《Word技巧》PPT課件.pptx

1 本課程您將學(xué)到什么？ 這不是一個(gè)Word的基礎(chǔ)教程。 一些常用、方便的使用技巧。 高級(jí)的“工作效率”功能。 常見任務(wù)“最佳實(shí)現(xiàn)”的示范。 您可能不知道，但絕對(duì)有用的word功能。 可能解答一些困惑您的問(wèn)題。 Word界面 工具欄 格式刷 格式刷是將選擇的內(nèi)容的格式復(fù)制到其他文本的快速工具 雙擊格式刷，可以連續(xù)復(fù)制格式，ESC中斷。 選擇了段尾符，格式會(huì)應(yīng)用整段的屬性，否則只應(yīng)用文字級(jí)的屬性。 Word界面 認(rèn)識(shí)標(biāo)尺 首行縮進(jìn) 行邊距 頁(yè)邊距 制表站制表站是虛擬的、自由的表格站。 格式 文字格式 文字格式的作用只限于段內(nèi)的文字部分。 段落格式 段落格式作于整個(gè)段落。 頁(yè)面、節(jié)格式 頁(yè)面格式用于部分或是所有頁(yè)面的排版。 文字格式 文字格式的作用只限于段內(nèi)的文字部分 字體，字號(hào)，上標(biāo)，下標(biāo)，加寬字體。 字體風(fēng)格，加粗(B)，傾斜(I)，下劃線(U)。 字體顏色，背景顏色 字間距，垂直對(duì)齊方式 所有這些，可以從工具欄、“屬性菜單”里“字體”對(duì)話框功能設(shè)置。 認(rèn)識(shí)字體宋體，多用于書籍正文仿宋體，多用于公文正文黑體，多用于標(biāo)題 雅黑，多用于美術(shù)設(shè)計(jì) 楷 體 ， 多 用 于 引 文美黑，多用于美術(shù)標(biāo)題 魏 碑 ， 特 殊 需 要 時(shí) 使 用 姚 體 ， 有 時(shí) 用 于 標(biāo) 題隸書，特殊需要時(shí)使用 Times Roman，外文正文 Times Roman，外文引文 Arial， 外 文 標(biāo) 題 Wingdings，嵌入符號(hào)1245p Webdings，更多嵌入符號(hào)qwertyu 7 段落格式 段落格式作于整個(gè)段落。 水平對(duì)齊方式：左對(duì)齊、左對(duì)齊、居中、兩端對(duì)齊、分散對(duì)齊。 提示：不要用空格來(lái)實(shí)現(xiàn)上述的效果。 段落邊框與底紋 縮進(jìn)、邊距、行距、段前行距、段后行距 注意：有時(shí)行距似乎不起作用，原因是“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊到網(wǎng)格”被選中了。 列表項(xiàng)目: 每段一個(gè)列表項(xiàng)目。 章節(jié)與大綱級(jí)別。 列表與編號(hào) 普通列表與編號(hào) 臨時(shí)性的列表。 層次編號(hào) 按縮進(jìn)層次，進(jìn)行多級(jí)的編號(hào) 如1, 1.1, 1.2, 1.3, 2, 2.1 . 章節(jié)編號(hào) 與標(biāo)題大綱級(jí)別相關(guān)的多層級(jí)編號(hào) 自定義編號(hào) 可以設(shè)定編號(hào)的模板進(jìn)行編號(hào)生成，如 “第一條 ”（演示） 9 頁(yè)面、節(jié)格式 頁(yè)面格式用于部分或是所有頁(yè)面的排版。 頁(yè)面邊框與底紋 分欄 分欄方式的變化需要分節(jié)符分開 紙張大小 可以在一個(gè)文檔里使用不同的紙張大小與紙張方向。方法是： 把插入光標(biāo)放在紙張型號(hào)變化點(diǎn) 選擇“頁(yè)面設(shè)置”，修改紙張大小，范圍是“插入點(diǎn) 之后”（默認(rèn)是整個(gè)文檔）。 使用樣式 樣式里的大綱級(jí)別 段落定義里的大綱級(jí)別 從大綱生成目錄 技巧： alt + shift + 左方向鍵：選中的正文段落提升為標(biāo)題。 alt + shift + 左方向鍵：選中的正文段落降級(jí)為標(biāo)題。 提示：alt + shift + 上下方 向鍵呢？請(qǐng)自己試一下！ 11 為什么要使用“樣式” 傳統(tǒng)思路：直接對(duì)內(nèi)容本身設(shè)定“格式”。 問(wèn)題：修改整個(gè)文檔的格式會(huì)很痛苦。 樣式思路： A:先指定內(nèi)容“是什么東西”，而不是直接指定它“什么樣子”。 B:再指定“什么東西該是什么樣子”。 要更新格式時(shí)，只需要更新B的定義就行了。 Word里有“樣式集”，可以通過(guò)切換樣式集來(lái)立即改變整個(gè)文檔的風(fēng)格。您也可以自定義樣式集。 另外：樣式大綱可幫您更好的組織文檔結(jié)構(gòu)。 樣式設(shè)定 字體統(tǒng)一 樣式設(shè)定 樣式是指文檔中某一種類的內(nèi)容，所應(yīng)該使用的統(tǒng)一格式。如代碼引用，引文，標(biāo)題，二級(jí)標(biāo)題，要點(diǎn)，強(qiáng)調(diào)內(nèi)容等 快速選擇匹配樣式 使用樣式集完整替換設(shè)計(jì)效果 樣式集是一整套的風(fēng)格設(shè)定，對(duì)于上述的各種不同種類的內(nèi)容，整套地設(shè)定對(duì)應(yīng)的風(fēng)格。 建立自己的樣式集 將所選內(nèi)容保存為新的樣式。 把當(dāng)前所有樣式設(shè)定另存為新的樣式集。 13 樣式操作示例 為文檔設(shè)置多級(jí)標(biāo)題、正文、引用等。（選中段落開始樣式欄點(diǎn)選樣式） 打開文檔結(jié)構(gòu)圖瀏覽器（視圖顯示導(dǎo)航窗格） 為標(biāo)題設(shè)置標(biāo)題列表編號(hào)（開始段落多級(jí)列表下拉定義新的多級(jí)列表） 選擇有“標(biāo)題1”字樣的列表，會(huì)只給標(biāo)題級(jí)文字編號(hào) 設(shè)計(jì)自定義編號(hào)“第一篇、第一章、第一節(jié)” 樣式操作示例 設(shè)計(jì)各級(jí)標(biāo)題、各內(nèi)容的格式，并把格式“更新樣式以匹配所選內(nèi)容”（開始樣式欄右鍵點(diǎn)對(duì)應(yīng)樣式更新以匹配） 保存為一份“樣式集”。 (2010:設(shè)計(jì)樣式集欄下拉另存為樣式集) (2007:開始樣式樣式集下拉另存為樣式集） 在不同的樣式集中切換，體驗(yàn)一下快速更新格式。 (2010:設(shè)計(jì)樣式集欄選擇） (2007:開始樣式樣式集下拉選擇） 為文檔生成目錄。(引用目錄) 基于大綱的內(nèi)容調(diào)整 設(shè)置了多級(jí)標(biāo)題，就設(shè)定了大綱。 可以按大綱來(lái)整體移動(dòng)內(nèi)容。 演示 打開“文檔結(jié)構(gòu)圖” 在結(jié)構(gòu)圖里，可直接拖動(dòng)章節(jié)。 注意，編號(hào)自動(dòng)按新的順序更新了。 文檔注釋 批注 加在文檔之內(nèi)的注釋 不影響文檔內(nèi)容和版式 17 文檔注釋 腳注 在文檔中注釋的位置上增加小編號(hào) 在每一頁(yè)的尾部按序號(hào)列出注釋內(nèi)容 文檔注釋 尾注 在文檔中注釋的位置上增加小編號(hào) 在文檔結(jié)束位置之后，按序號(hào)列出注釋內(nèi)容 19 引用與鏈接 引用 創(chuàng)建一個(gè)文檔中其他位置內(nèi)容的引用。 被引用的內(nèi)容會(huì)復(fù)制到引用的位置。 鏈接 到達(dá)另一個(gè)建議參考內(nèi)容的快捷跳轉(zhuǎn)鏈接點(diǎn) 可以到達(dá)：其他磁盤文件、網(wǎng)址、本文中的其他章節(jié) 在鏈接點(diǎn)處，只有一個(gè)自定義的標(biāo)題。 與網(wǎng)頁(yè)的直接點(diǎn)擊跳轉(zhuǎn)不同，office里需要按Ctrl + 單擊跳轉(zhuǎn)。 頁(yè)眉與頁(yè)腳 插入頁(yè)眉與頁(yè)腳 可以定義頁(yè)眉與頁(yè)腳的模板 可以與正文相同的方式定義頁(yè)眉頁(yè)腳的格式 其中的變量部分，可以插入頁(yè)碼域 可設(shè)定奇偶頁(yè)不同 21 嵌入對(duì)象 對(duì)象類型 圖形：各種幾何圖形 圖片 : 來(lái)自于文件、網(wǎng)絡(luò)的剪貼畫 圖表：通過(guò)數(shù)據(jù)生成的圖表 圖文框：獨(dú)立的圖文排版區(qū)域 公式：可以制作各種數(shù)學(xué)公式 字符：各種特殊字符（winding, webding, 漢字符號(hào)等字符） 對(duì)象的通用屬性設(shè)定 邊線筆：Pen 寬度、顏色、線型、箭頭 填充畫刷：Brush 顏色、透明度、填充模板，陰影 縮放與旋轉(zhuǎn)（注意手柄?。?圓型手柄一般用于旋轉(zhuǎn) 方塊手柄一般用于大小縮放 神奇的黃色菱形手柄根據(jù)不同的對(duì)象，有不同的功能。親手試一試？ 注意鼠標(biāo)開關(guān)的反饋！ 對(duì)象的排版屬性設(shè)定 排版 嵌入：一個(gè)對(duì)象如同一個(gè)字符一般對(duì)待。 四周、緊密混排：對(duì)象擠開正文。 襯于文字下方 浮于文字上方 疊放次序 調(diào)整上下次序 組合 把多個(gè)對(duì)象組合為一個(gè)對(duì)象，統(tǒng)一調(diào)整 圖片與剪貼畫 只有版面失衡時(shí)才加入剪貼畫 主題相關(guān)，簡(jiǎn)約，抽象，風(fēng)格統(tǒng)一 兩類剪貼畫：圖元、位圖 圖元：256級(jí)透明，無(wú)級(jí)縮放，不失真 位圖：縮放時(shí)會(huì)鋸齒或模糊失真 JPG：有損壓縮，不支持透明 GIF：無(wú)損壓縮，支持單一透明，動(dòng)畫 PNG: 無(wú)損壓縮，支持多級(jí)透明 BMP: 無(wú)壓縮，不支持透明 25 關(guān)于“圖元剪貼畫” 圖元畫是一種矢量圖形。 多個(gè)單個(gè)的形狀（元素）按一定順序疊加、組合。 每個(gè)元素也有邊線、填充、透明等屬性。 圖元畫可以通office軟件里直接從網(wǎng)上查找得到。（插入聯(lián)機(jī)圖片） 圖元畫可以被打散為形狀組合，進(jìn)行編輯以符合自己的需要。（右鍵取消組合） 可以通過(guò)“重新組合”來(lái)把編輯過(guò)的形狀群落合并到一起。 位圖效果處理 插入的位圖類圖片也可以設(shè)置一些效果 特效、透明色、陰影、調(diào)整亮度與對(duì)比度 壓縮圖片以減小文件大小 打印質(zhì)量已經(jīng)很好了 演示 選擇圖片，出現(xiàn)“格式”選項(xiàng)卡 2007：左側(cè)調(diào)整欄重新著色、陰影、亮度等 2010：更直觀的效果 透明處理： 重新著色設(shè)置透明色，在圖上點(diǎn)擊想變透明的顏色。 選擇最合適的圖像格式 JPG GIF BMP WMF JPG GIF BMP WMF格式點(diǎn)陣點(diǎn)陣點(diǎn)陣矢量色彩數(shù)16M索引可變調(diào)色板透明無(wú)有一色無(wú)參數(shù)化大小小小很大很小失真壓縮放大失真放大失真放大失真無(wú)失真 常用于照片色彩少的卡通圖片等對(duì)失真要求高的場(chǎng)合簡(jiǎn)單的圖形類 從哪里得到合適的圖形？ 插入剪貼面功能可以讓你從Office網(wǎng)站里查找符合關(guān)鍵字的圖形。 用各種搜索引擎的圖片搜索功能，能輕松得到需要的主題圖片。 提示：Google的關(guān)鍵字匹配明顯比baidu好得多。 SmartAct對(duì)象 一鍵產(chǎn)生絢麗效果 從office 2007開始支持 SmartAct對(duì)象示例利潤(rùn)管理工作方便效率成本管理第一階段第二階段第三階段質(zhì)量成本設(shè)計(jì)生產(chǎn)外觀實(shí)用 管理職業(yè)流程文化職業(yè)經(jīng)營(yíng)市場(chǎng)客戶成就 審閱與修訂 當(dāng)需要協(xié)作文檔時(shí)，請(qǐng)使用“修訂審閱”功能。 可以從菜單或是狀態(tài)欄中打開“修訂” 審閱修訂的功能原理: 審閱者對(duì)文檔的修改，不會(huì)立即生效，而是通過(guò)修訂批注的方式展現(xiàn)。 刪除與新增的內(nèi)容，以不同的格式顯示，與手工在紙面上的修改風(fēng)格類似。 文檔作者可以對(duì)修訂內(nèi)容決定是否接受。 可以直接“全部接受”或是全部拒絕。 請(qǐng)記得設(shè)置作者名！ （左上角office按鈕選項(xiàng)常規(guī)個(gè)性化office設(shè)置） 32 審閱與修訂 Word 2003的自動(dòng)文檔比較 另存文件為一個(gè)已經(jīng)存在的文件時(shí)，word會(huì)提示是否比較合并文檔。 比較的結(jié)果，以修訂的方式展現(xiàn)。 注意： 當(dāng)前文檔會(huì)被認(rèn)為是原始內(nèi)容，而被覆蓋的文檔被認(rèn)為是最終文檔。 如果你得到別的同事給你的文檔B, 而您有一個(gè)原始版本A，您希望知道B對(duì)A有什么新修改，需要如此： 打開文檔A(較舊版本) 另存為文檔B，在合并提示中選擇“合并”。 得到比較結(jié)果視圖。 33 審閱與修訂 Office 2007里有一個(gè)新的比較器 審閱比較 左邊選擇舊文檔 右邊選擇新文檔 按下確定， 以修訂方式顯示不同 郵件合并 以一個(gè)數(shù)據(jù)源記錄為信息來(lái)源，把數(shù)據(jù)套入一個(gè)固定的格式模板里，批量生成統(tǒng)一格式，不同內(nèi)容的文檔。 演示1. 選擇數(shù)據(jù)源（選擇收件人）2. 制作模板（也就是當(dāng)前文檔）3. 加入數(shù)據(jù)域（插入合并域）4. 生成、打印結(jié)果文檔，或是直接批量發(fā)送電子郵件。 或使用向?qū)?35 表格 第一行在每頁(yè)出現(xiàn) 選中第一行，右鍵，“表格屬性” “行”標(biāo)簽里，勾中“在各頁(yè)頂端以標(biāo)題行形式重復(fù)出現(xiàn)” 表格與文本的轉(zhuǎn)換 自動(dòng)調(diào)整列寬 按窗口調(diào)整 按內(nèi)容調(diào)整 36 幾個(gè)表格有關(guān)的操作技巧 Ctrl + Shift + 回車： 可以在當(dāng)前行把表格一分為二 Shift +拖動(dòng)表線： 表格左邊寬度不動(dòng)，整體拖動(dòng)右邊各列的寬度 Ctrl + 拖動(dòng)表線： 表格左邊寬度不動(dòng)，等比例調(diào)整右邊各列寬度 Alt + 拖動(dòng)表線： 精確調(diào)整表線位置 提示： Alt 和Ctrl、shift可以聯(lián)用，達(dá)到功能組合效果 37 關(guān)于換行與換頁(yè)的小知識(shí) “硬回車”與“軟回車” 回車鍵產(chǎn)生的換行，是“硬回車”。是段落的結(jié)束，因此下一段會(huì)新開始一個(gè)編號(hào)。 shift + enter：軟回車。段落不結(jié)束，下一行不會(huì)會(huì)開始編號(hào) 強(qiáng)制分頁(yè)符 Ctrl+回車，強(qiáng)制在該位置分頁(yè)再也不用用連續(xù)的回車來(lái)分頁(yè)了。 38 高級(jí)查找與替換 概述 Word不僅可以查找和替換文本，還可以查找一些非文本的內(nèi)容，或是通過(guò)通配符查找。 通過(guò)高級(jí)查找與替換，常常可以瞬間完成本來(lái)需要大量手工作業(yè)的工作。 查找選項(xiàng) p表示硬回車，而 l表示軟回車， #表示一個(gè)數(shù)字， $表示英文字母 在選擇通配符的情況下，可以用*表示0或多個(gè)任意字符，？表示一 個(gè)字符，&表示被查找到的內(nèi)容。 格式替換功能可以方便地重整整個(gè)文檔的格式。 高級(jí)查找與替換 示例一：把所有的粗體字替換為黑體字。 Ctrl + H 調(diào)出替換對(duì)話窗口。 點(diǎn)“更多”按鈕以展開高級(jí)功能。 點(diǎn)擊“查找內(nèi)容”輸入框，再點(diǎn)擊格式按鈕，選擇要查找的格式，這里選擇“字體”，再選擇“加粗”。注意到“查找內(nèi)容”下面的“選項(xiàng)”處出現(xiàn)了“加粗”。 點(diǎn)擊“替換為”輸入框，再點(diǎn)擊格式按鈕，選擇要查找的格式，這里選擇“字體”，再選擇“黑體”。注意到“替換為”下面的“選項(xiàng)”處出現(xiàn)了“黑體”。 點(diǎn)擊“全部替換”，完成整篇文檔從粗體到黑體的修改。 高級(jí)查找與替換 示例二：對(duì)硬回車電子書根據(jù)段前的四個(gè)空格進(jìn)行重排版。思路：將所有的硬回車替換為軟回車。然后把“軟回車+四空格”替換為硬回車，再把所有的軟回車刪除掉。操作：CTRL + H 調(diào)出替換對(duì)話框，點(diǎn)“更多”按鈕以展開高級(jí)功能。查找內(nèi)容中輸入”p”, 在“替換為”中輸入“l(fā)”，全部替換。查找”l ”, 替換為 “p ”，全部替換。注意輸入空格。查找”l”, 替換為“”(清理所有內(nèi)容，包括空格)，全部替換。 如果不記得特殊字符如何輸入，可以點(diǎn)“特殊格式”按鈕選擇。 創(chuàng)作“宏” 什么叫“宏”： “宏”是一個(gè)“ 很程序員”的術(shù)語(yǔ)，指一系列的動(dòng)作被打包定義為一個(gè)動(dòng)作組，以供以后可以按組統(tǒng)一調(diào)用。 Office里的宏可以用“錄制”的辦法定義 錄制宏操作方法：1. 按下底部狀態(tài)欄里的“錄制宏”按鈕。（如果沒有此按鈕，請(qǐng)右鍵點(diǎn)狀態(tài)欄，然后勾選“宏錄制”。）2. 為要錄制的宏設(shè)定一個(gè)“宏名”。3. 可以在此時(shí)決定以后如何調(diào)用此宏，是按鈕，還是熱鍵（以后可以改）。 4. 指定按鈕、熱鍵，或是直接點(diǎn)擊“確定”之后，光標(biāo)變?yōu)橛袖浺魩У臉幼?，同時(shí)宏按鈕變?yōu)椤巴Ｖ逛浿啤卑粹o。從此時(shí)開始，所做的操作都會(huì)記錄下來(lái)。5. 操作完成，按下停止錄制按鈕。宏被保存。 宏的編輯 菜單文件選項(xiàng)自定義功能區(qū)，勾選“開發(fā)工具”選項(xiàng)卡。 按下“宏”按鈕，就可以對(duì)宏進(jìn)行管理，運(yùn)行，刪除，編輯，調(diào)試。 修改宏的調(diào)用方式 在“自定義功能區(qū)”里，可以按“鍵盤快捷方式”自定義宏的快捷鍵，也可以從“從下列位置選擇命令”中選擇宏，然后把你創(chuàng)作的宏添加到自定義選項(xiàng)卡里去。提示1：默認(rèn)的圖標(biāo)不好看？添加之后按下“重命名”，選擇一個(gè)喜歡的圖標(biāo)和名稱吧。提示2：在功能卡上點(diǎn)右鍵，可以快速進(jìn)入“自定義功能區(qū)”對(duì)話框。提示：按下“編輯”按鈕，看一看宏的秘密！其實(shí)你的操作都被翻譯成了VBA程序。算我沒說(shuō) 文檔的信息安全保護(hù) 文檔口令 只讀打開口令：有只讀口令的讀者可以打開瀏覽，但不能修改。 修改口令：有此口令的讀者可以自由修改文檔的內(nèi)容。 指定閱讀者 通過(guò)公、私鑰加密技術(shù)，可指定不同讀者的不同權(quán)限。 通過(guò)Microsoft Passport來(lái)識(shí)別不同的讀者的身份。 操作 2007: 左上角Office按鈕準(zhǔn)備加密。 2010: 文檔信息保護(hù)文檔加密。 文檔的信息安全保護(hù) 簽名文檔 保證文檔的法律效力。 可以通過(guò)已經(jīng)安裝的證書來(lái)實(shí)現(xiàn)。 提示：阿里巴巴的支付寶證書可以用來(lái)簽名文檔。 可見的數(shù)字簽名：插入簽名行。 簽名保證了文檔的內(nèi)容自從簽名者簽署之后，沒有被修改過(guò)。 操作 2007: 左上角Office按鈕準(zhǔn)備添加數(shù)字簽名 2010: 文檔信息添加數(shù)字簽名 提示：可以用公司域給您頒發(fā)的證書進(jìn)行簽名！ 生成PDF文件 只需要“另存為”pdf文件格式就行了！ 縮放打印 用途 當(dāng)您的文檔是按A4排的版，而打印機(jī)里不幸只有B4紙時(shí)怎么辦？ 縮放打印把整個(gè)版面縮放為指定的紙張進(jìn)行打印，文檔不會(huì)被影響。 操作 Ctrl + P 2007：在【打印】對(duì)話框中單擊右下角的【按紙張大小縮放】的下拉箭頭。 2013: 在打印頁(yè)面中，單擊左下角的版式下拉按鈕，選擇“縮放至紙張大小” 選擇需要的紙型。 Word小技巧 如何在文檔中插入一條分隔線 只要連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【=】，然后回車，這樣就可以自動(dòng)得到一條雙直線；連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【】，然后回車即可得到一條波浪線； 連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【*】，然后回車即可得到一條虛線； 連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【-】，然后回車即可得到一條細(xì)直線； 連續(xù)輸入三個(gè)或三個(gè)以上的【#】，然后回車即可得到一條實(shí)心線。可是，有人知道如何刪除這些線嗎？ 提示：這些線其實(shí)是段落邊框。 Word小技巧：常用熱鍵 ALT+TAB：切換多文檔 Ctrl + N：可以建立一個(gè)新的空白文檔 Ctrl鍵+光標(biāo)鍵：左右一個(gè)詞，上下段首 Ctrl + Page Up：光標(biāo)到上一頁(yè)的首行首字前 Ctrl + Page Down ：光標(biāo)到下一頁(yè)首行首字前面 shift + F5: 在三個(gè)最后編輯的位置切換。 如何在 Word 指定位置輸入文字？ 只要把鼠標(biāo)放到指定位置，雙擊鼠標(biāo)左鍵就可以了！