《會(huì)議管理制度》word版

會(huì)議管理規(guī)定目錄第一章 公文管理的總則1第二章 公司內(nèi)部會(huì)議1第三章 公司外部會(huì)議4第四章 會(huì)議文件5第五章 會(huì)后事項(xiàng)6第六章 會(huì)議紀(jì)律及處罰規(guī)定7第七章 附則8××集團(tuán)會(huì)議管理制度會(huì)議管理制度第一章 總則第一條 為規(guī)范公司會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量、效率及服務(wù)水平，根據(jù)公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于集團(tuán)內(nèi)部各類會(huì)議和對(duì)外參加的各項(xiàng)會(huì)議。包括會(huì)議前期準(zhǔn)備、會(huì)議進(jìn)行中及會(huì)議后期的管理等三個(gè)階段。本規(guī)定所指的公司內(nèi)部會(huì)議不包括股東會(huì)會(huì)議、董事會(huì)會(huì)議。第三條 會(huì)議管理的組織體系實(shí)行董事長（執(zhí)行董事）領(lǐng)導(dǎo)下的總經(jīng)理負(fù)責(zé)制。董事長是各類重要會(huì)議的審批人。董辦是各類會(huì)議的管理部門和監(jiān)督部門，各部門主管領(lǐng)導(dǎo)是會(huì)議申請(qǐng)、會(huì)議組織及會(huì)議紀(jì)要落實(shí)的第一責(zé)任人。第二章 公司內(nèi)部會(huì)議第四條 公司內(nèi)部會(huì)議主要包括董事長辦公會(huì)、員工大會(huì)、專題會(huì)、部門例會(huì)及臨時(shí)會(huì)議等五大類。第五條 董事長辦公會(huì)會(huì)議由董辦行政部召集，由董事長主持，也可由董事長委托執(zhí)行董事主持。第六條 董事長辦公會(huì)的會(huì)議議題由董事長或執(zhí)行董事或有關(guān)部門提出，由董事長確定。會(huì)議內(nèi)容包括但不限于以下方面：（一）學(xué)習(xí)國家、北京市有關(guān)房地產(chǎn)開發(fā)的政策。（二）研究公司發(fā)展規(guī)劃、經(jīng)營策略。（三）研究公司經(jīng)營發(fā)展中遇到的重大問題。（四）聽取有關(guān)部門的工作匯報(bào)。（五）研究人事安排。（六）研究處理可以不經(jīng)董事會(huì)討論，但又不宜由相關(guān)個(gè)人決定的事宜。第七條 董事長辦公會(huì)原則上每周召開一次會(huì)議，時(shí)間一般安排在星期一下午5點(diǎn)，在董辦會(huì)議室召開，根據(jù)工作需要可臨時(shí)召開。第八條 除臨時(shí)召開的董事長辦公會(huì)會(huì)議須提前半天通知外，原則上不另行通知。第九條 董事長辦公會(huì)由執(zhí)行董事、董事長助理、董辦主任、各部門總監(jiān)出席。第十條 經(jīng)董事長辦公會(huì)討論通過的文件，由董事長或執(zhí)行董事簽發(fā)。第十一條 董事長辦公會(huì)會(huì)議在研究問題時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分討論，最后由董事長決定。第十二條 董事長辦公會(huì)參會(huì)人員因故不能出席，必須提前向董事長請(qǐng)假，并報(bào)行政部備案；參會(huì)人員不得遲到、早退。第十三條 董事長辦公會(huì)會(huì)議精神可傳達(dá)的內(nèi)容由各部門總監(jiān)向本部門傳達(dá)，除經(jīng)董事長批準(zhǔn)可以在公司公開的外，與會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。第十四條 員工大會(huì)會(huì)議分為半年會(huì)議和全年會(huì)議，分別在每年的7月和1月上旬召開。第十五條 員工大會(huì)會(huì)議由董辦組織召開，公司全體員工參加。第十六條 員工大會(huì)會(huì)議內(nèi)容包括但不限于：（一）進(jìn)行工作總結(jié)；（二）動(dòng)員部署下半年或新的一年工作；（三）進(jìn)行制度培訓(xùn)。第十七條 員工大會(huì)會(huì)議使用的全局性的文件由董事長助理起草，專業(yè)文件由專業(yè)部門起草，行政部審核，經(jīng)董事長審核通過后，提交大會(huì)使用。第十八條 員工大會(huì)會(huì)議原則上不得請(qǐng)假。特殊情況需要請(qǐng)假的，須董辦主任批準(zhǔn)，報(bào)行政部備案。第十九條 專題會(huì)會(huì)議由部門總監(jiān)確定召開，并邀請(qǐng)與專題會(huì)議相關(guān)的部門及人員參加。需要董事長出席的，部門總監(jiān)應(yīng)提前向董事長報(bào)告。第二十條 申請(qǐng)部門應(yīng)提前一天填寫內(nèi)部會(huì)議申請(qǐng)單報(bào)行政部。申請(qǐng)單上寫明會(huì)議議題后及時(shí)交行政人事部。會(huì)議時(shí)間的變更必須通知行政部。第二十一條 專題會(huì)召集部門應(yīng)于會(huì)議召開的次日將會(huì)議紀(jì)要及會(huì)議簽到表報(bào)行政部。第二十二條 各部門例會(huì)會(huì)議由部門總監(jiān)確定召開時(shí)間，由各部門全體人員參加，部門例會(huì)會(huì)議內(nèi)容主要為總結(jié)上周每個(gè)人的工作，安排本周工作。第二十三條 根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)重大事宜需專題討論研究的可組織召開臨時(shí)會(huì)議，由董事長擬定內(nèi)容，行政部負(fù)責(zé)通知參會(huì)人員。由與會(huì)議主題內(nèi)容對(duì)應(yīng)的部門整理會(huì)議紀(jì)要。第三章 公司參加外部會(huì)議第二十四條 公司參加的外部會(huì)議(下稱“外參會(huì)”)主要是指公司應(yīng)邀參加政府及相關(guān)聯(lián)單位的各類會(huì)議。第二十五條 各部門接到會(huì)議通知后（包括書面通知、 通知及 通知），應(yīng)將會(huì)議通知連同本部門的參會(huì)意見報(bào)到行政部；由行政部報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,通知參會(huì)部門及人員按時(shí)參會(huì)，并由主管領(lǐng)導(dǎo)在批準(zhǔn)單上簽字確認(rèn)。第二十六條 根據(jù)會(huì)議通知的議題,由主管該項(xiàng)工作的部門負(fù)責(zé)人召集有關(guān)部門開會(huì)并針對(duì)會(huì)議議題提出匯報(bào)形式、匯報(bào)內(nèi)容，以及需要解決的問題、以書面形式報(bào)行政部。從會(huì)議召集、前往會(huì)議地點(diǎn)、參會(huì)現(xiàn)場(chǎng)安排到會(huì)議結(jié)束的全程均由分管該項(xiàng)工作的部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)。第二十七條 由匯報(bào)部門根據(jù)需要準(zhǔn)備錄音、攝像設(shè)備，并撰寫向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)的會(huì)議情況報(bào)告。第二十八條 參加外部會(huì)議的公司人員須著正裝，提前十五分鐘到場(chǎng)。第二十九條 參加外部會(huì)議后，公司參會(huì)人員要及時(shí)在公司傳達(dá)會(huì)議精神，討論落實(shí)措施。在政府部門開會(huì)后當(dāng)天必須進(jìn)行總結(jié)。第三十條 由行政部督促各部門關(guān)注政府會(huì)議紀(jì)要的簽發(fā)，保障會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容的準(zhǔn)確性。第三十一條 如接到外部會(huì)議通知未報(bào)行政部而去參加會(huì)議的（董事長特批的除外），視為私自對(duì)外參會(huì)，將給予降職、罰款的處理，情節(jié)嚴(yán)重的解除勞動(dòng)關(guān)系，由此造成的一切不良后果由其個(gè)人承擔(dān)責(zé)任，公司保留進(jìn)一步追究的權(quán)利第四章會(huì)議文件第三十二條 會(huì)后要及時(shí)撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要必須準(zhǔn)確、清楚，充分表達(dá)會(huì)議討論的情況。會(huì)議召集部門在會(huì)議召開后的24小時(shí)內(nèi)整理發(fā)布會(huì)議紀(jì)要。第三十三條 會(huì)議紀(jì)要的結(jié)論經(jīng)與會(huì)人員確認(rèn)無誤，由會(huì)議召集人簽發(fā)，并抄報(bào)董事長。第三十四條 會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要概括到議事議題的主旨內(nèi)容，不得簡(jiǎn)略，經(jīng)行政部審查后發(fā)現(xiàn)文件內(nèi)容不清晰，行政部予以退回，相應(yīng)扣減行政考核分?jǐn)?shù)。第三十五條 會(huì)議紀(jì)要應(yīng)當(dāng)按照公司規(guī)定的格式記錄。第三十六條 各類會(huì)議紀(jì)要后附公文審查單寫明會(huì)議需要落實(shí)事項(xiàng)及會(huì)議成果報(bào)行政部，由行政部報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，同時(shí)必須向行政部提交書面文檔及其電子版。第三十七條 會(huì)議紀(jì)要中記錄的工作必須歸集到部門周工作總結(jié)與工作計(jì)劃中，會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)列明此項(xiàng)任務(wù)完成的時(shí)間。如果未落實(shí)到周計(jì)劃中視為未完成。行政部負(fù)責(zé)督辦各類會(huì)議中涉及到的工作。第三十八條 會(huì)議紀(jì)要及有關(guān)文件，屬于公司內(nèi)部的商業(yè)秘密，必須妥善保管，各部門建立嚴(yán)格的管理及查閱制度，任何人不得對(duì)外界泄露資料內(nèi)容。第三十九條對(duì)外參會(huì)及董事長辦公會(huì)的會(huì)議紀(jì)要由行政部存檔。其他類型會(huì)議的會(huì)議紀(jì)要由會(huì)議召集部門負(fù)責(zé)存檔，每三個(gè)月將會(huì)議紀(jì)要電子臺(tái)賬報(bào)行政部。行政部將進(jìn)一步核查。第四十條年終由行政部將上述文件裝訂成正式案卷，經(jīng)檢查合格后保存，并按檔案管理規(guī)定查閱。第四十一條 重要會(huì)議文件檔案由公司行政部保存，保存期限不少于五年。第五章 會(huì)后事項(xiàng)第四十二條 會(huì)議議定事項(xiàng)由會(huì)議召集部門分解到相關(guān)部門落實(shí)辦理。第四十三條行政部負(fù)責(zé)催辦專題會(huì)中議定事項(xiàng)及董事長辦會(huì)中董事長布置的工作。第四十四條辦結(jié)事項(xiàng)及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)反饋，并按月做出總結(jié)報(bào)告，綜合向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。第四十五條重要事件可分多次反饋，使領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解辦理情況。第六章會(huì)議紀(jì)律及處罰規(guī)定第四十六條參加公司各類會(huì)議應(yīng)遵守以下會(huì)議紀(jì)律：（一）發(fā)言時(shí)不可長篇大論。（二）不可一直緘默。（三）不可取用不正確的資料。（四）不要只做期待性預(yù)測(cè)或只談抽象概念。（五）不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵，不可做人身攻擊。（六）不可隨意打斷他人發(fā)言。（七）會(huì)議期間嚴(yán)禁吸煙，不可隨意中途離席；（八）會(huì)議期間將 關(guān)閉。第四十七條開內(nèi)部會(huì)議遲到或早退的相關(guān)參會(huì)人員，每次給予50元的罰款，遲到或早退超過半個(gè)小時(shí)的，給予500元罰款，累計(jì)三次以上的，公司有權(quán)給予降職或者開除處分；開外部會(huì)議遲到或早退的人員，每次給予200元罰款，遲到或早退超過半個(gè)小時(shí)的給予1000元罰款，累計(jì)二次以上的，公司有權(quán)給予降職或者開除處分。第四十八條未按要求提交會(huì)議紀(jì)要及未能將會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容中工作在周報(bào)中落實(shí)的，第一次行政部給予提醒；第二次給予主管領(lǐng)導(dǎo)元處罰，第三次在績(jī)效考核中扣分。第四十九條未經(jīng)批準(zhǔn),將公司會(huì)議內(nèi)容告知其他人員的,給公司造成極大損失的,給予辭退。第七章 附則第五十條本規(guī)定由公司行政部負(fù)責(zé)解釋。第五十一條本規(guī)定經(jīng)董事長或執(zhí)行董事批準(zhǔn)后公布，自公布之日起施行。