事業(yè)單位 大型國(guó)有企業(yè) 高校等檔案管理人員崗位職責(zé)培訓(xùn)

檔案管理人員崗位培訓(xùn)第一章 檔案與檔案工作概述 第一節(jié) 檔案概要一、檔案的概念（一）檔案的概念中華人民共和國(guó)檔案法在表述檔案概念時(shí)指出：“本法所稱(chēng)的檔案，是指過(guò)去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！焙茱@然，“檔案”這個(gè)概念的內(nèi)涵是人類(lèi)在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的原始的歷史記錄，它的外延是具有這種屬性的各種形式的文檔材料。二、檔案的特點(diǎn)（一）檔案是直接形成于社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的原始記錄。檔案都是伴隨著人們實(shí)踐活動(dòng)自然而然地產(chǎn)生的，是最為原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于圖書(shū)和報(bào)刊資料的標(biāo)志之一。（二）檔案和文檔是處于不同階段的同一事物。二者既有密切聯(lián)系，又有顯著區(qū)別。其間的聯(lián)系在于文檔是檔案的前身，是形成檔案的基礎(chǔ)；區(qū)別則因?yàn)槲臋n轉(zhuǎn)化為檔案是有條件的。（三）檔案來(lái)源廣泛，內(nèi)容豐富，形式多樣。只要有機(jī)關(guān)、團(tuán)體存在，有社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)存在，就有檔案產(chǎn)生。檔案來(lái)源的廣泛決定了檔案內(nèi)容的豐富。就檔案載體來(lái)說(shuō)，古有甲骨、金石、竹木、縑帛、紙張，近現(xiàn)代又有膠片、磁帶、磁片和光盤(pán)等；就信息記錄方法而言，有手寫(xiě)、刀刻、印刷、攝影、錄像和數(shù)字化存貯等；就信息表達(dá)方式來(lái)講，有文字、聲音和圖像等。三、檔案的種類(lèi) 在社會(huì)生活中，有一種廣為流行、被普遍接受的檔案分類(lèi)方法，即以?xún)?nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，將檔案分成文書(shū)檔案、科技檔案和專(zhuān)門(mén)檔案。 (一)文書(shū)檔案 文書(shū)檔案也曾被稱(chēng)為黨政檔案、行政檔案，是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企業(yè)事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料。例如國(guó)家行政機(jī)關(guān)發(fā)出和收到的命令、指示、請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)告、決議、通知等，在辦理完畢歸檔保存后，即為文書(shū)檔案。它是了解、研究國(guó)家社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)和文化發(fā)展史，研究個(gè)體的機(jī)構(gòu)、組織歷史的基本依據(jù)。(二)科技檔案科技檔案的全稱(chēng)為科學(xué)技術(shù)檔案，是由生產(chǎn)技術(shù)應(yīng)用與管理、基本建設(shè)、科學(xué)研究活動(dòng)中產(chǎn)生和使用的圖紙、圖表、文字材料、計(jì)算材料等科技文檔材料轉(zhuǎn)化而成的檔案材料。這些檔案多集中在工廠、礦山、設(shè)計(jì)院、研究院和地質(zhì)、測(cè)繪、水文、氣象、建筑等部門(mén)。它是反映科學(xué)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)真實(shí)面貌的原始記錄，也是科學(xué)技術(shù)的重要存在形式之一。 (三)專(zhuān)門(mén)檔案 專(zhuān)門(mén)檔案是指一些社會(huì)機(jī)構(gòu)和組織在某些專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)工作中形成的檔案材料。如人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、工商檔案、稅務(wù)檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、訴訟檔案、審計(jì)檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、專(zhuān)利檔案、外交檔案和軍事檔案等。由于社會(huì)分工細(xì)致，專(zhuān)門(mén)檔案種類(lèi)繁多，難以盡數(shù)。 四、檔案的基本作用檔案是機(jī)關(guān)文檔查考的依據(jù)、生產(chǎn)建設(shè)的豐富資料、科學(xué)研究的基礎(chǔ)和條件、政治斗爭(zhēng)的必要手段和宣傳教育的生動(dòng)素材。檔案的基本作用可概括為兩個(gè)基本方面，憑證作用和參考作用。 1檔案是歷史的真憑實(shí)證 檔案之所以具有憑證作用，是由它的形成規(guī)律及自身特點(diǎn)決定的。首先，從其產(chǎn)生過(guò)程看，它是在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的，而非后人編造的，這就客觀地記錄了歷史情況，具有最可靠的憑證性。其次，從檔案本身的物質(zhì)形態(tài)看，它保留著真切的歷史痕跡，如有些是當(dāng)事人的親筆手稿；有的留有機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆簽署或批示；許多文檔蓋有制發(fā)機(jī)關(guān)或個(gè)人的印信。還有些文檔材料，如合同、契約等，制發(fā)的目的就是備忘，其憑證作用更明顯。 2檔案是第一手的參考材料 可供人們學(xué)習(xí)、參考的材料是很多的，如檔案、圖書(shū)和報(bào)刊資料等，但檔案這種前人知識(shí)的載體，更直接、更原始地記錄了前人的經(jīng)驗(yàn)、教訓(xùn)，因而是第一手的參考材料。 第二節(jié) 檔案工作概要一、檔案事業(yè)的構(gòu)成(一)機(jī)關(guān)檔案室工作1983年4月28日中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的機(jī)關(guān)檔案工作條例指出：“機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)工作的組成部分，是提高機(jī)關(guān)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件，是維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。它深刻地闡明了機(jī)關(guān)檔案室工作的性質(zhì)和地位。(二)檔案館工作1983年4月26日國(guó)家檔案局頒發(fā)的檔案館工作通則指出：“檔案館是黨和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，是永久保管檔案的基地，是科學(xué)研究和各方面工作利用檔案史料的中心?！睓n案館的基本任務(wù)是在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下，集中統(tǒng)一地管理黨和國(guó)家的檔案及有關(guān)資料，維護(hù)檔案的完整與安全，積極提供利用，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。2000年召開(kāi)的全國(guó)檔案館工作會(huì)議進(jìn)一步要求：“把檔案館建成保管黨和國(guó)家重要檔案的基地和愛(ài)國(guó)主義教育基地，建成為改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)提供檔案信息服務(wù)的中心。”2009年召開(kāi)的全國(guó)檔案館工作會(huì)議又提出 ：“努力把各級(jí)國(guó)家檔案館建設(shè)成檔案安全保管基地、愛(ài)國(guó)主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文檔中心“五位一體”的公共檔案館?！蔽覈?guó)檔案館主要分兩大類(lèi)，即綜合性檔案館和專(zhuān)門(mén)性檔案館。1.綜合性檔案館 我國(guó)設(shè)置的中央級(jí)綜合性檔案館包括：中央檔案館、中國(guó)第一歷史檔案館和中國(guó)第二歷史檔案館。北京市所設(shè)置的綜合性檔案館包括北京市檔案館和東城區(qū)、西城區(qū)等18個(gè)區(qū)縣檔案館。2專(zhuān)門(mén)性檔案館我國(guó)專(zhuān)門(mén)性的、部門(mén)性的檔案館，包括中央一級(jí)和地方一級(jí)。它們分別收藏某一方面的、某一專(zhuān)業(yè)的、某種載體形式的檔案和相關(guān)資料。目前我國(guó)已建立的專(zhuān)門(mén)性或部門(mén)性檔案館有：中國(guó)照片檔案館、測(cè)繪檔案館和氣象檔案館等。城市建設(shè)檔案館是比較重要的地方專(zhuān)門(mén)性檔案館，它是專(zhuān)門(mén)收藏城建檔案及有關(guān)資料的科技文化事業(yè)單位。(三)檔案行政管理工作 檔案行政管理工作是以國(guó)家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)和現(xiàn)實(shí)需要為目標(biāo)，以檔案法律法規(guī)為準(zhǔn)則，對(duì)全國(guó)以及地方檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度、監(jiān)督指導(dǎo)的過(guò)程和活動(dòng)。全國(guó)檔案行政管理工作的最高機(jī)關(guān)是國(guó)家檔案局。北京市檔案局為市政府負(fù)責(zé)本市檔案工作的主管部門(mén)，履行全市檔案事業(yè)行政管理職能。具有執(zhí)法主體資格，在履行全市檔案行政執(zhí)法職能的過(guò)程中，接受市人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)的法律監(jiān)督，接受市政府法制部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。 (四)檔案教育工作 檔案教育工作是社會(huì)教育機(jī)構(gòu)和檔案部門(mén)對(duì)預(yù)備從事和已經(jīng)從事檔案工作的人員實(shí)施培養(yǎng)的過(guò)程和活動(dòng)。我國(guó)的檔案教育工作較為發(fā)達(dá)，主要分院校教育和在職教育兩個(gè)方面。 (五)檔案科學(xué)研究工作 依靠科研教育振興檔案事業(yè)是發(fā)展檔案事業(yè)的基本戰(zhàn)略之一，檔案科學(xué)研究工作受到高度重視。檔案科學(xué)研究工作包括檔案科學(xué)的基礎(chǔ)理論研究、應(yīng)用理論研究、應(yīng)用技術(shù)研究和檔案科學(xué)研究管理工作等。 (六)檔案宣傳工作 檔案宣傳工作是向社會(huì)成員說(shuō)明講解檔案和檔案工作的重要意義，傳播檔案和檔案法規(guī)的有關(guān)信息，鼓動(dòng)和吸引人們積極參與檔案的保護(hù)和利用工作的過(guò)程和活動(dòng)。 (七)檔案外事交往工作 與國(guó)際檔案界的交往與合作，是國(guó)家檔案事務(wù)中的重要部分，是發(fā)展我國(guó)檔案事業(yè)的外部條件。新中國(guó)成立后，特別是改革開(kāi)放以來(lái)，我國(guó)檔案界的國(guó)際交往與合作日趨活躍。北京市檔案界也廣泛地參與到這項(xiàng)工作中來(lái)，走出去，請(qǐng)進(jìn)來(lái)，學(xué)習(xí)和借鑒外國(guó)管理與開(kāi)發(fā)檔案的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，宣傳和展示北京與整個(gè)國(guó)家改革開(kāi)放所取得的巨大成就。二、檔案業(yè)務(wù)工作的內(nèi)容 按照我國(guó)檔案界的習(xí)慣，檔案業(yè)務(wù)工作的基本內(nèi)容可概括為檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等六個(gè)方面，簡(jiǎn)稱(chēng)“六個(gè)環(huán)節(jié)”。 (一)檔案收集工作 檔案的前身文檔，是由機(jī)關(guān)內(nèi)各組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人分散形成的，而機(jī)關(guān)和社會(huì)利用檔案，則要求一定的集中，為了更廣泛地發(fā)揮檔案的作用，就需挑選文檔集中保存，這便是檔案的收集工作。機(jī)關(guān)文檔歸檔和各單位檔案向檔案館移交都屬于檔案收集工作。 (二)檔案整理工作 收集起來(lái)的檔案來(lái)源廣泛，數(shù)量很大，內(nèi)容復(fù)雜，有的還可能是零散文檔。為了改變這種相對(duì)零亂的狀況，便于保管和利用，就必須對(duì)檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)，使之有規(guī)可循，這便是檔案的整理工作。 (三)檔案鑒定工作 隨著時(shí)間的推移和社會(huì)實(shí)踐的發(fā)展，檔案數(shù)量日益增多，而有些檔案則逐漸失去了保存價(jià)值。為了減輕庫(kù)房負(fù)擔(dān)，降低檔案管理成本，方便有價(jià)值檔案的管理和檢索，就需要對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行鑒別、挑選，去粗取精，這便是檔案的鑒定工作。文檔歸檔環(huán)節(jié)中的確定保管期限也屬檔案鑒定工作范疇。 (四)檔案保管工作 由于自然和社會(huì)的原因，檔案總是處于漸變性的自毀過(guò)程，甚至遭到突變性的破壞。為了盡可能地延長(zhǎng)檔案的壽命，就需要對(duì)其采取保護(hù)措施，進(jìn)行妥善管理，這便是檔案的保管工作。 (五)檔案統(tǒng)計(jì)工作 檔案數(shù)量多，成分復(fù)雜，為了科學(xué)地進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管和有效地提供利用，檔案管理部門(mén)和檔案行政管理部門(mén)都要掌握檔案和檔案工作的基本情況，這就要對(duì)有關(guān)狀況進(jìn)行數(shù)據(jù)的登記、統(tǒng)計(jì)和分析研究，這便是檔案的統(tǒng)計(jì)工作。 (六)檔案利用工作黨和國(guó)家以及社會(huì)機(jī)構(gòu)、組織、單位建立檔案工作的最終目的是發(fā)揮檔案的作用。為此，檔案室、檔案館除大量的基礎(chǔ)工作外，還要通過(guò)各種方式和手段提供利用檔案和有關(guān)資料。直接滿足社會(huì)各方面檔案利用者需求的工作，便是檔案的利用工作。三、檔案工作性質(zhì)（一）檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作國(guó)務(wù)院早在1956年關(guān)于加強(qiáng)國(guó)家檔案工作的決定中就規(guī)定：“檔案工作的任務(wù)就是要在統(tǒng)一管理國(guó)家檔案的原則下建立國(guó)家檔案制度，科學(xué)地管理這些檔案，以便于國(guó)家機(jī)關(guān)和科學(xué)研究工作的利用?！币虼?，所謂檔案工作，確切地說(shuō)就是檔案管理工作。（二）檔案工作是一項(xiàng)服務(wù)性的工作檔案工作對(duì)于其他工作來(lái)說(shuō)，屬于服務(wù)性工作。通過(guò)管理和提供檔案資料為各項(xiàng)工作服務(wù)，則是檔案工作區(qū)別于其他服務(wù)性工作的特點(diǎn)之一。服務(wù)性是檔案工作的重要屬性之一，是檔案工作賴(lài)以生存和發(fā)展的主要因素。（三）檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作因?yàn)闄n案工作為一定的政治服務(wù)，是維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，所以說(shuō)檔案工作是一項(xiàng)政治性的工作。（四）檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性的工作檔案工作是科學(xué)研究的先決條件之一，無(wú)論是自然科學(xué)研究，還是社會(huì)科學(xué)研究，都必須掌握豐富的第一手材料，檔案部門(mén)收藏的各種檔案原始、系統(tǒng)地記錄了人類(lèi)同社會(huì)、同大自然抗?fàn)幍闹R(shí)經(jīng)驗(yàn)，能最大限度地滿足科學(xué)工作者的需要。檔案工作本身也具有學(xué)術(shù)性。（五）檔案工作是一項(xiàng)文化性的工作檔案室和檔案館保存的檔案都是國(guó)家珍貴的歷史文化財(cái)富，是人類(lèi)文明進(jìn)步的階梯。四、檔案工作的基本原則（一）檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理是我國(guó)檔案工作的組織原則1國(guó)家全部檔案由各級(jí)檔案機(jī)構(gòu)分別集中保存各機(jī)關(guān)內(nèi)黨、政、工、團(tuán)等組織和機(jī)構(gòu)的檔案，均由機(jī)關(guān)檔案室集中管理，不得由承辦單位和個(gè)人分散保存；各機(jī)關(guān)檔案中需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的，由各級(jí)檔案館集中保管；一切檔案非依規(guī)定和批準(zhǔn)手續(xù)，不得轉(zhuǎn)移、分散或銷(xiāo)毀。2全國(guó)檔案工作，由各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分級(jí)、分專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)監(jiān)督和指導(dǎo)所謂統(tǒng)一，就是在全國(guó)范圍內(nèi)實(shí)行統(tǒng)一的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。具體說(shuō)，就是全國(guó)檔案工作事務(wù)由國(guó)家檔案局掌管。所謂分級(jí)負(fù)責(zé)，就是地方各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)，按照全國(guó)統(tǒng)一的規(guī)定和要求，結(jié)合本地區(qū)的具體情況，在本地區(qū)黨委的領(lǐng)導(dǎo)、人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)和政府的監(jiān)督下，制定規(guī)劃，健全制度，具體指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查本地區(qū)的檔案工作。所謂分專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)，就是中央和地方專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)檔案部門(mén)，按照全國(guó)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定，在國(guó)家和地方檔案行政機(jī)關(guān)的指導(dǎo)下，根據(jù)本專(zhuān)業(yè)、本系統(tǒng)的特點(diǎn)，負(fù)責(zé)本系統(tǒng)包括下屬單位檔案工作的管理。3實(shí)行黨、政檔案統(tǒng)一管理黨、政檔案統(tǒng)一管理，是我國(guó)檔案工作的特點(diǎn)之一。一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)共產(chǎn)黨、行政、工會(huì)和共青團(tuán)等組織的檔案統(tǒng)一集中在一個(gè)機(jī)構(gòu)保管；需要長(zhǎng)遠(yuǎn)保存的黨、政檔案，統(tǒng)一集中于各級(jí)檔案館。（二）維護(hù)檔案的完整與安全，是檔案管理的基本要求維護(hù)檔案完整，一方面，從數(shù)量上要保證檔案的齊全，使那些應(yīng)該集中和保存的檔案不能殘缺短少；另一方面，從質(zhì)量上，也就是系統(tǒng)性方面，要維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為地將其割裂分散，或者零亂堆砌。維護(hù)檔案安全，一方面，從物質(zhì)上要保證檔案不遭受人為和自然的損壞，盡量延長(zhǎng)其壽命；另一方面，要保證檔案政治上的安全，即檔案不丟失、不被盜、不泄密。（三）便于社會(huì)各方面的利用，是檔案工作的根本目的便于社會(huì)各方面的利用，是整個(gè)檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和最終目的。一切檔案機(jī)構(gòu)的設(shè)置，一切檔案工作制度的建立，一切檔案業(yè)務(wù)工作的開(kāi)展，都要服從、服務(wù)于這個(gè)總目標(biāo)。因此，便于社會(huì)各方面的利用，是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)。 五、檔案工作的幾個(gè)專(zhuān)門(mén)術(shù)語(yǔ) (一)國(guó)家檔案全宗國(guó)家檔案全宗又稱(chēng)國(guó)家全部檔案。指歸國(guó)家所有的、由國(guó)家統(tǒng)一管理的、對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的一切檔案財(cái)富的總和。它包括我國(guó)各個(gè)歷史時(shí)期的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和某些個(gè)人形成的各種內(nèi)容和各種形式的檔案。如圖所示：中華人民共和國(guó)成立以后檔案國(guó)家檔案全宗 中華人民共和國(guó)成立以前檔案 革命歷史檔案舊政權(quán)檔案 中華人民共和國(guó)成立后的檔案，是指1949年10月1日以后，在我國(guó)形成的全部歸國(guó)家所有的檔案；革命歷史檔案，是指1949年10月1日之前，由中國(guó)共產(chǎn)黨所領(lǐng)導(dǎo)的軍隊(duì)、政權(quán)、企事業(yè)單位、社團(tuán)等組織及個(gè)人形成的全部歸國(guó)家所有的檔案；舊政權(quán)檔案，是指1949年10月1日之前，除了革命歷史檔案之外的全部歸國(guó)家所有的檔案。建立國(guó)家檔案全宗概念的實(shí)質(zhì)是強(qiáng)調(diào)國(guó)家要對(duì)歸國(guó)家所有的全部檔案進(jìn)行宏觀管理和控制。 (二)全宗 全宗是由一個(gè)獨(dú)立的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的全部檔案所組成的有機(jī)整體。如一個(gè)公司所形成的全部檔案可包括黨群管理、行政管理、財(cái)務(wù)管理和產(chǎn)品、基建、設(shè)備、科研等方面的各種門(mén)類(lèi)的檔案。一位科學(xué)家、文學(xué)家、教育家及其他知名人士，在其一生活動(dòng)中形成的著作手稿、講話稿、日記、文電、信函和音像材料等均屬個(gè)人全宗中的內(nèi)容。 因?yàn)橐粋€(gè)機(jī)關(guān)或著名人物在社會(huì)活動(dòng)中形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)或人物的歷史面貌及發(fā)展變化過(guò)程，所以是一個(gè)不可分割的有機(jī)整體，不能分散。 (三)立檔單位立檔單位的定義是與全宗相對(duì)應(yīng)的，用一句話概括：其檔案能夠構(gòu)成檔案全宗的機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或者個(gè)人即稱(chēng)為立檔單位。 確定一個(gè)組織機(jī)構(gòu)是不是立檔單位，它的檔案構(gòu)不構(gòu)成全宗，要根據(jù)一定的條件來(lái)分析。構(gòu)成立檔單位的主要條件是：第一、可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義對(duì)外單獨(dú)行文；第二、是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃； 第三，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。 簡(jiǎn)單地說(shuō)，就是看這個(gè)組織機(jī)構(gòu)在工作上、組織上和財(cái)務(wù)上是否有一定的獨(dú)立性。但是，三個(gè)條件不是并列的，其中以第一個(gè)條件最為主要。為了確定一個(gè)組織單位到底是立檔單位，還是立檔單位的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，必須從有關(guān)這個(gè)組織單位職權(quán)的法規(guī)性、指導(dǎo)性文檔和實(shí)際活動(dòng)兩個(gè)方面去分析。第二章 公文管理第一節(jié) 公文的概念、分類(lèi)、文種和稿本 一、公文的概念 公文，即公務(wù)文書(shū)，是國(guó)家機(jī)關(guān)及其他社會(huì)組織為處理公務(wù)、行政職權(quán)而按規(guī)范體式形成的具有法定效用的信息記錄。它是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。我們?cè)谌粘９ぷ髦薪佑|到的通知、請(qǐng)示、批復(fù)、決定、決議等都是公文。二、公文的分類(lèi) 常見(jiàn)的公文分類(lèi)方法主要有以下幾種： (一)從公文的形成與使用范圍上劃分，公文可分為通用公文與專(zhuān)用公文兩大類(lèi)。 通用公文是指各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和社會(huì)團(tuán)體等在工作活動(dòng)中普遍使用的文檔。如通知、通報(bào)、請(qǐng)示、批復(fù)等。 專(zhuān)用公文是相對(duì)于通用文檔而言的，是指在一定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)由專(zhuān)門(mén)的機(jī)關(guān)、組織等因特殊需要而專(zhuān)門(mén)制定和使用的文檔。如司法機(jī)關(guān)形成的起訴書(shū)、判決書(shū)等，外交機(jī)關(guān)形成的國(guó)書(shū)、照會(huì)、備忘錄等。 (二)從公文的行文關(guān)系和運(yùn)行方向上劃分，公文可分為上行文、平行文、下行文三種。 上行文是指下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)機(jī)關(guān)報(bào)送的公文。即自下而上的行文。如北京市財(cái)政局向北京市人民政府或國(guó)家財(cái)政部報(bào)送的公文都屬于上行文。 平行文是指在同一組織系統(tǒng)中同級(jí)機(jī)關(guān)之間或在非同一組織系統(tǒng)中不相隸屬機(jī)關(guān)之間使用、運(yùn)行的公文。如國(guó)務(wù)院各部委、各局之間，市政府所屬各局之間使用、運(yùn)行的公文。再如某中學(xué)與衛(wèi)生局，雖然兩個(gè)單位的級(jí)別可能不同，但兩者之間沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)與被領(lǐng)導(dǎo)或指導(dǎo)與被指導(dǎo)的關(guān)系，行文仍屬于平行文。 下行文是指上級(jí)機(jī)關(guān)向所屬的被領(lǐng)導(dǎo)或被指導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)送的公文，即自上而下的行文。如市稅務(wù)局給各區(qū)縣稅務(wù)局下發(fā)的公文。國(guó)家檔案局給各省、市檔案局下發(fā)的公文。 (三)從公文的機(jī)密程度和閱讀范圍上劃分，公文可分為公布公文、內(nèi)部公文、機(jī)密公文三大類(lèi)。 公布公文指內(nèi)容不涉及秘密，可以對(duì)外公開(kāi)發(fā)布的公文，主要有對(duì)外公開(kāi)公文和限國(guó)內(nèi)公開(kāi)公文兩種。 內(nèi)部公文指內(nèi)容不宜對(duì)社會(huì)公開(kāi)，只限于機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的公文。 機(jī)密公文指內(nèi)容涉及國(guó)家秘密，泄露出去會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害的公文。根據(jù)其內(nèi)容涉及國(guó)家秘密的程度，以及泄露后將給國(guó)家?guī)?lái)的損害程度，機(jī)密公文可分為絕密、機(jī)密、秘密三種。 (四)在一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)，從公文的來(lái)源和去向上劃分，公文可分為發(fā)文、收文和內(nèi)部公文三種。 發(fā)文是指由本機(jī)關(guān)制成并向外機(jī)關(guān)發(fā)送的公文。 收文是指本機(jī)關(guān)收到的，由外機(jī)關(guān)制發(fā)的公文。 內(nèi)部公文是指由本機(jī)關(guān)制成，并且只在本機(jī)關(guān)內(nèi)部使用的公文。 三、常用公文文種 文種，又稱(chēng)公文名稱(chēng)或公文種類(lèi)，是國(guó)家以法規(guī)性文檔規(guī)定的公文的名稱(chēng)。對(duì)于公文文種，要根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，按照本機(jī)關(guān)的職權(quán)范圍、法定地位以及機(jī)關(guān)之間的行文關(guān)系，正確選擇，不得濫用。 依據(jù)國(guó)務(wù)院2000年8月20日發(fā)布、2001年1月1日起正式施行的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法(國(guó)發(fā)200023號(hào))的規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的公文種類(lèi)主要有十三類(lèi)： (一)命令(令) 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章；宣布施行重大強(qiáng)制性行政措施；嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位及人員。 (二)決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤消下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。(三)公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。(四)通告 適用于公布社會(huì)各有關(guān)方面應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)。 (五)通知 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。 (六)通報(bào) 適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況。 (七)議案 適用于各級(jí)人民政府按照法律程序向同級(jí)人民代表大會(huì)或人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)提請(qǐng)審議事項(xiàng)。 (八)報(bào)告 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)。 (九)請(qǐng)示 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 (十)批復(fù) 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 (十一)意見(jiàn) 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解和處理辦法。 (十二)函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。(十三)會(huì)議紀(jì)要適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)。 四、公文的稿本公文稿本是指公文文稿和文本的統(tǒng)稱(chēng)。文稿，指公文起草過(guò)程中的歷次稿子，如草稿、定稿等。文本，指同一公文由于作用不同而形成的不同版本，如正本、副本、存本等。在公文處理、保管和歸檔中，對(duì)各種稿本要加以區(qū)別對(duì)待。 公文稿本主要有以下幾種： （一）草稿：即公文的原始文稿，是公文撰寫(xiě)人員根據(jù)機(jī)關(guān)發(fā)文意圖而草擬的公文未定稿。草稿從內(nèi)容到形式都比較粗糙，其作用在于供討論、征求意見(jiàn)、修改審批之用。形式有討論稿、征求意見(jiàn)稿、送審稿、草案等。草稿因未獲審批通過(guò)，不是正式公文，不具備正式公文的效用，一般不向外發(fā)出。除重要法規(guī)性公文及重大事項(xiàng)公文的歷次草稿需要?dú)w檔保存外，一般公文草稿不需要?dú)w檔保存，待定稿產(chǎn)生后即可銷(xiāo)毀。 （二）定稿：即已經(jīng)履行法定批準(zhǔn)程序的公文文稿，是經(jīng)過(guò)負(fù)責(zé)人簽發(fā)或經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)(批準(zhǔn))的最后完成稿。定稿反映了公文起草、審核修改、簽發(fā)的全過(guò)程，是印制公文正本的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，是日后對(duì)文稿內(nèi)容查考的最直接、最原始的憑證，能產(chǎn)生正式法定效用。同時(shí)，定稿上留有負(fù)責(zé)人的簽發(fā)標(biāo)記和會(huì)議通過(guò)(批準(zhǔn))的標(biāo)記，可以說(shuō)定稿的權(quán)威性和保存價(jià)值絲毫不亞于正本。任何公文在制發(fā)過(guò)程中必須形成定稿，且只能有一份定稿，所以定稿必須歸檔保存。書(shū)寫(xiě)公文定稿，要使用標(biāo)準(zhǔn)格式的發(fā)文稿紙。 （三）正本：即向受文者制發(fā)的具有法定效用的公文文本，是依據(jù)定稿并按規(guī)范格式要求制作的正式文本。正本代表發(fā)文機(jī)關(guān)或部門(mén)的法定權(quán)威性和正式意圖，是收文者辦理公務(wù)、解決問(wèn)題的依據(jù)，具備各種生效標(biāo)志，具有查考價(jià)值和現(xiàn)行執(zhí)行效用。發(fā)文機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)歸檔保存公文正本。凡屬收文機(jī)關(guān)歸檔范圍的公文正本，收文機(jī)關(guān)也應(yīng)歸檔保存。 （四）存本：即與公文正本同時(shí)印制的印刷本或依照正本復(fù)制的標(biāo)準(zhǔn)樣本。存本不對(duì)外發(fā)出，不作為開(kāi)展工作的依據(jù)。由發(fā)文機(jī)關(guān)留存，作用限于存檔備考。 （五）副本：即公文正本的復(fù)制本或與正本同時(shí)印制的重份公文。其內(nèi)容與形式完全與正本一致，供備查、知照、傳閱使用。第二節(jié) 公文處理和整理工作 一、公文處理工作的基本原則公文處理應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持實(shí)事求是、精簡(jiǎn)、高效的原則，做到及時(shí)、準(zhǔn)確、安全。公文處理必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法律、法規(guī)和其它有關(guān)規(guī)定，確保國(guó)家秘密的安全。二、公文處理工作的基本要求 (一)公文處理工作必須加強(qiáng)集中統(tǒng)一管理 公文是機(jī)關(guān)工作的重要辦事工具，公文處理工作具有很強(qiáng)的政治性、機(jī)密性和現(xiàn)實(shí)效用性，直接關(guān)系到實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)職能和提高機(jī)關(guān)辦事效率。因此必須對(duì)公文實(shí)行集中統(tǒng)一管理，不能任其自流。具體而言，集中統(tǒng)一管理主要有統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一歸檔等含義。(二)公文處理工作必須準(zhǔn)確、周密準(zhǔn)確、周密是根據(jù)公文處理工作的原則，對(duì)公文處理工作提出的質(zhì)量要求。在機(jī)關(guān)工作中，無(wú)論是擬制、發(fā)出文檔，或制定、宣傳和貫徹有關(guān)方針政策，或組織、計(jì)劃和安排具體工作，或匯報(bào)情況、請(qǐng)示和答復(fù)問(wèn)題等，都要求做到準(zhǔn)確、周密，確保質(zhì)量，避免差錯(cuò)。 (三)公文處理工作必須及時(shí)、迅速 在處理公文時(shí)，要明確規(guī)定公文的辦理時(shí)限，分清輕重緩急，保證緊急、重要的公文優(yōu)先辦理。要改進(jìn)工作作風(fēng)，簡(jiǎn)化公文處理程序，縮短公文運(yùn)轉(zhuǎn)周期，加快傳遞和辦理速度。要學(xué)會(huì)利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，提高公文處理工作的效率。 (四)公文處理工作必須安全、可靠，確保國(guó)家機(jī)密 在公文處理工作中，必須保護(hù)好公文，注意公文的安全，選擇防火、防盜、防潮，防蟲(chóng)蛀鼠咬、防霉變的保管條件，使公文不受損壞，延長(zhǎng)壽命。同時(shí)要嚴(yán)格遵守有關(guān)制度，防止公文遺失。對(duì)涉及黨和國(guó)家機(jī)密的公文，在公文處理中要認(rèn)真遵守中華人民共和國(guó)保密法的規(guī)定，正確劃分公文的密級(jí)，執(zhí)行保密制度，確保黨和國(guó)家的機(jī)密。 (五)精簡(jiǎn)公文，反對(duì)官僚主義和文牘主義為提高工作效率，避免行文混亂，解脫“文山”的負(fù)擔(dān)，在公文處理工作中必須精簡(jiǎn)一切可有可無(wú)的公文，將公文制發(fā)、運(yùn)轉(zhuǎn)處理的數(shù)量嚴(yán)格控制在合理范圍內(nèi)。三、公文整理的含義 公文整理，是指將辦理完畢的，具有查考利用價(jià)值的公文，按照一定原則對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)分類(lèi)、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過(guò)程。 對(duì)公文整理的含義，可以從以下方面理解：(一) 必須是辦理完畢的公文才能進(jìn)行整理(二)必須是有查考利用價(jià)值的公文才有必要進(jìn)行整理只有對(duì)現(xiàn)實(shí)活動(dòng)和歷史研究具有查考、使用價(jià)值的公文，才具有保存價(jià)值，才有必要進(jìn)行整理。(三)整理公文時(shí)必須遵循公文形成規(guī)律，保持公文內(nèi)在聯(lián)系 對(duì)公文進(jìn)行整理時(shí)，必須遵循公文形成規(guī)律，保持它們之間的聯(lián)系，以便于查找和利用。四、公文整理遵循的原則公文整理遵循的原則是：遵循公文形成規(guī)律，保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。 對(duì)公文整理原則，可以通過(guò)以下幾個(gè)方面做進(jìn)一步理解： (一)遵循公文形成規(guī)律 各項(xiàng)職能活動(dòng)總是存在著各方面的聯(lián)系，所以在各項(xiàng)職能活動(dòng)中形成的公文之間，必然有一定的規(guī)律，而公文整理必須遵循這些規(guī)律。 (二)保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系 公文之間的有機(jī)聯(lián)系主要表現(xiàn)在公文的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面。對(duì)公文進(jìn)行整理時(shí)，要注意保持公文之間的有機(jī)聯(lián)系，既要反映出機(jī)關(guān)職能活動(dòng)的歷史面貌，也要符合人們查找利用檔案的心理預(yù)期，為檢索提供線索。 (三)區(qū)分不同價(jià)值 應(yīng)區(qū)分歸檔范圍內(nèi)不同公文的價(jià)值，劃定不同保管期限。對(duì)于保存價(jià)值大、保管期限長(zhǎng)的公文，要重點(diǎn)整理和保管；對(duì)保存價(jià)值小、保管期限短的公文，要區(qū)別對(duì)待；對(duì)無(wú)保存價(jià)值、不須歸檔的公文，要進(jìn)行銷(xiāo)毀。 (四)便于保管和利用 便于保管和利用是公文整理歸檔的最終目的，也是衡量整理工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)。在整理過(guò)程中，要將“便于保管和利用”作為重要因素考慮。第三節(jié) 公文歸檔 公文歸檔是指一個(gè)立檔單位的文書(shū)處理部門(mén)或承辦部門(mén)，將處理完畢的公文按照一定的原則進(jìn)行整理后，定期移交給檔案部門(mén)集中保存的工作。歸檔制度包括歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔案卷質(zhì)量要求。一、公文的歸檔范圍 歸檔范圍，即歸檔公文整理的范圍。并不是所有公文都需要?dú)w檔，要對(duì)之正確分析、區(qū)別對(duì)待。根據(jù)2006年12月18日國(guó)家檔案局公布施行的機(jī)關(guān)文檔材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定，機(jī)關(guān)文檔材料歸檔范圍是：（一）反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)本機(jī)關(guān)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有利用價(jià)值的文檔材料；（二）機(jī)關(guān)工作活動(dòng)中形成的在維護(hù)國(guó)家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價(jià)值的文檔材料；（三）本機(jī)關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級(jí)機(jī)關(guān)、同級(jí)機(jī)關(guān)的文檔材料；下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的重要文檔材料；（四）其他對(duì)本機(jī)關(guān)工作具有查考價(jià)值的文檔材料。機(jī)關(guān)文檔材料不歸檔范圍是：上級(jí)機(jī)關(guān)的文檔材料中，普發(fā)性不需本機(jī)關(guān)辦理的文檔材料，任免、獎(jiǎng)懲非本機(jī)關(guān)工作人員的文檔材料，供工作參考的抄件等；本機(jī)關(guān)文檔材料中的重份文檔，無(wú)查考利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性文檔，一般性文檔的歷次修改稿、各次校對(duì)稿；無(wú)特殊保存價(jià)值的信封，不需辦理的一般性人民來(lái)信、電話記錄，機(jī)關(guān)內(nèi)部互相抄送的文檔材料，本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人兼任外單位職務(wù)形成的與本機(jī)關(guān)無(wú)關(guān)的文檔材料，有關(guān)工作參考的文檔材料；同級(jí)機(jī)關(guān)的文檔材料中，不需貫徹執(zhí)行的文檔材料，不需辦理的抄送文檔材料；下級(jí)機(jī)關(guān)的文檔材料中，供參閱的簡(jiǎn)報(bào)、情況反映，抄報(bào)或越級(jí)抄報(bào)的文檔材料。 二、公文的歸檔時(shí)間歸檔時(shí)間是指文書(shū)處理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)將需要?dú)w檔的公文向檔案部門(mén)移交的時(shí)間。 辦理完畢的公文一般應(yīng)在第二年6月底之前向本單位檔案部門(mén)移交；對(duì)于某些專(zhuān)業(yè)文檔、特殊載體的檔案或駐地分散在外的部門(mén)形成的文檔，可另行規(guī)定切合實(shí)際的歸檔時(shí)間。三、公文的歸檔要求 歸檔要求，主要是指歸檔案卷在質(zhì)量上必須符合以下要求：(一)應(yīng)歸檔的公文材料其種類(lèi)、份數(shù)以及每份文檔的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全、完整，并要進(jìn)行分類(lèi)、立卷，正確劃分保管期限，使之達(dá)到系統(tǒng)有序。(二)歸檔案卷封面的各個(gè)項(xiàng)目，均應(yīng)填寫(xiě)清楚。案卷題名要簡(jiǎn)明確切，注明保管期限，卷內(nèi)文檔應(yīng)有序排列、編頁(yè)號(hào)、填寫(xiě)卷內(nèi)文檔目錄和備考表。(三)歸檔案卷要按一定次序系統(tǒng)排列，編制順序號(hào)及案卷目錄一式數(shù)份。交接案卷時(shí)，雙方要根據(jù)目錄清點(diǎn)核對(duì)，并履行簽字手續(xù)。第三章 文書(shū)檔案管理文書(shū)檔案，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理等項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存?zhèn)洳閮r(jià)值的文檔。 第一節(jié) 文書(shū)檔案收集工作的內(nèi)容和要求一、文書(shū)檔案收集工作的內(nèi)容和重要性（一）收集工作的內(nèi)容文書(shū)檔案的收集工作，就是按照黨和國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)例行的接收制度和專(zhuān)門(mén)征集的辦法，把分散在各機(jī)關(guān)、個(gè)人手中和散失在其他地方的檔案分別集中到各有關(guān)機(jī)關(guān)檔案室和各級(jí)各類(lèi)檔案館的工作。 對(duì)于一個(gè)具體的立檔單位，文書(shū)檔案的收集工作是指該單位的檔案部門(mén)按照國(guó)家的規(guī)定，通過(guò)歸檔、接收等辦法，把分散在本單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)和個(gè)人手中的文書(shū)檔案集中到檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理的工作。需要強(qiáng)調(diào)的是，為了提高文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量，突出不同單位室藏檔案的特色，檔案人員在制定歸檔制度尤其是確定歸檔范圍時(shí)，要增強(qiáng)收集工作的針對(duì)性，要按照國(guó)家的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本單位的實(shí)際，將反映本單位基本歷史面貌和主要職能活動(dòng)的文檔材料列為收集重點(diǎn)。歸檔制度一經(jīng)確立，檔案部門(mén)和各有關(guān)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定，有計(jì)劃分步驟地開(kāi)展具體的接收和歸檔工作。（二）文書(shū)檔案收集工作的重要性檔案的收集工作是檔案業(yè)務(wù)工作的基礎(chǔ)，文書(shū)檔案收集工作的重要性，概括起來(lái)有以下兩點(diǎn)：1.文書(shū)檔案收集工作是文書(shū)檔案管理工作的前提和基礎(chǔ)文書(shū)檔案的收集工作是文書(shū)檔案管理工作的起點(diǎn)。一般情況下，檔案部門(mén)管理的檔案不是由檔案部門(mén)自身產(chǎn)生和形成的，而是通過(guò)開(kāi)展收集工作，檔案部門(mén)將各個(gè)部門(mén)產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文檔接收過(guò)來(lái)，并經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期積累形成的。因此，從全部檔案業(yè)務(wù)工作的程序來(lái)看，收集工作是第一個(gè)環(huán)節(jié)，它為文書(shū)檔案工作提供了實(shí)際管理對(duì)象。有了檔案，檔案室才能開(kāi)展整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和提供利用等各項(xiàng)工作。收集工作做不好，就沒(méi)有齊全完整的檔案，也不會(huì)有健全的檔案工作。2.文書(shū)檔案收集工作的質(zhì)量決定了文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量收集工作的質(zhì)量直接決定了檔案工作的質(zhì)量。通常，人們?cè)诤饬恳粋€(gè)單位檔案管理水平的高低時(shí)，首先要查看檔案室收集的檔案文檔材料是否齊全完整。如果收集及時(shí)，檔案材料完整系統(tǒng)、鑒選得當(dāng)，就能為檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)奠定良好的基礎(chǔ)，從而能夠集中力量對(duì)檔案進(jìn)行深入研究，并廣泛開(kāi)展檔案的利用工作。二、文書(shū)檔案收集工作的要求（一）歸檔的文檔材料應(yīng)當(dāng)齊全完整，并符合長(zhǎng)期保管的質(zhì)量要求保證歸檔文檔材料的齊全完整是貫穿文書(shū)檔案收集工作始終的基本要求。就一個(gè)機(jī)關(guān)而言，檔案的齊全完整是指歸檔文檔材料在種類(lèi)、份數(shù)以及每份文檔的頁(yè)數(shù)等方面都應(yīng)保持齊全完整?？梢哉f(shuō)，檔案部門(mén)接收文檔材料齊全完整的程度決定了收集工作的質(zhì)量，而這也正是許多基層單位開(kāi)展收集工作的難點(diǎn)。 歸檔的文檔材料不僅要求內(nèi)容上客觀、真實(shí)，而且在制成材料特別是書(shū)寫(xiě)材料方面要利于文檔的長(zhǎng)期保存。因此，在收集過(guò)程中，檔案人員不僅要檢查文檔的完整情況，而且要嚴(yán)把文檔的書(shū)寫(xiě)質(zhì)量關(guān)，杜絕不符合要求的文檔進(jìn)入檔案室。 （二）歸檔的文檔材料應(yīng)當(dāng)精煉準(zhǔn)確，并反映立檔單位的主要職能 各個(gè)單位在日常工作中會(huì)形成和使用大量文檔，其中具有查考、憑證價(jià)值、需要整理歸檔的文檔只是一部分。為了防止出現(xiàn)“有文必檔”的現(xiàn)象，文書(shū)部門(mén)與檔案部門(mén)對(duì)收集到的文檔材料必須按照鑒定原則和檔案保管期限表的規(guī)定，結(jié)合本單位實(shí)際審慎地進(jìn)行鑒定，準(zhǔn)確地確定文檔的存毀，使反映單位重要事件、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的文檔材料都能夠接收到檔案部門(mén)。 （三）檔案部門(mén)要加強(qiáng)收集工作的調(diào)查和指導(dǎo)為使各部門(mén)形成的文檔能夠按要求移交到檔案室集中保管，檔案部門(mén)在收集工作中必須重視調(diào)查，掌握應(yīng)歸檔文檔在分散、流動(dòng)、管理和使用等方面的信息。特別是對(duì)業(yè)務(wù)部門(mén)形成的文檔，檔案人員要在全面了解本單位基本職能的基礎(chǔ)上，深入、細(xì)致地掌握各部門(mén)的主要職能活動(dòng)及其形成的文檔材料情況。準(zhǔn)確劃定收集的范圍和收集重點(diǎn)，確保歸檔文檔齊全完整。第二節(jié) 文書(shū)檔案的整理和鑒定工作的內(nèi)容與原則一、文書(shū)檔案整理工作的內(nèi)容與原則 （一）文書(shū)檔案整理工作的內(nèi)容文書(shū)檔案整理工作的內(nèi)容可以概括為文書(shū)檔案的系統(tǒng)化和基本編目?jī)刹糠?。系統(tǒng)化是指對(duì)彼此間存在某種關(guān)系的案卷，按照一定的方法組合在一起，構(gòu)成完整的、具有有機(jī)聯(lián)系的整體，具體包括檔案的分類(lèi)、案卷的排列和檔號(hào)的編制?；揪幠恐饕蔷幹瓢妇砟夸洠苑从澈徒榻B每一卷檔案的內(nèi)容、狀況和特征。（二）文書(shū)檔案整理工作的原則文書(shū)檔案整理工作的原則是：充分利用原有的整理基礎(chǔ)，保持文檔之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。1充分利用原有的整理基礎(chǔ)在正常的工作條件下，檔案室接收的是文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)按照歸檔要求整理好的案卷。對(duì)于已經(jīng)整理過(guò)的檔案，檔案部門(mén)不必打亂重整。一般情況下，只要不是零散文檔或原有基礎(chǔ)十分不好的案卷，都應(yīng)盡量保持原有的整理體系。對(duì)于某些不合理處，可以做必要的加工補(bǔ)救，這樣既可以節(jié)約人力物力，減輕對(duì)檔案的損毀，又可以保證整理工作的質(zhì)量和效率。 2保持文檔之間的歷史聯(lián)系 文檔之間的歷史聯(lián)系，是指文檔在產(chǎn)生和處理過(guò)程中形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文檔之間的歷史聯(lián)系，主要表現(xiàn)在文檔的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等四個(gè)方面。 （1）文檔在來(lái)源方面的聯(lián)系。文檔是以一定的機(jī)關(guān)及其內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)或一定的個(gè)人為單位形成的，形成文檔的單位構(gòu)成了文檔在來(lái)源方面不可分割的聯(lián)系。整理檔案，必須保持文檔在來(lái)源方面固有的聯(lián)系。從全部整理工作來(lái)說(shuō)，文檔在來(lái)源方面的聯(lián)系是首要的。 （2）文檔在時(shí)間方面的聯(lián)系。形成文檔的機(jī)關(guān)、組織或個(gè)人進(jìn)行工作活動(dòng)，都有一定的時(shí)間范疇，這使文檔之間具有一定的時(shí)間聯(lián)系。整理檔案時(shí)，必須保持檔案在時(shí)間上的密切聯(lián)系。 （3）文檔在內(nèi)容方面的聯(lián)系。文檔是一個(gè)單位在行使職權(quán)、解決問(wèn)題的過(guò)程中產(chǎn)生的，文檔形成者特定的活動(dòng)，使文檔之間在內(nèi)容上具有密切聯(lián)系。 （4）文檔在形式方面的聯(lián)系，指文檔在種類(lèi)、名稱(chēng)、載體或記錄方式等方面的聯(lián)系。文檔的形式在一定程度上反映了文檔的來(lái)源、時(shí)間和內(nèi)容性質(zhì)，構(gòu)成了文檔之間一定的聯(lián)系。因此，在某些情況下，檔案整理也必須保持文檔形式方面的聯(lián)系。3便于保管和利用這是文書(shū)檔案整理工作的基本出發(fā)點(diǎn)和最終要求。通常，“保持文檔材料之間的歷史聯(lián)系”和“便于保管和利用”兩者是一致的，即如果按照檔案文檔之間的歷史聯(lián)系進(jìn)行整理，就能便于歸檔文檔的保管和利用。 二、文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容與原則（一）文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容文書(shū)檔案鑒定工作的內(nèi)容是鑒別和判定文書(shū)檔案的價(jià)值，挑選有價(jià)值的檔案由檔案機(jī)構(gòu)繼續(xù)保管，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案予以銷(xiāo)毀的工作。鑒定工作直接決定檔案的存毀，是文書(shū)檔案管理中非常重要同時(shí)也是難度最大的一項(xiàng)工作。（二）文書(shū)檔案鑒定工作的原則文書(shū)檔案鑒定工作的原則是從社會(huì)的總體需求出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)判定檔案的價(jià)值。這一原則包含了兩層含義：1確定了文書(shū)檔案鑒定的基本指導(dǎo)思想和出發(fā)點(diǎn)檔案是全社會(huì)的歷史文化財(cái)富，檔案的價(jià)值從根本上說(shuō)是由總體意義上的社會(huì)需求決定的。因此，鑒定工作不能以個(gè)人好惡或小團(tuán)體利益為準(zhǔn)繩，必須從社會(huì)的總體需求出發(fā)，合理預(yù)測(cè)檔案在社會(huì)中的作用。 2確定了文書(shū)檔案鑒定的三個(gè)基本觀點(diǎn)，即全面的觀點(diǎn)、歷史的觀點(diǎn)和發(fā)展的觀點(diǎn)在文書(shū)檔案的價(jià)值鑒定工作中必須堅(jiān)持全面的觀點(diǎn)，全面分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源和形式等各種因素之間以及檔案文檔之間的有機(jī)聯(lián)系，全面預(yù)測(cè)社會(huì)多層次、多角度和多方面對(duì)檔案的利用需求，并促進(jìn)上述兩方面有機(jī)結(jié)合；鑒定工作必須堅(jiān)持歷史的觀點(diǎn)。檔案是歷史的記錄，要結(jié)合檔案形成的歷史環(huán)境和歷史條件進(jìn)行檔案價(jià)值的分析，只有這樣才能維護(hù)歷史的真實(shí)面貌；鑒定工作要堅(jiān)持發(fā)展的觀點(diǎn)，用發(fā)展的眼光衡量檔案的價(jià)值，既要看到檔案當(dāng)前的作用，也要看到它未來(lái)可能具有的作用。第四章 科技文檔管理第一節(jié) 科技文檔的概念、特點(diǎn)、作用和管理措施 一、科技文檔的概念科技文檔是記錄和反映科學(xué)技術(shù)活動(dòng)，傳遞科技思想的文字、圖表、聲像等文檔材料的總稱(chēng)。二、科技文檔的特點(diǎn)(一)專(zhuān)業(yè)技術(shù)性從科技文檔形成的領(lǐng)域看，科技文檔產(chǎn)生于國(guó)民經(jīng)濟(jì)各個(gè)領(lǐng)域的科學(xué)技術(shù)活動(dòng)中，而任何一項(xiàng)科技生產(chǎn)活動(dòng)都是在一定專(zhuān)業(yè)分工的范圍內(nèi)進(jìn)行的，都具有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性?？萍嘉臋n作為科技、生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，同樣具有專(zhuān)業(yè)技術(shù)性的特點(diǎn)。專(zhuān)業(yè)技術(shù)性是科技文檔最突出的特點(diǎn)之一。 (二)成套性 科技文檔的成套性是指在科技活動(dòng)中圍繞一個(gè)獨(dú)立的工作項(xiàng)目(如一個(gè)工程項(xiàng)目的設(shè)計(jì)與施工，一個(gè)新產(chǎn)品的研制與開(kāi)發(fā)，一個(gè)科研課題的研究等)所形成的全部科技文檔的總和。科技文檔的成套性是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)的特點(diǎn)決定的。成套性的特點(diǎn)，對(duì)于科技文檔在整理、保管及利用等方面起著重要的規(guī)定和制約作用。 (三)更改性 科技文檔在各個(gè)專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的活動(dòng)中，處于正在形成、使用的動(dòng)態(tài)過(guò)程中。比如，一個(gè)產(chǎn)品或一個(gè)建筑工程在生產(chǎn)和建設(shè)的過(guò)程中，為滿足用戶的需要，而進(jìn)行工藝、設(shè)計(jì)的改進(jìn)，這就要對(duì)相應(yīng)的科技文檔進(jìn)行不斷的修改、補(bǔ)充，使之準(zhǔn)確地反映產(chǎn)品、工程等客觀變化的實(shí)際。 (四)通用性 各學(xué)科、專(zhuān)業(yè)的相互依賴(lài)性增強(qiáng)和標(biāo)準(zhǔn)化工作的不斷發(fā)展，給科技文檔的通用性奠定了基礎(chǔ)。利用原有的科技文檔，不僅可以提高產(chǎn)品質(zhì)量，而且可以加速、縮短產(chǎn)品研制的生產(chǎn)周期?？萍嘉臋n在行業(yè)、專(zhuān)業(yè)之間進(jìn)行的科技交流，互相借鑒和使用，充分體現(xiàn)了科技文檔的通用性特點(diǎn)。 (五)現(xiàn)實(shí)性科技文檔從某項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)的開(kāi)始到完全結(jié)束，都自始至終發(fā)揮著作用?？萍嘉臋n具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)效用性。 三、科技文檔的作用 科技文檔是國(guó)家重要的科學(xué)技術(shù)資源，是廣大科技人員獲得科技成果的重要載體，在生產(chǎn)、建設(shè)、科研等活動(dòng)中發(fā)揮著重要的作用。 (一)科技文檔是指導(dǎo)科技、生產(chǎn)、建設(shè)活動(dòng)的重要依據(jù) 科技生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生了各種科技文檔，科技文檔又是指導(dǎo)科技生產(chǎn)活動(dòng)的重要依據(jù)。為使科技生產(chǎn)活動(dòng)有條不紊地進(jìn)行，就要通過(guò)科技文檔對(duì)科技生產(chǎn)活動(dòng)進(jìn)行指揮、控制、協(xié)調(diào)等。(二)科技文檔是繼承科技知識(shí)的重要手段 科技文檔是科技生產(chǎn)活動(dòng)的直接記錄，記錄了豐富的科技知識(shí)，是繼承和傳播科技知識(shí)的重要手段。這主要表現(xiàn)在：一方面科技文檔是科技人員開(kāi)展科技工作的重要條件，科技文檔是繼承和借鑒前人或他人科技成果不可缺少的重要文獻(xiàn)，是科技人員進(jìn)行科研工作，設(shè)計(jì)工作的重要條件。另一方面，科技文檔是進(jìn)行科技交流和實(shí)現(xiàn)信息資源共享的重要工具。當(dāng)一項(xiàng)科技任務(wù)結(jié)束或告一段落，一般情況下會(huì)產(chǎn)生兩種成果：一是硬件成果，如建筑、產(chǎn)品的實(shí)體；二是軟件成果，如反映建筑、產(chǎn)品生產(chǎn)建設(shè)情況的科技文檔?？萍嘉臋n是科技成果交流和技術(shù)轉(zhuǎn)讓的主要物質(zhì)承擔(dān)者，人們通過(guò)科技文檔交流和轉(zhuǎn)讓?zhuān)_(dá)到信息資源共享和傳播科技知識(shí)的目的。因此，科技文檔是繼承、傳遞和交流科技成果的重要手段。 (三)科技文檔是提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要工具科技文檔是提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的重要工具，這主要表現(xiàn)在：一是科技文檔是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力?？萍嘉臋n是科學(xué)技術(shù)活動(dòng)的產(chǎn)物，是科學(xué)技術(shù)資源的有機(jī)組成部分，屬于知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力?？萍嘉臋n具有技術(shù)轉(zhuǎn)讓性的特點(diǎn)，利用它實(shí)現(xiàn)技術(shù)有償轉(zhuǎn)讓?zhuān)梢允箍茖W(xué)技術(shù)轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的生產(chǎn)力，從而創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。二是利用科技文檔，加速科學(xué)研究，促進(jìn)生產(chǎn)發(fā)展，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。通過(guò)利用科技文檔，我們可以及時(shí)了解和掌握新的技術(shù)、新的科研成果，對(duì)其加以借鑒和吸收，可以避免重復(fù)勞動(dòng)，縮短科研周期，提高經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。四、科技文檔的管理措施 由于科技文檔的形成和積累貫穿于科技、生產(chǎn)活動(dòng)的全過(guò)程，同科技、生產(chǎn)活動(dòng)是同步進(jìn)行的，因此，基層檔案部門(mén)要為科技文檔的形成和積累，健全工作制度，采取有效措施，實(shí)行全過(guò)程的監(jiān)督和指導(dǎo)。其管理措施主要有：（一）實(shí)行“三納入”和“四同步”管理實(shí)行“三納入”，就是將科技文檔的形成和積累納入科技、生產(chǎn)、基建工作計(jì)劃；納入科技、生產(chǎn)等工作程序；納入有關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的職責(zé)范圍。實(shí)行“四同步”，就是下達(dá)計(jì)劃任務(wù)同時(shí)提出文檔材料的歸檔要求；檢查計(jì)劃進(jìn)度同時(shí)檢查文檔材料形成情況；評(píng)審鑒定成果同時(shí)驗(yàn)收鑒定文檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)科技成果以及科技人員提職考核時(shí)，檔案部門(mén)同時(shí)出具專(zhuān)題歸檔情況證明材料。 （二）將科技文檔的形成、積累列入經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核范圍 將科技文檔材料的形成、積累列入企業(yè)事業(yè)單位各部門(mén)及有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制，由檔案部門(mén)進(jìn)行考核，并將對(duì)各部門(mén)和有關(guān)人員的考核結(jié)果通報(bào)本單位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制考核主管部門(mén)，提出具體的獎(jiǎng)罰意見(jiàn)，由主管部門(mén)統(tǒng)一執(zhí)行獎(jiǎng)勵(lì)或處罰。 （三）檔案部門(mén)要參加各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗(yàn)收、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，以確?？萍嘉臋n材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng) 檔案部門(mén)參加各項(xiàng)生產(chǎn)、技術(shù)的鑒定、驗(yàn)收活動(dòng)、創(chuàng)優(yōu)、評(píng)獎(jiǎng)活動(dòng)，就是參加本單位的產(chǎn)品試制定型、科研成果鑒定、基建工程竣工驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱驗(yàn)收、產(chǎn)品或工程創(chuàng)優(yōu)、科研成果的評(píng)獎(jiǎng)等活動(dòng)。如果在上述活動(dòng)中發(fā)現(xiàn)形成和積累的科技文檔，達(dá)不到規(guī)定的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的要求，就不能算最終完成任務(wù)，應(yīng)暫緩鑒定、驗(yàn)收，檔案部門(mén)不予簽字。如果是申報(bào)創(chuàng)優(yōu)及評(píng)獎(jiǎng)項(xiàng)目的科技文檔，檔案部門(mén)不予簽字，則不得申報(bào)成果。 （四）檔案部門(mén)應(yīng)從歸檔的角度對(duì)科技文檔標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督、檢查 在科技文檔的形成、積累過(guò)程中，檔案部門(mén)應(yīng)配合、協(xié)助標(biāo)準(zhǔn)化部門(mén)對(duì)科技文檔標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查，以確保歸檔科技文檔的質(zhì)量。其監(jiān)督和檢查的基本內(nèi)容有： 1.形成的科技文檔是否齊全、完整、成套、準(zhǔn)確； 2.科技文檔的幅面、格式、名稱(chēng)、編號(hào)、更改等，是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，責(zé)任簽字是否符合規(guī)定要求； 3.科技文檔的編制，是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定； 4.圖樣的標(biāo)題欄格式、內(nèi)容填寫(xiě)是否符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，簽字手續(xù)是否完備； 5.文字材料的原稿，是否用藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)在規(guī)范化的用紙上，字跡是否工整、清晰；6.圖紙(藍(lán)圖)的折疊方法是否符合規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。第二節(jié) 科技文檔歸檔 科技文檔歸檔是科技文檔工作的最后一項(xiàng)工作，也是科技文檔轉(zhuǎn)化為科技檔案的關(guān)口。科技文檔的歸檔，要以歸檔制度為基本依據(jù)?？萍嘉臋n歸檔制度的內(nèi)容，一般包括科技文檔的歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔份數(shù)、歸檔要求、歸檔手續(xù)。 一、科技文檔的歸檔范圍 (一)確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn) 確定歸檔范圍，就是確定一個(gè)單位內(nèi)哪些科技文檔應(yīng)該歸檔。確定歸檔范圍的標(biāo)準(zhǔn)是：科技文檔是否具有保存價(jià)值。凡是直接記述和反映本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的，具有現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的科技文檔，都應(yīng)列入歸檔范圍。 (二)確定歸檔范圍的基本方法 1研究和分析本單位科技、生產(chǎn)活動(dòng)的范圍，從而掌握本單位在科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文檔的種類(lèi)和成分，確定歸檔范圍中應(yīng)包括哪些方面的科技文檔。 2掌握本單位基本職能活動(dòng)，將本單位在基本職能活動(dòng)中形成的科技文檔作為歸檔范圍的主體，并研究和分析圍繞其基本職能活動(dòng)進(jìn)行的其他科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成的科技文檔，從而確定這些科技文檔的歸檔范圍。 3正確劃定本單位科技文檔與科技資料、科技文檔與文書(shū)材料的界限。 4根據(jù)國(guó)家及專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)確定的科技文檔歸檔范圍，結(jié)合本單位實(shí)際，確定具體的科技文檔的歸檔范圍。二、科技文檔的歸檔時(shí)間綜合科技、生產(chǎn)活動(dòng)及其科技文檔的特點(diǎn)，科技文檔的歸檔時(shí)間最常見(jiàn)的有以下兩種： (一)在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔在項(xiàng)目全部結(jié)束時(shí)間歸檔，是指在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)(一項(xiàng)基建工程、產(chǎn)品研制、科研課題)全部結(jié)束后限期歸檔。一般情況下，在一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)中形成周期不太長(zhǎng)的科技文檔材料，較適宜于采用這種方式歸檔。(二)在項(xiàng)目工作階段或項(xiàng)目子項(xiàng)結(jié)束時(shí)間歸檔當(dāng)一項(xiàng)科技、生產(chǎn)活動(dòng)按照其工作程序完成一個(gè)工作階段后，即可將該階段形成的科技文檔材料整理歸檔。如一項(xiàng)規(guī)模較大的基建工程項(xiàng)目，可在項(xiàng)目的可行性研究、勘察、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收階段，分別進(jìn)行歸檔。 有些復(fù)雜的項(xiàng)目，如基建工程、科研課題等，往往由若干個(gè)單項(xiàng)工程或科研專(zhuān)題組成，但每個(gè)單項(xiàng)工程或科研專(zhuān)題仍各自有相對(duì)的獨(dú)立性，當(dāng)項(xiàng)目的子項(xiàng)結(jié)束后，即可進(jìn)行歸檔。一般情況下，科技、生產(chǎn)活動(dòng)形成周期較長(zhǎng)的科技文檔材料，可以在科技文檔材料的形成階段或子項(xiàng)完成時(shí)間歸檔。 三、科技文檔的歸檔份數(shù) 歸檔份數(shù)，是指同一項(xiàng)科技文檔應(yīng)歸檔幾份。 凡是需要?dú)w檔的科技文檔，一般是歸檔一份，但重要的、使用頻繁的應(yīng)歸檔二份以上。在具體確定科技文檔歸檔份數(shù)時(shí)，要考慮以下幾個(gè)方面： (一)要考慮歸檔材料的重要程度。重要的，尤其是需永久保存的文檔，要視情況，應(yīng)歸檔若干份副本供日常使用。 (二)要考慮開(kāi)架閱覽的需要。對(duì)利用頻繁的、不保密的科技文檔材料，應(yīng)多復(fù)制一份副本供開(kāi)架閱覽使用。 (三)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定，凡需要上報(bào)上級(jí)有關(guān)部門(mén)或科技專(zhuān)業(yè)檔案館的文檔材料，應(yīng)對(duì)歸檔的份數(shù)做出相應(yīng)規(guī)定。 四、科技文檔的歸檔要求 科技文檔歸檔的最基本要求，應(yīng)包括： (一)歸檔工作由相關(guān)的科技業(yè)務(wù)部門(mén)承擔(dān)。由科技業(yè)務(wù)部門(mén)及有關(guān)的科技人員負(fù)責(zé)科技文檔的歸檔工作，是國(guó)家的一項(xiàng)規(guī)定。履行這一基本職責(zé)，是由科技、生產(chǎn)活動(dòng)及科技文檔形成的特點(diǎn)決定的。 (二)歸檔的科技文檔，應(yīng)做到書(shū)寫(xiě)材料優(yōu)良、字跡工整、圖形清晰，有利于長(zhǎng)久保存。 (三)歸檔的科技文檔必須達(dá)到完整、準(zhǔn)確并經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理、編目，由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人審查后及時(shí)歸檔。(四)檔案部門(mén)有責(zé)任監(jiān)督、指導(dǎo)科技人員做好科技文檔的歸檔工作。五、科技文檔的歸檔手續(xù)辦理科技文檔的歸檔手續(xù)主要包括兩個(gè)方面：(一)編寫(xiě)歸檔情況簡(jiǎn)要說(shuō)明歸檔情況說(shuō)明，一般包括：本項(xiàng)目的名稱(chēng)、任務(wù)來(lái)源、主要任務(wù)和實(shí)施過(guò)程、技術(shù)水平、經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益、文檔材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。(二)填寫(xiě)歸檔文檔移交清單移交清單(移交目錄)，是科技文檔歸檔和接收的憑證。由歸檔者填制一式兩份或若干份，歸檔時(shí)交接雙方按清單核查清楚，雙方簽字，各留一份，以備查考。第五章 科技檔案管理 第一節(jié) 科技檔案的概念與基本種類(lèi)一、科技檔案的概念2000年12月11日由國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求中，對(duì)科技檔案定義為：企、事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文檔材料。 二、科技檔案的基本種類(lèi) 隨著科技領(lǐng)域的不斷開(kāi)拓，隨著生產(chǎn)、科研、建設(shè)活動(dòng)的發(fā)展變化，科技檔案的種類(lèi)也在不斷增加，內(nèi)容日益豐富。目前，科技檔案的種類(lèi)主要有：工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案，農(nóng)業(yè)科技檔案，設(shè)備儀器檔案，科學(xué)技術(shù)研究檔案，地質(zhì)檔案，測(cè)繪檔案和醫(yī)學(xué)科技檔案等。在這里，我們主要介紹具有典型意義的幾種科技檔案。(一)工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案 工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案主要是工業(yè)產(chǎn)品檔案。它是在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)、研制和生產(chǎn)制造活動(dòng)中形成的科技檔案。其基本特點(diǎn)是型號(hào)成套，一個(gè)型號(hào)產(chǎn)品的檔案材料是有機(jī)聯(lián)系的整體。它主要產(chǎn)生在工業(yè)產(chǎn)品的設(shè)計(jì)部門(mén)和工礦企業(yè)單位。 (二)農(nóng)業(yè)科技檔案 農(nóng)業(yè)科技檔案是在農(nóng)、林、牧、副、漁各業(yè)的生產(chǎn)技術(shù)活動(dòng)中形成的檔案。它是一種種類(lèi)繁多、綜合性強(qiáng)的科技檔案。包括種子檔案、作物栽培檔案，植物保護(hù)檔案、林業(yè)檔案、畜牧檔案、水產(chǎn)檔案及農(nóng)業(yè)生態(tài)環(huán)境和農(nóng)業(yè)區(qū)劃?rùn)n案。 (三)基本建設(shè)檔案 基本建設(shè)檔案簡(jiǎn)稱(chēng)基建檔案，它是在各種建筑物、構(gòu)筑物、地上地下管線等基本建設(shè)工程的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工和使用、維修活動(dòng)中形成的科技檔案。即，一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目從醞釀、決策到建成投入使用的全過(guò)程中形成的