《會議管理制度》word版.doc

會議管理制度第一章、目的為規(guī)范公司各項會議及各類培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。第二章、職責(zé)一、綜合管理部負責(zé)會議管理，所有重要會議要在公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后到綜合部登記備案。二、會務(wù)工作主要由綜合管理部承辦；其他部門主辦或召集的會議，綜合部應(yīng)予協(xié)助。三、除其他部門主辦的會議資料各自存檔外，會議資料由綜合管理部統(tǒng)一整理、分發(fā)、立卷、存檔。第三章、會議分類一、公司部門周例會制度1、主持與記錄：各部門助理記錄，由部門經(jīng)理主持2、召開時間：每周一上午8:30。特殊原因需要延期召開的由部門經(jīng)理提前通知。3、參加人員：部門經(jīng)理、部門員工由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向部門經(jīng)理請假。4、會議內(nèi)容：該部門上周工作總結(jié)、本周工作計劃。二、公司中層周例會制度1、主持與記錄：由綜合部召集，總經(jīng)理主持，行政專員進行會議記錄?？偨?jīng)理未列席會議時，由副總經(jīng)理(總經(jīng)理助理)主持。2、召開時間：每周六下午兩點。特殊原因需要延期召開時由綜合部提前通知。3、參加人員：各部門經(jīng)理、主管。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向綜合部請假。4、會議內(nèi)容：（1）公司日常運作情況的總結(jié)。（2）各部門匯報上周工作任務(wù)完成情況，著重介紹在任務(wù)執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（3）全體與會人員就工作中所遇到的問題進行發(fā)言。三、公司工作述職會議制度1、主持與記錄：工作述職會議由綜合管理部負責(zé)召集，總經(jīng)理主持，行政專員進行會議記錄。2、召開時間：每年召開兩次，分別在年中和年末召開，具體時間由綜合部安排。3、參加人員：公司全體員工。由于出差等特殊原因不能參加例會的，應(yīng)提前向綜合部請假。4、會議內(nèi)容：各與會人員各自總結(jié)、匯報半年來的工作情況，如工作具體內(nèi)容、工作任務(wù)執(zhí)行情況及所取得的業(yè)績或成效等。四、其他會議1、公司年終總結(jié)表彰大會總結(jié)全年工作情況，布署下一年度工作任務(wù)，表彰獎勵先進集體及個人。此項會議由綜合部具體組織實施。2、各專題會議相關(guān)部門根據(jù)實際工作需要不定期地召開。會議的內(nèi)容主要是針對運營管理、市場推廣、企劃工作、家裝設(shè)計工作、工程預(yù)算管理及合約事宜等專項工作進行討論、布署和總結(jié)。3、員工發(fā)起的會議公司員工可以發(fā)起一定級別的會議，員工對公司的某一制度，或者工作中出現(xiàn)的問題提出解決方案，需要多個部門協(xié)同時，可以提請適當(dāng)級別的會議。由綜合管理部門將會議納入臨時會議的范圍，并由總經(jīng)理批準(zhǔn)。第四章、會議召開一、會議安排：1、各部門工作例會必須服從公司的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會，局部服從整體的原則。2、會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，原則上不可請假缺席或遲到，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準(zhǔn)后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責(zé)。3、凡涉及到多個部門人員參加的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2將總經(jīng)理批準(zhǔn)后的會議通知單報綜合管理部，由綜合部進行統(tǒng)一安排。二、會議的準(zhǔn)備：1、公司有專項主題的會議或需有投影設(shè)備演示說明的會議，應(yīng)由綜合管理部提前做好投影設(shè)備連接調(diào)試工作；2、會議之前，綜合管理部應(yīng)有專人負責(zé)會議會標(biāo)的制作和設(shè)置，并根據(jù)會議級別或性質(zhì)準(zhǔn)備好會議飲用水或其他招待用品；3、特別重大會議，應(yīng)由綜合管理部專人負責(zé)各項準(zhǔn)備工作，具體包括以下內(nèi)容：（1）會議議程安排（應(yīng)提前報交公司領(lǐng)導(dǎo)或主要參會者）；（2）會議資料準(zhǔn)備（如需分發(fā)應(yīng)在入場前登記分發(fā)）；（3）會議場所布置；（4）會議服務(wù)人員的安排；（5）會議簽到；（6）會后事項安排。（7）會議需要留存資料的應(yīng)提前通知相關(guān)部門做好拍照、攝像工作。三、會議召開及傳達：1、應(yīng)明確公司會議的目的，公司會議的目的是解決問題提高效率，因此會議應(yīng)明確主題，不開無邊際的會議。2、參會人員在會前應(yīng)明確會議要研究的議題以便準(zhǔn)備好相關(guān)文件材料。3、與會者的發(fā)言要言簡意駭，一般發(fā)言不可過長，會議組織者或主持人在開會前應(yīng)該就每個人的發(fā)言時間予以統(tǒng)計和控制，時間到后，無特殊情況不予延長。每次開會中應(yīng)該強調(diào)發(fā)言的時間要求。4、重要會議決議或記錄未正式公布前，與會者不得提前透露會議內(nèi)容。5、與會人員必須用正式的會議記錄本做詳細的會議記錄，以便于會后向部門員工準(zhǔn)確傳達會議精神，落實各項工作任務(wù)，綜合管理部將不定期抽查與會人員的會議記錄。6、公司會議的會議紀(jì)要由綜合管理部專人負責(zé)整理并由公司領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)，會議紀(jì)要應(yīng)分發(fā)給與會人員，必要時，分發(fā)給相關(guān)部門。其它會議由召集部門責(zé)或?qū)Ｈ素撠?zé)記錄整理，由主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽發(fā)并編號存檔。7、會議結(jié)束后綜合管理部或其它會議組織部門負責(zé)將問題進行匯總、分類，并將會議中對各部門工作的要求進行整理、分類、下發(fā)。公司會議決定事項的督辦、檢查和追蹤由綜合管理部專人負責(zé)，根據(jù)規(guī)定的時間節(jié)點逐項跟進，并在下一次例會前將各部門完成情況報公司領(lǐng)導(dǎo)。四、會議紀(jì)律1、要嚴(yán)格遵守會議的開始時間，提前3分鐘到達會議現(xiàn)場。不得缺席、遲到、早退，會議記錄人員登記到會情況。遲到則贊助10元，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。如需請假需經(jīng)會議召集人批準(zhǔn)。無故缺席者，贊助50元。2、管理級別以上人員共同參加的為中層會議，中層會議除周例會外應(yīng)至少提前一天通知。遲到的則繳納100元贊助費，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。3、決策層人員共同參加的為高層會議，高層會議除周例會外應(yīng)至少提前一天通知。參會人必須到場，遲到的則繳納500元贊助費，遲到每超過一分鐘增加10元，依次累加。4、所有參會人員在開會期間應(yīng)將手機等通訊設(shè)備設(shè)置為無聲或震動狀態(tài)。會議期間，所有與會人員不得看報紙雜志、聽音樂、接聽與本職工作無關(guān)的手機等做與會議無關(guān)的動作，發(fā)現(xiàn)有以上情況者，一次單項贊助10元，依次累加。除總經(jīng)理外所有人的緊急電話到會議室外接聽。5、會議需要表決時，原則上采取少數(shù)服從多數(shù)的方法，特殊情況可集中，一經(jīng)會議決議之事，應(yīng)按期完成。管理級別未能兌現(xiàn)承諾的每次贊助100元。對于需要在會議上討論的問題，提前與會議發(fā)起人溝通，以便于及時通知所有參會人，在提出問題的時候應(yīng)該同時提交對該問題的解決方案。6、有意見有看法，要說到會上、講到明處，不能當(dāng)面不說、背后亂說，會上不說、會后亂說，更不能捕風(fēng)捉影、無中生有，熱衷于小道消息、信謠傳謠，毀壞公司和同事的聲譽。第三十三條 附則：1、本制度經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)頒行，由公司綜合部負責(zé)執(zhí)行。如有未盡事宜，將按公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。2、本制度自二零一叁年七月一日起試施行，八月一日起正式執(zhí)行。煙臺正泓裝飾工程有限公司綜合部2013-07-01會議紀(jì)要 編號：會議時間：主持人：會議地點：參會人員：缺席人員：缺席理由：會議議題：1，2，3會議紀(jì)要：1、關(guān)于議題一：2、關(guān)于議題二：3、關(guān)于議題三：會后跟進清單/也是下次會議跟進檢查清單：序號跟進事宜完成時間跟進人員/部門完成情況123內(nèi)部會議簽到表會議主題： 地 點： 相關(guān)部門： 日 期：主 持 人： 序號部門姓名職位時間備注1234567891011121314會后跟進清單/下次會議跟進檢查清單年月日序號跟進事宜完成時間責(zé)任人員/部門跟進人員/部門完成情況12345678各部門會議議題清單年月日部門/人議題編號議題內(nèi)容議題所涉及部門（請劃）綜合部市場部財審部家裝部工裝部綜合部議題一議題二議題三市場部議題一議題二議題三財審部議題一議題二議題三家裝設(shè)計組議題一議題二議題三家裝工程組議題一議題二議題三工裝設(shè)計組議題一議題二議題三工裝技術(shù)組議題一議題二議題三工程施工組議題一議題二議題三議題一議題二議題三議題三