè)學術論壇、峰會、培訓等活動；其它特殊服務，如餐飲、宴會、娛樂、旅館預定、交通、導游等。,PCO和DMC都是會議業(yè)發(fā)展不可缺少的重要內(nèi)容。國際會議的舉辦通常都是由PCO進行組織，在選定會議目的地城市之后，將會議的服務以及會議獎勵旅游和主題活動交DMC公司負責。,五、會議審批程序,1、會議審批制度 會議審批制度是使辦會程序化、規(guī)范化的重要手段。 主要是對會議的以下幾個主要問題作出規(guī)定：,限定會議種類； 限定會議次數(shù)； 限定會期； 限定會議地點； 限定會議規(guī)模；,限定參會領導及約請領導參會聯(lián)系方式； 限定會議經(jīng)費； 會務人員； 會議伙食標準； 會議住宿標準；,2、會議審批主項 審批會議申報表 審批會議經(jīng)費預算表 審批參會領導,會議申報表,會議經(jīng)費預算表,3、會議審批程序,第四章 會議的策劃,一、會議策劃的概念與方法 二、會議策劃的原則與內(nèi)容 三、會議策劃書的制訂 四、會議策劃應注意的問題,一、會議策劃的概念與方法,1、策劃的概念 古代策劃的含義： 策劃一詞最早出現(xiàn)在后漢書隗器傳中“是以功名終申，策畫復得”之句。 其中，“畫”同“劃”，“策畫”即“策劃”，意思是計劃、打算。 策劃一詞在古代有謀劃、籌劃、策劃、計劃、計策、對策等意思。,現(xiàn)代策劃的含義： 日本策劃家和田創(chuàng)認為，策劃是通過實踐活動獲取最佳效果的智慧，它是一種智慧創(chuàng)造行為。 策劃是一種對未來采取的行為做決定的準備過程。 策劃是一種構思或理性思維程序。 公共管理一書認為，策劃在本質上是較佳決定手段，也是行動先決條件，它認為，策劃包括確定某機關或事業(yè)的目的，以及達到目的的最佳手段，策劃在其運作過程中能影響管理者的決策、預算等，簡而言之，策劃就是管理。,陳放的策劃學認為，策劃是指運用人的智能，對未來所做的事情進行預測、分析，使之有效完成。 策劃就是策略、謀劃，是為達到一定目標，在調(diào)查、分析有關材料的基礎上，遵循一定的程序，對未來某項工作或事件事先進行系統(tǒng)的、全面的構思、謀劃，制定和選擇合理可行的執(zhí)行方案，并根據(jù)目標要求和環(huán)境變化對方案進行修改、調(diào)整的一種創(chuàng)造性的社會活動過程。 “小鴨”集團策劃總監(jiān)韓志輝認為，策劃充分的信息廣播的知識創(chuàng)造性思維。,美國哈佛企業(yè)管理叢書編纂委員會對策劃所下的定義是比較全面的一種看法。他們認為： 策劃是一種程序，在本質上是一種運用腦力的理性行為?；旧纤械牟邉澏际顷P于未來的事物，也就是說，策劃是針對未來要發(fā)生的事情做當前的策劃。換言之，策劃是找出事物因果關系，衡度未來可采取之途徑，作為目前策劃之依據(jù)，亦即策劃是預先決定做什么、何時做、如何做、誰來做。策劃的步驟是以假定目標為起點，然后訂出策略、政策，以及詳細內(nèi)部作業(yè)計劃，以求目標之達成，最后還包括成效之評估及回饋，而后返回起點，開始策劃的第二次循環(huán)。策劃是一種連續(xù)不斷的循環(huán)。,在綜合比較了對策劃所作的各個角度的理解后，我們認為： 策劃是一項立足現(xiàn)實、面向未來的活動。它是策劃者依靠自身理性并根據(jù)收集到的各種信息來判斷事物變化發(fā)展的趨勢，全面構思、設計、選擇合理可行的行動方式，以實現(xiàn)特定目標的活動。策劃是一個綜合性系統(tǒng)工程，其中目標是策劃的起點，信息是策劃的基礎和前提，創(chuàng)意是策劃的核心。它作為一種以人類智慧發(fā)揮為條件的高級思維活動，始終與人類社會相伴而行。,2、策劃的特點 策劃是一項具有明確目標性的活動。 策劃是具有多重選擇的活動。 策劃是一項具有風險性的活動。 策劃是一項理性的活動。 策劃是創(chuàng)意性的活動。,2、會議策劃的概念 會議策劃是對會議進行管理和決策的一種程序，它是一種對會議活動的進程以及會議活動的總體戰(zhàn)略進行前瞻性規(guī)劃的活動。它是在會議活動開始的最初階段就要進行的，有時甚至要貫穿于會議活動始終的一種優(yōu)先的、提前的、指導的活動。,3、會議策劃的方法 頭腦風暴法 又稱智力激勵法，是一種群體策劃方法。它是一種專家會議形式，目的是進行決策預測和策劃方案的設計。這種專家會議是在一種非常融洽和輕松的氣氛下進行的，人們可以暢所欲言地發(fā)表自己的看法。 頭腦風暴法的心理基礎是一種集體自由聯(lián)想而獲得創(chuàng)造性設想的方法，它可以創(chuàng)造知識互補、思維共振、相互激發(fā)、開拓思路的條件，,頭腦風暴法有利于充分發(fā)揮個人的想象力，有利于各種意見、設想的不斷提出、修改、補充和完善，它能在較短的時間內(nèi)，獲取質量較高的策劃方案。 其他策劃方法： KJ法 紙牌法 策劃樹法 ,二、會議策劃的原則與內(nèi)容,1、會議策劃的原則 目的性原則 利益主導原則 整體規(guī)劃原則 客觀現(xiàn)實原則,可操作性原則 周密性原則 整合原則 規(guī)范性原則,2、會議策劃的內(nèi)容 （1）會議目標和任務的策劃 會議的目標是會議組織者的期望，而會議的任務則是在目標統(tǒng)帥下所要完成的具體工作。換句話說，目標是會議所要完成的具體任務的總和，而完成任務則是實現(xiàn)會議目標的具體步驟。 確定會議目標和任務就是要解決為什么開會這一最基本的問題。只有目標清晰、任務明確，會議才能發(fā)揮應有的功能。,會議目標和任務的作用表現(xiàn)為以下幾方面： 制約會議的議題和議程； 決定會議的性質； 影響會議的方式； 引導會議的結果； 會議目標和任務策劃要注意的問題： 提出的目標和任務要切實； 處理好目標層次之間的關系； 處理好總目標與具體目標的關系； 處理好主要目標和次要目標的關系。,（2）會議議題的策劃 策劃要求： 服務于會議目標和任務 高效 準確 議題的形式： 書面形式 議案 議程表 提綱 口頭形式,（3）會議性質、與會人員、規(guī)模與方式的策劃 會議性質的策劃 會議的性質要根據(jù)會議的目標、任務、議題來確定。 此外，在策劃會議性質時還要充分考慮以下兩方面的問題： 會議的職權 會議的功能,與會人員的確定 會議的與會人員應當依據(jù)會議的目的、性質、議題以及議事規(guī)則來確定。 確定會議與會人員必須注意的問題： 合法性 必要性 明確性 代表性,會議規(guī)模的策劃 會議的規(guī)模一是指會議組織存在的時間，存在的時間越長，規(guī)模就越大；二是指會議占有的空間，包括動用的人和物的總和，動用的人員和物資越多，規(guī)模就越大。一般說來，決定會議規(guī)模的主要因素是動用的人員，其中又以參加會議的總人數(shù)為主要依據(jù)。 策劃會議的規(guī)模必須綜合考慮以下幾個方面的因素：, 效果 效率, 場地 成本,會議方式的策劃 確定會議的方式應當綜合考慮以下幾個方面的問題： 會場的座位格局 會議氣氛的渲染手段 會議的技術手段,（4）會議時間與地點的策劃 會議時間的策劃 會議時間的策劃涉及到兩個方面問題：一是會議召開的時間；二是會期的長短。 策劃會議時間應當把握的幾條原則： 時機原則 需要原則 成本和效率原則 協(xié)調(diào)原則 合法合規(guī)原則,會議地點的策劃 會議地點的策劃包括兩方面的含義：一是選擇合適的地方，如國際性會議要考慮選擇在什么國家或地區(qū)以及什么城市舉行；二是選擇合適的場館（包括會場、住宿的賓館飯店等）。 選擇會議地點的意義： 產(chǎn)生良好的政治影響和經(jīng)濟效果 突出會議的主題 營造良好的會議氣氛,策劃會議地點應考慮的具體問題： 地點 會議地點與會議舉辦者及與會者所在地的距離； 會議地點與會議前后的旅行有何關系； 會議期間，會議地點的氣候將怎樣。 歷史 主辦者以前是否在這個地點舉辦過會議； 他人以前是否在這個地點舉辦過會議。 服務設施 會議地點是否有汽車租賃服務； 會議地點是否有商店。, 公共區(qū)域及設施 是否有足夠多的電梯供與會者使用； 會議地點是否設有歡迎與會者的標志； 走廊和公共區(qū)域是否干凈整潔； 是否有足夠多的公共衛(wèi)生間，這些地方是否干 凈且設施齊備。 費用 會議地點的收費情況是怎樣的； 會議地點的收費是否有淡季折扣； 會議地點對附加收費有哪些規(guī)定。 景點 當?shù)氐木包c是否在會議地點附近； 與會者是否會對這些景點感興趣。, 安全 會議地點是否設置了可用的火災警報系統(tǒng)； 會議地點是否有一支保安隊伍； 會議地點距離最近的急救中心有多遠。,（5）會議名稱的策劃 會議名稱策劃的基本方法： 揭示會議主題特征 如“國際性金融危機防范對策學術研討會”，直接揭示了會議主題是研討如何防范國際性金融危機。 揭示會議主辦者特征 如“中國科學院知識創(chuàng)新試點工作咨詢座談會”，主辦者就是中國科學院。 揭示會議功能特征 如“審批大會”、“產(chǎn)品鑒定會”、“ 表彰大會”、“總結交流會”等等。,揭示與會者身份特征 如“中國共產(chǎn)黨第次全國代表大會”、“屆全國人民代表大會第會議”，這類會議名稱說明與會者的身份是黨員代表和人民代表。 揭示會議出席范圍特征 如“第四次世界婦女代表大會”、“ 國際學術研討會”、“全國工作會議”等等。 揭示會議時間和屆次特征 如“2000年市先進工作表彰大會”這一名稱揭示了年度特征；“第22屆萬國郵聯(lián)大會”、“國務院第8次常務會議”揭示了屆次特征。,揭示會議地點特征 如“1999財富論壇上?！?、“上海國際貿(mào)易洽談會”、“廣州商品交易會”等等。 揭示會議方式特征 如“座談會”、“茶話會”、“ 電視電話會議”等等。,三、會議策劃書的制訂,會議策劃最終要通過策劃書的形式反映出來，這就是會議策劃書。會議策劃書是會議各項策劃目標、意圖和實施細則的書面形態(tài)。 習慣上，人們將策劃書又稱為“預案”或“籌備方案”。其實，它們之間是有差別的：有法定程序的會議，研究探討的工作性會議一般用“預案”或“籌備方案”，而需要在某些方面有所創(chuàng)新的會議則使用“策劃書”。,1、會議策劃書的種類 會議策劃書可以分為以下三種： 代表會議策劃書 該類會議參加人數(shù)多，時間長，程序嚴格，針對不同級別要求不同，方案也較復雜。 工作會議策劃書 和代表會議策劃書相比，在程序和規(guī)格上的要求低，但在材料的準備工作上突出自己的特點。 表彰獎勵性會議策劃書 表彰獎勵性會議涉及面廣，在財務和物資方面要求高，方案較復雜。,2、會議策劃書的一般內(nèi)容 會議的目標、指導思想和會議名稱。 會議的議題、議程和日程安排。 準備邀請的有關領導、貴賓；出席和列席會議的人員；會議的規(guī)模。 會議的起訖時間、報到時間。 會場的地址、規(guī)格及布置要求。 擬設立的會議組織機構，如主席團、組織委員會、執(zhí)行委員會、學術委員會、秘書處、籌備組等。,會議的方式和技術手段。 會議的后勤保障措施以及輔助活動的安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等。 會議的宣傳方式，如召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等。 會議經(jīng)費的預算以及籌集經(jīng)費的渠道和方式。 其他應當說明的事項。 會議策劃書的具體內(nèi)容可根據(jù)實際情況和需要在詳盡程度上靈活掌握。,3、會議策劃書的特點 預測性 程序性 請示性,4、會議策劃書案例 聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會第13次會議 暨2006上海亞太旅游會展教育培訓國際研討會 策 劃 書,名稱： 聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會第13次會議 暨2006上海亞太旅游會展教育培訓國際研討會 宗旨： 加強溝通、增進了解、探討合作、推動發(fā)展 主題： 發(fā)展旅游會展，促進亞太合作 日期： 2006.5.15-2006.5.18 地點： 上海師范大學（奉新校區(qū)）、上海賓館/靜安賓館,主承辦單位： 主辦單位：聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/聯(lián)合國亞太旅游教育培訓機構、上海師范大學旅游學院（上海旅游高等?？茖W校） 承辦單位：上海師范大學旅游學院（上海旅游高等專科學校） 支持單位：中國國家旅游局 上海市世博會事務協(xié)調(diào)局（等） 協(xié)辦單位： 中國展會雜志社（等） 邀請媒體：上海電視臺（等）,演講嘉賓 國家旅游局領導 上海世博局領導 上海旅委領導 亞太經(jīng)社會官員 美國內(nèi)華達大學酒店管理學院旅游與會展管理系主任帕蒂肖克博士 香港理工大學酒店與旅游管理學院院長田桂成博士 上海師范大學旅游學院院長楊衛(wèi)武教授 亞太會展委員會主任（或副主任） 亞洲會議觀光局協(xié)會會長（或副會長）,演講嘉賓和演講選題：,演講選題 中國旅游教育的發(fā)展現(xiàn)狀和趨勢 2010上海世博會活動策劃原則和亮點 世博會與亞太地區(qū)旅游的發(fā)展 亞太旅游培訓教育機構及其作用 會展管理課程體系的最佳配置 國際酒店業(yè)管理研究的前沿課題 建設旅游會展教育高地、培養(yǎng)現(xiàn)代服務應用人才 亞太會展業(yè)發(fā)展中的問題與對策研究 亞洲會展業(yè)與旅游業(yè)的互動效應,會議規(guī)模和參加人員范圍： 開幕式中外嘉賓（15人） UNESCAP官員和工作人員（3人） APETIT執(zhí)委會委員（14人） APETIT執(zhí)委會成員陪同、非執(zhí)委會成員、申請加入APETIT組織的中外院校代表（預計100人） 國內(nèi)旅游與會展相關政府部門和專業(yè)組織、旅游與會展企業(yè)、旅游與會展院校和培訓機構、贊助單位及邀請媒體（70人）,會議組織機構： 會議顧問： Kim Hak Su，亞太經(jīng)社會副秘書長（等） 名譽主任： 周鴻剛，上海師范大學黨委書記（等） 主任： 山川龍治，亞太經(jīng)社會旅游交通處處長（等） 執(zhí)行副主任： 朱承強，上海旅游高等?？茖W校副校長 副主任： 高峻，上海旅游高等?？茖W校副校長（等） 秘書長： 金輝，上海師范大學旅游學院,副秘書長： 梁保爾，上海師范大學旅游學院科研辦主任 （等） 組委會成員： 邊良飛，上海師范大學旅游學院校辦主任（等） 組委會工作人員： 席安琪，上海師范大學旅游學院外辦（等）,會議日程：,聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會第13次會議議程： 1、宣布會議開幕 2、上海旅游高等?？茖W校校長/上海師范大學旅游學院院長楊衛(wèi)武先生致歡迎辭 3、選舉大會執(zhí)行官員 4、通過會議議程 5、審核聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構七大重點活動開展情況 6、亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會成員在重點活動中所起的作用 7、審核聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構*項目 8、討論工作計劃預案 9、接納新入會成員 10、確定下幾屆執(zhí)委會及全體大會召開時間與地點 11、其它 12、通過會議報告,注冊登記： 參會人員信息：,所有參加聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會第13次會議暨2006上海亞太旅游會展教育培訓國際研討會及我校學科體系會議的參會者或只參加2006上海亞太旅游會展教育培訓國際研討會的參會者均需注冊。 參會人員需支付注冊費用，費用包括：會議、會議資料、茶歇、午餐、晚餐和會議活動費用及交通費用等。,注冊費用以及付款方法如下：,1、取消注冊的賠償方法：在2006年3月28日前取消注冊的，退還人民幣250元；3月28日后取消注冊的，將不退還注冊費用。 2、付款方式：注冊費用接受銀行電匯、郵局匯款。 3、開戶銀行： 帳號： 開戶銀行地址：,欲申請加入聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構的中方單位與參會人員聯(lián)系方式： 請將完成的會議注冊表發(fā)回至以下聯(lián)系人： 周小姐/白小姐/金小姐 聯(lián)合國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會第13次會議暨2006上海亞太旅游會展教育培訓國際研討會組委會 Tel:021-64323258 Fax:021-64323258 Mobile:13917267828 13564365323 13564070861 Email: ,論文征集：, 旅游業(yè)持續(xù)發(fā)展 旅游業(yè)危機管理 會展學科體系研究 獎勵旅游策劃與管理 亞太區(qū)域合作與旅游發(fā)展趨勢 會展企業(yè)經(jīng)營管理研究 發(fā)展中國家與地區(qū)會展業(yè)發(fā)展經(jīng)驗 世博會與亞太旅游業(yè)發(fā)展 旅游業(yè)與會展業(yè)資格認證的研究, 旅游業(yè)發(fā)展與環(huán)境保護 休閑產(chǎn)業(yè)研究 旅游和會展人才的培養(yǎng)模式研究 科技發(fā)展對21世紀旅游發(fā)展的影響 21世紀亞太經(jīng)濟發(fā)展和亞太旅游會展發(fā)展趨勢研究 亞太地區(qū)旅游會展院校合作與交流的探討,征稿要求：,稿件篇幅控制在6000-8000字以內(nèi)，摘要為中英文兩份； 稿件及摘要以電子文本兩種形式發(fā)出。電子信箱： 郵寄地址：上海市桂林路100號上海師范大學旅游學院211室旅游科學編輯部，請注明國亞太經(jīng)社會/亞太旅游教育培訓機構執(zhí)委會第13次會議暨2006上海亞太旅游會展教育培訓國際研討會征稿，郵編：200234 聯(lián)系人：車婷婷小姐，梁保爾先生 征稿截止日期：2006年4月10日 入選稿件作者，原則上應為會議出席者 經(jīng)評審被錄用稿件，會后將在旅游科學專刊上發(fā)表,附件： 會議活動方案（省略） 會議預算表（省略）,四、會議策劃應注意的問題,會議事前信息的收集及策劃人員的選擇。 明確開會的目的與必要性。 合適的與會者的選擇。 會議日程的安排要秉承全面、具體、輕松、緊湊的要求。 會議的營銷與宣傳。 會議策劃中突發(fā)事件與風險的策劃與管理。,另外，在策劃會議時還應遵循以下幾個原則： 及早動手 全面考慮 訂出落實的時間表 借助他山之石,第五章 會議策劃方案的實施要點,一、會議工作的內(nèi)容及流程 二、會議工作范圍 三、會議工作分工,一、會議工作的內(nèi)容及流程,一般的會議工作內(nèi)容和流程分成三個階段： 會前準備階段 會議實施階段 評估總結階段,會前準備階段 會前準備即對會議的事前計劃，它是為了達到會議目標而對各種工作任務所作出的系統(tǒng)安排。 一般包括以下內(nèi)容： 會議策劃 會議選址 制定營銷方案 制定預算, 會議策劃 1、策劃委員會 策劃委員會工作包括： 制定目標 確定人選 具體運作,2、會議策劃方案 策劃方案的內(nèi)容主要包括： 誰（Who） 誰被邀請？實際有多少人會出席？ 什么（What） 會議形式是什么？會議的形式可以影響預算。 何時（When） 有效的組織會議需要充分的時間，必須考慮到財政年度、節(jié)假日和其他時間沖突等因素。,何地（Where） 會議將在哪里舉行？ 為何（Why） 會議需要有一個明確的目標，如討論、發(fā)展、互通信息等。 如何（How） 指具體的會議形式，如是否需要單間討論室、展覽空間、餐飲服務或IT設備等。, 會議選址 1、會議選址的類型 酒店 會議中心 大學 輪船,療養(yǎng)地 主題公園 公共建筑 公司內(nèi)部的會議地點,2、會議地點的選擇 一般可以從以下幾個方面加以考慮： 距離和交通情況 舉辦會議的歷史 住宿 費用 安全 會議地點的服務設施 會議地點附近的景點, 制定營銷方案 制定營銷方案需要考慮的因素如下： 受眾 是否對主體受眾有明確定義；希望從受眾那里得到什么；目標受眾的預期是怎樣的。 宣傳材料 宣傳材料應采用什么風