房地產(chǎn)開發(fā)工程項目 合同管理制度

黑龍江省億發(fā)房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司 合同管理制度合同管理制度編號：YFZD-03-V1.0版第一章 總則第一條 為了規(guī)范公司的合同行為，加強合同管理，防范經(jīng)營風(fēng)險，特制訂本制度。第二章 合同管理原則第二條 合同的訂立和履行須符合合同法的規(guī)定。第三條 應(yīng)該遵循“事前簽訂”原則，即合同必須在業(yè)務(wù)發(fā)生前簽署，原則上禁止未簽署合同即開始履行經(jīng)濟活動。第四條 合作方必須具有執(zhí)行合同的相應(yīng)資質(zhì)和能力，能夠切實執(zhí)行合同及有足夠能力承擔(dān)違約責(zé)任。第五條 合同的簽訂和執(zhí)行應(yīng)圍繞項目成本進(jìn)行運作。第三章 適用范圍及主辦和執(zhí)行部門第六條 本制度所適用的合同、主辦部門和執(zhí)行部門規(guī)定如下：6.1 工程合同是指甲方直接發(fā)包工程項目而簽訂的合同，包括但不限于樁基礎(chǔ)、土建、安裝、裝飾、區(qū)內(nèi)市政配套工程、園林環(huán)境工程、工程監(jiān)理等，也包括甲方直接供應(yīng)的材料、設(shè)備等所簽訂的合同，包括但不限于電梯、水泵、消防設(shè)備、內(nèi)外墻裝飾材料等。其主辦部門為經(jīng)濟部，執(zhí)行部門為工程管理部；6.2 勘察及委托圖紙設(shè)計任務(wù)而簽訂的設(shè)計合同，其主辦部門和執(zhí)行部門均為技術(shù)管理部；6.3 其它合同主辦部門和執(zhí)行部門可根據(jù)實際工作內(nèi)容歸屬部門予以明確。第四章 職責(zé)第七條 合同主辦部門職責(zé)7.1 負(fù)責(zé)組織編制項目合約總體計劃表和項目近期發(fā)包計劃表；7.2 負(fù)責(zé)擬定主辦合同的合同范本；7.3 負(fù)責(zé)起草合同文本，其它部門配合。工程管理部門負(fù)責(zé)提供工程合同的有關(guān)施工、質(zhì)量、驗收各進(jìn)度等要求，技術(shù)部負(fù)責(zé)提供工程合同有關(guān)設(shè)計方面的要求；7.4 負(fù)責(zé)組織合同的審核會簽；7.5 負(fù)責(zé)填報主辦合同的相關(guān)信息；7.6 參與審核合同進(jìn)度付款和結(jié)算付款；7.7 負(fù)責(zé)建立各自業(yè)務(wù)合同臺帳，并根據(jù)合同簽訂與執(zhí)行情況及時更新；7.8 負(fù)責(zé)合作方違約責(zé)任的追究工作，并最大限度地保護(hù)我方利益；第八條 執(zhí)行部門職責(zé)8.1 參與合同訂立的全過程；8.2 負(fù)責(zé)熟悉合同條款并按合同條款執(zhí)行；8.3 負(fù)責(zé)合同進(jìn)度的把控、竣工結(jié)算資料的收集、審核和工程款項支付申請；第九條 經(jīng)濟部職責(zé)9.1 承擔(dān)經(jīng)濟部主辦合同的全部職責(zé)；9.2 負(fù)責(zé)成本科目所屬合同的合同編號、合同信息的報備及歸檔整理工作；9.3 負(fù)責(zé)合同的報備工作；第十條 財務(wù)部職責(zé)10.1 參與對合同價款、付款條件、違約責(zé)任等條款的審核；10.2 參與審核合同進(jìn)度付款和結(jié)算付款；10.3 參與供應(yīng)商履約評價；第十一條 行政人事部職責(zé)11.1 負(fù)責(zé)合同用章的管理工作；11.2 負(fù)責(zé)合同正本的歸檔保存；11.3 協(xié)助合同主辦部門處理合同糾紛事宜；第十二條 項目總經(jīng)理職責(zé)12.1 負(fù)責(zé)落實有關(guān)合同管理的相關(guān)規(guī)定；12.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督合同談判、審核、批準(zhǔn)、簽訂和履行工作；12.3 負(fù)責(zé)審核并簽署授權(quán)范圍內(nèi)的合同；第十三條 常務(wù)副總經(jīng)理職責(zé)13.1 負(fù)責(zé)落實有關(guān)合同管理的相關(guān)規(guī)定；13.2 負(fù)責(zé)監(jiān)督合同談判、審核、批準(zhǔn)、簽訂和履行工作；13.3 負(fù)責(zé)審批并簽署授權(quán)范圍內(nèi)的合同；第十四條 總經(jīng)理職責(zé)14.1 負(fù)責(zé)制訂與合同簽訂和執(zhí)行相關(guān)的管理制度；14.2 負(fù)責(zé)合同的審批工作。第十五條 董事長職責(zé)15.1 負(fù)責(zé)制訂與合同簽訂和執(zhí)行相關(guān)的管理制度；15.2 負(fù)責(zé)合同的審批工作。第十六條 合同的形成16.1 直接發(fā)包類合同是指由于政府或行業(yè)壟斷原因而形成的行政性收費合同，或土地購置合同；或者情況緊急時直接授予的各類合同。此類合同如果由于各種原因，沒有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主辦部門在準(zhǔn)備待簽合同文本時必須附上政府或行業(yè)的收費文件，并就付款部門全稱、收費名目、計算方式、付款方式、洽談經(jīng)過進(jìn)行詳細(xì)說明。16.2 議標(biāo)類合同是指通過議標(biāo)流程而形成的合同，合同主辦部門根據(jù)議標(biāo)過程形成的記錄匯總擬定待簽合同文本。16.3 招標(biāo)類合同是指通過招標(biāo)流程而形成的合同，合同主辦部門在確認(rèn)發(fā)出中標(biāo)通知書后，根據(jù)所有的考察、資格審查、招標(biāo)、評標(biāo)和中標(biāo)資料，以及招標(biāo)文件所附合同文本和相關(guān)部門提供的合同內(nèi)容，匯總擬定待簽合同文本。第十七條 合同中必須明確合同范圍、工期要求、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、合同金額及組成、合同履行日期、付款方式、結(jié)算原則及方式、雙方或三方權(quán)責(zé)、違約責(zé)任、爭議解決方式及工程保修辦法等事項。第十八條 形成待簽合同文本：經(jīng)對方確認(rèn)和公司內(nèi)部審查后形成待簽的合同正本；裝訂完成的合同文本一般由對方單位先行簽字，并加蓋其單位的合同專用章及騎縫章，合作方加蓋的合同專用章應(yīng)清晰可辨認(rèn)。合同主辦部門負(fù)責(zé)檢查合作方的簽字蓋章是否符合要求。第十九條 填寫合同審批表：合同主辦部門負(fù)責(zé)組織填寫合同審批表，合同主辦人應(yīng)填寫表格當(dāng)中合同名稱、建設(shè)方、合作方、合同金額以及簡要填寫合同簽訂重點內(nèi)容，是否招投標(biāo)等基本情況；先在合同主辦部門內(nèi)部進(jìn)行審批流轉(zhuǎn)，并負(fù)責(zé)組織按順序報各級主管人員審核合同文本，認(rèn)真回答各級主管人員提出的有關(guān)合同的相關(guān)問題并確保各級簽署意見得到落實。在合同文本審批流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，如各審批部門提出修改意見，合同主辦部門應(yīng)結(jié)合審核意見，及時將合同正本修正完畢，重新執(zhí)行合同審批流程。第二十條 授權(quán)簽字：完成審批程序后的合同，在授權(quán)范圍內(nèi)，由總經(jīng)理簽字。第二十一條 合同蓋章：行政人事部應(yīng)對合同文本、合同簽訂審批單簽字的完整性進(jìn)行認(rèn)真核對，確認(rèn)后方可加蓋合同專用章，合同文本在兩頁或兩頁以上時應(yīng)加蓋騎縫章，用章完畢后及時做好相應(yīng)用章登記。第二十二條 合同編號：合同簽訂后，由行政人事部按本規(guī)則進(jìn)行統(tǒng)一編號。22.1 主合同編號規(guī)則如下：黑億房合字（ ）總第( )號（ ）分( )號。如：黑億房合字（2009）總第(010 )號（經(jīng)）分( 002 )號。1 第一組括號為合同簽訂年度，如2009年；第三組括號為部門名稱代碼，“經(jīng)”字代表經(jīng)濟部；“前”字代表前期部，“技”字代表技術(shù)部；“營”字代表銷售部。2 第二組、第四組三位數(shù)字為流水號。該流水號分別從001開始編號。第二十三條 合同的備案：經(jīng)簽字蓋章成立后的合同需由行政人事部按要求統(tǒng)一備案。第五章 合同履行第二十四條 合同在簽訂之后，根據(jù)工作需要，主辦部門可以發(fā)起組織合同交底會，各相關(guān)部門應(yīng)參加會議，由合同主辦部門講解合同的起止時間、合同范圍、質(zhì)量要求、金額、付款方式、雙方的權(quán)利義務(wù)及各部門配合中應(yīng)注意的問題等。合同交底會必須形成會議紀(jì)要備查。第二十五條 合同生效后，合同的主辦部門和執(zhí)行部門必須指定經(jīng)辦人監(jiān)督合同雙方的履約情況，并及時更新合同臺賬，并按合同約定落實雙方的權(quán)利和義務(wù)。更新后的合同臺賬及時報經(jīng)濟部匯總。第二十六條 執(zhí)行部門負(fù)責(zé)把控合同進(jìn)度、竣工結(jié)算資料的收集審核和款項支付申請。第二十七條 在合同履行過程中，一旦出現(xiàn)合同對方違約的情況，合同主辦部門和執(zhí)行部門必須保留和收集有關(guān)證據(jù)，并及時報告相關(guān)部門、上級領(lǐng)導(dǎo)。第六章 合同變更和解除第二十八條 如因情況發(fā)生變化，需要對合同進(jìn)行變更或解除時，主辦部門應(yīng)立即請示上級領(lǐng)導(dǎo)，由其會同其它業(yè)務(wù)部門共同研討變更的風(fēng)險和處理的方法，并與對方進(jìn)行協(xié)商。最終按照原合同審批程序訂立補充合同或解除合同。第二十九條 合同主辦部門、執(zhí)行部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門應(yīng)對合同變更或解除過程中的有關(guān)事實進(jìn)行證據(jù)收集，為通過仲裁、訴訟解決爭議做好準(zhǔn)備。第七章 合同終止第三十條 合同履行完畢或合同解除，合同即終止，合同執(zhí)行部門在上報最后一筆結(jié)算款時，財務(wù)部門方可辦理項目結(jié)算。第八章 合同糾紛的處理第三十一條 合同糾紛由合同主辦部門負(fù)責(zé)處理。主辦部門應(yīng)當(dāng)在3日內(nèi)將糾紛情況上報分管領(lǐng)導(dǎo)。第三十二條 處理合同糾紛應(yīng)遵循以下原則：32.1 尊重客觀事實，遵守法律法規(guī)，信守合同約定。32.2 以協(xié)商為基本途徑。糾紛發(fā)生后，應(yīng)及時與對方當(dāng)事人友好協(xié)商，互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛。協(xié)商不成的，應(yīng)及時通過仲裁或者訴訟程序處理。第三十三條 合同糾紛如在仲裁、訴訟中采用和解或調(diào)解方式解決，簽訂和解協(xié)議或調(diào)解協(xié)議應(yīng)按合同簽訂審批程序及權(quán)限辦理審批手續(xù)。第三十四條 合同糾紛處理或執(zhí)行完畢后，合同主辦部門應(yīng)及時通知財務(wù)部，并將有關(guān)資料匯總后歸檔備查。第九章 合同檔案管理第三十五條 合同履行過程中的所有書面材料（包括往來信函、證據(jù)等）其原件，應(yīng)由主辦部門存檔。合同資料至少一式叁份，財務(wù)部、行政人事部及合同主辦部門各一份。第三十六條 項目竣工入住并結(jié)算完畢后3個月內(nèi)將全部存檔資料轉(zhuǎn)至行政人事部存檔，其它保管、保密、銷毀等具體規(guī)定按照檔案管理制度規(guī)定執(zhí)行。第十章 特急情況第三十七條 特急情況是指在合同的簽訂過程由于各種特殊情況不能按以上正常流程完成審批，合同主辦部門分管領(lǐng)導(dǎo)須在第一時間報告總經(jīng)理，經(jīng)同意后方可執(zhí)行。但必須在3日內(nèi)補簽全部手續(xù)，同時合同主辦部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門必須詳細(xì)說明相關(guān)情況。第十一章 附則第三十八條 本制度由經(jīng)濟部負(fù)責(zé)解釋和修訂。第三十九條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。第十二章 相關(guān)表單YFZD-03-01 合同審批表YFZD-03-02 合同臺賬及付款臺賬YFZD-03-03 項目合約總體計劃表YFZD-03-04 項目近期發(fā)包計劃表黑龍江省億發(fā)房地產(chǎn)開發(fā)有限責(zé)任公司 合同會審單黑億房合字2009總第( )號（ ）分( )號 合同名稱合同對方計劃簽訂時間年 月 日 附件后附合同文本企業(yè)/產(chǎn)品相關(guān)材料合同金額主要內(nèi)容會簽部門意見前期部 年 月 日 律 師：年 月 日 工程部 年 月 日技術(shù)部年 月 日經(jīng)濟部年 月 日財務(wù)部年 月 日項目總經(jīng)理： 年 月 日常務(wù)副總： 年 月 日財務(wù)總監(jiān)： 年 月 日總 經(jīng) 理：年 月 日董 事 長： 年 月 日經(jīng)辦人：共8頁 第8頁