如何進行職位分析和編制《職位說明書》

如何進行職位分析和編制 職位說明書 引言 企業(yè)的困惑 用人部門老與我過不 去， HR部門為他們 招聘的人員總是認為 不合適？ HR部門推薦的人 員好象都無法勝 任呀！ 這個人暫時沒什 么事做，找點工 作給他干一干？ 引言 員工的困惑 我已經(jīng)很努力了，但 上司對我還不滿意， 我不知道到底為什么？ 我們部門員工做得 很好，但其它部門 認為我們配合不好！ 我來公司幾個星期 了，不知道到底該 做些什么？ 引言 案例：機器清掃到底由誰干？ 車間張主任很頭疼，原因是機器清掃工作一直沒人干 機械維修人員說，自己的工作職責只負責機器維修， 保證機器正常運轉(zhuǎn)，不負責機器的清掃 車間清潔工稱自己的的職責是清掃地面， 并沒有明確要清掃機器？ 一、職位的概念及職位說明書的 作用 不是任職者 職位的概念 是組織要求個體完成的一項或多項 責任 以及為 此賦予個體的 權(quán)力 的總和。 組織中的最小構(gòu)成單元 若干任務的有機組合 并承擔相應的職責 面向結(jié)果的 動態(tài)的 職位的特點 一、職位的概念及職位說明書的 作用 先有職能，后有職位，再有相應的工作人員； 當沒有合適的員工時，會出現(xiàn)“職位空缺”的現(xiàn)象； 職位不能隨人走，若員工離職，其職位仍然存在； 公司使命 戰(zhàn) 略 目標 /規(guī)劃 組織結(jié)構(gòu) 設置 職 位 設 置 職位存在的理由就是對公司目標有直接或間接的貢獻 職位設置 的依據(jù) 一、職位的概念及職位說明書的 作用 一、職位的概念及職位說明書的 作用 招聘 /調(diào) 配 績效管理 薪酬回 報 HR規(guī)劃 職位培訓 選擇怎樣 的人？ 如何選？ 培訓什么？ 如何培訓？ 關鍵績效怎樣 考核？ 如何設 置職位？ 怎樣報 酬 員工？ 職位評 估 怎樣 評估？ 職位說明書 切記： 職位說明書本 身并不具備獨 立開展各項人 力資源管理工 作的功能！ 1、 有多少種工作職位 2、 職位目前的人員配備能否達到任職要求 3、 今后職位和工作將發(fā)生那些變化 ， 人員結(jié)構(gòu)應做什么相應的調(diào)整 4、后備人員的素質(zhì)應達到什么水平 一、職位的概念及職位說明書的 作用 人力資源規(guī)劃： 企業(yè)要根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營發(fā)展戰(zhàn)略做出人力規(guī) 劃。工作分析的結(jié)果，可以為有效的人力規(guī)劃提供可靠的依據(jù)。 一、職位的概念及職位說明書的 作用 招聘 為應聘者提供了真實的、可靠的需求職位的工作職責、工作內(nèi) 容、工作要求和人員的資格要求。 選拔 為選拔應聘者提供了客觀的選擇依據(jù)，提高了選擇的信度和效 度，降低了人力資源選擇成本。 績效管理 為績效考評標準的建立和考評的實施提供了依據(jù)，使員 工明確了企業(yè)對其工作的要求目標，從而減少了因考評引起的員工沖突。 一、職位的概念及職位說明書的 作用 薪酬設計與管理： 明確了工作的價值，為工資的發(fā)放提供了 可參考的標準。 職業(yè)生涯設計： 使員工清楚工作的發(fā)展方向，便于員工制定 自己的職業(yè)發(fā)展計劃。 管理關系： 明確上級與下級的隸屬關系，明晰工作流程。 一、職位的概念及職位說明書的 作用 培訓和開發(fā)： 不同的員工有差異 ， 并非人人都能夠滿足和達 到任職要求 ， 必須要不斷培訓 ， 不斷開發(fā) 。 因此 ， 可以按照工作 分析的結(jié)果 ， 設計和制定培訓方案 ， 根據(jù)實際工作要求和聘用人 員的不同情況 ， 有區(qū)別 、 有針對性的安排培訓內(nèi)容和方案 ， 以培 訓促進工作技能的發(fā)展 ， 提高工作效率 。 一、職位的概念及職位說明書的 作用 綜上所述，職位說明書對企業(yè)的 好處 有： 有助于發(fā)現(xiàn)職責交叉、空白或模糊不清的現(xiàn)象。 有助于企業(yè)招聘、培訓、員工能力的提升。 有助于上級了解下屬的工作任務，理解自己的管理職責和權(quán)限。從而 能有效地管理。 有助于新的任職者盡快熟悉職位工作，避免職位職責因人而異的情況 出現(xiàn)。 二、工作分析流程 信息收集 流程梳理 部門職責 職位設置 公司戰(zhàn)略 部門職能定位 職位說 明書 梳理公司核心流 程 問題總結(jié) 公司戰(zhàn)略了解 各部門職能的重 新定位 各部門職責的 重新描述 各部門反饋、 交流、確認 各部門職位規(guī) 劃 職位名稱規(guī)范 各部門反饋、 交流、確認 定編定崗定員 編制各職位說 明書 各部門反饋、 交流、確認 收集現(xiàn)有各 部門資料（包 括現(xiàn)有部門職 責、職位設置、 各職位職責及 任職資格） 二、工作分析流程 收集現(xiàn)有各部門的資料，包括現(xiàn)有部門職責、職位設置及人員編制、 各職位職責及任職資格等 1、基本信息： 包括職位名稱、職位編號、所屬部門、職位等 級、制定日期等； 2、工作活動和工作程序： 包括工作摘要、工作范圍、職責范 圍、工作設備及工具、工作流程、人際交往、管理狀態(tài)等； 3、工作環(huán)境： 工作場所、工作環(huán)境的危險、職業(yè)病、工作時 間、工作環(huán)境的舒適程度等 4、任職資格： 年齡要求、學歷要求、能力要求、工作經(jīng)驗要 求、性格要求等。 信息收集的內(nèi)容 二、工作分析流程 1、工作執(zhí)行者； 2、組織內(nèi)的各種文字資料； 3、監(jiān)督管理者、培訓部門； 4、下屬、顧客和用戶； 5、工作分析專業(yè)人士、獨立的第三者等 信息收集的來源 二、工作分析流程 信息收集的常用方法 觀察法：作為參與式觀察者或旁觀者 1、在對主要由身體活動構(gòu)成的工作進行工作分析時，直接 觀察是一種特別有用的方法；像門衛(wèi)、流水線上的工人 和會計所做的工作； 2、主要研究工作的外顯特征，如工作負荷、工作環(huán)境、工 作關系等方面； 3、也可以用來證實其他渠道所提供的信息； 4、初步了解工作的基本情況； 二、工作分析流程 信息收集的常用方法 三種訪談法 對每個員工進行個人訪談； 對做同樣工作的員工群體進行的群體訪談； 對完全了解被分析工作的主管人員進行的主管人員訪談； 訪談法優(yōu)點 特別適用對文字理解有困難的人； 能夠及時控制和引導； 可以發(fā)現(xiàn)一些在其他情況下不可能了解到的工作活動和行為； 可以當場評價信息質(zhì)量，決定取舍； 適合提取工作的內(nèi)部信息，如任職資格、培訓需求、責任和權(quán) 利等。 問卷法：問卷法是一種快速、高效的信息收集方法，但設計問卷并進行測量 例：（管理類） 1、 工作中的決策程度 2、 與人交往 3、 在教育、經(jīng)驗和性格方面需求 4、 在體力、精神努力和職位壓力方面的需求 5、 工作的保密程度 6、 特殊的溝通技能 7、 特殊的資格，列出履行職責需要的清單 8、 制定決策內(nèi)容，包括決定和控制公司的政策和法律；判斷失誤的影響；回顧你決 策的程度 9、 什么是最重要的職責 10、監(jiān)督什么職位和監(jiān)督多少職位 11、監(jiān)督的多樣化和復雜化程度 12、工作執(zhí)行的描述，包括依據(jù)標準政策、方法、程序、原理、創(chuàng)造性思維、慣例等 13、判斷，包括確定目標、對信息的評價、判斷的多樣化、判斷的影響和重要性 14、決策，包括理由、決定等 二、工作分析流程 信息收集的常用方法 三、職位說明書的編制 【 職位說明書 】 ： 是對職位的目的、職責、任務、權(quán)限、工作關系、工作負荷、環(huán)境條件 等內(nèi)容給予的定義性的說明，并通過職位描述的工作把直接的實踐經(jīng)驗歸 納總結(jié)上升為理論形式，使乊成為指導性的管理文件。 (樣表如下 ) 職位基本信息 (職位編號： RL-001) 職位名稱 總經(jīng)辦主任 職位類別 管理 職位最高職級 C級 職位最高職等 M2等 所屬部門 總經(jīng)辦 職位定員 1 人 職位說明書的主要內(nèi)容 職位基本信息 (職位編號： RL-001) 職位名稱 總經(jīng)辦主任 職位類別 管理 職位最高職級 C級 職位最高職等 M2 所屬部門 總經(jīng)辦 職位定員 1 人 職位目標（在實現(xiàn)公司戰(zhàn)略目標過程中所擔任的角色、承擔的責任、實現(xiàn)的價值） （職位目標，又稱為職位使命或工作概要，是指用非常簡潔和明確的一句話來表述該職位存 在的價值和理由。） 職位目標寫法及示例： 工作依據(jù) 工作行動 工作對象 工作目的 根據(jù)公司 戰(zhàn)略 建設與公司發(fā)展需求相匹配的人力資 源管理體系和行政管理體系 確保人力資源 動態(tài)供需平衡 職位 說明書的主要內(nèi)容 【 內(nèi)涵 】 ： 所謂工作職責，主要指該職位通過一系列什么樣的活勱來實現(xiàn)組 織的目標，并取得什么樣的工作成果。它是在前面工作標識與工作 概要的基礎上，進一步對職位的內(nèi)容加以細化的部分。 職位職責（為了達到工作目標而完成的一系列任務集合，行動目標） 工作職責內(nèi)容 工作結(jié)果評估標準 1、人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃： 根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略目標，制定年度人力資源工作規(guī)劃 ，組織、協(xié)調(diào)、監(jiān)督年度人力資源工作規(guī)劃實施； 年度 HR工作規(guī)劃 人才梯隊建設 工作職責 工作職責 基本特征 工作職責 基本特征 職責描述的常用動詞 認可、批準、定義、決定、開發(fā)、指揮、確立、計劃、編制 履行、評價、達成、確保、明確、提高、加強、擴大、設置、判斷、控 制、維持、監(jiān)督、分工、指示 提議、幫助、分析、預測、解釋、推薦、協(xié)調(diào)、支緩、支付、確認、核 對、分發(fā)、收集、發(fā)行、獲得、操作、提示、推進、制作、處理、供給、 提出 研究、分析、評估、發(fā)展、參與 組織、實行、執(zhí)行、指導、帶領、采用、生產(chǎn)、解釋、闡明 維持、開發(fā)、安排、協(xié)作、預防、預測、解決、支付、修訂、承擔、比 較、運用、設計、測試、引導、起草、操作、保證、檢查、否決、支持、 制作、促使、評估、倡議、反饋、歸納 1.目 標 2.管 理 3.業(yè) 務 4.思 考 5.行 動 6.其 他 工作責任與權(quán)限（組織賦予該職位的決策范圍、層級與控制力度，關注決策批準權(quán)） 1. 是該職位在組織所賦予的決策范圍、層級與控制力度內(nèi)需擔負的責任、風險，和根據(jù)該職位的工作目標與工作職責，組織賦 予該職位的決策范圍、層級與控制力度。 2. 通過分析該職位所能掌控的資源數(shù)量和質(zhì)量，以及該職位的活動范圍，對部門產(chǎn)生的影響，給公司帶來損失。 3. 描述詫要求清晰準確，盡量避免采用模糊性的數(shù)量詞，如“許多”、“一些”等，避免采用模糊性的動詞，如“負責”、 “管理”、“領導”等。 工作責任 負責大展地產(chǎn)的人力資源開發(fā)與管理工作以及行政工作。 工作權(quán)限 財務權(quán)限 詳見 財務管理規(guī)定 人事權(quán)限 詳見 人事管理規(guī)定 、 培訓管理規(guī)定 、 招聘管理規(guī)定 。 其他權(quán)限 對于本部門員工提交的報告、通知等具有審核權(quán)。 工作聯(lián)系（與本職位工作有業(yè)務關系的公司、部門、外部單位，而非突發(fā)事件） 1、指該職位在公司內(nèi)、外部的溝通關系，主要是與本職位工作有業(yè)務關系的公司、部門、外部單位，而非突發(fā)事件。 2、尋找與職位職責的主要職能相關，長期且固定往來的業(yè)務關系對象 . 3、需要說明聯(lián)系的主要內(nèi)容、頻率、方式、聯(lián)系所采用的工具。 工作聯(lián)系對象：公司 /部門 /單位 聯(lián)系主要事項 公司內(nèi)部 各部門 人力資源開發(fā)與管理工作 外部單位 勞動行政部門等 勞動糾紛及合同、保險、職業(yè)衛(wèi)生等管理 職位說明書的主要內(nèi)容 任職資格（為了保證工作目標的實現(xiàn)，任職者必須具備的知識、技能與能力要求，不是現(xiàn)在職人員情況） 1. 與工作績效高度相關的一系列人員特征。 2. 結(jié)合職位標準，任職者為完成工作，并取得良好的工作績效，所需具備的知識、技能、能力以及個性特 征要求，應避免要求過高或偏低現(xiàn)象。 3. 知識、技能及素質(zhì)方面，需選擇該職位典型的、具代表性的內(nèi)容，不是現(xiàn)在職人員情況。 職位說明書的主要內(nèi)容 基本要求 性別 不作要求、 男、 女 年齡 40歲以下 （如 2630歲） 身高 不作要求、 160cm165cm、 166cm170cm、 171cm175cm、 176cm以上 儀表 不作要求、 其它：（ ） 教育背景 學歷 高中或以下、 中專、 大專、 本科、 碩士、 博士或以上 工作經(jīng)驗 不作要求、 12年、 23年、 35年、 58年、 其它：（ ） 專業(yè) 不作要求、 其它：（ 人力資源管理相關專業(yè)優(yōu)先 ） 上崗資格證書 不作要求、 其它：（ ） 接受培訓項目 不作要求、 其它：（ 人力資源管理相關培訓 ） 職位說明書的主要內(nèi)容 能力素 質(zhì) 激勵能力 資源分配能力 計劃能力 談判能力 領導能力 決策能力 組織能力 創(chuàng)新能力 授權(quán)能力 應變能力 分析能力 信息管理能力 不作要求 其它：（ 目標管理能力、統(tǒng)籌能力、人際感召力） 專業(yè)知 識與技 能 1、具備現(xiàn)代企業(yè)系統(tǒng)的人力資源管理理論和實踐綜合知識，對人力資源規(guī)劃、招 聘管理、培訓發(fā)展、績效考核、薪酬設計、制度建設、組織設計、員工福利、員工 職業(yè)生涯規(guī)劃等有一定的實踐經(jīng)驗； 2、熟悉國家和地區(qū)人事、勞動相關法律法規(guī)； 3、熟練使用辦公常用軟件； 4、具備較強的授課能力及課件制作技巧； 5、具備較強的語言表達能力及文字表達能力。 應清楚地說明該職位的工作情況，不能與其他職位說明書混淆不清。 盡量避免采用模糊性的 數(shù)量詞 ，如 “ 許多 ” 、 “ 一些 ” 等，盡可能表達準確。 盡量避免采用任職者所不熟悉的專業(yè)化術語，如確有必要，須附注解釋說明。 盡量避免采用模糊性的 動詞 ，如 “ 負責 ” 、 “ 管理 ” 、 “ 領導 ” 等。 在界定職位時，要確保指明工作的范圍和種類。 盡量采用 “ 動詞 +名詞 +目標 ” 的書寫格式。 職位說明書編寫規(guī)則 = = 謝謝 = =