社團(tuán)協(xié)會(huì)【會(huì)議管理制度】

就業(yè)與職業(yè)發(fā)展工作室會(huì)議管理制度一、目    的：為規(guī)范工作室會(huì)議管理，改進(jìn)作風(fēng)、減少會(huì)議、縮短會(huì)議時(shí)間提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。二、管理權(quán)責(zé)：1、 工作室主任負(fù)責(zé)公司會(huì)議的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2 、會(huì)議提擬人或主辦部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作，并有權(quán)對(duì)違反本制度的行為提出處罰。三、會(huì)議分類(lèi)：1、 大例會(huì)大例會(huì)每隔一周開(kāi)一次。時(shí)間在星期二下午或傍晚。主要總結(jié)前兩周工作，對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行反思和改進(jìn)，并安排下兩周的事情。2、 部門(mén)會(huì)議部門(mén)會(huì)議根據(jù)部門(mén)工作需要不定時(shí)召開(kāi)。由各部門(mén)自行安排。四、會(huì)議準(zhǔn)備1、 會(huì)議通知遵照以下規(guī)定：a、 會(huì)議前由主任助理或秘書(shū)部協(xié)助主任安排會(huì)議流程，確認(rèn)會(huì)務(wù)服務(wù)人員工作準(zhǔn)備就緒。b、 會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天以上通知一次，特別重要會(huì)議當(dāng)天早上再通知一次。c、 通知信息由主任助理通知各常委，各部門(mén)部長(zhǎng)通知給全體部員；所有收到信息的成員務(wù)必馬上進(jìn)行回復(fù)。有事不能到會(huì)者，常委向主任請(qǐng)假，部員向各部門(mén)部長(zhǎng)請(qǐng)假。請(qǐng)假必須說(shuō)明理由。2 、會(huì)議的其它準(zhǔn)備工作遵照以下規(guī)定：a、參會(huì)人員應(yīng)提前做好會(huì)議資料（如會(huì)議議程議題、工作提案、匯報(bào)材料、應(yīng)提交資料等）b、主任助理及秘書(shū)部提前做好會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，如落實(shí)會(huì)場(chǎng)，布置會(huì)場(chǎng)，備好座位、會(huì)議器材、礦泉水、表格等會(huì)議所需的各種設(shè)施、用品等；c、召開(kāi)大例會(huì)所需教室和多媒體設(shè)備，應(yīng)向主任書(shū)面提出，由就業(yè)辦老師蓋章后交由教務(wù)處申請(qǐng)。（申請(qǐng)表上必須說(shuō)明借用教室、設(shè)備使用時(shí)間并由老師簽字確認(rèn)）五、 會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：1、主持人不遲于會(huì)前10分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前準(zhǔn)備。2、主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決問(wèn)題及達(dá)成目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。3、會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。4、大例會(huì)一般應(yīng)控制在1小時(shí)左右，根據(jù)會(huì)議進(jìn)行情況確需延時(shí)的，主持人向大家說(shuō)明情況。六、與會(huì)人須遵守以下規(guī)定：1、應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并坐在各部門(mén)指定區(qū)域。2、各部長(zhǎng)統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)3、會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題。3、遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求。5、遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門(mén)另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話(huà)，如須接聽(tīng)，請(qǐng)離開(kāi)會(huì)場(chǎng)。七、會(huì)議紀(jì)錄1、工作室各類(lèi)會(huì)議均應(yīng)以專(zhuān)用記錄本進(jìn)行會(huì)議記錄。并整理為電子檔。2、工作室各類(lèi)會(huì)議原則上應(yīng)確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)記錄。3、會(huì)議記錄人員應(yīng)將會(huì)議決議事項(xiàng)與實(shí)施人（部門(mén)）在會(huì)后跟進(jìn)安排，向與會(huì)人明確。4、會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日整理完畢，由會(huì)議記錄人員與主持人簽字后交送辦公室。做好記錄的存檔與保管工作。5、 會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議原始記錄及會(huì)議紀(jì)要為準(zhǔn)。6、會(huì)議記錄人員應(yīng)遵守以下規(guī)定：a、各部門(mén)會(huì)議的記錄工作由主任助理或秘書(shū)部不定期記錄。b、以專(zhuān)用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整理會(huì)議紀(jì)要。c、會(huì)議記錄應(yīng)盡量采用實(shí)錄風(fēng)格，確保記錄的原始性。d、對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣。八、會(huì)后工作1、所有成員會(huì)后整理自己的會(huì)議筆記，認(rèn)真落實(shí)每項(xiàng)工作。2、會(huì)議提擬人及主辦方清理會(huì)場(chǎng)，借用物品及時(shí)歸還。辦公用品交送辦公室。3、攝像人員當(dāng)天內(nèi)將圖像文件拷貝至辦公室電腦專(zhuān)門(mén)文件夾。八、 獎(jiǎng)懲1、獎(jiǎng)勵(lì)與處罰。按工作室獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行。2、 遲到、早退、缺席。a、遲到。所有參加會(huì)議的人員在會(huì)議規(guī)定召開(kāi)時(shí)間后5分鐘內(nèi)未到的，計(jì)為遲到。b、早退。凡參加會(huì)議人員，如未經(jīng)部長(zhǎng)同意在會(huì)議召開(kāi)結(jié)束前5分鐘提前離開(kāi)會(huì)場(chǎng)的，計(jì)為早退。3、缺席。凡必須參加會(huì)議人員未經(jīng)請(qǐng)假擅自不參加會(huì)議或請(qǐng)假未批準(zhǔn)而不參加會(huì)議的，計(jì)為缺席。6、 附則一、會(huì)議審核表注意要點(diǎn)查核開(kāi)會(huì)的目的本次的會(huì)議是否實(shí)際需要開(kāi)會(huì)的目的是否明確設(shè)定要項(xiàng)方面開(kāi)會(huì)的時(shí)機(jī)、時(shí)間是否妥當(dāng)開(kāi)會(huì)的場(chǎng)所是否恰當(dāng)所邀集的與會(huì)人員是否恰當(dāng)開(kāi)會(huì)通知方面是否對(duì)于與會(huì)人員確定通知妥當(dāng)了對(duì)于開(kāi)會(huì)的主旨、議題是否確實(shí)通知與會(huì)人員是否事先通知與會(huì)人員應(yīng)當(dāng)事先就議題做好準(zhǔn)備是否通知與會(huì)人員事先備妥有關(guān)的資料會(huì)議的準(zhǔn)備方面是否事先擬就議題的進(jìn)行順序及時(shí)間的分配事前是否已經(jīng)做了應(yīng)變的準(zhǔn)備是否安排好會(huì)議的記錄是否必須用到幻燈機(jī)或錄像機(jī)等機(jī)械設(shè)備二、會(huì)議管理要領(lǐng) 1要嚴(yán)格遵守會(huì)議的開(kāi)始時(shí)間。2要在開(kāi)頭就議題的要旨做一番簡(jiǎn)潔的說(shuō)明。3要把會(huì)議事項(xiàng)的進(jìn)行順序與時(shí)間的分配預(yù)先告知與會(huì)者。4在會(huì)議進(jìn)行中要注意如下事項(xiàng)：（1）發(fā)言?xún)?nèi)容是否偏離了議題（2）發(fā)言?xún)?nèi)容是否出于個(gè)人的利害（3）是否全體人員都專(zhuān)心聆聽(tīng)發(fā)言（4）是否發(fā)言者過(guò)于集中于某些人（5）是否有從頭到尾都沒(méi)有發(fā)言過(guò)的人（6）是否某個(gè)人的發(fā)言過(guò)于冗長(zhǎng)（7）發(fā)言的內(nèi)容是否朝著結(jié)論推進(jìn)5應(yīng)當(dāng)引導(dǎo)在預(yù)定時(shí)間內(nèi)作出結(jié)論。6在必須延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間時(shí)，應(yīng)取得大家的同意，并決定延長(zhǎng)的時(shí)間。7應(yīng)當(dāng)把整理出來(lái)的結(jié)論交給全體人員表決確認(rèn)。8應(yīng)當(dāng)把決議付諸實(shí)行的程序理出，加以確定。