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國(guó)家開放大學(xué)2014年秋季學(xué)期“開放??啤逼谀┛荚囖k公室管理題庫(kù)及答案

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國(guó)家開放大學(xué)2014年秋季學(xué)期“開放??啤逼谀┛荚囖k公室管理題庫(kù)及答案

國(guó)家開放大學(xué)2014年秋季學(xué)期“開放??啤逼谀┛荚囖k公室管理題庫(kù)及答案單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在答題紙上,每小題1分,共10分) 1以下哪些不是文員在準(zhǔn)備辦公用品時(shí)的職責(zé)?( ) A訂購(gòu) B制造 C分配, D儲(chǔ)備 2文員必須具有合作精神,以下合作方法中哪一項(xiàng)是不適宜的?( ) A善于同他人合作,密切配合,步調(diào)一致 B應(yīng)該有自己的個(gè)性,盡可能使別人服從自己 C配備文秘人員時(shí)遵從異質(zhì)結(jié)合的原則 D公允地與同事分享勝利的成果,分擔(dān)失敗的責(zé)任 3以下文員應(yīng)遵守的電話禮儀中,哪一項(xiàng)是不適宜的?( ) A考慮打電話的時(shí)間是否合適 B打出電話,而對(duì)方無人接聽,等鈴聲響了二、三下就掛電話 C仔細(xì)核對(duì)電話號(hào)碼,確保一次撥號(hào)就能成功 對(duì)正當(dāng)?shù)耐对V電話,應(yīng)先安撫來電者,以友善的態(tài)度表達(dá)歉意,并告知一定馬上 4以下哪些標(biāo)準(zhǔn)不是文員分揀郵件應(yīng)該遵守的?( ) A.按收件人姓名分揀 B按收件部門名稱分揀 C按私人公務(wù)標(biāo)準(zhǔn)分揀 D按郵件重要性分揀 5文員做會(huì)議記錄時(shí),可以在會(huì)議記錄中( )。A加入自己的主觀意見 B不記錄議題 C與發(fā)言者用詞不一致但意思完全一致 D-對(duì)所記內(nèi)容作評(píng)論 6文秘人員在差旅結(jié)束后,應(yīng)該( )。A.給未出差的單位領(lǐng)導(dǎo)分送出差地特產(chǎn) B整理好出差過程中的單據(jù)、憑證,及時(shí)辦理報(bào)銷、結(jié)算事宜 C休息幾個(gè)工作日,緩解因出差帶來的疲勞 D把出差過程以及相關(guān)事務(wù)和上司簡(jiǎn)單口頭匯報(bào),無需形成書面材料,存檔備案 7文員根據(jù)上司指示,向?qū)Ψ揭蠹s會(huì)時(shí),以下哪個(gè)做法是錯(cuò)誤的?( ) A如果用寫信的方式,在估計(jì)對(duì)方收到信后,再打電話確認(rèn) B告知你或上司的聯(lián)系電話,以便有變化時(shí)可立即通知 C對(duì)方越忙越必須早一點(diǎn)聯(lián)絡(luò) D如果上司出差,可以在他回來的當(dāng)天安排約會(huì) 8當(dāng)文員獲知婚喪喜慶的消息后,首先應(yīng)( )。A向上司報(bào)告 B送禮 C寫信祝賀 D查證消息的可靠性 9接受忠告的反應(yīng)應(yīng)該是( )。A以煩躁的心情傾聽 B盡量把責(zé)任推給別人 C應(yīng)辯解說:“那是因?yàn)椤?D切勿感情用事 10文書立卷的歸檔制度包括三方面:歸檔范圍、( )和歸檔要求。A.歸檔時(shí)間 B歸檔憑證 C歸檔模式 D歸檔歷史 二、判斷題(正確劃“”,錯(cuò)誤劃“”,每小題1分,共10分) 11.辦公室環(huán)境布置的目的之一是為了有利予保密工作。( ) 12.文員向下級(jí)機(jī)關(guān)傳達(dá)上司信息時(shí),應(yīng)以上司口吻把話轉(zhuǎn)達(dá)。( ) 13.如果文員要找的人是一位比上司地位高的人或尊長(zhǎng),你跟對(duì)方的文員說完之后就應(yīng)該叫上司接過電話,告訴上司要找的人馬上就會(huì)來聽電話,讓上司直接與對(duì)方通話。( ) 14.介紹地位相同的人時(shí),應(yīng)按照到職的先后,先介紹新進(jìn)的職員;若同時(shí)到職,就先介紹年紀(jì)較輕的人。( ) 15文秘人員對(duì)上司支票往來管理要謹(jǐn)慎小心,支票簿與印章應(yīng)該一起收藏,以避免被盜用冒領(lǐng)。( ) 16.上司和文秘人員必須在周末核對(duì)下周的行動(dòng)計(jì)劃,或是每天早上核對(duì)當(dāng)天的行動(dòng)計(jì)劃。( ) 17交際應(yīng)酬要講求時(shí)效,若時(shí)機(jī)錯(cuò)過再補(bǔ)救,不但無法表達(dá)誠(chéng)意,還會(huì)破壞彼此關(guān)系。( ) 18合適的話題可以是雙方都感興趣的、有共同利益的話題、比較高雅的話題和夸耀自己的話題。() 19凡是單位撤消,原公章應(yīng)立即停用,不用通知有關(guān)單位。( ) 20檔案是指使用過的、文件中所指事情已經(jīng)辦理完畢、具有保存價(jià)值的文書。( ) 三、筒答題(每小題10分,共20分) 21簡(jiǎn)述文員向上司做請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。22.核稿,是擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí),要做到“六查”,請(qǐng)簡(jiǎn)述六查內(nèi)容。四、設(shè)計(jì)題I每小題15分,共30分) 23.上司在與客人談話,這時(shí)有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情,文員如何向上司傳話? 24如何接受對(duì)方的名片? 五、案例分析題(每小題15分,共30分) 25案例題一:愛達(dá)公司的丁秘書正埋頭起草一份文件,電話鈴響了,拿起電話,丁秘書聽著對(duì)方的聲音,辨別出又是那位推銷員朱磊打來的電話。第一次他來電時(shí),丁秘書聽著朱磊的自我介紹,判斷這電話不是經(jīng)理正在等的電話,也不是緊急要事。于是她說:“很抱歉,經(jīng)理不在。請(qǐng)你留下姓名、地址、回電號(hào)碼,我會(huì)轉(zhuǎn)達(dá)給經(jīng)理的。”可對(duì)方非要找經(jīng)理本人不可。掛斷電話,丁秘書就此事匯報(bào)了經(jīng)理。經(jīng)理聽后,告訴她,曾在一次交易會(huì)上見過此人,印象不佳,不想和他有生意上的來往。十天前,朱磊又來了電話,丁秘書說:“對(duì)不起,經(jīng)理仍然不在。我已將你的情況和要求轉(zhuǎn)告經(jīng)理,目前他非常繁忙,這事以后再說吧!”隨即,主動(dòng)掛斷了電話。現(xiàn)在,朱磊第三次來電,丁秘書應(yīng)該怎么辦? 問題: (1)文秘人員接聽電話時(shí),首先應(yīng)做些什么?電話結(jié)束后又應(yīng)該怎么做? (2)假如你是丁秘書,針對(duì)朱磊第三次來電,你怎樣說? (3)文秘人員怎樣審查來電?具體做法怎樣?(4)文秘人員替上司審查來電的態(tài)度和技巧是怎樣的? 26案例題二:東華公司辦公室人員小沈能講一口漂亮的法語(yǔ),小陳則很喜歡打扮。公司明天要與法國(guó)某公司談判,古總經(jīng)理叮囑擔(dān)任翻譯的小沈和作會(huì)議記錄兼會(huì)議服務(wù)的小陳要好好準(zhǔn)備。小沈和小陳除了在文本、資料等方面作了準(zhǔn)備,還花了一番功夫進(jìn)行了打扮。正式會(huì)談這天,只見坐在古總經(jīng)理一旁的小沈衣著鮮艷,金耳環(huán)、大顆寶石戒指閃閃發(fā)光,這使得古總身上的那套價(jià)值千元的名牌西服也黯然失色。古總經(jīng)理與法國(guó)客商在接待室內(nèi)寒喧時(shí),小陳拿來了托盤準(zhǔn)備茶水,只見她花枝招展,一對(duì)大耳環(huán)晃來晃去,五顏六色的手鐲碰桌有聲,高跟鞋叮叮作響。她從茶葉筒中拈了一撮茶葉放人杯中這一切引起了古總經(jīng)理和客商的不同反應(yīng)??蜕堂鎺Р粣傊?,把自己的茶杯推得遠(yuǎn)遠(yuǎn)的,古總經(jīng)理也覺得尷尬。談判中討價(jià)還價(jià)時(shí),古總一時(shí)性起,雙方爭(zhēng)執(zhí)起來,小沈站在古總一邊,指責(zé)客商。客商拂袖而去。古總望著遠(yuǎn)去的客商的背影,沖著小沈:“托你的福,好端端一筆生意,讓你給毀掉了,無能!” 小沈并不知道自己有什么過錯(cuò),為自己辯解:“我,我怎么啦!客商是你自己得罪的,與我有什么關(guān)系?” 問題:小沈和小陳的穿著打扮、言談舉止是否正確,正確的做法應(yīng)該是怎樣的? 國(guó)家開放大學(xué)2014年秋季考試辦公室管理試題答案及評(píng)分標(biāo)準(zhǔn) 單項(xiàng)選擇題(請(qǐng)將正確答案的字母序號(hào)填在答題紙上,每小題1分,共10分) B 2B 3B 4C 5C 6B 7D 8D 9D 10A二、判斷題(正確劃“”,錯(cuò)誤劃“”,每小題1分,共10分) 12 13 14 15 16. 17. 18. 19. 20. 三、筒答題(每小題10分,共20分) 21簡(jiǎn)述文員向上司做請(qǐng)示的注意事項(xiàng)。答:(1)請(qǐng)示要對(duì)口。遵守按上級(jí)分工,對(duì)口請(qǐng)示的原則。避免多頭、越級(jí)請(qǐng)示。對(duì)涉及多方面的綜合性工作,應(yīng)向主持全面工作的領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示,并將有關(guān)情況通報(bào)其他分管上司。(5分)(2)請(qǐng)示要單一。遵守一文一事的規(guī)則,避免將多項(xiàng)事務(wù)寫在一份請(qǐng)示內(nèi),造成上司批復(fù)的困難。(5分) 22核稿,是擬稿人員的上級(jí)負(fù)責(zé)人對(duì)初稿的審查和核實(shí),要做到“六查”,請(qǐng)簡(jiǎn)述六查內(nèi)容。答:(1)查是否需要行文,以什么名義行文。(2分) (2)查文稿內(nèi)容與法律、法規(guī)、政策及其它已有規(guī)定是否矛盾。(2分)(3)查要求和措施是否明確具體,切實(shí)可行。(2分) (4)查涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)范圍的問題是否協(xié)商一致并經(jīng)過會(huì)簽。(2分) (5)查行文是否規(guī)范,文件格式是否符合規(guī)定。(2分) 四、設(shè)計(jì)題(每小題15分,共30分) 23.上司在與客人談話,這時(shí)有某公司張總經(jīng)理來找上司解決緊急事情,文員如何向上司傳話? 答:(1)用便條把所要傳達(dá)的內(nèi)容逐項(xiàng)書寫:“某公司張總,為急事來訪,請(qǐng)他等幾分鐘,還是請(qǐng)何人代為會(huì)見,要問他哪些事情?”然后將寫好的便條對(duì)折折好。(6分)(2)走入會(huì)客室,在上司背后說一聲:“對(duì)不起,打攪一下”。(4分)(3)上司回頭時(shí),遞上便條與鉛筆。(3分)(4)退一步,等候指示。(2分) 24如何接受對(duì)方的名片?一一 答:(1)在接對(duì)方名片時(shí),務(wù)必表現(xiàn)出尊重的態(tài)度。(2分)(2)當(dāng)對(duì)方遞出名片時(shí),應(yīng)點(diǎn)頭致意,雙手在平行胸部的位置接過名片,最好不要捏到名片 上的字,以示尊重。(4分)(3)雙手接過名片,再收回雙肘,扔輕捧名片,抬起頭,注視著對(duì)方,鄭重地讀出名片上的名 稱,以確認(rèn)無誤。(4分)(4)遇到名片上有不認(rèn)識(shí)的字,不可輕率錯(cuò)讀,可誠(chéng)懇地請(qǐng)教對(duì)方:“很冒昧,可否請(qǐng)問一 下,這個(gè)字怎么念?”對(duì)方回答后,可按對(duì)方發(fā)音,重復(fù)一遍:“您是某某單位某某,很抱歉!”并行 禮致歉。(5分) 五、案例分析題(每小題15分,共30分) 25案例題一: 答:(1)文秘人員接聽電話時(shí),首先應(yīng)自報(bào)家門。掛斷電話應(yīng)遵循“誰先打出誰先掛”的原 則。丁秘書做錯(cuò)了。(3分) (2)丁秘書在朱磊第二次來電時(shí),就應(yīng)告知對(duì)方經(jīng)理不想與他聯(lián)系。在朱磊第三次來電時(shí),丁秘書應(yīng)該說:“你的事情,我已經(jīng)與經(jīng)理匯報(bào)過了,對(duì)你們的生意經(jīng)理無意參與,尚未考慮與你 聯(lián)系。請(qǐng)你以后不要來電話了。如果情況有了變化,我會(huì)主動(dòng)與你聯(lián)系的。謝謝!”(5分)(3)審查來電時(shí)應(yīng)詢問對(duì)方的姓名、單位、來電事由、回電號(hào)碼,然后請(qǐng)示上司是否想與對(duì)方通 話。如上司同意通話,可打回電或請(qǐng)對(duì)方再打過來;如上司不想通話,應(yīng)想辦法拒絕對(duì)方。(5分)(4)在電話中應(yīng)怎樣既做到為領(lǐng)導(dǎo)“擋駕”,又不得在言語(yǔ)、行動(dòng)上失禮,冒犯對(duì)方。(2分) 26案例題二:答:(1)小沈和小陳的穿著打扮不符合工作環(huán)境,不符合特定的會(huì)談工作要求;(2分) (2)小沈的穿著突出自己,影響了古總經(jīng)理的形象;(2分) (3)小陳的穿著打扮干擾談判、影響工作,破壞工作場(chǎng)所安靜;(2分) (4)小陳用手拿茶葉,不衛(wèi)生,引起客商不滿,使得談判一開始就不順利;(2分)(5)小沈應(yīng)該對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的作風(fēng)、性格有所了解,有針對(duì)性地彌補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)的不足。古總經(jīng)理與客 商爭(zhēng)執(zhí),她應(yīng)采取補(bǔ)救措施,可以將上司借故引開,并示意上司忍耐些,使談判繼續(xù),而不是指 責(zé)客商;(4分)(6)小沈受到上司批評(píng),即使是過頭話,也應(yīng)保持冷靜,不反駁,應(yīng)理解上司的難處。找適 當(dāng)?shù)臋C(jī)會(huì),用適當(dāng)?shù)姆绞秸f明情況,交流思想和感情。(3分)

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