十大常犯英語錯(cuò)誤Alex

單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,單擊此處編輯母版文本樣式,第二級(jí),第三級(jí),第四級(jí),第五級(jí),*,*,Alex,外貿(mào)郵件中常犯的十大英語錯(cuò)誤,做外貿(mào)的你不能犯的十大英語郵件錯(cuò)誤,（,1）郵件寫得過長(zhǎng),（,2）沒有明確的主題,（,3）長(zhǎng)篇大論的公司或工廠介紹,（,4）愛炫耀英文水平,（,5）喜歡用奇奇怪怪的字體,（,6）主動(dòng)語態(tài)用得太多。,（,7）經(jīng)常會(huì)問一些毫無意義的話,（,8）喜歡用附件和圖片,（,9）喜歡插入U(xiǎn)RL鏈接,（,10）語氣過于生硬,（1）郵件寫得過長(zhǎng),客人的時(shí)間很寶貴，每天要收到數(shù)百封郵件，你想想，一個(gè)不認(rèn)識(shí)的人發(fā)了一封又長(zhǎng)又臭的郵件給你，英語表述又不好，還加了好幾M的附件，你會(huì)不會(huì)認(rèn)真去看？而且很多老外的時(shí)間觀念很強(qiáng)，每天都有幾塊固定的時(shí)間用來處理email，很多長(zhǎng)篇大論的郵件，只要不是他的熟人發(fā)的，一般會(huì)被直接刪除，或者是把你的地址設(shè)為垃圾郵件。,很多客人,，他們一般處理每一封郵件的時(shí)間是2-3秒，也就是大致掃一眼，重要的郵件，一般馬上仔細(xì)閱讀并回復(fù)，不是太重要的，會(huì)在outlook里標(biāo)注上要處理的具體時(shí)間，然后從inbox拉到相應(yīng)的子目錄里。換句話說，只要客人的郵箱地址是對(duì)的，也是你要找的right person，你的開發(fā)信只能停留在他眼前2-3秒，就是決定命運(yùn)的時(shí)刻了。這種情況下，試問你敢不敢把郵件寫得很長(zhǎng)？,（2）沒有明確的主題,一個(gè)不明確的主題，會(huì)讓客人根本沒興趣去打開陌生人的郵件。這個(gè)就需要經(jīng)驗(yàn)了，內(nèi)容要言簡(jiǎn)意賅，直接吸引客人通過主題去點(diǎn)開郵件，目的就達(dá)到了。至于他看了以后有沒有反應(yīng)，就要看實(shí)際情況和你內(nèi)容的功力了。,舉個(gè)例子吧，假設(shè)我是做太陽能燈的公司DEF Co.Ltd，目前公司最大的客人是美國(guó)的Home Depot，盡管可能是通過貿(mào)易商做的，不是直接合作，但是完全可以當(dāng)作一個(gè)開發(fā)新客人的籌碼！如果我要寫一封開發(fā)信給美國(guó)的ABC inc（這個(gè)名字是我編的），我從google上了解了一些這個(gè)公司的信息，知道他們是美國(guó)的進(jìn)口商，有做太陽能燈系列，希望能試著開發(fā)這個(gè)客人，我一般會(huì)這樣寫主題，“Re:ABC inc/Home Depot vendor-solar light/DEF Co.,Ltd.”,其中，ABC inc代表了客人的公司名，你在寫給他的主題上首先加上他公司名，表示對(duì)他們公司的尊重；Home Depot vendor-solar light明確表示你是北美第二大零售商Home Depot的太陽能燈供應(yīng)商，既表明了實(shí)力，也勾起他的興趣；最后的DEF Co.,Ltd.代表自己公司。這樣一來，假設(shè)你找對(duì)了人，這個(gè)正是ABC公司太陽能燈的buyer，又或者是他的某一個(gè)主管，突然某一天收到這么一個(gè)主題的郵件，哇，home depot的供應(yīng)商找上來了，太棒了，應(yīng)該看看是不是有合作機(jī)會(huì)，是不是比原有供應(yīng)商更好？他打開郵件的概率會(huì)非常非常大！再說了，這個(gè)主題設(shè)置的還有一個(gè)好處，就是客人即使暫時(shí)不回你郵件，只是放在收件箱里，但是將來某一天他突然想讓你報(bào)報(bào)價(jià)，很容易就能找到這封郵件！只要關(guān)鍵詞輸入home depot，保證一下子就找到。,（3）長(zhǎng)篇大論的公司或工廠介紹,我現(xiàn)在做buyer，也會(huì)收到工廠和貿(mào)易公司的推銷信。貿(mào)易公司還稍微好一點(diǎn)，很多工廠的業(yè)務(wù)員，開發(fā)信實(shí)在寫得不咋地，簡(jiǎn)直可以說是慘不忍睹，既浪費(fèi)客人時(shí)間，也浪費(fèi)自己時(shí)間。,有朋友會(huì)反問，那是不是完全不寫呢？我的回答是，也不一定，要看具體情況。如果你的公司有突出的優(yōu)勢(shì)，可以寫，但是最好一筆帶過就可以了?？梢赃@樣寫：We supply solar lights for Home Depot with high quality and competitive price.Hope to cooperate with you!,簡(jiǎn)單一點(diǎn)，一兩句話點(diǎn)到重點(diǎn)，調(diào)起老外的胃口，讓他反過來問你各種問題，你的目的就達(dá)到了。做業(yè)務(wù)久了你就發(fā)現(xiàn)，很少有客人每封郵件長(zhǎng)篇大論的，即使有，也是極少數(shù)的特例，或者是要確認(rèn)一些細(xì)節(jié)之類的。,（4）愛炫耀英文水平,丘吉爾講過一句話，大致的意思是，真正的高手，你要把最復(fù)雜的東西用最簡(jiǎn)單的文字表達(dá)出來，全部用最簡(jiǎn)單的句子，最簡(jiǎn)單的詞匯，讓小學(xué)生都能看懂。,其實(shí)把簡(jiǎn)單的東西復(fù)雜化很容易，把復(fù)雜的東西簡(jiǎn)單化就不容易了，需要多學(xué)多模仿客人的郵件，用最簡(jiǎn)單的詞匯來表達(dá)你要表達(dá)的東西。外貿(mào)函電的精髓就是，“簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單再簡(jiǎn)單”，能用一個(gè)詞表達(dá)的絕對(duì)不用兩個(gè)詞或短語，能用一句話寫清楚的，絕對(duì)不寫兩句。誰能用最少的句子表達(dá)同樣的意思，那就是最厲害的！舉個(gè)例子吧，,有些公司業(yè)務(wù)員的時(shí)候,，會(huì)考他們的email水平，,他們通常,把中文意思告訴,應(yīng)聘者,，然后讓他們用英文來模擬一封郵件。內(nèi)容很簡(jiǎn)單，寫一封郵件告訴客人Mike，上次收到的樣品已經(jīng)寄給工廠了，但工廠說材料不是ABS，而是PP，價(jià)格他們需要重新核算，但近期內(nèi)原材料漲價(jià)，希望您能盡快確認(rèn)，我們好采購(gòu)原材料并安排生產(chǎn)。,第一個(gè)應(yīng)聘者是這樣寫的：,Dear Mike,This is Jenny from EDF Co.Ltd.Were so pleased to receive your samples.I already sent them to our factory last week,and was informed the real material is PP,not ABS as you mentioned last time.,Ill give you reply as soon as we get the offer from the factory.It will take several days.Please be more patient.But they also told me,the raw material increased these days.Could you please confirm the price quickly after you get it?Well purchase the raw material and do the production immediately!,Looking forward to your reply.Thank you!,Best regards,Jenny,這封郵件寫得好么？老實(shí)說還可以，雖然主動(dòng)語態(tài)和人稱多了點(diǎn)，但是內(nèi)容都點(diǎn)到了，表達(dá)也算通順，用的詞匯也都是挺簡(jiǎn)單的，不難懂。但是不是有點(diǎn)啰嗦？如果能簡(jiǎn)單一點(diǎn)，是不是更好？,Dear Mike,How are you?,We received your all samples.The factory checked the details,and found the material was PP,not ABS as you told.,Please give them some more time to re-check the price,because the material is different from the past orders.However,the material was increased very quickly!Therefore,please kindly place the order soon if the price is ok for you!Well do production asap.,Thank you in advance!,這封呢？我個(gè)人覺得比上一封號(hào)一點(diǎn)，畢竟主動(dòng)和被動(dòng)語態(tài)結(jié)合，“We”只出現(xiàn)了一次，不算太枯燥。內(nèi)容也稍微簡(jiǎn)單了一點(diǎn)，點(diǎn)到位了。最重要的是，他把purchase the raw material去掉了，直接用“Well do the production asap.”這樣更簡(jiǎn)潔，畢竟你要生產(chǎn)，能不采購(gòu)原材料么？所以這是廢話。缺點(diǎn)是，我個(gè)人感覺還是啰嗦了一點(diǎn)。,我會(huì)這樣寫：,Hi Mike,Samples received and already passed to vendor.The material was PP,not ABS.Offer sheet is preparing and will be sent to you soon.,By the way,raw material increased these days,pls make a decision quickly to go ahead after price confirmed.Well arrange the mass production asap.,Thanks and best regards,（5）喜歡用奇奇怪怪的字體,很多人為了追求醒目，總喜歡用很夸張的字體，顏色，甚至放大，加粗，再用斜體等等，其實(shí)一眼看上去會(huì)讓人很不舒服。經(jīng)常跟老外寫email的人會(huì)發(fā)現(xiàn)，客人很少會(huì)用奇怪的字體或者粗體，甚至全部大寫來寫郵件，除了少數(shù)的尼日利亞、非洲客人，我還真沒遇到過別的。歐美人一般比較常用的字體就是以下幾種：Arial，Verdana，Calibri，Times new roman，也有一些用Tahoma字體的，但相對(duì)少一點(diǎn)。一部分臺(tái)灣和香港客人會(huì)用PMingLiU這種字體。至于顏色，一般都是黑色或者藍(lán)色，別在一封郵件里出現(xiàn)多種奇奇怪怪的顏色，像彩虹一樣，看著不舒服。,一般客人在郵件里特別加粗，或者大寫，或者用紅色標(biāo)注的，肯定是特別強(qiáng)調(diào)的東西。比如有個(gè)客人的郵件如下：,Dear C,Please help to send the samples to my HK office BEFORE THIS WEEKEND.,Thanks.,Rio,這就很明顯了，客人用大寫的目的是為了提醒并強(qiáng)調(diào)，必須要周末前寄出！可能這封郵件很簡(jiǎn)單，你不太容易忽視，但是如果一封很長(zhǎng)的郵件，里面詳細(xì)確認(rèn)各種規(guī)格的時(shí)候，突然加了一句要你周末前寄樣品，是很容易被忽略的。,（6）主動(dòng)語態(tài)用得太多。,英文信函中，如果你仔細(xì)琢磨老外的行文方式，很少會(huì)充滿We，I之類的人稱的。相反要多用被動(dòng)語態(tài)。比如說，我們明天會(huì)寄你樣品。中國(guó)人喜歡說Well send you the samples tomorrow.這句話沒錯(cuò)，語法正確，意思清楚，但是老外就不喜歡這樣說。他們通常會(huì)這樣寫：Samples will be sent to you tomorrow.用得是被動(dòng)語態(tài)，人稱就沒有了。,（7）經(jīng)常會(huì)問一些毫無意義的話,比如Do you want our products？這句話被我列為最傻疑問句排行榜第一名。如果客人說No，你怎么回復(fù)？那就沒下文了哦。而且本身你是去推銷的，你希望客人感興趣，你要引起客人的興趣。但是這句話就大煞風(fēng)景，等于一下子就把客人逼到了絕路上，一定要說是或者否。,還有諸如Do you interested in our products?Are you sourcing for*?How is your business recently?Would you like to cooperate with us?這些都是毫無意義的話。信件的內(nèi)容還是要直接一點(diǎn)，告訴客人你是誰，你做什么，你的優(yōu)勢(shì)在那里。只要清楚表述出這3點(diǎn)，就完全足夠了。其他的東西可以以后慢慢談。,就好像有個(gè)故事，你去店里吃炒面的時(shí)候，老板娘會(huì)問你是加一個(gè)蛋還是兩個(gè)蛋，這樣你就按照她的思路去走了，而不是問你要不要加蛋，這也是一個(gè)很有效的營(yíng)銷策略。,（8）喜歡用附件和圖片,附件和圖片并不是不好，但是第一次發(fā)開發(fā)信的時(shí)候如果有附件或者插入了圖片，很容易被國(guó)外的服務(wù)器攔截的。很多人喜歡第一次聯(lián)系客人的時(shí)候就使用報(bào)價(jià)單，或者打包很多產(chǎn)品圖片，或者發(fā)電子樣本給客人，這樣的成功率并不高，不是被默認(rèn)為垃圾郵件，就是直接被客人刪了。只有一種情況除外，當(dāng)你收到一個(gè)新客人的詢價(jià)的時(shí)候，那你回復(fù)的時(shí)候，就可以插入報(bào)價(jià)單或者圖片了。,第一次聯(lián)系客人的時(shí)候最好全文本，不要出現(xiàn)任何的圖片和附件。