辦公自動(dòng)化電子表格.ppt

辦公自動(dòng)化 辦公自動(dòng)化 OfficeAutomation 簡(jiǎn)稱OA 是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式 是當(dāng)前新技術(shù)革命中一個(gè)技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域 屬于信息化社會(huì)的產(chǎn)物 辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義 凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術(shù)新機(jī)器 新設(shè)備從事辦公業(yè)務(wù) 都屬于辦公自動(dòng)化的領(lǐng)域 主題 電子表格Excel2003 代課人 高純聯(lián)系方式 13421579133 615638 QQ 465729719 Excel的主要功能 1 數(shù)據(jù)記錄和整理2 數(shù)據(jù)計(jì)算3 數(shù)據(jù)分析4 商業(yè)圖表制作5 信息傳遞6 自動(dòng)化Excel的功能和用途 學(xué)習(xí)目的與要求 通過本章學(xué)習(xí)掌握并能夠熟練操作電子表格的建立及格式化 以及如何正確輸入和快速的輸入數(shù)據(jù)數(shù)據(jù) 包括分?jǐn)?shù)小數(shù)等 第一章 目錄 6 1界面與常用術(shù)語6 2工作表的常規(guī)操作6 3工作表的計(jì)算6 4工作表的數(shù)據(jù)庫功能6 5案例 小組成績(jī)分析 6 1界面與常用術(shù)語 編輯欄位于Excel窗口頂部的條形區(qū)域 用于輸入或編輯單元格或圖表中的值或公式 編輯欄的名稱區(qū)與編輯區(qū)中有 fx 三個(gè)按鈕 分別表示取消 確認(rèn)和插入函數(shù)操作 單元格工作表中行列交匯的小格子 用于保存數(shù)值 文字 聲音等數(shù)據(jù) 它是Excel處理信息的最小單位 一個(gè)單元格最多可容納32000個(gè)字符 單元格地址 編號(hào) 表示單元格在工作表上所處位置的坐標(biāo) 例如 第C列和第3行交叉處的單元格 其編號(hào)為 C3 行號(hào)范圍1 65535 列標(biāo)范圍A Z AA AZ BA BZ IA IV共256列 活動(dòng)單元格當(dāng)移動(dòng)鼠標(biāo)到工作表內(nèi)時(shí)其形狀變?yōu)榭招氖旨?單擊某單元格 這時(shí)該單元格四周框線變粗 該單元格又稱為當(dāng)前單元格 俗稱激活單元格 用戶只能向活動(dòng)單元格內(nèi)寫入信息 編輯欄的名稱框顯示的是當(dāng)前單元格 或區(qū)域 的地址 編輯區(qū)顯示的是當(dāng)前單元格的內(nèi)容 或公式 工作表用于存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)的主要文檔 即電子表格 工作表由排列成行或列的單元格組成 一個(gè)工作表最多含16777216個(gè)單元格 65536 256 工作表總是存儲(chǔ)在工作簿中 Excel允許同時(shí)在多張工作表上輸入并編輯數(shù)據(jù) 并且可以對(duì)多張工作表的數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總計(jì)算 區(qū)域工作表上的兩個(gè)或多個(gè)單元格 這些單元格可以相鄰或不相鄰 通過對(duì)區(qū)域的引用實(shí)現(xiàn)工作表的主要操作 如計(jì)算 生成圖表等 工作簿包含一個(gè)或多個(gè)工作表的文件 擴(kuò)展名 xls 該文件可用來組織各種相關(guān)信息 其默認(rèn)文件名為Book1 xls 一個(gè)工作簿最多包含255個(gè)工作表 默認(rèn)情況下一個(gè)工作簿含3個(gè)工作表 默認(rèn)名稱Sheet1 Sheet2 Sheet3 工作表可以重命名 增加 刪除 6 2 1數(shù)據(jù)輸入 1 單元格寬度有限 怎么輸入長(zhǎng)字符串 如在A2單元格輸入 中國北京清華大學(xué)出版社教材部 當(dāng)在活動(dòng)單元格內(nèi)輸入數(shù)據(jù)的寬度超過了單元格的寬度時(shí) 有三種處理方法 若右側(cè)單元格無內(nèi)容則當(dāng)前單元格自動(dòng)擴(kuò)寬 成為寬單元格 若右側(cè)單元格有內(nèi)容 則超寬部分自動(dòng)隱藏 可通過雙擊列標(biāo)后的豎線或選擇 格式 列 最合適的列寬 命令 將隱藏內(nèi)容顯示出來 用Alt Enter強(qiáng)制斷行 實(shí)現(xiàn)在一個(gè)單元格內(nèi)輸入幾行數(shù)據(jù) 2 數(shù)值字符串輸入數(shù)值字串是數(shù)字的組合 不具有數(shù)字的含義 如編號(hào) 身份證號(hào) 不能進(jìn)行數(shù)學(xué)運(yùn)算 如求和 求平均等 其輸入方法有兩種 先輸入單撇號(hào) 再輸入數(shù)字 如在A3格輸入編號(hào) 001 直接輸入001結(jié)果變成了1 應(yīng)該輸入 001 或先設(shè)單元格格式為文本 然后再輸入數(shù)字串 設(shè)置單元格格式的方法是在 單元格格式 對(duì)話框中的 數(shù)字 選項(xiàng)卡中設(shè)置 3 分?jǐn)?shù)的輸入分?jǐn)?shù)有真分?jǐn)?shù)和假分?jǐn)?shù)兩種 輸入真分?jǐn)?shù)時(shí) 先輸入數(shù)字0和空格 再輸入內(nèi)容 輸入假分?jǐn)?shù)時(shí)在分?jǐn)?shù)和分?jǐn)?shù)之間還要輸入一個(gè)空格 4 大數(shù)值的輸入比如輸入身份證號(hào)510802198501250719 變成了科學(xué)計(jì)數(shù)法的形式5 10802E 17 5 邏輯型數(shù)據(jù)輸入Excel中某條件成立用 TRUE 表示 否則用 FLASE 表示 如在A2內(nèi)輸入 5 2 則顯示值為 TRUE 6 時(shí)間和日期型數(shù)據(jù)的輸入先試驗(yàn)一下 在某單元格內(nèi)輸入3 2時(shí) 顯示結(jié)果 3月2日 在某單元格內(nèi)輸入 3 2 顯示結(jié)果為1 這說明當(dāng)輸入的數(shù)據(jù)符合某種格式時(shí) Excel將自動(dòng)以該種格式存儲(chǔ)數(shù)據(jù) 所以當(dāng)輸入06 1 1時(shí) 系統(tǒng)認(rèn)為是日期2006年1月1日 當(dāng)輸入8 30 21 45時(shí) 系統(tǒng)認(rèn)為是時(shí)間 也可以在單元格內(nèi)同時(shí)輸入日期和時(shí)間 二者之間以空格分隔 7 智能填充數(shù)據(jù)填充柄活動(dòng)單元格右下角的小黑塊 拖動(dòng)它可以實(shí)現(xiàn)智能填充 具體填充方法 在當(dāng)前單元格中輸入數(shù)據(jù)序列中的任意一項(xiàng) 縱向或橫向拖動(dòng)填充柄至某單元格 松開鼠標(biāo) 若數(shù)據(jù)序列用完 則從頭開始循環(huán)填充 填充相同數(shù)據(jù)項(xiàng)對(duì)時(shí)間或日期數(shù)據(jù) 按住Ctrl拖動(dòng)填充柄 對(duì)字符串或數(shù)值型數(shù)據(jù) 直接拖動(dòng)填充柄 這種填充其實(shí)是復(fù)制單元格數(shù)據(jù) 圖6 7 序列 對(duì)話框遞增方式填充數(shù)據(jù)項(xiàng)對(duì)時(shí)間或日期數(shù)據(jù) 直接拖動(dòng)填充控制手柄 對(duì)數(shù)值型數(shù)據(jù) 按住Ctrl鍵拖動(dòng)填充控制手柄 快速填充不拖動(dòng)填充柄也能實(shí)現(xiàn)填充 主要是日期 等差或等比序列 例如在A1 F1單元格填充等比數(shù)列1 3 9 27 81 243 在A1內(nèi)輸入1 選中A1 F1區(qū)域 選擇 編輯 丨 填充 丨 序列 命令 按圖6 7設(shè)置參數(shù) 單擊 確定 按鈕即可 6 2 2選擇區(qū)域 1 選整行或整列單擊行號(hào)或列標(biāo) 此時(shí)還可通過 格式 行 或 列 設(shè)置行高 列寬 當(dāng)然也可直接拖動(dòng)行號(hào)或列標(biāo)的邊線調(diào)整 2 選整個(gè)工作表單擊 全選 按鈕 行號(hào)1的上邊列標(biāo)A的左邊 或按快捷鍵Ctrl A 3 選區(qū)域按住鼠標(biāo)左鍵從一個(gè)單元格拖動(dòng)到另一個(gè)單元格 則相應(yīng)的矩形區(qū)域被選中 在名稱框內(nèi)輸入單元格首尾編號(hào)后按Enter鍵 形如A5 B2 F5等 也可配合Shift或Ctrl鍵作連續(xù)選擇和間斷選擇區(qū)域 4 條件選定選擇滿足條件的若干單元格 這個(gè)功能非常有趣 選擇 編輯 定位 命令打開 定位 對(duì)話框 在 引用位置 處輸入?yún)^(qū)域名稱或單擊 定位條件 按鈕 打開 定位條件 對(duì)話框 如圖6 8所示 6 2 3區(qū)域數(shù)據(jù)的清除與區(qū)域格式設(shè)置 1 區(qū)域數(shù)據(jù)清除選中區(qū)域 選擇 編輯 清除 命令 彈出級(jí)聯(lián)菜單如圖6 9所示 根據(jù)需要進(jìn)行選擇 欲保留區(qū)域格式只清除其內(nèi)容 選擇 內(nèi)容 或直接按鍵盤上的Delete鍵 欲清除區(qū)域格式只保留內(nèi)容 選擇 格式 格式和內(nèi)容欲同時(shí)清除選擇 全部 當(dāng)然 可用同樣方法清除區(qū)域的批注 2 區(qū)域格式設(shè)置所謂格式是指數(shù)據(jù)的類型 精度 字體 邊框 底紋 對(duì)齊方式等 設(shè)置區(qū)域格式的方法是 右擊選擇區(qū)域 從快捷菜單中選擇 設(shè)置單元格格式 打開 單元格格式 對(duì)話框 如圖6 5 根據(jù)需要通過各個(gè)選項(xiàng)卡進(jìn)行設(shè)置 6 2 4刪除與插入 刪除分刪除整行 整列 單元格 區(qū)域等幾種刪除方式 右擊活動(dòng)區(qū)域 從快捷菜單中選擇 刪除 打開 刪除 對(duì)話框如圖6 10所示 根據(jù)需要作相關(guān)選擇 插入右擊活動(dòng)單元格 從快捷菜單中選擇 插入 打開 插入 對(duì)話框如圖6 11所示 根據(jù)需要作相應(yīng)選擇 6 3工作表的計(jì)算 6 3 1運(yùn)算符算術(shù)運(yùn)算符 比較運(yùn)算符 文本運(yùn)算符和引用運(yùn)算符 6 3 2引用單元格 1 相對(duì)引用公式中的相對(duì)單元格引用 例如A1 是基于包含公式和單元格引用的單元格的相對(duì)位置 如果公式所在單元格的位置改變 引用也隨之改變 如果多行或多列地復(fù)制公式 引用會(huì)自動(dòng)調(diào)整 默認(rèn)情況下 新公式使用相對(duì)引用 2 絕對(duì)引用單元格中的絕對(duì)單元格引用 例如 A 1 總是在指定位置引用單元格 如果公式所在單元格的位置改變 絕對(duì)引用保持不變 如果多行或多列地復(fù)制公式 絕對(duì)引用將不作調(diào)整 絕對(duì)引用的標(biāo)志是符號(hào) 3 混合引用混合引用具有絕對(duì)列和相對(duì)行 或是絕對(duì)行和相對(duì)列 絕對(duì)引用列采用 A1 B1等形式 絕對(duì)引用行采用A 1 B 1等形式 如果公式所在單元格的位置改變 則相對(duì)引用改變 而絕對(duì)引用不變 如果多行或多列地復(fù)制公式 相對(duì)引用自動(dòng)調(diào)整 而絕對(duì)引用不作調(diào)整 4 三維引用公式中引用本工作表單元格地址 簡(jiǎn)單而應(yīng)用廣泛 其實(shí) 跨工作簿 跨工作表單元格地址也可以引用 只需在單元格地址前進(jìn)行一些限定 6 3 3函數(shù) Excel提供了11類函數(shù) 分別是數(shù)據(jù)庫函數(shù) 時(shí)間日期函數(shù) 外部函數(shù) 工程函數(shù) 財(cái)務(wù)函數(shù) 信息函數(shù) 邏輯運(yùn)算符函數(shù) 查找和引用函數(shù) 數(shù)學(xué)和三角函數(shù) 統(tǒng)計(jì)函數(shù) 文本和數(shù)據(jù)函數(shù) 每一類又有若干個(gè)函數(shù) 共有數(shù)百個(gè)之多 常用的函數(shù)下表所示 6 4工作表的數(shù)據(jù)庫功能 Excel的數(shù)據(jù)庫功能主要指Excel工作表在數(shù)據(jù)管理方面的功能 如有效性設(shè)置 追加記錄 刪除記錄 查找記錄 修改記錄 排序 篩選 分類匯總等 排序數(shù)據(jù)1 使用排序按鈕排序2 使用 排序 對(duì)話框排序 篩選選擇 數(shù)據(jù) 自動(dòng)篩選 命令 則自動(dòng)篩選箭頭顯示于篩選區(qū)域中列標(biāo)題的右側(cè) 單擊該箭頭 彈出下拉列表框 根據(jù)需要設(shè)定條件 高級(jí)篩選第1步 構(gòu)造條件區(qū)域第2步 實(shí)施高級(jí)篩選 分類匯總分類匯總指按某列的類別對(duì)數(shù)據(jù)作進(jìn)一步的匯總 匯總的方式有求和 求平均 統(tǒng)計(jì)個(gè)數(shù) 找出最大值 找出最小值 有效性設(shè)置 安全性設(shè)置安全性指對(duì)工作簿 工作表 區(qū)域 單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行保護(hù) 防止別人非法修改 還可把工作簿 工作表 某些行列 單元格公式隱藏起來 讓別人看不到 保護(hù)工作簿相當(dāng)于保護(hù)了工作簿中的所有工作表 方案1 打開或修改工作表時(shí)需要密碼 方案2 保護(hù)工作簿的工作表和窗口 禁止對(duì)工作表插入 刪除 移動(dòng)等操作 圖表 創(chuàng)建圖表圖表可以分為內(nèi)嵌圖表和獨(dú)立圖表兩種1 用圖表向?qū)?chuàng)建圖表2 用 圖表 工具欄創(chuàng)建簡(jiǎn)單的圖表 學(xué)生成績(jī)單數(shù)據(jù)庫 圖表向?qū)?4步驟之1 圖表類型 對(duì)話框 圖表向?qū)?4步驟之2 圖表源數(shù)據(jù) 對(duì)話框 圖表向?qū)?4步驟之3 圖表選項(xiàng) 對(duì)話框 圖表向?qū)?4步驟之4 圖表位置 對(duì)話框 用圖表向?qū)?chuàng)建的圖表 圖表 工具欄 圖表的編輯圖表的移動(dòng) 復(fù)制 縮放和刪除改變圖表的類型圖表中數(shù)據(jù)和文字的編輯刪除數(shù)據(jù)系列 添加數(shù)據(jù)系列 改變數(shù)據(jù)系列產(chǎn)生方式 修改和刪除文字 設(shè)置圖表選項(xiàng) 圖表的格式化 選中圖表 在菜單欄上選擇 編輯 圖表區(qū) 選項(xiàng) 或在快捷菜單中選擇 圖表區(qū)格式 選項(xiàng) 或雙擊圖表對(duì)象 彈出相應(yīng)的格式設(shè)置對(duì)話框 若雙擊圖表區(qū) 彈出 圖表區(qū)格式 對(duì)話框 可以為整個(gè)圖表區(qū)域設(shè)置圖案 字體 屬性 若雙擊數(shù)值軸或分類軸 彈出 坐標(biāo)軸格式 對(duì)話框 可對(duì)坐標(biāo)軸的圖案 刻度 字體 數(shù)字對(duì)齊方式進(jìn)行設(shè)置 若雙擊圖例 彈出 圖例格式 對(duì)話框 可對(duì)圖例的圖案 字體和位置進(jìn)行設(shè)置 6 5案例 小組成績(jī)分析 通過本案例 學(xué)會(huì)rank 和if 函數(shù) 條件格式 數(shù)據(jù)透視表 數(shù)據(jù)透視圖 打印輸出等實(shí)用的新功能 以及Excel數(shù)據(jù)處理的一般步驟 實(shí)例6 3 某學(xué)習(xí)小組有10位同學(xué) 其各課程成績(jī)?nèi)绫? 4所示 試對(duì)該小組的成績(jī)進(jìn)行分析處理 具體內(nèi)容為 1 計(jì)算每個(gè)同學(xué)的總分 平均分 等級(jí) 名次 2 計(jì)算單科平均分 最高分 最低分 3 分別計(jì)算男生和女生的單科平均成績(jī) 4 將單科不及格的成績(jī)用紅色表示 及格的成績(jī)用藍(lán)色表示 5 生成數(shù)據(jù)透視表和透視圖 以便數(shù)據(jù)分析和匯總 6 格式化表格 7 輸出表格 習(xí)題 1 通過幫助 學(xué)會(huì)將當(dāng)前工作表移入另外一個(gè)工作簿的方法 2 在Access或VisualFoxPro中建立一張數(shù)據(jù)表 然后將它導(dǎo)入到Excel工作表中 提示 使用 數(shù)據(jù) 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) 命令 3 試將Excel圖表插入到Word文檔中 將Word表格復(fù)制到Excel工作表中 4 找出Excel中你認(rèn)為最基本的10個(gè)術(shù)語 并解釋之 5 你認(rèn)為Excel的缺陷是什么 你希望Excel還應(yīng)該有什么功能才完善 6 一名教師承擔(dān)多門課程教學(xué) 每門課程周學(xué)時(shí)不同 試在Excel中設(shè)計(jì)一個(gè)按月統(tǒng)計(jì)各位教師工作量的系統(tǒng) 原始數(shù)據(jù)請(qǐng)假設(shè) 7 Excel提供網(wǎng)上多用戶同時(shí)操作工作表的功能 查閱資料 學(xué)會(huì)相關(guān)操作 8 紅旗公司人事檔案表如下 在Excel工作表中按要求完成 習(xí)題 1 建立工作簿文件 紅旗公司 xls 在 人事檔案 工作表中錄入標(biāo)題 并利用記錄單輸入原始數(shù)據(jù) 并設(shè)表格邊框 凍結(jié)表頭 2 表格數(shù)據(jù)水平 垂直居中 有關(guān)工資兩列整數(shù)部分千分位逗號(hào)分隔 保留兩位小數(shù) 冠人民幣符號(hào) 3 計(jì)算工齡 提示 用TODAY YEAR 函數(shù) 4 根據(jù)工齡計(jì)算新基本工資 在原基本工資的基礎(chǔ)上 工齡大于10年者上浮500元 否則上浮200元 提示 用IF 函數(shù) 5 通過篩選 分別將職稱為技術(shù)員 工程師 高工的職工信息復(fù)制到相應(yīng)名稱的工作表中 6 利用匯總 分別統(tǒng)計(jì)各部門職工的人數(shù) 平均工齡和調(diào)整后的月基本工資總額 7 建立姓名和新基本工資的三維簇狀柱形圖 獨(dú)立式 并設(shè)置其各種格式 使效果更理想 8 在 人事檔案 工作表中 對(duì)新基本工資多于4000元者置大紅色 2000 4000元者置藍(lán)色 2000元以下者置紅色 9 設(shè)置工作簿打開密碼為 12345 無修改密碼 各列原始數(shù)據(jù)內(nèi)容不能修改 技術(shù)員 工程師和高工3個(gè)工作表也不能修改 只能瀏覽數(shù)據(jù) 10 將工作表套用樣式為 彩色2 并存盤