企業(yè)管理表格-第三節(jié) 套寫(xiě)式表格的設(shè)計(jì)

第三節(jié) 套寫(xiě)式表格的設(shè)計(jì)現(xiàn)代企業(yè)管理日益要求系統(tǒng)化和科學(xué)化，作為管理手段之一的表格對(duì)此作用極大；一方面做為管理用的表格較文字更加系統(tǒng)化和規(guī)范化；另一方面表格本身既涵蓋了管理過(guò)程的各個(gè)環(huán)節(jié)，而整個(gè)管理工作有時(shí)并非一兩張表格所能概括的，這就要求表格與表格之間的相互配套及其合作，本文所介紹的套寫(xiě)式表格即是生產(chǎn)管理過(guò)程中常用到的一種。一、 套寫(xiě)式表格的設(shè)計(jì)要點(diǎn) 生產(chǎn)管理套寫(xiě)式表格的設(shè)計(jì)是以訂貨生產(chǎn)企業(yè)中的訂單為中心的，則以訂單號(hào)碼作為整套表格管理活動(dòng)的基礎(chǔ)，可使整個(gè)管理活動(dòng)達(dá)到理想的水平。在這種情況下，套寫(xiě)式表格的設(shè)計(jì)均應(yīng)以同一訂單為中心，按照通知生產(chǎn)，安排進(jìn)行開(kāi)始，一步步完成整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程的管理工作，具體過(guò)程參見(jiàn)下圖：為使以上各工作步驟能在最簡(jiǎn)單合理的狀態(tài)下進(jìn)行，這套表格也可以采用“通知與報(bào)告”合并的方式進(jìn)行。通 知 與 報(bào) 告領(lǐng)料控制效率分析收款記錄出貨控制成本記錄生產(chǎn)報(bào)告質(zhì)量控制通知生產(chǎn)二、 設(shè)計(jì)套寫(xiě)式表格詳細(xì)說(shuō)明 按照整個(gè)生產(chǎn)管理過(guò)程要點(diǎn)分類(lèi)，一套表格大體可分為七個(gè)部分，亦即七聯(lián)表格，各聯(lián)表格內(nèi)容分別說(shuō)明如下：第一聯(lián)：業(yè)務(wù)聯(lián)。主要內(nèi)容包括：生產(chǎn)資料、客戶(hù)資料、制作方法、包裝方法、印刷說(shuō)明、箱標(biāo)、發(fā)料標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)估實(shí)際成本等。第二聯(lián)：生產(chǎn)聯(lián)。主要內(nèi)容除業(yè)務(wù)聯(lián)所包括內(nèi)容以外，可附上本批效率記錄一項(xiàng)。第三聯(lián)：會(huì)計(jì)聯(lián)。主要內(nèi)容應(yīng)包括生產(chǎn)資料、客戶(hù)資料、包裝方法、印刷說(shuō)明、會(huì)計(jì)收款記錄、成本分析等。第四聯(lián)第六聯(lián)：生產(chǎn)及質(zhì)量管理聯(lián)。其主要內(nèi)容應(yīng)包括生產(chǎn)資料、注意事項(xiàng)、制作方法、包裝方法、印刷說(shuō)明、領(lǐng)料記錄、生產(chǎn)記錄等。第七聯(lián)：倉(cāng)庫(kù)聯(lián)。主要內(nèi)容包括生產(chǎn)資料、注意事項(xiàng)、制作方法、發(fā)料標(biāo)準(zhǔn)、包裝方法、發(fā)料記錄等。 為使以上各類(lèi)資料記載不至于重復(fù)或干擾其它部門(mén)工作，此套表格采用套寫(xiě)式并加復(fù)寫(xiě)油墨方法印刷。這種做法可使管理工作簡(jiǎn)化到令人滿(mǎn)意的效果。 三、套寫(xiě)式表格的流程及配合表格設(shè)計(jì)說(shuō)明 在設(shè)計(jì)套寫(xiě)式表格的過(guò)程中。一套管理表格的流程是十分重要的，此外，對(duì)許多配合主表使用的配套表格也必須加以了解，在此對(duì)這兩個(gè)方面分別予以說(shuō)明。1 表格流程： 套寫(xiě)式表格的流程一般可分為兩個(gè)階段，第一階段為發(fā)單階段，其過(guò)程包括填表、審核、確認(rèn)、發(fā)單幾項(xiàng)，其流程可由下圖所示：填 表審 核 確 認(rèn)填寫(xiě)制造方法及發(fā)料標(biāo)準(zhǔn)發(fā) 單 第二階段則為記錄與報(bào)告，也就是將各部門(mén)管理事項(xiàng)逐一記錄于表中，待本批生產(chǎn)任務(wù)完成后送交上級(jí)或者有關(guān)部門(mén)，其流程內(nèi)容如下：1 業(yè)務(wù)聯(lián)，交易事項(xiàng)2 生產(chǎn)聯(lián)及倉(cāng)庫(kù)聯(lián)，將各管理事項(xiàng)記錄后送生管室3 生管室聯(lián)交會(huì)計(jì)室，合錄有關(guān)資料后送回生管室4 會(huì)計(jì)室根據(jù)前項(xiàng)資料計(jì)算成本并核對(duì)收款金額1 其它配套表格 很多時(shí)候，一套表格并不能將整個(gè)生產(chǎn)管理過(guò)程詳細(xì)地概括進(jìn)去，所以需要有部分輔助性的表格，這類(lèi)表格的設(shè)計(jì)可依據(jù)主要表格的內(nèi)容及其管理需要。 四、套寫(xiě)式表格的優(yōu)點(diǎn)及限制說(shuō)明 套寫(xiě)式表格的最大優(yōu)點(diǎn)在于它的系統(tǒng)性和科學(xué)性，往往能使企業(yè)的生產(chǎn)管理過(guò)程簡(jiǎn)化到最低限度，同時(shí)使這種管理更加詳細(xì)和科學(xué)，但另一方面，套寫(xiě)式表格管理的限制也是很明顯的。一方面生產(chǎn)類(lèi)型和生產(chǎn)管理的方式限制，另一方面是企業(yè)的不同性質(zhì)所限，因此，在設(shè)計(jì)套寫(xiě)式表格過(guò)程中，這是應(yīng)該注意的問(wèn)題，只有把握住這兩個(gè)方面，才能使套寫(xiě)式表格的設(shè)計(jì)和運(yùn)用更加充分和科學(xué)。