Access數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)及應(yīng)用(鐵道版)第6章報(bào)表.ppt

第6章 報(bào)表,6.1 報(bào)表的概念 (p167) 6.2 創(chuàng)建報(bào)表 (p168) 6.3 自己設(shè)計(jì)報(bào)表(p170) 6.4 美化報(bào)表的外觀(p179) 6.5 報(bào)表的排序和分組(p180) 6.6 多列報(bào)表(p183) 6.7 子報(bào)表 (p183) 6.8 交叉表報(bào)表(p186) 6.9 在報(bào)表中使用計(jì)算和匯總(p187) 6.10 打印報(bào)表(p188),6.1報(bào)表的概念(p167),數(shù)據(jù)庫(kù)的主要功能是可對(duì)原始的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合整理，并將所需結(jié)果按規(guī)定打印成報(bào)表。 報(bào)表可以執(zhí)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能，還可以對(duì)大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計(jì)。 報(bào)表可生成清單、定單、標(biāo)簽、名片和其它所需的輸出內(nèi)容。,6.1 報(bào)表的概念,6.1.1 報(bào)表的類型(p167) 1縱欄式報(bào)表 2表格式報(bào)表 3圖表報(bào)表 4郵寄標(biāo)簽,6.1 報(bào)表的概念,6.1.2 報(bào)表和窗體的區(qū)別(p168) 窗體一般顯示在屏幕上，主要用于用戶數(shù)據(jù)操作，操作方式是交互式的。而報(bào)表通常是將數(shù)據(jù)結(jié)果打印在紙上，而且不具有交互性。 在窗體中可以包含更多的具有操作功能控件，如單選按鈕、復(fù)選框、切換按鈕、命令按鈕等，而報(bào)表一般不包含這樣的控件，報(bào)表中常常包含更多具有復(fù)雜計(jì)算功能的文本框控件，這些控件的數(shù)據(jù)來(lái)源多數(shù)為復(fù)雜的表達(dá)式，以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的分組、匯總等功能。,6.1 報(bào)表的概念,6.1.3 報(bào)表的節(jié)(p168) 報(bào)表由報(bào)表頁(yè)眉、頁(yè)面頁(yè)眉、主體、頁(yè)面頁(yè)腳和報(bào)表頁(yè)腳這樣五個(gè)節(jié)構(gòu)成 。,6.2 創(chuàng)建報(bào)表,Access提供了以下方式來(lái)創(chuàng)建報(bào)表： 設(shè)計(jì)視圖可以自主設(shè)計(jì)新報(bào)表或修改已有的報(bào)表。 報(bào)表向?qū)Ц鶕?jù)需求逐步引導(dǎo)和幫助用戶創(chuàng)建報(bào)表。 自動(dòng)報(bào)表：縱欄式自動(dòng)創(chuàng)建縱欄式報(bào)表。 自動(dòng)報(bào)表：表格式自動(dòng)創(chuàng)建表格式報(bào)表。 圖表向?qū)б龑?dǎo)用戶創(chuàng)建帶有圖表的報(bào)表。 標(biāo)簽向?qū)б龑?dǎo)用戶創(chuàng)建用于標(biāo)簽上的報(bào)表。,6.2 創(chuàng)建報(bào)表,6.2.1 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表(p169) Access提供了多種報(bào)表設(shè)計(jì)方法，最簡(jiǎn)單的方法就是使用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表和報(bào)表向?qū)А?自動(dòng)報(bào)表：縱欄式 自動(dòng)報(bào)表：表格式 報(bào)表向?qū)?圖表向?qū)?標(biāo)簽向?qū)?1. 縱欄式自動(dòng)報(bào)表(p169),單擊,報(bào)表預(yù)覽,2.表格式自動(dòng)報(bào)表(p169),例6-2 創(chuàng)建表格式報(bào)表（教師基本情況表） 做法： （1）報(bào)表-新建自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表：表格式 選 “教師”表 （2）確定-保存,2.表格式自動(dòng)報(bào)表,單頁(yè)報(bào)表預(yù)覽,多頁(yè)報(bào)表預(yù)覽,6.2.2 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表,1.報(bào)表向?qū)В≒170 例6-3建學(xué)生選課成績(jī)報(bào)表） 操作步驟： 啟動(dòng)報(bào)表向?qū)?選擇報(bào)表所要包含的字段 確定查看數(shù)據(jù)方式 分組 排序和匯總(匯總選項(xiàng)) 選擇報(bào)表布局 選擇報(bào)表樣式 確定報(bào)表標(biāo)題,2.使用標(biāo)簽向?qū)?chuàng)建標(biāo)簽(p172),在工作和日常生活中，有時(shí)常常需要向外發(fā)送大量統(tǒng)一規(guī)格的信件，信封上的地址以及書(shū)信內(nèi)容都極為相似。正是為了通信的需要，Access提供了建立郵件標(biāo)簽的標(biāo)簽向?qū)?，它可以快速地為公司生成通信時(shí)所需的信封地址標(biāo)簽或書(shū)信內(nèi)容。標(biāo)簽向?qū)У墓δ苁謴?qiáng)大。它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)的標(biāo)簽，也支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。,【例6.4】以教師表中有關(guān)信息來(lái)建立郵寄標(biāo)簽 (p172),標(biāo)簽打印預(yù)覽（部分）,6.3 自己設(shè)計(jì)報(bào)表,使用報(bào)表向?qū)е荒苓M(jìn)行一些簡(jiǎn)單的操作。有時(shí)，需要設(shè)計(jì)更加復(fù)雜的報(bào)表，以滿足功能上的要求。使用Access提供的報(bào)表設(shè)計(jì)視圖。它比報(bào)表向?qū)У墓δ軓?qiáng)大。利用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖不僅可以從頭設(shè)計(jì)一個(gè)報(bào)表，還可以用來(lái)對(duì)一個(gè)已有的報(bào)表進(jìn)行編輯和修改。,6.3 自己設(shè)計(jì)報(bào)表,6.3.1 報(bào)表的視圖 在設(shè)計(jì)報(bào)表之前，首先來(lái)認(rèn)識(shí)報(bào)表的視圖。報(bào)表有兩類視圖，包括一類是報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，用于對(duì)報(bào)表的設(shè)計(jì)；另一類是打印預(yù)覽和版面預(yù)覽，用于在設(shè)計(jì)視圖中創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表后，對(duì)其進(jìn)行預(yù)覽。,報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖,打印預(yù)覽和版面預(yù)覽視圖,在“打印預(yù)覽”視圖中，可以看到報(bào)表的打印外觀。 在“版面預(yù)覽”視圖中，可以預(yù)覽報(bào)表的版式。在該視圖中，報(bào)表只顯示幾個(gè)記錄作為示例。 使用“打印預(yù)覽”工具欄按鈕可以以不同的縮放比例對(duì)報(bào)表進(jìn)行預(yù)覽。,6.3.2 使用報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖設(shè)計(jì)報(bào)表,具體的操作步驟如下： （1）打開(kāi)報(bào)表設(shè)計(jì)視圖。 （2）確定報(bào)表的記錄源。,（3）根據(jù)需要設(shè)計(jì)報(bào)表。 （4）報(bào)表預(yù)覽。,6.4 美化報(bào)表的外觀(p179),6.4. 1 使用自動(dòng)套用格式 使用報(bào)表的自動(dòng)套用格式的方法是：當(dāng)報(bào)表處于報(bào)表設(shè)計(jì)視圖時(shí)，單擊工具欄上的“自動(dòng)套用格式”按鈕，打開(kāi)報(bào)表的“自動(dòng)套用格式”的對(duì)話框,從中選擇需要的格式并單擊“確定”按鈕，完成格式的套用。這時(shí)報(bào)表設(shè)計(jì)視圖中的控件和外觀會(huì)發(fā)生變化，切換到報(bào)表的打印預(yù)覽視圖可以看到整個(gè)報(bào)表套用了指定的格式。,6.4 美化報(bào)表的外觀,6.4.2使用條件格式 設(shè)置條件格式是根據(jù)一個(gè)或多個(gè)條件，為報(bào)表中控件的內(nèi)容設(shè)置格式。 例如，可以將條件格式設(shè)置為：如果選課成績(jī)低于60，該字段內(nèi)容的顯示就變?yōu)榧t色粗體?；蛘呖梢栽O(shè)置一種格式，當(dāng)課程的課時(shí)值大于72時(shí)，將“學(xué)時(shí)”字段的背景色顯示為綠色等。這樣作的目的是使?jié)M足條件的值更易于辨別.,6.4美化報(bào)表的外觀,【例6.6】 :為學(xué)生選課報(bào)表中成績(jī)字段設(shè)置條件格式，成績(jī)低于60分的顯示為加粗的斜體。 （1）選擇學(xué)生選課成績(jī)報(bào)表，單擊“設(shè)計(jì)”按鈕，打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）將鼠標(biāo)放在主體節(jié)中的“成績(jī)”文本框上，單擊鼠標(biāo)右鍵，在快捷菜單中選擇“條件格式”命令。 （3）在打開(kāi)“設(shè)置條件格式”對(duì)話框中按要求設(shè)置。,6.4美化報(bào)表的外觀,6.4.3 定制顏色 在Access中可以為報(bào)表中的各個(gè)節(jié)和控件設(shè)置背景顏色，具體的方法是： 打開(kāi)一個(gè)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，選擇要設(shè)置顏色的節(jié)或控件，單擊格式工具欄上的“填充/背景色”按鈕右邊的下拉按鈕，打開(kāi)調(diào)色板，從中選擇需要的顏色即可。,6.4美化報(bào)表的外觀,6.4.4 顯示圖片(p180) 在報(bào)表中可以在報(bào)表的中加入圖片，也可以為報(bào)表添加背景圖片。,在報(bào)表中添加圖片的步驟： （1）打開(kāi)一個(gè)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，選中控件工具箱中的“圖像”控件，在報(bào)表要顯示圖片的位置，單擊鼠標(biāo)。 （2）在打開(kāi)的“插入圖片”對(duì)話框中選擇圖片文件，單擊“確定”按鈕。 （3）可以直接用鼠標(biāo)拖動(dòng)圖片控件上的控制點(diǎn)來(lái)調(diào)整圖片的大小。 （4）打開(kāi)圖片控件的屬性對(duì)話框，調(diào)整屬性。如選擇圖片的縮放方式和圖片類型等等。,背景圖片（p180）,在報(bào)表中添加背景圖片的步驟： （1）打開(kāi)一個(gè)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖，單擊工具欄上的“屬性“按鈕，打開(kāi)報(bào)表的屬性對(duì)話框。 （2）選擇“圖片”屬性，單擊“生成器”按鈕，在“插入圖片”對(duì)話框中選擇作為背景的圖片文件。 （3）單擊“確定“按鈕，完成報(bào)表的背景的設(shè)置。,6.5 報(bào)表的排序和分組,在Access數(shù)據(jù)庫(kù)中除了可以利用報(bào)表向?qū)?shí)現(xiàn)記錄的排序和分組外，還可以通過(guò)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖對(duì)報(bào)表中的記錄進(jìn)行排序和分組。 在排序或分組操作上時(shí)要涉及組頁(yè)眉和組頁(yè)腳內(nèi)容。組頁(yè)眉用來(lái)在記錄組的開(kāi)頭放置信息，如組名稱或組總計(jì)數(shù)； 組頁(yè)腳用于在記錄組的結(jié)尾放置信息，如組名稱或組總計(jì)數(shù)。,6.5.1 排序記錄 報(bào)表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行排序的步驟如下： （1）在數(shù)據(jù)庫(kù)窗口中，選擇“報(bào)表”對(duì)象，在對(duì)象列表中選中“學(xué)生成績(jī)表”報(bào)表后，單擊“設(shè)計(jì)”按鈕，打開(kāi)報(bào)表的設(shè)計(jì)視圖。 （2）單擊工具欄上的“排序與分組”按鈕 或視圖菜單中的“排序與分組”命令，打開(kāi)“排序與分組”對(duì)話框。 (3) 在對(duì)話框中，設(shè)置“成績(jī)”為排序字段，在“排序次序”欄設(shè)置為降序。 （4）單擊視圖按鈕，切換到“打印預(yù)覽”視圖，顯示成績(jī)按降序排列的結(jié)果。,6.5 報(bào)表的排序和分組（p180183）,分組（p183）,6.5.2 分組記錄 指將具有共同特征的相關(guān)記錄組成一個(gè)集合，在顯示或打印時(shí)將它們集中在一起，并且可以為同組記錄設(shè)置要顯示的概要和匯總信息，利用分組可以提高報(bào)表的可讀性， 提高信息的利用效率。 組由三部分組成，包括組頁(yè)眉、組文本和組頁(yè)腳。在“排序和分組”的對(duì)話框下半部中有關(guān)組屬性設(shè)置相關(guān)的參數(shù)如下： 組頁(yè)眉：每組記錄的開(kāi)始處的信息放置在組頁(yè)眉中。如每組的標(biāo)題信息等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時(shí)，創(chuàng)建組頁(yè)眉。屬性值為“否”時(shí)，刪除組頁(yè)眉。 組頁(yè)腳：每組記錄的結(jié)尾處的信息放置在組頁(yè)腳中。如每組記錄的匯總信息等。當(dāng)該屬性的屬性值為“是”時(shí)，創(chuàng)建組頁(yè)腳。屬性值為“否”時(shí)，刪除組頁(yè)腳。 分組形式：指定對(duì)報(bào)表記錄值的分組方式。分組方式取決于分組字段的數(shù)據(jù)類型。,6.6 多列報(bào)表（p183）,多列報(bào)表是在報(bào)表的一頁(yè)安排打印兩列或更多列。多列報(bào)表最常見(jiàn)的形式是郵寄標(biāo)簽,可以用報(bào)表向?qū)?lái)建立郵件標(biāo)簽,也可以將一個(gè)設(shè)計(jì)好的普通報(bào)表設(shè)置成多列報(bào)表。 操作步驟： 1. 創(chuàng)建普通報(bào)表 2. 對(duì)普通報(bào)表進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置將報(bào)表設(shè)置成多列報(bào)表(頁(yè)面設(shè)置-列-列數(shù)),6.7 子報(bào)表的創(chuàng)建,子報(bào)表是指包含在另一個(gè)報(bào)表中的報(bào)表。 包含子報(bào)表的報(bào)表稱為主報(bào)表。 主報(bào)表和子報(bào)表的概念主要用于多個(gè)報(bào)表的結(jié)合。,6.7 子報(bào)表的創(chuàng)建（p183）,6.7.1創(chuàng)建子報(bào)表 子報(bào)表的創(chuàng)建方法有兩種 : 1. 在已有的報(bào)表中創(chuàng)建子報(bào)表 2.將已有的報(bào)表添加到主報(bào)表中 1.(1)打開(kāi)主報(bào)表 （2）插入子窗體/報(bào)表控件（選字段）,6.7.2主報(bào)表與子報(bào)表的鏈接 在主報(bào)表中加入子報(bào)表時(shí),子報(bào)表的數(shù)據(jù)源中應(yīng)具有鏈接主報(bào)表的相關(guān)字段，由系統(tǒng)參照數(shù)據(jù)庫(kù)中表之間的關(guān)系自動(dòng)建立這種鏈接，該鏈接可以確保在子報(bào)表中打印的記錄與在主報(bào)表中打印的記錄保持正確的對(duì)應(yīng)關(guān)系。在通過(guò)子報(bào)表向?qū)?chuàng)建子報(bào)表時(shí)，直接對(duì)鏈接的屬性進(jìn)行設(shè)置。,6.7 子報(bào)表的創(chuàng)建,6.8交叉表報(bào)表（p186）,交叉表報(bào)表是使用交叉表查詢作為報(bào)表的數(shù)據(jù)源。在交叉表報(bào)表中由于列標(biāo)題來(lái)自于交叉表查詢數(shù)據(jù)源的表的記錄值，當(dāng)記錄數(shù)目發(fā)生變化時(shí)，交叉表報(bào)表的列標(biāo)題的數(shù)目也會(huì)隨查詢結(jié)果的變化而改變。,6.9 在報(bào)表中使用計(jì)算和匯總,在報(bào)表中有時(shí)需要對(duì)某個(gè)字段按照指定的規(guī)則進(jìn)行計(jì)算，因?yàn)橛袝r(shí)報(bào)表不僅需要詳細(xì)的信息，還需要給出每個(gè)組或整個(gè)報(bào)表的匯總信息。 6.9.1在報(bào)表中添加計(jì)算型控件 報(bào)表除了可以直接將數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)輸出之外，還可以在報(bào)表中添加控件，用來(lái)輸出一些經(jīng)過(guò)計(jì)算才能得到的數(shù)據(jù)。文本框則是最常用的顯示計(jì)算數(shù)值的控件類型。除了文本框之外 , 其他任何有“控件來(lái)源”屬性的控件都可以作為計(jì)算控件。,6.9.2在報(bào)表中計(jì)算記錄的總計(jì)值或平均值 在報(bào)表中可以計(jì)算記錄的總計(jì)值或平均值, 如果要計(jì)算報(bào)表中所有記錄的總計(jì)或平均值，需要將顯示數(shù)值的文本控件添加到報(bào)表頁(yè)眉或報(bào)表頁(yè)腳中；如果要計(jì)算報(bào)表中分組記錄的總計(jì)或平均值，需要將顯示數(shù)值的文本控件添加到頁(yè)面頁(yè)眉或頁(yè)面頁(yè)腳中,6.9 在報(bào)表中使用計(jì)算和匯總,6.10 報(bào)表打印,打印報(bào)表的最簡(jiǎn)單方法是直接單擊工具欄上的“打印“按鈕，即可直接將報(bào)表發(fā)送到打印機(jī)上，但是通常在打印之前，用戶需要對(duì)頁(yè)面進(jìn)行設(shè)置，第一次打印時(shí)尤其如此。,6.10.1.頁(yè)面設(shè)置,在“打印預(yù)覽“或“設(shè)計(jì)視圖“狀態(tài)下打開(kāi)報(bào)表。然后選擇“文件“菜單，單擊其中的“頁(yè)面設(shè)置“命令此時(shí)，就會(huì)彈出一個(gè)“頁(yè)面設(shè)置“對(duì)話框。在“頁(yè)面設(shè)置“對(duì)話框中有三個(gè)選項(xiàng)卡“邊距“頁(yè)“和“列“： “邊距“：在這個(gè)選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置頁(yè)邊距的靠上、靠下、靠左、靠右四個(gè)方向的間距。還可以選擇是否只打印數(shù)據(jù)。 “頁(yè)“：在這個(gè)選項(xiàng)卡中，可以設(shè)置打印方向，紙張大小，紙張來(lái)源和指定打印機(jī)。 “列“：在這個(gè)迭項(xiàng)卡中進(jìn)行網(wǎng)格設(shè)置。并可以設(shè)定列大小和列布局方式。,6.10.2打印報(bào)表,在設(shè)置完頁(yè)面后，用戶即可以進(jìn)以實(shí)際打印了。 打開(kāi)“文件“命令，單擊“打印“命令，彈出“打印“對(duì)話框。整個(gè)對(duì)話框分成三個(gè)部分；“打印機(jī)“、“打印范圍“和“份數(shù)“。 打印機(jī)：用于設(shè)定打印機(jī)型號(hào)，對(duì)話框顯示相應(yīng)的打印機(jī)狀態(tài)和屬性。 打印范圍：用于設(shè)定打印頁(yè)數(shù)范圍，可以為全部?jī)?nèi)容或指定打印的起始頁(yè)碼。 份數(shù)：用于設(shè)定打印份數(shù)。 “設(shè)置“按鈕：?jiǎn)螕舸税粹o，即進(jìn)入“頁(yè)面設(shè)置“對(duì)話框。 全部設(shè)定完畢，單擊“確定“按鈕即可開(kāi)始打印。,本章小結(jié),報(bào)表主要用于打印數(shù)據(jù)和對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總。報(bào)表的設(shè)計(jì)方法與窗體的設(shè)計(jì)相似，可以使用綁定到表或查詢中的控件顯示數(shù)據(jù)，可以在報(bào)表中使用復(fù)雜的表達(dá)式，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的分組、總計(jì)等功能，也可以向填加直線和圖片等美化報(bào)表的控件，還可以在報(bào)表中使用圖表等。 在設(shè)計(jì)報(bào)表時(shí)，可以采用自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表或報(bào)表向?qū)У姆椒ㄍ瓿蓤?bào)表的初步設(shè)計(jì)，然后在在報(bào)表設(shè)計(jì)視圖下對(duì)報(bào)表作詳細(xì)設(shè)計(jì)，以使其能夠滿足數(shù)據(jù)輸出的要求。,