《excel培訓(xùn)》PPT課件

excel操 作 技 能 基 本 培 訓(xùn) excel操 作 技 能 基 本 培 訓(xùn) 軟 件 簡 介1. excel是 一 個 用 于 建 立 與 使 用 電 子 報 表 的 實 用 程 序 ，也 是 一 種 數(shù) 據(jù) 庫 軟 件 ， 用 于 按 表 格 的 形 式 來 應(yīng) 用 數(shù)據(jù) 記 錄 。 2. excel作 為 是 一 個 電 子 報 表 的 專 業(yè) 軟 件 ， 也 常 用 于 處理 大 量 的 數(shù) 據(jù) 信 息 ， 特 別 適 用 于 數(shù) 字 統(tǒng) 計 ， 而 且 能快 速 制 定 好 表 格 。 工 作 界 面l按 啟 動 Windows應(yīng) 用 的 方 法 運 行 Excel 2003后 ， 屏 幕 上 就 會 顯 示其 操 作 窗 口 ， 并 且 打 開 一 張 名 為 Book1(工 作 薄 1)的 電 子 報 表 ， 但 沒有 任 何 內(nèi) 容 ， 而 是 等 待 著 您 來 建 立 它 。 u工 作 簿 ” 在 Excel 中 是 處理 和 存 儲 數(shù) 據(jù) 的 文 件 ， 每 一個 工 作 簿 都 可 包 含 多 張 工 作表 ， 因 此 在 一 份 文 件 中 管 理多 種 類 型 的 相 關(guān) 信 息 ；u“ 工 作 表 ” 就 是 顯 示 在 屏幕 上 的 ， 由 表 格 組 成 的 一 個區(qū) 域 ， 參 見 左 圖 。 此 區(qū) 域 稱 為 “ 工 作 表 區(qū) ” 各 種 數(shù) 據(jù) 將通 過 它 來 輸 入 顯 示 。 操 作 基 本 技 巧1. Ctrl X(剪 切 )、 Ctrl V(粘 貼 )組 合 鍵 可 以 在 中 文 Excel 2003工 作 表 中 應(yīng) 用 ； 2. 若 用 鼠 標(biāo) 右 擊 選 定 的 內(nèi) 容 ， 屏 幕 上 將 顯 示 相 應(yīng) 的 快 捷 菜 單 ， 從 中 可 以 選 擇到 復(fù) 制 、 剪 切 、 粘 貼 等 命 令 ； 3. 單 擊 左 下 方 的 Sheet 2標(biāo) 簽 ， 可 進(jìn) 入 第 二 張 表 格 進(jìn) 行 操 作 ； 同 樣 地 ， 可 對Sheet3進(jìn) 行 操 作 ， 同 時 我 們 可 以 新 建 表 格 Sheet4、 Sheet5， 并 且 可 以 表 格 為 單 位 在 不 同 的 文 件 里 頭 進(jìn) 行 正 常 復(fù) 制 粘 貼 。4. 對 于 每 張 表 的 標(biāo) 簽 可 以 進(jìn) 行 修 改 ， 如 可 以 把 ” sheet1”改 為 ” 站 點 表 1”。l表 格 的 基 本 操 作 操 作 基 本 技 巧l表 格 的 基 本 操 作1. 設(shè) 定 工 作 表 標(biāo) 簽 顏 色 ：u 設(shè) 定 工 作 表 標(biāo) 簽 顏 色 可 以 讓 工 作 表 更加 醒 目u 在 標(biāo) 簽 處 右 擊 ， 在 彈 出 的 快 捷 菜 單 中選 擇 “ 工 作 表 標(biāo) 簽 顏 色 “ 命 令 ， 如 圖2. 隱 藏 和 恢 復(fù) 工 作 表 ：u 若 工 作 表 中 的 數(shù) 據(jù) 比 較 機(jī) 密 ， 可 將 工 作表 隱 藏 起 來 ， 工 作 表 隱 藏 后 ， 標(biāo) 簽 也 被隱 藏 起 來 u 選 擇 要 隱 藏 的 單 個 或 多 個 工 作 表 ， 執(zhí) 行“ 格 式 ” “ 工 作 表 ” “ 隱 藏 ” 命 令 ，如 右 圖 操 作 基 本 技 巧l表 格 的 基 本 操 作3. 拆 分 工 作 表u 對 比 較 龐 大 的 工 作 表 ， 使 用 拆 分 工 作 的 功 能 將 大 大 提 高 工 作 效 率u 執(zhí) 行 “ 窗 口 ” “ 拆 分 ” ， 使 用 鼠 標(biāo) 拖 動 4個 窗 口 的 分 界 線 便 可 以 隨 意 改 變 4個 窗 口 的 大 小4. 凍 結(jié) 工 作 表u 凍 結(jié) 選 中 單 元格 的 左 上 方 的區(qū) 域 ， 適 用 于對 于 如 果 要 比 對 標(biāo) 準(zhǔn) 數(shù) 據(jù)u 執(zhí) 行 “ 窗 口 ” “ 凍 結(jié) 窗 口 ” 操 作 基 本 技 巧l單 元 格 的 基 本 操 作1. 選 定 此 行 中 的 文 字 內(nèi) 容 ， 然 后 右 擊 鼠 標(biāo) ， 進(jìn) 入 右 圖 所示 的 快 捷 菜 單 ， 并 從 中 選 擇 “ 設(shè) 置 單 元 格 格 式 ” 命 令 。2. 進(jìn) 入 “ 單 元 格 格 式 ” 對 話 框 后 ， 單 擊 “ 字 體 ” 選 項 卡 。 3. 可 以 對 單 元 格 的 文 字 屬 性 進(jìn) 行 設(shè) 置 ， 我 們 也 可 以 直接 在 excel的 文 字 上 面 的 快 捷 菜 單 直 接 進(jìn) 行 操 作 。 操 作 基 本 技 巧l 對 “ 文 本 的 控 制 ” 里 設(shè) 置 “ 自 動 換 行 ” 和 “ 合 并 單 元 格 ”l單 元 格 的 基 本 操 作1. 為 了 整 個 表 格 的 協(xié) 調(diào)性 或 者 美 觀 ， 可 以 對單 元 格 進(jìn) 行 自 動 換 行或 合 并 ；2. 其 中 在 合 并 時 ， 要 注意 只 能 保 留 其 中 一 個單 元 格 的 內(nèi) 容 。 操 作 基 本 技 巧u 設(shè) 置 表 格 的 邊 框 和 底 紋l單 元 格 的 基 本 操 作1. 選 中 一 個 單 元 格 或 者 區(qū) 域 ；2. 在 “ 格 式 ” 工 具 欄 “ 邊 框 ” 3. 在 “ 格 式 ” 工 具 欄 “ 填 充 顏 色 ” u 調(diào) 整 單 元 格 的 大 小 一 般 采 用 用 鼠 標(biāo) 直 接 拖 動 ， 將 鼠 標(biāo) 置 于 列 標(biāo) 題 的 右 邊 界 ， 行標(biāo) 題 的 下 邊 界 ， 鼠 標(biāo) 光 標(biāo) 變 成 雙 箭 頭 ， 直 接 拖 動 鼠 標(biāo) 來 更 改u 操 作 的 撤 銷 和 恢 復(fù)1. 按 住 Ctrl Z命 令 即 可 撤 銷 上 一 次 操 作 ； 2. 要 撤 銷 ， 可 用 按 鈕3. 要 恢 復(fù) ， 可 用 按 鈕 操 作 基 本 技 巧l計 算 公 式“公 式 ” 是 在 單 元 格 中 執(zhí) 行 計 算 的 方 程 式 ， 例 如 下 圖 所 示 ：1.算 術(shù) 運 算 符 算 術(shù) 運 算 符 名 稱 用 途 + 加 號 加 - 減 號 “ 減 ” 以 及 表 示 負(fù) 數(shù) 。 * 星 號 乘 / 斜 杠 除 % 百 分 號 百 分 比 脫 字 符 乘 方 2.比 較 運 算 符 比 較 運 算 符 名 稱 用 途 = 等 號 等 于 大 于 號 大 于 = 大 于 等 于 號 大 于 等 于 = 小 于 等 于 號 小 于 等 于 不 等 于 不 等 于3.文 本 運 算 符 ： ” 組 合 鍵 。6. 輸 入 時 間 在 Excel中 輸 入 時 間 時 ， 用 戶 可 以 按 24小 時 制 輸 入 ， 也 可 以 按 12小 時 制 輸 入 ， 這兩 種 輸 入 的 表 示 方 法 是 不 同 的 ， 比 如 要 輸 入 下 午 2時 30分 38秒 ， 用 24小 時 制 輸 入 格 式 為 ： 2:30:38， 而 用 12小 時 制 輸 入 時 間 格 式 為 ： 2:30:38 p， 注 意 字 母“ p” 和 時 間 之 間 有 一 個 空 格 。 如 果 要 在 單 元 格 中 插 入 當(dāng) 前 時 間 ， 則 按“ Ctrl+Shift+;” 鍵 。 操 作 基 本 技 巧l打 印 的 設(shè) 置1. 先 設(shè) 置 打 印 區(qū) 域 ；2. 從 “ 文 件 ” 下 拉 菜 單 中 選 擇 “ 打 印 預(yù) 覽 ” 命 令 ； 3. 使 用 “ 縮 放 ” 工 具 單 擊 預(yù) 覽 窗 口 。4. 發(fā) 現(xiàn) 問 題 進(jìn) 行 修 改 ， 否 則 就 可 以 打 印 。7. 宏 的 使 用 簡 介 宏 可 以 記 錄 命 令 和 過 程 ,然 后 將 這 些 命 令 和 過 程 賦 值 到 一 個 組 合 鍵 或 工 具 欄 的 按 鈕上 ,當(dāng) 按 下 組 合 鍵 時 ,計 算 機(jī) 就 會 重 復(fù) 所 記 錄 的 操 作 。 在 實 踐 工 作 中 ， 它 可 以 代 替 經(jīng)常 輸 入 大 量 重 復(fù) 而 又 瑣 碎 的 數(shù) 據(jù) ， 具 體 宏 的 定 義 方 法 如 下 ： 打 開 工 作 表 ， 在 工 作 表 中 選 中 要 進(jìn) 行 操 作 的 單 元 格 ； 用 鼠 標(biāo) 單 擊 菜 單 欄 中 的 “ 工 具 ” 菜 單 項 ， 并 從 彈 出 的 下 拉 菜 單 中 選 擇 “ 宏 ” 子菜 單 項 ， 并 從 隨 后 彈 出 的 下 級 菜 單 中 選 擇 “ 錄 制 新 宏 ” 命 令 ； 設(shè) 定 好 宏 后 ， 我 們 就 可 以 對 指 定 的 單 元 格 ， 進(jìn) 行 各 種 操 作 ， 程 序 將 自 動 對 所 進(jìn)行 的 各 方 面 操 作 記 錄 復(fù) 制 。 操 作 注 意 事 項u 原 因 ： 由 于 在 操 作 中 更 改 了 字 段 的 數(shù) 值 后 ， 求 和 字 段 的 所 有 單 元 格 中 的 數(shù) 值 沒有 隨 之 變 化 ， 造 成 不 能 正 常 運 算 。 u 解 決 措 施 ： 可 以 單 擊 “ 工 具 選 項 ” 命 令 ， 在 打 開 的 “ 選 項 ” 對 話 框 中 單 擊“ 重 新 計 算 ” 選 項 卡 。 在 “ 計 算 ” 選 項 區(qū) 中 選 中 “ 自 動 重 算 ” 單 選 按 鈕 ， 單 擊“ 確 定 ” 按 鈕 ， 就 可 以 進(jìn) 行 自 動 計 算 并 更 新 單 元 格 的 值 了 。 u 進(jìn) 入 Excel中 后 ， 單 擊 “ 工 具 選 項 ” 命 令 ， 在 打 開 的 “ 選 項 ” 對 話 框 中 單 擊 “ 常規(guī) ” 選 項 卡 ， 刪 除 “ 替 補(bǔ) 啟 動 目 錄 ” 文 本 框 中 的 內(nèi) 容 ， 單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 即 可 。 u 若 輸 入 的 公 式 中 的 除 數(shù) 為 0， 或 在 公 式 中 除 數(shù) 使 用 了 空 白 單 元 格 （ 當(dāng) 運 算 對 象 是 空白 單 元 格 ， Excel將 此 空 值 解 釋 為 零 值 ） ， 或 包 含 零 值 單 元 格 的 單 無 格 引 用 ， 就 會出 現(xiàn) 錯 誤 信 息 “ #DIV/0！ ” 。 操 作 注 意 事 項 參 數(shù) 使 用 不 正 確 運 算 符 使 用 不 正 確 執(zhí) 行 “ 自 動 更 正 ” 命 令 時 不 能 更 正 錯 誤 當(dāng) 在 需 要 輸 入 數(shù) 字 或 邏 輯 值 時 輸 入 了 文 本 ， 由 于 Excel不 能 將 文 本 轉(zhuǎn) 換為 正 確 的 數(shù) 據(jù) 類 型 ， 也 會 出 現(xiàn) 該 提 示 l 當(dāng) 函 數(shù) 或 公 式 中 使 用 了 不 正 確 的 數(shù) 字 時 將 出 現(xiàn) 錯 誤 信 息 “ #NUM!” 。 這時 應(yīng) 確 認(rèn) 函 數(shù) 中 使 用 的 參 數(shù) 類 型 的 正 確 性 ， 然 后 修 改 公 式 就 可 以 。 操 作 注 意 事 項 首 先 選 中 需 要 復(fù) 制 成 圖 片 的 單 元 格 區(qū) 域 ； 然 后 按 住 Shift鍵 依 次 選 擇 “ 編 輯 復(fù) 制 圖 片 ” 命 令 ； 接 著 彈 出 “ 復(fù) 制 圖 片 ” 窗 口 （ 如 圖 所 示 ） ， 選 擇 “ 圖 片 ” 單 選項 后 點 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 ， 這 時 就 將 選 定 的 表 格 區(qū) 域 復(fù) 制 成 圖 片了 ； 最 后 復(fù) 制 到 目 標(biāo) 只 需 直 接 選 擇 “ 粘 貼 ” 命 令 即 可 （ 或 者 按 Shift鍵 再 選 擇 “ 編 輯 粘 貼 圖 片 ” 命 令 ） 。 我 們 還 可 以 將 其 在 Word中 進(jìn) 行 粘 貼 ； 另 外 ， 在 復(fù) 制 圖 片 時 如 果 選 擇 了 “ 如 打 印 效 果 ” 單 選 項 ， 在 粘貼 的 時 候 如 果 表 格 沒 有 邊 框 ， 復(fù) 制 后 的 圖 片 也 不 會 出 現(xiàn) 邊 框 。 操 作 注 意 事 項 進(jìn) 入 excel， 打 開 要 修 復(fù) 的 XLS文 件 ， 如 果Excel只 有 一 個 工 作 表 ， 會 自 動 以 表 形 式 裝入 Word， 若 文 件 是 由 多 個 工 作 表 組 成 ， 每次 只 能 打 開 一 個 工 作 表 。 打 開 后 ， 先 將 文件 中 損 壞 的 數(shù) 據(jù) 刪 除 。 用 鼠 標(biāo) 選 中 表 格 轉(zhuǎn) 換 表 格轉(zhuǎn) 文 本 ， 注 意 可 用 “ ， ” 間 隔 符 或 其 他 分隔 符 ， 另 存 為 一 個 TXT文 本 文 件 。 在 Excel中 直 接 打 開 該 文 本 文 件 ， 在 打 開 時 ， Excel會 提 示 文 本 導(dǎo) 入 向 導(dǎo) ， 一 般 情 況 下 只要 直 接 點 擊 下 一 步 即 可 ， 打 開 后 另 存為 其 他 的 Excel文 件 即 可 該 方 法 是 利 用 Word的 直 接讀 取 Excel文 件 的 功 能 實 現(xiàn) ，該 方 法 適 用 于 文 件 頭沒 損 壞 ， 內(nèi) 容 損 壞 的 情 況 。 操 作 注 意 事 項l 根 據(jù) 需 要 ， 有 時 想 把 B列 與 C列 的 內(nèi) 容 進(jìn) 行 合 并 ， 如 果 行 數(shù) 較 少 ， 可 以 直 接用 “ 剪 切 ” 和 “ 粘 貼 ” 來 完 成 操 作 ， 但 如 果 有 幾 萬 行 ， 就 不 能 這 樣 辦 了 。操 作 步 驟 如 下 所 示 ： 在 C行 后 插 入 一 個 空 列 （ 如 果 D列 沒 有 內(nèi) 容 ， 就 直 接 在 D列 操 作 ） ， 在 1中輸 入 “ =B1&C1” ， D1列 的 內(nèi) 容 就 是 B、 C兩 列 的 和 了 。 選 中 D1單 元 格 ， 用 鼠 標(biāo) 指 向 單 元 格 右 下 角 的 小 方 塊 “ ” ， 當(dāng) 光 標(biāo) 變 成“ ” 后 ， 按 住 鼠 標(biāo) 拖 動 光 標(biāo) 向 下 拖 到 要 合 并 的 結(jié) 尾 行 處 ， 就 完 成 了 B列 和C列 的 合 并 。 這 時 先 不 要 忙 著 把 B列 和 C列 刪 除 ， 先 要 把 D列 的 結(jié) 果 復(fù) 制 一 下 ， 再 用 “ 選 擇性 粘 貼 ” 命 令 ， 將 數(shù) 據(jù) 粘 貼 到 一 個 空 列 上 。 這 時 再 刪 掉 B、 C、 D列 的 數(shù) 據(jù) 。 操 作 注 意 事 項 l 有 時 我 們 需 要 刪 除 Excel工 作 薄 中 的 空 行 ， 一 般 做 法 是 將 空 行 一 一 找 出 ， 然后 刪 除 。 如 果 工 作 表 的 行 數(shù) 很 多 ， 這 樣 做 就 非 常 不 方 便 。 我 們 可 以 利 用 “ 自動 篩 選 ” 功 能 ， 把 空 行 全 部 找 到 ， 然 后 一 次 性 刪 除 。 先 在 表 中 插 入 新 的 一 個 空 行 ， 然 后 按 下 Ctrl+A鍵 ， 選 擇 整 個 工 作 表 ， 用 鼠 標(biāo)單 擊 “ 數(shù) 據(jù) ” 菜 單 ， 選 擇 “ 篩 選 ” 項 中 的 “ 自 動 篩 選 ” 命 令 。 這 時 在 每 一 列的 頂 部 ， 都 出 現(xiàn) 一 個 下 拉 列 表 框 ， 在 典 型 列 的 下 拉 列 表 框 中 選 擇 “ 空 白 ” ，直 到 頁 面 內(nèi) 已 看 不 到 數(shù) 據(jù) 為 止 。 在 所 有 數(shù) 據(jù) 都 被 選 中 的 情 況 下 ， 單 擊 “ 編 輯 ” 菜 單 ， 選 擇 “ 刪 除 行 ” 命 令 ， 然 后 按 “ 確 定 ” 按 鈕 。 這 時 所 有 的 空 行 都 已 被 刪 去 ， 再 單 擊 “ 數(shù) 據(jù) ” 菜 單 ，選 取 “ 篩 選 ” 項 中 的 “ 自 動 篩 選 ” 命 令 ， 工 作 表 中 的 數(shù) 據(jù) 就 全 恢 復(fù) 了 。 插 入一 個 空 行 是 為 了 避 免 刪 除 第 一 行 數(shù) 據(jù) 。 操 作 注 意 事 項10. 快 速 移 動 復(fù) 制 工 作 表1. 選 中 表 格 的 標(biāo) 簽 ， 右 擊 選 擇 “ 移 動 或 復(fù) 制 工 作 表 ”2. 出 現(xiàn) “ 移 動 或 復(fù) 制 工 作 表 ” 的 對 話 框 ， 選 擇 要 移 至 的 工 作 簿 和 移 動 到 該 工 作 簿的 具 體 的 位 置 即 可 。 備注：是否建立副本主要看是否需要在原文件保留工作表。 操 作 注 意 事 項10. 快 速 切 換 工 作 表 按 Ctrl PageUp組 合 鍵 可 激 活 前 一 個 工 作 表 ， 按 Ctrl PageDown組 合 鍵可 激 活 后 一 個 工 作 表 。 還 可 用 鼠 標(biāo) 去 控 制 工 作 表 底 部 的 標(biāo) 簽 滾 動 按 鈕 快 速 地 移 動 工 作 表 的 名 字 ，然 后 單 擊 工 作 表 進(jìn) 行 切 換 。 11.在 EXCEL中 自 動 定 時 保 存 文 件 點 擊 “ 工 具 ” 菜 單 “ 自 動 保 存 ” 項 ， 設(shè) 置 自 動 保 存 文 件 夾 的 間 隔 時 間 。 如果 在 “ 工 具 ” 菜 單 下 沒 有 “ 自 動 保 存 ” 菜 單 項 ， 那 么 執(zhí) 行 “ 工 具 ” 菜 單 下 “ 加載 宏 .” 選 上 “ 自 動 保 存 ” ， “ 確 定 ” 。 然 后 進(jìn) 行 設(shè) 置 即 可 。 12.“$”的 功 用 Excel一 般 使 用 相 對 地 址 來 引 用 單 元 格 的 位 置 ， 當(dāng) 把 一 個 含 有 單 元 格 地 址 的公 式 拷 貝 到 一 個 新 的 位 置 ， 公 式 中 的 單 元 格 地 址 會 隨 著 改 變 。 你 可 以 在 列 號 或行 號 前 添 加 符 號 “ $” 來 凍 結(jié) 單 元 格 地 址 ， 使 之 在 拷 貝 時 保 持 固 定 不 變 。 附 ： WORD的 使 用 技 巧 操 作 基 本 技 巧l使 用 格 式 刷 在 Word中 ， 可 以 使 用 “ 格 式 刷 ” 方 便 地 將 某 種 格 式 復(fù) 制 到 多 個 段 落 ，操 作 方 法 為 ： 1. 選 定 要 進(jìn) 行 格 式 復(fù) 制 的 文 字 ， 雙 擊 “ 格 式 刷 ” 工 具 按 鈕 ， 這 時 鼠 標(biāo) 指針 會 變 成 格 式 刷 形 狀 ； 2. 將 鼠 標(biāo) 移 至 要 改 變 格 式 的 段 落 ， 單 擊 鼠 標(biāo) 左 鍵 ， 或 者 在 文 檔 中 選 定 要改 變 格 式 的 文 字 ； 3. 重 復(fù) 步 驟 2， 可 進(jìn) 行 多 次 復(fù) 制 操 作 ， 直 到 再 次 單 擊 “ 格 式 刷 ” 工 具 按鈕 完 成 操 作 。 操 作 基 本 技 巧l選 定 文 字 的 技 巧 1. 用 鼠 標(biāo) 快 速 選 定 ： 雙 擊 鼠 標(biāo) 左 鍵 可 選 定 一 個 默 認(rèn) 的 詞 ； 三 擊 鼠 標(biāo) 左鍵 ， 選 定 一 段 正 文 。2. 選 定 一 列 文 字 。 將 光 標(biāo) 置 于 欲 選 定 列 的 任 意 一 角 ， 按 住 alt鍵 后 ，拖 動 鼠 標(biāo) 指 針 至 該 列 的 對 角 處 ， 可 選 定 一 列 文 字 。3. 使 用 快 捷 鍵 f8： 按 f8第 一 次 ， 打 開 “ 擴(kuò) 展 ” 模 式 ； 按 第 二 次 ， 選 中當(dāng) 前 詞 ； 按 第 三 次 ， 選 中 整 個 句 子 ； 按 第 四 次 ， 選 中 當(dāng) 前 段 落 ； 按第 五 次 ， 選 中 整 個 文 檔 操 作 基 本 技 巧l給 跨 頁 的 表 格 自 動 添 加 表 頭 如 果 你 在 Word中 制 作 的 表 格 有 多 頁 ， 往 往 需 要 從 第 二 頁 開 始 的 每一 頁 都 有 與 第 一 頁 相 同 的 表 頭 ， 這 時 ， 可 按 以 下 步 驟 進(jìn) 行 操 作 ： 1. 選 定 第 一 頁 的 表 頭 （ 表 頭 有 多 行 時 要 選 定 多 行 ） ； 2. 在 Word 2003的 “ 表 格 ” 選 單 上 ， 單 擊 “ 標(biāo) 題 行 重 復(fù) ” 。 l編 輯 時 的 快 速 定 位u按 下 shift f5組 合 鍵 可 以 將 插 入 點 返 回 到 上 次 編 輯 的 文 檔 位 置 ；uWord能 夠 記 憶 你 前 三 次 的 編 輯 位 置 ； u第 四 次 按 shift f5組 合 鍵 插 入 點 會 回 到 當(dāng) 前 的 編 輯 位 置 ；u如 果 是 在 打 開 文 檔 之 后 按 shift f5， 可 以 將 插 入 點 移 動 到 上 次 退 出 Word時最 近 一 次 的 編 輯 位 置 。 操 作 基 本 技 巧l文 檔 的 加 密1. 單 擊 “ 文 件 ” 菜 單 的 “ 另 存 為 ” 菜 單 項 打 開 “ 另 存 為 ” 對 話 框 。 2. 在 “ 文 件 ” 框 中 輸 入 欲 賦 賦 予 文 檔 的 新 文 件 名 。3. 單 擊 “ 選 項 ” 按 鈕 ， 打 開 有 “ 保 存 ” 選 項 卡 的 “ 保 存 ” 對 話 框 。4. 往 “ 打 開 權(quán) 限 密 碼 ” 文 本 框 中 輸 入 密 碼 。 密 碼 區(qū) 分 大 小 寫 ， 并 且最 多 只 能 有 15個 字 符 ， 這 些 字 符 可 以 是 字 母 、 數(shù) 字 或 符 號 。 每 輸入 一 個 密 碼 字 符 ， 文 本 框 內(nèi) 就 會 顯 示 一 個 星 號 。5. 單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 ， 打 開 “ 確 認(rèn) 密 碼 ” 對 話 框 ， 往 “ 請 再 鍵 入 一遍 打 開 權(quán) 限 密 碼 ” 框 中 再 輸 入 一 遍 密 碼 ， 以 確 保 無 誤 。 6. 單 擊 “ 確 定 ” 按 鈕 返 回 “ 另 存 為 ” 對 話 框 。7. 單 擊 “ 保 存 “ 按 鈕 保 存 文 件 。 操 作 基 本 技 巧l拯 救 WORD損 壞 文 件1. “自 動 恢 復(fù) ” 法 單 擊 工 具 選 項 命 令 ， 系 統(tǒng) 彈 出 “ 選 項 ”對 話 框 ； 單 擊 “ 保 存 ” 選 項 卡 ， 選 中 “ 自 動 保 存 時 間 間 隔 ”復(fù) 選 框 (清 除 該 復(fù) 選 框 ， 則 關(guān) 閉 Word的 “ 自 動 恢復(fù) ” 功 能 )， 輸 入 所 需 自 動 保 存 文 件 的 時 間 間 隔 ； 單 擊 確 定 按 鈕 。2. “ 打 開 并 修 復(fù) ” 法 點 擊 文 件 打 開 ， 出 現(xiàn) 打 開 對 話 框 選 擇 打 開 旁 邊 的 箭 頭 ， 然 后 單 擊 “ 打 開 并 修復(fù) ” ， Word會 對 錯 誤 進(jìn) 行 修 復(fù) 并 提 示 用 戶 保 存 修復(fù) 結(jié) 果 。 操 作 基 本 技 巧l拯 救 WORD損 壞 文 件3. “恢 復(fù) 文 本 ” 法 單 擊 工 具 選 項 常 規(guī) ， 選 中 “ 打 開 時 確 認(rèn) 轉(zhuǎn) 換 ”復(fù) 選 框 ， 然 后 單 擊 確 定 按 鈕 ； 在 “ 打 開 ” 對 話 框 ， “ 文 件 類 型 ” 選 項 中 ， 單 擊 “ 從 任 意 文 件中 恢 復(fù) 文 本 (*.*)” 。 如 果 沒 有 則 需 要 你 安 裝 “ 恢 復(fù) 文 本 轉(zhuǎn) 換器 ” 。 選 擇 要 恢 復(fù) 的 文 件 ， 單 擊 打 開 按 鈕 ； 此 時 ， 系 統(tǒng) 彈 出 “ 轉(zhuǎn) 換 文 件 ” 對 話 框 ， 在 “ 文 件 類 型 ” 中 ， 選擇 需 要 的 文 件 類 型 ， 比 如 “ 純 文 本 ” (如 圖 )， 然 后 單 擊 確 定 按 鈕 ， 打 開 該 文 件 。 操 作 基 本 技 巧lWord常 用 快 捷 鍵 “ Ctrl” +“ C” 復(fù) 制 “ Ctrl” +“ X” 剪 切 “ Ctrl” +“ V” 粘 貼 “ Ctrl” +“ Z” 復(fù) 原 “ Ctrl” +“ A” 全 選 “ Ctrl” +“ F2” 打 印 預(yù) 覽 “ SHIFT” +“ F4” 跳 到 下 一 頁 “ Ctrl” +“ F4” 依 序 關(guān) 閉 打 開 的 文 件 “ F12” 另 存 新 文 件 “ Ctrl” +“ S” 保 存 文 件 “ Ctrl” +“ O” 打 開 舊 文 件 “ Ctrl” +“ P” 打 印 “ Ctrl” +“ W” 關(guān) 閉 文 件