專業(yè)秘書訓(xùn)練教程-林雨萩 培訓(xùn)講義

  講師簡介  林雨萩    國際禮儀講師 臺(tái)灣逢甲大學(xué)等多家院校和數(shù)家顧問公司的國際禮儀指導(dǎo)講師及專任講師 臺(tái)灣多家廣播電臺(tái)、電視臺(tái)禮儀及絲巾美學(xué)主講人 金融、百貨、服務(wù)業(yè)各公、私立企業(yè)團(tuán)體禮儀培訓(xùn)師 深圳至登顧問公司、南京黎文斯顧問公司高級(jí)顧問師 已出版國際禮儀、商業(yè)禮儀、絲巾美學(xué)造型等九種書籍、電子書、VCD          課程對(duì)象誰需要學(xué)習(xí)本課程  企事業(yè)單位的秘書及行政助理 有志從事秘書職業(yè)者 欲提升自我職業(yè)化素養(yǎng)者   課程目標(biāo)通過學(xué)習(xí)本課程，您將實(shí)現(xiàn)以下轉(zhuǎn)變1. 掌握成為優(yōu)秀專業(yè)秘書的各項(xiàng)技能2. 如何開創(chuàng)多元化秘書生涯3. 學(xué)習(xí)國際性接待和會(huì)議禮儀4. 掌握企劃案撰寫與公文寫作技巧  課程提綱通過本課程，您能學(xué)到什么？ 第一講 秘書角色扮演與人際應(yīng)對(duì)1引言2秘書的自我定位3人際關(guān)系與溝通技巧第二講 辦公室禮儀1.同事之間的相處之道2.要有敬業(yè)精神3 指令的接受與匯報(bào)第三講 數(shù)字時(shí)代的檔案管理1檔案管理的原則及常用方式2檔案管理的方法3名片的檔案管理4運(yùn)用電腦管理檔案第四講 專業(yè)形象塑造1如何建立專業(yè)形象2男性的穿著藝術(shù)3女性專業(yè)形象塑造第五講 訪客接待與拜訪禮儀1訪客接待禮儀2拜訪的禮儀第六講 中餐禮儀1引言2宴會(huì)前的準(zhǔn)備工作3餐具的擺放與使用4餐桌上的形態(tài)禮儀第七講 西餐餐桌禮儀1引言2怎樣準(zhǔn)備西餐宴會(huì)3西餐桌上的禮儀4如何成為稱職的主人和受歡迎的客人第八講 公司內(nèi)部及國際性會(huì)議禮儀1會(huì)前的準(zhǔn)備2跨國會(huì)議的安排3會(huì)議上的禮節(jié)第九講 商務(wù)活動(dòng)規(guī)劃與上司行程安排1上司出差前的準(zhǔn)備工作2上司出差當(dāng)中的工作處理3上司出差回來后的工作處理4陪上司出差應(yīng)擔(dān)負(fù)的職責(zé)第十講 企劃案撰寫與公文寫作1企劃案的撰寫2公文寫作技巧     課程意義為什么要學(xué)習(xí)本課程？（學(xué)習(xí)本課程的必要性） 開放式的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)使得職業(yè)秘書的工作內(nèi)容不斷拓展，工作理念不斷更新，這就要求職業(yè)秘書要不斷提升自己的職業(yè)化和專業(yè)化素質(zhì)。本課程針對(duì)職業(yè)秘書當(dāng)前所面臨的職業(yè)挑戰(zhàn)，為職業(yè)秘書提供了一套實(shí)用訓(xùn)練教程，將為您系統(tǒng)講授職業(yè)秘書的角色扮演與人際應(yīng)對(duì)、辦公室禮儀、商務(wù)用餐禮儀、檔案管理、會(huì)務(wù)管理、企劃案撰寫與公文寫作等方面的知識(shí)。通過本課程的學(xué)習(xí)，將為職業(yè)秘書不斷實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。     引言 秘書是上司的左右手，他的責(zé)任是替上司分憂解勞，減少主管無謂的干擾，所以，主管如果能獲得一個(gè)優(yōu)秀的秘書的話，就能心無旁騖拓展業(yè)務(wù)版圖。美國一家石油公司的董事長西蒙艾瑞克，當(dāng)記者問他一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時(shí)，他說：“沒什么秘訣，只要請(qǐng)一位好秘書就對(duì)了”。所以由此可見一斑，秘書在企業(yè)的角色有多么的重要。秘書的自我定位當(dāng)記者問美國一家石油公司的董事長西牟艾特，其一生經(jīng)營企業(yè)的秘訣時(shí)，他說“要請(qǐng)一位好秘書”，由此可見，秘書在企業(yè)中的位置有多么重要。1秘書的工作內(nèi)容秘書的工作非常煩雜瑣碎，公司所產(chǎn)生的任何事務(wù)性工作都可能會(huì)涉及，所以秘書需要非常細(xì)致和耐心。大致來說，秘書的工作包括以下幾個(gè)方面：Æ輔助決策當(dāng)上司面對(duì)多個(gè)選擇而猶豫不決時(shí)，秘書要為上司收集相關(guān)資料，幫助上司分析情況。Æ調(diào)查研究當(dāng)上司接到一個(gè)新任務(wù)時(shí)，秘書應(yīng)協(xié)助上司進(jìn)行調(diào)查研究，掌握具體的第一手資料。Æ收集信息當(dāng)今的社會(huì)已進(jìn)入信息時(shí)代，秘書必須具備信息處理能力，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集所需要的信息。此外，還要善于運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)收集信息。Æ文書處理文書處理包括整理資料、撰寫報(bào)告等等。一位優(yōu)秀的秘書應(yīng)該善于處理文書。Æ會(huì)務(wù)準(zhǔn)備所謂會(huì)務(wù)準(zhǔn)備既包括公司內(nèi)部的會(huì)議準(zhǔn)備，也包括對(duì)外的會(huì)議溝通，準(zhǔn)備工作主要是進(jìn)行業(yè)務(wù)匯報(bào)。Æ公關(guān)工作公關(guān)工作包括溝通、社交、商務(wù)等方面，有時(shí)也要代表公司進(jìn)行發(fā)言，或者代表主管或老板與媒體以及同行打交道，與他們建立良好的溝通渠道。Æ檔案管理在高科技迅速發(fā)展的今天，我們已經(jīng)擺脫了以前傳統(tǒng)的檔案管理方式，而是采用電腦來管理檔案，所以秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)在傳統(tǒng)化與電腦化之間取得平衡。Æ工作日程安排上司每天的工作日程一般都由秘書安排，秘書必須根據(jù)上司的時(shí)間以及事務(wù)的重要程度進(jìn)行合理的安排，如上司今天到南京出差，明天在北京參加某個(gè)會(huì)議，秘書要把握好時(shí)間，留出往返的時(shí)間空檔，保證上司能及時(shí)參加。Æ查辦工作查辦工作是指秘書對(duì)公司或部門提交的報(bào)告進(jìn)行核實(shí)，或者對(duì)一些須要重視的傳言進(jìn)行證實(shí)。Æ接待工作當(dāng)有客人或來訪者的時(shí)候，秘書有責(zé)任做好接待工作，讓來賓感受到自己受到禮遇，產(chǎn)生賓至如歸的感覺。Æ行政事務(wù)行政事務(wù)管理包括所有檔案的流程、生產(chǎn)線的流程、所有空間的管理，以及下對(duì)上、上對(duì)下的溝通與協(xié)調(diào)。Æ保密工作秘書要具備保密意識(shí)，公司任何事情都要保密，包括最要好的同事詢問，也不能隨便透露。2秘書應(yīng)該具備的能力秘書的工作非常繁瑣，而且經(jīng)常有突發(fā)性的事件要處理，所以秘書的能力應(yīng)該是多元化的，決不能只有單一專長?！咀詸z】以下是一些秘書在工作中的表現(xiàn)，你認(rèn)為他們當(dāng)中誰是合格的秘書，誰需要改進(jìn)工作態(tài)度、提高工作能力？（1）小王在處理其他的事務(wù)時(shí)都非常能干，但是她討厭寫報(bào)告，認(rèn)為寫報(bào)告是一件無關(guān)緊要的小事，所以沒有在寫作上下功夫。（2）小李是財(cái)務(wù)經(jīng)理的秘書，經(jīng)常有同事或者好友向她打探別人的薪水，小李總是巧妙地回避這些話題。（3）小張做了多年的秘書工作，一直做得很好，只是最近兩年公司引進(jìn)電腦，實(shí)行電腦化管理，小張沒有學(xué)過電腦，覺得適應(yīng)不了。_見參考答案11人際關(guān)系與溝通技巧認(rèn)知人際關(guān)系1增進(jìn)人際互動(dòng)人是一種群體動(dòng)物，沒有人可以離群獨(dú)居，我們每天都要進(jìn)行人與人之間的互動(dòng)。人際關(guān)系涉及各種問題，職位、地位、社會(huì)背景等都會(huì)影響到人際關(guān)系，有一句老話說得好，“先學(xué)做人，再學(xué)做事”，如果不會(huì)做人，人際關(guān)系就會(huì)一團(tuán)糟，辦事自然就會(huì)到處碰壁。那么怎樣才能增進(jìn)人際互動(dòng)呢？這要靠平時(shí)的積累。朋友不會(huì)從天而降，也不會(huì)突然出現(xiàn)，我們?cè)谄匠５纳?、工作、團(tuán)隊(duì)活動(dòng)中要有意識(shí)地結(jié)交朋友，建立人際關(guān)系網(wǎng)。2人際交往的流程人與人之間從彼此生疏到彼此交往，有一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，一般來說，這個(gè)過程可以分為八個(gè)步驟，其流程如下圖所示。圖11 人際交往的流程圖3人際交往的四種態(tài)度人際關(guān)系有四種交往態(tài)度：Æ我不好，你好，這是大公無私的態(tài)度。Æ我不好，你也不能好，這是玉石俱焚的態(tài)度。Æ我好，不管你好不好，這是自私自利的態(tài)度。Æ我好，你也好，這是我們追求的目標(biāo)，希望大家都能夠有和諧的博愛的精神。影響人際關(guān)系的因素1影響人際交往的客觀因素Æ時(shí)代背景時(shí)代不同，人們的觀念也會(huì)存在差異，會(huì)有很多因素的約束使得人際關(guān)系無法突破。在以前的農(nóng)業(yè)社會(huì)中，鄰居之間的關(guān)系非常好，尤其在農(nóng)村，一家辦喜事，全村的人都出動(dòng)，而在當(dāng)今的商業(yè)社會(huì)中，人們住在電梯公寓里，樓上樓下甚至都互不認(rèn)識(shí)。但是隨著現(xiàn)代高科技的發(fā)展，尤其是因特網(wǎng)的出現(xiàn)，使得空間距離已經(jīng)不是問題，為人們的交往提供了極大的便利。Æ生活壓力人們?cè)谏钪须y免會(huì)面對(duì)許多壓力，比如升學(xué)壓力、家庭壓力、經(jīng)濟(jì)壓力、工作壓力等等，這些都會(huì)影響個(gè)人的看法與想法，也會(huì)左右人們?nèi)穗H開拓的腳步。Æ環(huán)境的阻隔環(huán)境是影響人際交往的最直接的因素之一，環(huán)境的改變可能會(huì)使親密的朋友很少有機(jī)會(huì)見面、談心，久而久之，感情就慢慢地變淡了。Æ角色定位在人生的舞臺(tái)上，有的人演主角，有的人演配角，甚至跑龍?zhí)?，不管怎樣，我們從戲劇的演出就可以推測(cè)出各種角色的生活面。所以我們要忠于自己的角色，如果今天我們扮演秘書的角色，就要把秘書的角色詮釋的盡善盡美，達(dá)到最高境界。2影響人際交往的主觀因素Æ人格特質(zhì)有些人生性木訥，不茍言笑，朋友自然不多；有的人主動(dòng)外向，總有許多人圍繞在他身旁。個(gè)性的不同，自然會(huì)帶來不同的生活面。Æ認(rèn)知的差距對(duì)事情認(rèn)知的差異性，也會(huì)造成不同的人際距離。如兩個(gè)人相約去吃飯，一個(gè)人要吃洋蔥面，而另一個(gè)人要吃魚翅，兩人對(duì)美食的認(rèn)識(shí)不一致，以后也很難在一起吃飯。Æ態(tài)度習(xí)慣不同的生活環(huán)境、家庭教育培育出不同的習(xí)慣，每個(gè)人都有自己的處世習(xí)慣，如果習(xí)慣一致，則容易相處，所以有“物以類聚”的說法。Æ溝通協(xié)調(diào)有效的溝通能夠拉近兩個(gè)人的距離，而失敗的溝通則恰恰相反，正所謂“話不投機(jī)半句多”。溝通的瓶頸會(huì)使人們無法和睦相處，結(jié)果產(chǎn)生彼此之間的距離。Æ利益沖突人們之間最常見的沖突大概就是利益沖突了，朋友之間因?yàn)槔鏇_突而造成老死不相往來的現(xiàn)象并不少見，在利益的面前，需要技巧才能把獲得利益和保持友誼協(xié)調(diào)起來。當(dāng)你總是把“我”字?jǐn)[在第一位的時(shí)候，你的朋友一定不會(huì)很多。所以，一定要兼顧每一個(gè)人的感受，善于溝通，妥善維系人際關(guān)系?！咀詸z】分析如下影響人際交往的因素，判斷哪些是客觀因素？哪些是主觀因素？人格特質(zhì)溝通協(xié)調(diào)時(shí)代背景角色定位利益沖突環(huán)境的阻隔認(rèn)知的差距生活壓力態(tài)度習(xí)慣見參考答案12促進(jìn)人際關(guān)系的技巧及人際交往失敗的原因1促進(jìn)人際關(guān)系的技巧想要有效的增進(jìn)人際關(guān)系，需要掌握下面的一些技巧：Æ守信用做人要言而有信，才能贏得別人的尊重和信賴，在人群中建立良好的口碑。Æ說好話心存善意，學(xué)習(xí)說話技巧，多鼓勵(lì)他人，隨時(shí)贊美身邊的朋友。懂得贊美別人的人，才是最佳的公關(guān)高手，贊美是人際關(guān)系的潤滑劑，不花一分錢，就能獲得很好的效果。Æ勇于認(rèn)錯(cuò)許多人明知犯錯(cuò)，卻礙于面子死不認(rèn)錯(cuò)，甚至將錯(cuò)就錯(cuò)，喪失自己的公正性，這樣只能使自己走進(jìn)死胡同。而勇于認(rèn)錯(cuò)的人，卻如冬日暖陽，令人覺得溫煦可親。Æ尊重他人“敬人者，人恒敬之”，一個(gè)懂得尊重別人的人，必能獲得更多的尊重。我們不要因?qū)Ψ降某錾肀拔⒍蛔鹬貙?duì)方。在表達(dá)尊重的時(shí)候，要因人而異，因場(chǎng)合不同，選擇不同的方式。Æ欣賞別人古人云“三人行，必有我?guī)煛?，每個(gè)人的專長不同，如果能做到不恥下問，虛心求教，就能夠不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步。只有努力拓展狹隘的心胸，做一個(gè)欣賞他人優(yōu)點(diǎn)的鑒賞家，才能左右逢源，增加人際開拓的能力。Æ善于傾聽很多時(shí)候，一雙善于傾聽的耳朵比一口伶牙俐齒更受人歡迎。Æ重視儀表據(jù)調(diào)查，一個(gè)人的第一印象會(huì)影響他與別人日后長期交往的意愿，所以我們必須重視儀表。一個(gè)人的容貌、衣著、談吐、肢體語言等等都能顯露其內(nèi)在涵養(yǎng)，我們應(yīng)該對(duì)成功者的個(gè)人特質(zhì)多加揣摩，建立自己的印象特質(zhì)，找出屬于自己的吸引力。Æ運(yùn)用語言表情說話速度如連珠炮，會(huì)使人無法完全理解，溝通時(shí)就會(huì)產(chǎn)生瓶頸；談話時(shí)有氣無力，冗長無味，也沒有幾個(gè)人能夠忍受；只有音量適中、音調(diào)柔和、速度適中、用字遣詞高雅動(dòng)人、搭配合宜的姿態(tài)，才能展現(xiàn)聲音表情的美學(xué)。Æ運(yùn)用肢體語言優(yōu)雅的肢體語言就像一塊磁鐵，能緊緊地吸引別人的注意力，發(fā)言時(shí)與肢體語言相輔相成，更能帶來好的效果。2人際交往失敗的原因有的人在人際交往中常常會(huì)失敗，究其原因，有各方面的因素。造成人際交往失敗的原因主要有：Æ習(xí)慣動(dòng)作不雅，如挖鼻孔、剔牙、抓頭皮、隨地吐痰等，讓人退避三舍。Æ講粗話，言語乏味，口頭禪太多，都令人不喜親近。Æ碰觸異性身體，忸怩作態(tài)，夸張無禮等肢體語言使人生厭。Æ思想狹隘，以自我為中心，攀龍附鳳，好高鶩遠(yuǎn)，賣友求榮，都是不受歡迎的對(duì)象。Æ濃妝艷抹，或者邋遢骯臟，都無法讓人產(chǎn)生好感。職場(chǎng)人際關(guān)系的建立1如何與上司相處秘書在老板心目中的地位，就像公司的女主人，她與上司相處的時(shí)間甚至超過他和妻子相處的時(shí)間，所以秘書必須要了解上司的生活習(xí)慣、個(gè)性喜好，熟悉他的思想、工作方式。老板對(duì)秘書的信任取決于秘書的能力，秘書對(duì)公司要忠城、任勞任怨、保密、守時(shí)、公私分明，更要有耐心、不居功諉過、愛惜公物、交辦工作要立即去做、提升工作效率、倚賴心不可太強(qiáng)、做事要明快，最重要的是對(duì)自己要有信心。2如何與同事互動(dòng)一般來說，同事會(huì)認(rèn)為秘書是老板的眼線，秘書與老板是站在同一陣營的，所以會(huì)處處提防秘書，秘書要想與同事建立良好的關(guān)系，就須要放下姿態(tài)，對(duì)人謙恭有禮，不倚勢(shì)欺人，對(duì)同事一視同仁，公私分明，并且欣賞同事的優(yōu)點(diǎn)，不輕易許諾、不濫用職權(quán)，不吹毛求疵，做好上司與同事之間的溝通，日久見人心，最終同事們一定會(huì)接受你，與你通力合作。3怎樣與客戶建立良好的關(guān)系客戶是我們的衣食父母，作為秘書一定要協(xié)助上司與客戶建立并保持良好的關(guān)系，隨時(shí)注意客戶的動(dòng)態(tài)，逢年過節(jié)記得給客戶打個(gè)電話，寄張賀卡，從小事、細(xì)節(jié)處打動(dòng)客戶，有時(shí)候一聲祝福就可以維持良性的經(jīng)營關(guān)系。【本講小結(jié)】本講介紹了秘書的角色與人際關(guān)系的處理。首先，列舉了秘書的工作內(nèi)容以及秘書應(yīng)該具備的能力；其次，講解了對(duì)人際關(guān)系的認(rèn)知，包括增進(jìn)人際互動(dòng)、人際交往的流程和人際交往的四種態(tài)度；接下來，分別從客觀和主觀兩方面詳細(xì)介紹了影響人際關(guān)系的因素；然后，講解了促進(jìn)人際交往的各種技巧，并分析了造成人際交往失敗的各種原因；最后，介紹了怎樣建立職場(chǎng)人際關(guān)系，包括怎樣與上司相處、怎樣與同事互動(dòng)、怎樣與客戶建立良好的關(guān)系。通過本講的學(xué)習(xí)，我們要明確自己的職位要求，并且掌握如何在工作中處理好各種人際關(guān)系?！拘牡皿w會(huì)】_同事之間的相處之道與同事相處是職場(chǎng)的重要一課，與同事建立友好、融洽的關(guān)系是順利開展工作的基本前提之一。一些人與同事相處不好，甚至彼此不講話，久而久之就會(huì)在辦公室變得孤立無援，繼而影響工作的心情和效率。1樹立男女平等的意識(shí)在當(dāng)今社會(huì)，男女同工同酬，彼此之間是平等的，所以不應(yīng)認(rèn)為自己是女士，就可以讓同事幫助自己干這干那，而是應(yīng)該樹立平等、獨(dú)立的意識(shí)，自己的工作應(yīng)盡量自己獨(dú)立完成。2規(guī)范禮貌的稱呼對(duì)上級(jí)要用職務(wù)來稱呼，比如“李科長”，“王經(jīng)理”，而不能因?yàn)楸舜耸煜ち?，就稱呼“老李”、“老王”。同事之間的稱呼也不能草率，一般以姓氏、名字相稱，而不要叫人外號(hào)。上下班在電梯里遇見同事，或者在茶水間遇見同事，要禮貌地打招呼，即使是不熟悉或者不是很要好的同事，也應(yīng)該點(diǎn)頭示意，不能高傲地視而不見。如果有同事因?yàn)楸憩F(xiàn)優(yōu)異而獲得了表彰或升遷，應(yīng)該對(duì)他表示由衷的祝賀，而不是說一些尖酸刻薄的風(fēng)涼話，“嫉妒是人性最大的致命傷”，一個(gè)心懷嫉妒的人是不可能具有良好的人際關(guān)系的。3言行謹(jǐn)慎不要喋喋不休，或者逢人就抱怨自己的工作太多太瑣碎，否則久而久之，同事看到你就會(huì)掉頭走開，免得聽你訴苦。喜歡打小報(bào)告的人在辦公室里是不受歡迎的，專打同事小報(bào)告，到最后只會(huì)落得孤立無援的地步。此外，我們不可在同事背后中傷或散布謠言，傷害同事形象。【舉例】秘書小張?jiān)缟弦簧习嗑蜕衩刭赓獾貙?duì)大家說：“你們知道我昨天在王府井看到王經(jīng)理和誰了嗎？”別人都說不知道，小張得意地說：“我看到王經(jīng)理和一個(gè)女孩一起在王府井買東西，那女孩可年輕了，長的還真不錯(cuò)，你們說，她是王經(jīng)理的什么人呀？”“她是我妹妹！”小張的身后有人回答。小張回頭一看，傻眼了，王經(jīng)理正站在那兒。有的秘書因?yàn)樯纤疚痪右?，就狐假虎威，趾高氣揚(yáng)起來，逢人就講“那個(gè)做好了沒有，老板待會(huì)兒要，記得給我”，到處發(fā)號(hào)施令，儼然一幅老板的樣這樣做只會(huì)讓同事認(rèn)為你是小人得志。4工作積極主動(dòng)認(rèn)真工作的人總會(huì)受到大家的尊重，如果別的同事很忙，而自己比較空閑，這時(shí)就應(yīng)該主動(dòng)伸出援手幫忙處理，而不能一副事不關(guān)己，高高掛起的樣子。在工作中如果出了差錯(cuò)，要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，一味的推卸責(zé)任只會(huì)獲得同事的鄙視和回避?！九e例】小張是剛進(jìn)入公司的大學(xué)生，他很聰明、能干，所以也有一些傲氣。一天，由于小張沒有經(jīng)驗(yàn)，在做一個(gè)策劃案的過程中出現(xiàn)了錯(cuò)誤，經(jīng)理對(duì)此很惱火，問他是怎么回事，小張不知該如何回答，這時(shí)秘書林小姐為他說了幾句話，主動(dòng)承認(rèn)自己沒有及時(shí)提醒他，自己也有督導(dǎo)不周的責(zé)任，經(jīng)理這才平息了火氣，讓小張重新做一次。經(jīng)過這件事，小張非常感激秘書林小姐。5遵守公眾禮儀辦公室是公眾場(chǎng)合，必須遵守公眾禮儀，首先，盡量不要在辦公室里抽煙，因?yàn)檗k公室的空氣本來就很渾濁，抽煙會(huì)使空氣更加惡化，影響他人的工作。其次，有的人喜歡在辦公室把鞋子脫掉，這樣做非常不雅觀，而且有的人還有腳氣，使別的同事更加覺得難以忍受，如果一定需要讓腳輕松一下，可以自備一雙軟鞋在辦公室里換穿。6慎重對(duì)待辦公室戀情辦公室戀情往往會(huì)招來議論紛紛，尤其是秘書容易與上司產(chǎn)生感情，當(dāng)這樣的戀情產(chǎn)生之后，一定要低調(diào)處理，不能因?yàn)樽约号c老板有了感情，就擺出一副老板娘的駕式，事實(shí)上，將來的事情誰也不能定論，給自己留一條退路才是明智之舉。此外，感情是感情，工作是工作，辦公室戀情最忌諱的就是把工作和戀情混為一談。【自檢】秘書小李在工作中遇到了一些問題，請(qǐng)您幫小李作出正確的選擇。（1）一位同事對(duì)秘書小李說：“小李，你能不能跟老板講一下，我都做了那么久，是不是該給我加薪了？”回答：好，沒有問題，下個(gè)月就給你加薪。回答：我會(huì)向總經(jīng)理報(bào)告你的要求，有消息的時(shí)候，我會(huì)及時(shí)地通知你。（2）辦公室里添加了一臺(tái)打印機(jī)，送貨員把打印機(jī)送來的時(shí)候，辦公室里的其他人都在忙，只有小李剛剛寫完報(bào)告，空閑下來。做法：等其他人忙完了，叫他們把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。做法：既然自己搬得動(dòng)，就自己動(dòng)手把打印機(jī)搬進(jìn)去、安裝好。（3）小李與男朋友昨天約會(huì)的時(shí)候有些不愉快，直到今天來上班，小李的情緒還是不好，這時(shí)老板讓小李把一份資料整理好。做法：雖然心里難過，但是不應(yīng)讓感情上的情緒影響了工作，還是應(yīng)該認(rèn)真地做好工作。做法：因?yàn)榍榫w不好，所以不想做事，讓老板把工作交給別人去做。_見參考答案21要有敬業(yè)精神1端正工作態(tài)度工作是一個(gè)人的生活基礎(chǔ)，按照馬斯洛的需求理論，工作也是一個(gè)人高層次的需求。人們常說，“認(rèn)真工作的女人是最美麗的”，因此我們首先要端正工作態(tài)度，才能做到認(rèn)真工作。有的秘書抱著“我只是暫時(shí)當(dāng)秘書，做到結(jié)婚就辭職”的想法，這種想法是工作上的致命傷，使得人們不能專心于工作。事實(shí)上，在當(dāng)今社會(huì)，不少女性即使結(jié)了婚，也保持著經(jīng)濟(jì)、工作上的獨(dú)立性，而且在工作上做得非常出色。當(dāng)然，秘書行業(yè)也有男性，一些男士當(dāng)秘書也可能會(huì)有自己的想法，那就是希望多學(xué)一點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)，以后可以開拓自己的事業(yè)。不管怎樣，只有重視自己的工作，端正工作態(tài)度，才能把工作做好。2樹立專業(yè)形象我們已經(jīng)提過秘書的形象很重要，所以建立一個(gè)專業(yè)形象是一位優(yōu)秀的秘書必須做到的事情，具體來說就是要有高雅的言談舉止，不過于做作，不流于俗套；有整潔大方的外表，不邋遢，不濃妝艷抹；有豐富的崗位知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)等等。需要提醒的是，哭并不是解決問題的法寶，不少女性經(jīng)常遇到一點(diǎn)問題或者被上司稍微批評(píng)就掉眼淚，這也許是習(xí)慣，也許是想用眼淚來解決問題，不管哪種原因都不應(yīng)該用哭來解決問題。工作不順利說明自己的能力不足，能力不足就該加強(qiáng)學(xué)習(xí)。指令的接受與匯報(bào)指令的接受1接受直接上司的指令一位有經(jīng)驗(yàn)的秘書，知道如何得體、高效地接受上司的指令。一般來說，接受指令有三個(gè)步驟：Æ清晰地響應(yīng)，并即刻前往聽到上司的招喚，應(yīng)該清晰地響應(yīng)，并即刻前往，但是如果秘書當(dāng)時(shí)正在處理賬冊(cè)或者公司的機(jī)密文檔，則應(yīng)該先把這些文檔收拾好，放進(jìn)抽屜或保險(xiǎn)柜，以免因?yàn)樽约旱氖韬龆斐晒緳C(jī)密外漏。Æ向主管詢問應(yīng)辦事項(xiàng)在進(jìn)入主管辦公室之前應(yīng)先敲門，得到回應(yīng)后，才可進(jìn)去接受指令，同時(shí)要面帶笑容，誠懇地向主管詢問：“請(qǐng)問您有什么事情要辦嗎？”Æ逐條記錄應(yīng)辦事項(xiàng)對(duì)于主管交代的事情，秘書應(yīng)逐條記錄下來。當(dāng)主管交待完畢后，如果仍有疑惑應(yīng)馬上請(qǐng)示，不可一知半解地離去，否則工作就無法順利開展。此外還應(yīng)詢問上司是否還有其他指示，并且表明：“我會(huì)馬上去辦您交待的工作，請(qǐng)放心?！薄九e例】林秘書的上司交待她，明天上午有一個(gè)公司要來參觀，總共有10個(gè)人，讓林秘書準(zhǔn)備午餐。上司交待完了之后，林秘書問：“總經(jīng)理，請(qǐng)問這10位客人中有幾位高級(jí)主管？有沒有素食的？我們是否要準(zhǔn)備贈(zèng)品？”上司回答了一些問題，但有些問題上司也不知道，林秘書就自己去尋找答案，保證做到最充分的準(zhǔn)備。表21 在接受指令時(shí)的注意事項(xiàng)1準(zhǔn)備紙筆，方便記錄重點(diǎn)2接受工作時(shí)，切忌精神恍惚，應(yīng)專心地聆聽3聽完指令以后，重復(fù)一遍以確認(rèn)要求和期限4如上司征詢自己的看法，應(yīng)提綱挈領(lǐng)地回答，切勿長篇大論5如有困難，應(yīng)立即使上司了解，爭(zhēng)取獲得上司的支持6不要與上司發(fā)生正面沖突，否則只會(huì)讓事情一團(tuán)糟2接受其他部門主管的指令一個(gè)公司里有很多部門，一個(gè)部門有可能有幾位主管，有的主管可能會(huì)跨部門指派工作，如果不是自己的直接上司下指令，一般來說，秘書最好先向自己的直接上司請(qǐng)示，如果本部門暫時(shí)沒有事情要辦，上司同意秘書去幫忙的話就可以去，如果自己部門的事務(wù)非常繁忙，則盡量不要接跨部門的工作，以免影響到自己的分內(nèi)工作，如果礙于情面勉強(qiáng)應(yīng)允，卻又不能如期完成，會(huì)讓人懷疑你的工作能力和誠信。【自檢】分析下面的案例，回答問題。秘書小李最近一段時(shí)間特別忙，她的直接主管派下了超量的工作，小李每天都要加班。這天，另一個(gè)部門的主管說：“李秘書，麻煩你幫我處理這份資料好嗎？”小李硬著頭皮答應(yīng)了，只好又開夜車。小李的做法是否正確？為什么？如果你是小李，你會(huì)怎么做？_見參考答案22指令的匯報(bào)秘書在接受上司的指令之后，不僅要及時(shí)的落實(shí)工作，還要定期向上司匯報(bào)工作的進(jìn)展和成果，不能出現(xiàn)“黃鶴一去無音訊”的局面。Æ匯報(bào)的時(shí)間何時(shí)進(jìn)行匯報(bào)？隔多長時(shí)間進(jìn)行匯報(bào)一次？這要根據(jù)上司的習(xí)慣來決定，如果上司喜歡了解工作過程，秘書就要經(jīng)常向上司匯報(bào)每一階段的工作進(jìn)展；如果上司只重視最后結(jié)果，秘書則可以等工作告一段落后再向上司匯報(bào)。Æ匯報(bào)的方式如果工作比較簡單，秘書可以采用口頭匯報(bào)的方式，直接向上司匯報(bào)工作的結(jié)果。如果工作比較復(fù)雜、耗時(shí)長、范圍廣、影響大，則應(yīng)進(jìn)行書面匯報(bào)，把工作成果寫成報(bào)告，供上司批閱，并存檔以便今后查閱。有時(shí)候，還要召開專門的匯報(bào)會(huì)議，這時(shí)必須事先準(zhǔn)備好充分的輔助工具，如制作投影片、幻燈片或海報(bào)等等。表22 匯報(bào)工作時(shí)的注意事項(xiàng)1要主動(dòng)進(jìn)行匯報(bào)，而不是等上司來發(fā)問2報(bào)告的三大重點(diǎn)：簡單、明了、具體3匯報(bào)時(shí)先說明結(jié)論，再敘述理由及過程，盡量簡單扼要4牽涉復(fù)雜的工作，應(yīng)以圖片或表單來加強(qiáng)說明5工作報(bào)告按事實(shí)進(jìn)行說明，不可加入傳聞、推測(cè)或個(gè)人臆測(cè)6對(duì)于自己的任務(wù)應(yīng)自己直接向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，最好不要假他人之手，以示負(fù)責(zé)7對(duì)于無法如期完成的工作，要闡明原因，并請(qǐng)示變通方法，切勿推諉責(zé)任【舉例】林秘書在接受了上司的指令后，立即著手落實(shí)，下午林秘書向上司匯報(bào)說：“報(bào)告總經(jīng)理，明天的午餐我已經(jīng)定好了，在××酒店的二層××廳，這是我定的菜單，您看是否合適？此外，我已經(jīng)通知了行政部、業(yè)務(wù)部的主任，他們明天早上9點(diǎn)會(huì)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)議室，現(xiàn)場(chǎng)也已經(jīng)準(zhǔn)備好了，我剛剛?cè)パ惨暳艘幌拢芨蓛??！薄颈局v小結(jié)】本講介紹了辦公室禮儀。首先，講解了怎樣與同事相處，包括樹立獨(dú)立意識(shí)、講究禮節(jié)、言行謹(jǐn)慎、工作積極主動(dòng)、遵守公眾禮儀、小心處理辦公室戀情等方面；其次，從端正工作態(tài)度和樹立專業(yè)形象兩個(gè)角度強(qiáng)調(diào)了要有敬業(yè)精神；然后，介紹了如何接受直接上司的指令以及如何接受其他部門主管的指令；最后，提出必須要進(jìn)行匯報(bào)，分析了匯報(bào)的時(shí)間、匯報(bào)的方式，并指出匯報(bào)時(shí)的注意事項(xiàng)。在學(xué)習(xí)了本講的知識(shí)之后，要運(yùn)用于實(shí)際工作中，在辦公室里注意禮儀、講究禮儀，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)，只是一點(diǎn)小小的改變，就會(huì)帶來很大的成果?！拘牡皿w會(huì)】_檔案管理的原則及常用方式檔案管理在現(xiàn)代社會(huì)扮演著越來越重要的角色，因?yàn)楣镜馁Y料越來越多，只有把這些資料進(jìn)行整理、分類，在需要的時(shí)候才能隨時(shí)找到相應(yīng)的資料，而不至于翻箱倒柜，將大量時(shí)間浪費(fèi)在查找資料上面。檔案管理的基本原則檔案管理包括收集整理、分類、建立檢索三個(gè)步驟。收集整理是指快速且大量的收集整理相關(guān)資料；分類是指區(qū)分建檔，避免累積檔案；建立檢索是指建立檢索表，通過檢索表可以迅速縮小檢索范圍，方便查找檔案。常用的檔案管理方式1抽屜式直立檔案所謂抽屜式就是立在地面上的分層的抽屜，這種方式能夠?qū)⒎N類繁多的檔案詳細(xì)地分類，而且可以上鎖，易于保密，并且使得檔案不容易毀損。抽屜式的檔案管理檢索起來比較簡便，因?yàn)槌閷侠镆话愣加写怪钡母舭澹Y料層層放進(jìn)去，每部分資料上面都有一個(gè)突出的標(biāo)志，對(duì)這些檔案進(jìn)行簡要說明，圖書館里見到的檢索書目就是典型的抽屜式直立檔案。2開放式橫向檔案管理所謂開放式就是我們?cè)卺t(yī)院里常見到的檔案管理方式，可能用木板，也可能用鐵柜，把所有的資料一摞一摞的排列整齊，采用這種方式的基本條件是資料比較統(tǒng)一，如果有的資料夾很高，有的資料夾很矮，就會(huì)造成高的兩邊倒，矮的被擠到中間，尋找資料的時(shí)候如果用力不當(dāng)，就會(huì)損壞資料。開放式的檔案管理常常使用顏色管理，所謂顏色管理就是把公司各部門的檔案用不同的顏色來表示，如紅色的柜子屬于會(huì)計(jì)部，藍(lán)色的屬于銷售部等等。醫(yī)院、戶籍單位最常采用這種區(qū)分方法?！九e例】日本的很多醫(yī)院都采用顏色區(qū)分法來管理病歷檔案，醫(yī)生的身邊有一個(gè)圓筒，在診斷結(jié)束之后，醫(yī)生把填好的病歷直接扔到圓筒里，圓筒的下面接著管子，直接通到病例室，不同的科室有不同的顏色，病例室的工作人員根據(jù)管子的顏色，就知道應(yīng)該把病歷放到哪個(gè)區(qū)域。開放式的檔案管理一目了然，便于檢索，取資料的時(shí)候比較容易，其缺點(diǎn)是任何人都可以查閱，使用頻繁，容易遺失，不適用于機(jī)密性的檔案管理。3穿孔式活頁夾穿孔式的活頁夾最大的優(yōu)點(diǎn)就是易于保存資料，不必?fù)?dān)心資料次序錯(cuò)亂或遺失。其缺點(diǎn)是必須先對(duì)文件資料進(jìn)行打孔作業(yè)，有孔資料需要改孔，有些檔案、樣品格式會(huì)被夾住，或被穿孔破壞，無法展現(xiàn)完整內(nèi)容。這種方式一般用來保存重要的參考目錄等。4檔案盒檔案盒的一般規(guī)格是，寬315，高220，深100，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)現(xiàn)在全世界通用。這種檔案盒的特點(diǎn)是能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)單元化、分類分盒放好，適合用來存放新產(chǎn)品開發(fā)企劃書、資料影印文件、圖片、慣用表格、常用記事本等資料。5金屬文件夾金屬文件夾里面有一個(gè)彈簧片，可以很方便地拉起來，再扣下去，夾住資料。金屬文件夾適合于開會(huì)的時(shí)候或者批閱資料的時(shí)候使用，可以隨時(shí)取放資料，其缺點(diǎn)是不能存放太多的資料，而且容易脫落。6透明資料袋透明資料袋一般被用來暫時(shí)保存文件資料，使得資料不會(huì)被弄濕、弄臟或弄丟，它的好處是方便拿取，因?yàn)橥该?，人們一眼就知道里面放的是什么資料。如果不是很重要的資料，都可以暫時(shí)用透明資料袋來保存。7兩層或四層資料盒這種資料盒一般放在桌面上，人們可以隨時(shí)拿取其中的資料，像表格、便條紙或者其他經(jīng)常用到的東西，都可以放在資料盒里。四層的資料盒一般上面兩層放本年度的相關(guān)檔案或者經(jīng)常需要查閱的資料，下面兩層放去年的或其他不常用的資料，這是根據(jù)人的身體特征來設(shè)計(jì)的，四層的資料盒中，上面兩層便于拿取，所以放常用的資料，下面兩層要躬身拿取，所以放不常用的資料?！咀詸z】請(qǐng)做下面的連線題，把各種檔案管理方式與它們的特點(diǎn)連起來。1透明資料袋易于保密，不易損壞2抽屜式直立檔案柜具有標(biāo)準(zhǔn)的尺寸3檔案盒一眼就可以判斷里面裝的是什么資料4金屬文件夾檢索方便，容易拿取5開放式橫向檔案柜可以隨時(shí)取放資料，但不能放太多見參考答案31檔案管理的方法檔案管理要有具體的管制方法。有些檔案一旦被借出，如果不能進(jìn)行有效的管理，到最后就會(huì)無從查找，不了了之，造成檔案的遺失或損壞，所以要設(shè)計(jì)完善的借出卡，在借出卡上詳細(xì)地記錄檔案的借出日期、檔名、借閱人姓名及歸還日期等信息，將每個(gè)檔案都落實(shí)到某個(gè)具體的人負(fù)責(zé)。1運(yùn)用顏色管理運(yùn)用顏色來區(qū)分不同的檔案是一種直接有效的方法，通過這種方法可以一目了然地找到所需要的資料。在運(yùn)用顏色管理的時(shí)候，有如下幾個(gè)方面要注意：Æ使用顏色區(qū)分時(shí)，顏色種類不宜太多，一般以紅、藍(lán)、黃、褐、綠五色為佳，中間色及粉嫩色容易造成混淆，要盡量少用。Æ檔案夾本身要用同一色系，一般不采用檔案夾的顏色來區(qū)分檔案，顏色太多，會(huì)使人眼花繚亂，不能區(qū)分。Æ應(yīng)該避免同時(shí)使用過于接近的顏色，比如青色、藍(lán)色、紫藍(lán)色等，顏色太過接近，不容易一眼就區(qū)分開來。Æ顏色如果不夠用，可以增加卷標(biāo)，如貼二個(gè)紅色卷標(biāo)或粘貼一個(gè)紅色一個(gè)藍(lán)色表示不同的檔案，5種顏色互相配合，可得出若干種不同組合，應(yīng)用的范圍就更廣了。此外，還可以考慮顏色和數(shù)字的組合，比如紅1、黃2等等，使得檔案區(qū)域無限的延伸。2尺寸要統(tǒng)一要想進(jìn)行高效率的檔案管理，應(yīng)該使資料具有統(tǒng)一的規(guī)格和尺寸，這樣才能便于辨認(rèn)和管理。3檔案堆放的技巧檔案應(yīng)該豎起來擺放，整齊的排列，這樣相關(guān)人員尋找資料的時(shí)候就可以一目了然，而且可以很方便地取出來。如果一層層地疊放資料，上面的資料壓著下面的資料，要想拿下面的資料就比較困難，需要費(fèi)力的抽出來，而且不容易找到相關(guān)資料。4檔案的分類方式一般有五種檔案分類方式：Æ按對(duì)象劃分根據(jù)資料來自何人，與哪些企業(yè)有關(guān)進(jìn)行劃分。Æ按主題劃分根據(jù)不同的主題進(jìn)行劃分，比如把資料分成技術(shù)開發(fā)領(lǐng)域的資料和銷售領(lǐng)域的資料，或者按照產(chǎn)品名稱區(qū)分資料。Æ按形式劃分根據(jù)形式的不同進(jìn)行劃分，如適用于會(huì)議記錄的資料，或者規(guī)定格式的文檔等。Æ按項(xiàng)目劃分項(xiàng)目也叫專案，可以針對(duì)某個(gè)具體的項(xiàng)目劃分檔案，比如要做情人節(jié)的專案，可以把歷年來情人節(jié)的專案資料進(jìn)行歸類、分析。Æ按時(shí)間劃分按時(shí)間劃分是比較常用的分類方法，比如可將2002年的資料都收集在一個(gè)資料夾里，將2003年的資料收集在另一個(gè)資料夾里。名片的檔案管理名片雖然小，卻是人們拓展人際關(guān)系的橋梁，所以要認(rèn)真地收集好名片，作為秘書，還要替上司管理好名片，在上司需要的時(shí)候，能隨時(shí)為他找到所需的名片。1管理名片的工具我們常?？吹接行┤税衙孟鹌とθζ饋?，隨意放在抽屜里，這樣做容易造成名片的破損或丟失，我們應(yīng)該利用專門的工具來存放名片。當(dāng)名片的數(shù)量較少時(shí)，可以使用最常見的名片簿，當(dāng)名片的數(shù)量較多時(shí)，可以使用名片箱，此外，還可以使用便攜式的電子記事簿，把名片資料輸入，隨時(shí)可以查找。2名片的分類方法對(duì)名片進(jìn)行分類，可以有效地管理、查找名片。3名片的整理方法對(duì)名片進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼?，可以便于保存和查找名片?#198;對(duì)于超大型的名片，應(yīng)該將其仔細(xì)修剪成正常尺寸，或者用計(jì)算機(jī)另外打一張，也可縮小影印后再建檔。Æ收到名片后，應(yīng)在空白處記下見面日期、地點(diǎn)、談話主題和重點(diǎn)、對(duì)方特征、業(yè)務(wù)項(xiàng)目，便于以后回想。Æ對(duì)于長期中止聯(lián)絡(luò)的人的名片，可以將其過濾出來，放在固定的地方，或者丟棄，否則日積月累，名片會(huì)泛濫成災(zāi)。Æ如果客戶變更了地址、電話，秘書應(yīng)主動(dòng)向客戶要張新名片，將舊名片更換掉，或者在名片上進(jìn)行更正、補(bǔ)充。運(yùn)用電腦管理檔案在現(xiàn)代社會(huì)中，電腦是必備的辦公工具，利用電腦來管理檔案是秘書應(yīng)該掌握的技能。1利用文件夾管理檔案建立專門的文件夾來管理檔案是一種科學(xué)的做法。文件夾可以根據(jù)檔案的內(nèi)容和自己的習(xí)慣進(jìn)行分組，否則檔案會(huì)越積越多。全部存在盤或盤同一個(gè)目錄下，當(dāng)需要某一個(gè)資料的時(shí)候，僅僅是瀏覽各個(gè)文件夾的名稱就要消耗很多的時(shí)間和精力。【舉例】對(duì)于專業(yè)秘書訓(xùn)練的資料，可以在總文件夾里根據(jù)內(nèi)容的不同建立各個(gè)子文件夾，比如外形包裝、社交禮儀、崗位技能等，每個(gè)文件夾里存放各類具體的培訓(xùn)教材，這樣就便于進(jìn)行尋找、修改以及管理各部分的資料。2定期備份檔案?jìng)浞菔潜ＷC檔案不丟失的最好辦法，檔案?jìng)浞莸姆椒ㄓ幸韵聨追N：Æ最簡單的方法直接將檔案進(jìn)行復(fù)制并存到另一個(gè)檔案路徑，但是一旦硬盤發(fā)生了問題，備份的檔案也會(huì)丟失。Æ 2002把整個(gè)硬盤或硬盤分割扇區(qū)所有檔案做為映像文件，當(dāng)系統(tǒng)損毀時(shí)通過映像文件直接覆蓋硬盤或磁盤來恢復(fù)系統(tǒng)，并提供硬盤及磁盤的直接拷貝映像文件的檢視及編修功能。Æ數(shù)據(jù)處理器（ ）專門用來備份編輯中的檔案，可以針對(duì)同一件檔案進(jìn)行多份備份。Æ壓縮程序當(dāng)檔案必須存放在磁盤時(shí)，可以通過壓縮方式進(jìn)行區(qū)分，這樣以后可以解壓縮使用。Æ備份精靈如果把檔案存在“我的文檔”中，就會(huì)自動(dòng)把資料備份一份。Æ光盤刻錄機(jī)可以將檔案刻錄到光盤中保存，這種方式比較簡單、可靠。3對(duì)重要文檔進(jìn)行加密對(duì)于一些重要的、機(jī)密的資料，人們必須具有保密意識(shí)，否則機(jī)密的泄漏會(huì)給公司、企業(yè)以及個(gè)人帶來很大的危害。要避免在無意中被別人看到機(jī)密，使用者就需要對(duì)自己的重要文檔進(jìn)行加密。程序中提供了加密的功能，專業(yè)秘書應(yīng)該學(xué)會(huì)應(yīng)用該功能。和的加密步驟很類似，其具體步驟如下：圖31 文檔加密步驟示意圖【自檢】電腦在現(xiàn)代辦公中發(fā)揮著重要的作用，您會(huì)使用電腦來管理文檔嗎？請(qǐng)?zhí)顚懴旅娴谋砀?。檢查自己是否已經(jīng)掌握了剛才所學(xué)的知識(shí)。操作要求操作方法或步驟建立文件夾備份檔案對(duì)重要文檔加密見參考答案32【本講小結(jié)】本講介紹了數(shù)字時(shí)代的檔案管理。首先，講解了檔案管理的基本原則和管制方法；其次，列舉了包括抽屜式直立檔案管理、開放式橫向檔案管理、穿孔活頁夾等在內(nèi)的七種常見的檔案管理方法；然后，介紹了檔案管理的技巧，即運(yùn)用顏色進(jìn)行管理、尺寸要統(tǒng)一、檔案的擺放技巧以及檔案的分類方式；接下來，提出要管理好名片，包括管理名片的工具、名片的分類方法、名片的整理方法三個(gè)方面；最后，強(qiáng)調(diào)了必須要學(xué)會(huì)用電腦來管理文檔，分別講解了建立文件夾、備份文檔、給重要文檔加密等內(nèi)容。在數(shù)字時(shí)代，一定要努力學(xué)習(xí)、勤于鉆研，做到熟練的運(yùn)用電腦來管理檔案?！拘牡皿w會(huì)】_如何建立專業(yè)形象秘書的形象常常代表著公司的形象，所以秘書一定要注意自己的儀表。秘書的專業(yè)形象包括穿著、精神、態(tài)度、語言、動(dòng)作等多方面的內(nèi)容，只有一一進(jìn)行訓(xùn)練，才能使自己的形象變得完美。優(yōu)雅的儀態(tài)能夠顯示一個(gè)人的教養(yǎng)和內(nèi)涵，使別人不由自主的對(duì)他（她）產(chǎn)生好感，所以儀態(tài)訓(xùn)練是一名優(yōu)秀秘書的必修課。1從容不迫的走路姿勢(shì)模特們?cè)谖枧_(tái)上走一字步，確實(shí)很好看，但是對(duì)工作中的秘書來說，這種步法并不實(shí)用。對(duì)秘書來說，走路的姿勢(shì)要自然、穩(wěn)重、從容不迫，收腹、抬頭挺胸，兩只腳走成平行線。2優(yōu)雅得體的站姿秘書在站立的時(shí)候一般采用丁字步，這樣站的好處是，因?yàn)榛《鹊膬A斜，側(cè)身的時(shí)候會(huì)有三條線：一個(gè)是臀線，一個(gè)是腰線，一個(gè)是胸線，這三條線形成一個(gè)曲線，看起來會(huì)比較優(yōu)雅。如果采用立正式的站姿，短時(shí)間站立還可以忍受，站久了就會(huì)覺得很疲倦，因?yàn)閮芍荒_平放在地面上，久而久之雙腿會(huì)發(fā)麻。而采用丁字步的站法，可以左腳在前，把重心放在右邊，過一段時(shí)間站累了，可以不露痕跡地把重心移到左邊，讓右腳輕松一下，這樣兩只腳就可以輪流休息了。如果是男秘書，站立的時(shí)候兩腳應(yīng)稍微跨開，保持一定的距離，手輕輕地放在腹部或者貼在大腿側(cè)，要注意的是，一定要精神抖擻。3穩(wěn)重端莊的坐姿坐的姿勢(shì)非常重要，因?yàn)槿藗內(nèi)粘Ｗ臅r(shí)間很長，平時(shí)工作、開會(huì)或與朋友聚會(huì)的時(shí)候，大部分時(shí)間都是坐著的，而有些人有各種不良的坐姿習(xí)慣，比如抖腿、駝腰、過于前傾或后倒等等，這些都會(huì)給人留下不好的印象。坐的時(shí)候要保持身體的挺直，大概坐椅子的三分之二，雙手輕輕的擱在大腿中央，至于男士，可以將雙手放在大腿兩側(cè)，男士也可以兩腳稍微跨開，與肩同寬。有的人習(xí)慣翹腳，同時(shí)將身體歪在一邊，這個(gè)動(dòng)作會(huì)影響自己的專業(yè)形象，應(yīng)避免采用這種坐姿。當(dāng)與他人談話或傾聽他人的意見時(shí)，身體應(yīng)輕微地向前傾，表示對(duì)對(duì)方的尊重和重視，但是不要過于前傾，否則會(huì)顯得不自然。4適當(dāng)?shù)闹w語言人們?cè)谡f話的時(shí)候經(jīng)常要運(yùn)用手勢(shì)，手勢(shì)運(yùn)用得當(dāng)，能夠有效地增加說話的效果，但是如果運(yùn)用不當(dāng)，則會(huì)適得其反。有的手勢(shì)在某些地方具有特定的含義，我們要先弄清楚具體含義再使用，比如在馬來西亞，豎起一根手指是罵人的動(dòng)作，如果隨便使用，很有可能會(huì)引起誤會(huì)。此外，人們還可以運(yùn)用眼神來進(jìn)行表達(dá)，尤其在面對(duì)客戶的時(shí)候，雙眼注視客戶是表示對(duì)客戶的尊重和對(duì)客戶意見的重視，反之，如果眼睛到處亂看，或者一直垂下眼簾不看客戶，則會(huì)給客戶留下很不好的印象。男性的穿著藝術(shù)1正裝上班族的穿著有一個(gè)基本的原則，那就是根據(jù)場(chǎng)合選擇服裝，比如陪同主管去應(yīng)酬，就要穿得正式一些，如果是公司組織出去郊游，則應(yīng)該穿得休閑一些。Æ西裝西裝分為很多款式，有單排扣的，有雙排扣的。選擇西裝款式的主要依據(jù)除了流行因素以外，就是身高了：個(gè)子比較矮小的男士，最好不要選擇雙排扣的西裝，因?yàn)殡p排扣的西裝會(huì)使腿顯得短；對(duì)于身材比較高的男士，雙排扣的西裝是一個(gè)不錯(cuò)的選擇，會(huì)使你顯得更加挺拔。西裝的長度標(biāo)準(zhǔn)一般是：當(dāng)手下垂的時(shí)候，西裝外套的邊緣剛好貼在手背?？傊x擇西裝的目的就是拉長身材，使自己顯得高大挺拔，而不是壓縮自己的身高。Æ襯衫與西裝搭配可以選擇小翻領(lǐng)的襯衫，高領(lǐng)襯衫，或者豎領(lǐng)襯衫。選擇襯衫的基本原則是款式要簡潔，顏色不能過于花哨，尤其是上班時(shí)穿的襯衫，一定要大方、穩(wěn)重，這樣才能給人以可信賴的感覺。前兩年非常流行條紋式的襯衫，近年又開始流行淺色的襯衫，如米黃色的、鵝黃色的、粉紅色的、粉紫色的等等，要注意不是所有流行的衣服都適合上班的時(shí)候穿著，對(duì)于那些過于復(fù)雜或夸張的服裝，最好留在下班以后或者休閑娛樂時(shí)再穿。Æ領(lǐng)帶隨著時(shí)尚潮流的變化，領(lǐng)帶的寬度長了又減，減了又長，不管怎樣，選擇適合自己的領(lǐng)帶是一位男士所必備的。在選擇領(lǐng)帶的時(shí)候，一般要根據(jù)當(dāng)年的流行因素選擇一兩條領(lǐng)帶，但是不要太多，因?yàn)闀r(shí)尚是經(jīng)常變化的，而且?guī)啄曛笥謺?huì)輪回。佩帶領(lǐng)帶時(shí)，很多時(shí)候要用領(lǐng)帶夾，領(lǐng)帶夾的使用也很有講究，男士上衣的左胸口部位一般有一個(gè)口袋，這個(gè)口袋的中間位置就是夾領(lǐng)帶夾的標(biāo)準(zhǔn)高度，如果太低會(huì)使得上半身拉長，如果太高則會(huì)凸現(xiàn)大腹便便。2服裝配件服裝配件包括皮帶、皮鞋、襪子、眼鏡等等，這些配件是整體著裝的點(diǎn)睛之筆，專業(yè)秘書不但要使配件與正裝搭配得當(dāng)，而且可以通過配件來顯示自己的品味和修養(yǎng)。3禮服在一些非常正式的場(chǎng)合，男士必需穿禮服出席，比如參加一個(gè)國際會(huì)議，舉行一個(gè)晚宴，這時(shí)禮服就是必備的服裝了。禮服又分為早禮服、晚禮服和燕尾服，下面將分別進(jìn)行介紹：Æ早禮服（ ）早禮服盛行于1819世紀(jì)的上流社會(huì)，適用于在早晨至下午6點(diǎn)前的典禮，一般是單排扣或者只有一粒鈕扣，禮服的下擺順著腰際斜削下來，目前只有在非常正式的場(chǎng)合，才會(huì)看到早禮服。Æ晚禮服（ ）晚禮服出現(xiàn)于18世紀(jì)初期，現(xiàn)在在各種正式的宴會(huì)中最常用的就是晚禮服，晚禮服一般就是小禮服，這種禮服的衣領(lǐng)部位常常鑲綢緞，有的是絲瓜領(lǐng)，有的是標(biāo)準(zhǔn)的西裝領(lǐng)，在腰際平行裁剪，由腰側(cè)斜下往身后裁剪。Æ無尾夜禮服（）無尾夜禮服屬于夜間的半正式禮服，樣式與普通西裝相似，差別在于這種禮服一般采用西裝劍領(lǐng)或絲瓜領(lǐng)上縫上絹領(lǐng)，長褲外側(cè)縫上一條絹縫邊，褲腳不反折，不系腰帶，用腰圍或吊帶，搭配小領(lǐng)結(jié)。【自檢】小王是一家公司的秘書，這個(gè)禮拜的星期五他要陪同上司去見客戶，星期六公司組織員工出去郊游?，F(xiàn)在小王有下面的一些服裝，請(qǐng)你幫他搭配好這兩天應(yīng)該穿著的服裝。西裝牛仔褲卡通表尖頭皮鞋運(yùn)動(dòng)鞋超薄手表公文包領(lǐng)帶夾克白襯衫見參考答案41女性專業(yè)形象塑造1發(fā)型女士的專業(yè)形象塑造要從頭發(fā)開始，一個(gè)適合自己的發(fā)型不僅能夠使整體形象協(xié)調(diào)，而且能提升個(gè)人的氣質(zhì)，使人更加出眾。一些女士喜歡留長發(fā)，長發(fā)披肩雖然好看，但是不符合上班的要求，因?yàn)殚L發(fā)在低頭或者做其他動(dòng)作的時(shí)候，往往會(huì)蓋住臉，使得行動(dòng)不便，影響工作效率。工作中的發(fā)型要以簡單、方便為原則，如果是長頭發(fā)，可以扎一個(gè)馬尾辮，或者利用發(fā)夾把頭發(fā)固定住，此外還可以把長發(fā)盤起來，使得臉龐清清爽爽地呈現(xiàn)出來。也有很多女士剪了短發(fā)，顯得干凈利落，精神抖擻。不管是長發(fā)還是短發(fā)，首先要保證頭發(fā)的清潔，這樣才能獲得別人的好感。2化妝在很多時(shí)候女士化妝是表示對(duì)他人的尊重，而且得體的化妝能使人變得更加美麗、更有氣質(zhì)，也能增加自己的信心。在平常的工作場(chǎng)合中最好化淡妝，使人顯得清新自然，如果濃妝艷抹，反而會(huì)適得其反，讓人質(zhì)疑你的工作能力。在出席宴會(huì)等正式場(chǎng)合的時(shí)候，妝可以畫得稍微濃一些?；瘖y包括兩個(gè)部分：基礎(chǔ)保養(yǎng)和彩妝。其中，基礎(chǔ)保養(yǎng)分為潔膚、抹化妝水和潤膚霜、涂隔離霜等程序，彩妝則要運(yùn)用粉底、眼影、眼線筆、睫毛膏、眉筆、唇膏等工具。如果要使用香水，應(yīng)該把香水擦在脈搏跳動(dòng)的地方，比如耳后、腋窩、手腕、腳、膝蓋后側(cè)等部位，要注意的是，有淡淡的香味就可以了，過于濃烈的香味會(huì)讓別人覺得難受?；瘖y的目的是突出自己的特點(diǎn)，揚(yáng)長避短，但是不要奢求通過化妝來完全改變自己，因?yàn)榛瘖y品并不是魔棒?！九e例】秘書小李是一個(gè)五官端正的女孩，但是她的皮膚比較黑，她希望通過化妝來掩蓋這一點(diǎn)，所以每天上班前小李都會(huì)在臉上抹上大量的粉，使得整張臉上蓋著厚厚的粉底。有一天，小李在公司里搬了一些東西，累得汗流滿面，結(jié)果臉上的粉被汗水沖出了條條溝壑！女士化妝的基本步驟如下，可以根據(jù)場(chǎng)合和需要的不同，重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)某些步驟或者省略某些步驟。圖41 女士化妝步驟示意圖3服裝上班時(shí)穿著的服裝要大方、端莊，街上流行的短裙、牛仔褲、高統(tǒng)靴等最好不要出現(xiàn)在辦公室，職業(yè)套裝是最保險(xiǎn)的選擇。如果覺得套裝過于單調(diào)，可以利用絲巾、首飾等配件來進(jìn)行裝飾，比如在黑色的西裝上佩戴一枚銀色的胸花，形成強(qiáng)烈的對(duì)比，或者在穿著單色的套裝時(shí)，系上一條彩色的絲巾，這樣會(huì)使整個(gè)人立即顯得神采煥發(fā)。4配件女式服裝的配件比男士更多、更復(fù)雜，也更講究，下面主要介紹一些基本的配件。Æ襪子在上班的時(shí)候，應(yīng)盡量穿著接近皮膚顏色的絲襪，黑色的長絲襪或者網(wǎng)眼襪在辦公室里太引人注目，而且在國外有一種曖昧的意思，容易引起誤會(huì)。此外，應(yīng)該在提包里或者辦公室里準(zhǔn)備一雙備用的絲襪，因?yàn)榻z襪一不小心就會(huì)被勾破，一旦滑了絲，應(yīng)立即換下，在辦公室內(nèi)穿著脫絲的絲襪是非常不雅觀的。Æ鞋子現(xiàn)在女鞋的款式多得讓人眼花繚亂，但是在上班的時(shí)候，還是應(yīng)該選擇比較正式的鞋子。首先，最好選擇中跟鞋，既能顯得身材高挑，又不會(huì)把地板踩得“嘭嘭”響，如果不習(xí)慣，也可以選擇平跟鞋，盡量不要選擇很高的高跟鞋。其次，最好穿著包前包后的鞋，現(xiàn)在比較流行的露出腳趾頭和腳后跟的鞋是不適合在辦公室穿著的。Æ首飾首飾是用來點(diǎn)綴外表的，首飾的佩戴要強(qiáng)調(diào)少而精，如果把所有的首飾都戴在身上，只會(huì)讓人覺得你像一棵圣誕樹，尤其對(duì)于比較年輕的女士，一只小巧的戒指，或者一塊精致的手表就是很好的點(diǎn)綴了。選擇首飾要根據(jù)自己的特點(diǎn)，比如臉型、身材來決定，使首飾為自己服務(wù)，幫助自己揚(yáng)長避短，而不是讓自己成為首飾的附屬物。表41 首飾與臉型的搭配表飾品臉型項(xiàng)鏈耳環(huán)眼鏡方形臉字型的項(xiàng)鏈，圓形墜子的項(xiàng)鏈圓形或小墜飾的款式橢圓框、復(fù)古框圓形臉長鏈或有長墜的項(xiàng)鏈長形、垂墜式、幾何形狀長方形、長橢圓形心形臉鎖鏈、圓珠頸鏈造型夸張、圓圈狀的耳環(huán)喇叭口造型、長方框、大橢圓形長形臉頸鏈或短鎖鏈狀、串珠短鏈圓弧形、彎月狀、水鉆耳環(huán)圓形、長橢圓形橢圓形臉臉蛋均勻，各種飾品皆能搭配，但個(gè)子小的人，不宜配戴太長的項(xiàng)鏈及耳環(huán)，臉蛋小的人也不適合太夸張的耳環(huán)5禮服在一些正式的場(chǎng)合，如參加晚宴或去聽音樂會(huì)，女士也要穿著禮服出席。禮服分為大禮服和小禮服，其具體的使用方法