公司會議管理制度 (3)

會議管理制度第一章 總 則第一條 為進一步規(guī)范會議內容和程序，提高公司的辦公質量和工作效率，建立健全決策機制，提升公司運營水平，特制訂本制度。第二條 與會人員應對會議的各自的表決意見及有關保密內容必須做到：不該說的不說，不該問的的不問，不該看的的不看，并嚴格遵守執(zhí)行會議的各項決定。第三條 會議按類別、內容不同由相關部門組織，并做好會議管理。第四條 本制度適用于公司及所屬各車間、部門。第二章 會議類別第五條 本制度所指的會議包括公司總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、生產經營分析會議、生產經營協(xié)調會議、專題會議、銷售例會、生產部門例會和接待會議等。第六條 專題會議指公司生產管理、經營管理、安全管理、質量管理、工程管理、預算管理、合同評審等會議。第一節(jié) 總經理辦公會第七條 總經理辦公會是對公司發(fā)展和管理中的重大事項的研究與決策。內容包括但不限于組織實施公司董事會的決議、分解落實公司年度計劃、討論確定公司發(fā)展戰(zhàn)略目標和投融資計劃；對公司生產經營中的重大事項進行分析、研究、決策，特別就安全生產、環(huán)保和產品質量等問題進行工作部署，明確采購、生產、銷售等關鍵環(huán)節(jié)的指導意見；討論公司重要人事任免、機構設置以及制度審議等。第八條 總經理辦公會議原則上每月召開一次。特殊情況可臨時召開。第九條 總經理辦公會議由公司總經理主持，公司副總經理、總經理助理等經營班子成員參加，參加會議的人員應積極發(fā)言、明確表態(tài)?？偨浝磙k公會研究討論專題問題時，如有必要可通知相關部門負責人列席。第十條 總經理辦公會由公司管理部通知、記錄和整理紀要。第二節(jié) 中層干部會議第十一條 中層干部會議是公司圍繞戰(zhàn)略發(fā)展、重大決策和重大事項等工作而適時召開的會議。月度、季度、年度經濟分析會議是其中一項重要會議。會議傳達、落實公司管理理念、思想、重大決策、決定。通報公司生產經營、管理和發(fā)展情況，總結工作情況，表揚先進、批評落后，統(tǒng)一思想、明確責任。激發(fā)中層干部的工作積極性，提高凝聚力、戰(zhàn)斗力和工作效率。第十二條 召開中層干部會議由公司總經理批準，參加人員原則上為公司各部門主管、車間班長以上職位人員。會議召開時間由管理部門根據實際情況召開。第十三條 公司中層干部會議的組織單位由公司管理部通知、記錄和整理紀要。第三節(jié) 經濟分析會第十四條 經濟分析會是公司對月（季）度生產經營、銷售完成情況進行總結分析、查找問題、制定措施并解決問題的會議。會議聽取各部門主管有關上月工作匯報和總結，由會議主持人對此作出明確的評價，針對存在的問題分析原因，指出計劃完成較差或執(zhí)行不力的責任部門或人員，提出解決辦法，分析、研究和落實改進方案，明確提出并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務。第十五條 經濟分析會原則上每月的第一個周二召開，特殊情況可臨時召開。第十六條 召開經濟分析會議由公司總經理批準，總經理主持，參加人員原則上為公司各部門主管以上職位人員。第十七條 公司經濟分析會議的組織單位由公司管理部通知、記錄和整理紀要。第四節(jié) 生產經營分析會議第十八條 生產經營分析會是公司逐項檢查本期制定的各項計劃完成情況和制度執(zhí)行情況；分析生產各項指標、技術改造、市場動態(tài)、產品價格、客戶管理、原料輔料采購情況以及存在問題，通過分析比較，找出差距，落實整改，不斷提升公司管理水平和經濟效益；研究解決公司生產經營過程中存在的問題，協(xié)調各部門之間的工作關系，研究落實采購、生產、銷售等有關工作方案；對總經理辦公會、經營分析會各項決議進行貫徹落實，特別就安全生產、省材和產品質量等問題進行具體部署，明確產品銷售、原輔料采購的具體方案；分析公司每周的生產成本、生產經營運行質量，提高生產運行水平、降低生產成本、提升管理水平的會議。第十九條 生產經營分析會議原則上每半個月召開一次。第二十條 生產經營分析會議由公司分管生產的副總經理主持，前處理、沖孔、噴涂、包裝、倉儲、安全等相關班組長參加。 第二十一條 生產經營分析會議由公司生產部通知、記錄和整理紀要。第五節(jié) 專題會議第二十二條 公司專題會議是研究批準相關部門提出的生產、工藝、技改、質量、安全、工程、預算項目的實施方案；分析、研究近期成本管理、設備管理、質量管理、安全管理、環(huán)境管理、經營管理、預算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責成相關部門按照會議要求保質保量完成規(guī)定的任務的會議。第二十三條 公司有關生產、安全、經營、質量、安全、設備、技改、預算等方面的專題會議每月至少召開一次。第二十四條 專題會議由公司總經理批準，分管的副總經理主持，公司各車間及職能部門的相關負責人參加。 第二十五條 專題會議由所屬分管部門組織并承辦通知、記錄和整理紀要，管理部協(xié)調安排會議室。第二十六條 專題會議結束后1個工作日內，由承辦部門將此方面的專題會議紀要經會議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時報送上級組織備案。第六節(jié) 生產部門例會第二十七條 公司生產部門必須有效地召開日常管理例會，并保證做到會議的質量達到公司規(guī)定的目的。第二十八條 部門日常管理例會至少涵蓋如下內容：傳達貫徹股份公司及公司會議、文件及領導指示精神；了解本部門及下屬本期工作完成情況，總結存在的問題，提出相應的處理意見；制訂當天工作計劃，糾正不正確的工作方法和工作行為；利用科學的分析方法進行研究分析部門開展各項工作過程中存在的問題，確定改進辦法，制訂有效的預防措施；分析部門員工提出的工作問題并討論研究相關解決辦法和改進措施；以恰當的形式開展批評和自我批評，融洽成員之間的關系，營造團結進取的氛圍；安排專題培訓等。第二十九條 部門日常管理例會原則上每天召開一次，由生產部負責人主持，必要時邀請分管領導參加。第三十條 公司生產車間必須保存完整的部門日常管理例會原始簽到記錄和會議記錄，保存期為1年。第七節(jié) 公司銷售例會第三十一條 公司銷售例會每月召開一次，于每月的25日至次月5日之間召開，具體日期由銷售總監(jiān)決定。第三十二條 公司銷售例會由銷售總監(jiān)主持，銷售部經理、銷售主管和區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員參加，總經理根據需要出席。銷售總監(jiān)因故不能出席時，授權銷售經理或銷售主管主持。辦公室負責人列席會議。第三十三條 公司銷售例會的主要內容是：會議主持人通報公司總體市場情況；銷售部經理或銷售主管總結公司當月銷售工作情況；提出本月工作安排方案；區(qū)域銷售專員、銷售助理、電話銷售專員匯報上月工作情況，提出本月工作方案；與會人員討論有關事項；會議主持人對下一工作月度銷售工作進行預測，研判行業(yè)發(fā)展趨勢及銷售工作的對策，宣布下月銷售工作安排；總經理通報重要事項并提出工作要求。公司銷售例會期間，銷售總監(jiān)與管區(qū)域銷售專員個別談話，進行指導，銷售部經理、銷售主管參加；同期，由銷售部經理或銷售主管主持，對銷售人員進行培訓、考試和考核。第三十四條 公司銷售例會由銷售部負責組織和記錄，議定事項形成公司銷售例會紀要，由銷售部起草，經銷售部經理或銷售主管審核后，報銷售總監(jiān)或其他會議主持人簽發(fā)，副本送辦公室備案。第八節(jié) 對外接待會議第三十五條 對外接待會議主要包括政府機關和上級領導來公司檢查、指導工作的匯報會議。第三十六條 對外接待會議視來賓級別和來訪目的由公司總經理或相關的分管副總經理接待，相關部門負責人參加；屬于業(yè)務對接的由公司分管副總經理和指定人員接待。第三十七條 對外接待會議屬公司層面的由公司管理部負責聯(lián)系和組織；屬于業(yè)務對接和專題內容的由公司相應部門負責聯(lián)系和組織，公司辦公室可協(xié)調會議室安排接待等工作。第三章 會議的組織、管理和服務第一節(jié) 會議的組織第三十八條 會議的批準臨時召開的公司級內部小范圍會議須經部門領導批準，公司級大型會議須經總經理批準。第三十九條 會議通知（一）會議需提前通知，一般會議應提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前2個工作日以電話或其他方式通知。（二）會議通知包括但不限于會議時間、地點、參會人員、會議內容和要求等。第四十條 會議的準備（一）做好會議通知。確保應到人員按時參會。（二）做好會場的落實和安排，包括會場環(huán)境的布置和設施檢查及服務。人員和服務用品。（三）做好參會人員的引導和組織。（四）重要接待會議應制定會議及接待方案，方案內容包括但不限于接機接站、車輛調度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排。第二節(jié) 會議室的管理與服務第四十一條 會議室的日常管理包括但不限于會議室的安排使用、環(huán)境保潔、設施管理、會議服務等。第四十二條 會議室要做到會議召開前5分鐘各項工作準備結束，會后30分鐘會場清潔工作結束，特殊情況根據實際情況另行安排。第四章 會議資料管理第一節(jié) 會議紀要的整理與印發(fā)第四十三條 會議紀要的整理和會議以其他形式公開內容由會議組織部門負責擬寫和下發(fā)。（一）總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會、生產經營分析會議、生產經營協(xié)調會議須整理會議紀要，會議紀要具有與公司規(guī)章制度具有同等的效力。（二）專題會議根據安排整理會議紀要。（三）其他各類會議可視情況整理成會議紀要和其他形式的簡報等。第四十四條 會議紀要的簽發(fā) 總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會結束后，公司管理部及時整理會議紀要，報公司總經理審核、簽發(fā)后印發(fā)。其他會議紀要由會議組織部門及時整理，報分管領導審核簽發(fā)后印發(fā)。會議紀要的發(fā)放范圍是參加會議的領導和有關的部門。第四十五條 會議紀要整理和印發(fā)應在2個工作日內完成，特殊情況除外；若會議紀要決定、事項涉及保密內容，應派人直接送達簽收。第二節(jié) 會議紀要的格式第四十六條 各種會議紀要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，主要包含以下基本要點：（一）文本全部使用A4型紙。（二）文頭用“某某公司某某會議紀要(可分兩行排列)”的指定標題，用小一號宋體套黑字，正文部分用四號仿宋體非套黑字。（三）如需要標識秘密等級或緊急程度，以三號黑字體頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如兩類標識需要同時標識，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。（四）發(fā)文字號由年份和序號組成，在發(fā)文機構標識下空2行，用小四號宋體非套黑字，居中排版，年份、序號用阿拉伯數碼標識；年份應標全稱，用六角括號“”括入，如200920號。（五）成文時間用漢字將年、月、日標全，“零”寫作“”。（六）頁碼用4號半角白體阿拉伯數碼標識，置于版心下邊緣之下一行，空白頁不標識頁碼。（七）會議紀要需有“抄報”或“發(fā)”，左空兩格用3號宋體字標識“抄報”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊，在最后一個抄送機關標句號。第三節(jié) 會議資料的存檔第四十七條 各類會議資料必須存檔?？偨浝磙k公會議、中層干部會議、經濟分析會和公司級專題、接待等會議資料由辦公室負責按季度分類分次存檔。按年度移交公司檔案室；其他會議資料由各承辦部門自行存檔。第四十八條 公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。存檔內容包括會議通知、會議記錄、文字和宣傳資料、影像錄音資料、圖片及會議紀要等。第五章 會議精神的督辦第四十九條 公司管理部負責對總經理辦公會議、中層干部會議、經濟分析會及有關專題會議的重大決定事項進行督辦。第五十條 對會議的決議和明確的內容，責任部門和人員必須認真履行，按照會議要求的時間完成，相關部門、人員予以支持、配合。第六章 會議紀律和要求第五十一條 會議開始前必須由本人簽到，如不能到會應向會議主持人履行請假手續(xù)。第五十二條 不允許遲到、早退，中間有急事需離開會場應向會議主持人請假。 第五十三條 會議期間應將移動通訊工具關機或置于振動位置，如遇緊急事情應到會場外接聽。 第五十四條 會議發(fā)言要言簡意賅，按照規(guī)定時間發(fā)言。第五十五條 會議務求精簡高效，嚴肅認真，若無特殊情況，會議時間應控制在120分鐘內。各級會議主持人應主動接受監(jiān)督。第五十六條 會議期間與會人員注意傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，充分尊重他人，不提倡對某一問題無休止地爭論。第五十七條 做好會議保密工作。密級會議原則上禁止撥打手機或錄音。參會人員禁止傳播密級會議內容。第七章 處罰第五十八條 無正當理由遲到、早退每次處10元的罰款；第五十九條 無正當理由缺席每次處以20元的罰款；第六十條 凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的，以上處罰由傳達人承擔。第八章 附則第六十一條 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。第六十二條 本制度解釋權歸公司管理部。