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公司采購管理制度

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公司采購管理制度

公司采購管理制度篇一:公司采購管理制度 采購管理制度 第一章 總則 為了進一步加強公司制度管理,健全企業(yè)采購管理制度,監(jiān)督和控制不必要的開支,保證采購工作的正常化、規(guī)范化,特制定此制度。 第二章 采購原則 1.采購是一項重要、嚴(yán)肅的工作,各級管理人員和采購經(jīng)辦人必須高度重視。 2.采購必須堅持“秉公辦事、維護公司利益”的原則,并綜合考慮“質(zhì)量、價格”的競爭,擇優(yōu)選取。 3.一般日常辦公用品及其它消耗用品由財務(wù)部和行政后勤人員負責(zé)采購。 4.急用、小金額采購可以口頭向部門負責(zé)人、董事會領(lǐng)導(dǎo)匯報后先行購買,購回物品經(jīng)行政人員驗收后再到財務(wù)部報銷。 5采購時應(yīng)盡量要求供應(yīng)商開具發(fā)票,采購金額達500元以上(含500元)一律需出具發(fā)票。 第三章 采購程序 一、采購申請 1.采購前,采購經(jīng)辦人依照所購物件的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項填寫“采購申請單”。 2.緊急采購時,可在“采購申請單”上注明“緊急采購”字樣,以便及時處理。 3.若撤銷采購,應(yīng)立即通知財務(wù)部或行政后勤人員,以免造成不必要的損失。 二、采購流程 1.采購經(jīng)辦人在“采購申請單”內(nèi)需填寫所購物品的估算價格、數(shù)量和總金額。 2.各采購經(jīng)辦人在采購之前必須把“采購申請單”交到財務(wù)部進行審核,報總經(jīng)理審批后,方能進行采購。 第四章 采購經(jīng)辦人職責(zé)和行為規(guī)范 一、采購經(jīng)辦人職責(zé) 1.建立供應(yīng)商資料與價格記錄。 2.詢價、比價、議價及定購作業(yè)。 3.所購物品的品質(zhì)、數(shù)量異常的處理及交貨進度的控制。 4.做好每次的采購記錄及對帳工作。 一、采購經(jīng)辦人行為規(guī)范 1.采購經(jīng)辦人應(yīng)本著質(zhì)優(yōu)價廉的基本原則,經(jīng)過多方詢價、議價、比價后填寫“采購申請單”。 2.采購經(jīng)辦人應(yīng)盡職盡責(zé),不能接受供應(yīng)商任何形式的饋贈、回扣或賄賂;若因嚴(yán)重失職或違反原則做出不適當(dāng)行為者,給予辭退,情節(jié)嚴(yán)重者提交公安機關(guān)處理。 第五章 附 則 一、各部門需要采購時,須按上述審批手續(xù)和流程采購執(zhí)行。 二、本制度經(jīng)董事會和總經(jīng)理審批核準(zhǔn)后實施。篇二:公司采購流程管理制度制定方法 公司采購流程管理制度制定方法 公司采購流程圖制定 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本,滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求,進一步規(guī)范物資采購流程,加強與各部門間的配合,采購流程管理制度。 一、請購及其規(guī)定 1請購的定義 請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料,并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。 2請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素: (1)請購的部門; (2)請購物品所屬項目; (3)請購的用途; (4)請購的物品名; (5)請購的物品數(shù)量; (6)請購的物品規(guī)格;(7)請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; (8)請購的物品的需求時間; (9)請購如有特殊需要請備注; (10)請購單填寫人; (11)請購部門主管; (12)請購單審核人; (13)采購副總審核; (14)財務(wù)審核人; (15)公司總經(jīng)理。 3請購單及其提報規(guī)定 (1)請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ,由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門; (2)固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進行填寫提報; (3)其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表.)的格式填寫提報; (4)日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫提報; (5)請購部門在提報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份; (6)涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交,為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交; (7)遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資,公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況,可以電話或其他形式請示,征得同意后提報采購部門,簽字確認手續(xù)后補。 (8)如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品,請購部門必須作出書面說明。 (9)請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 4公司物資請購單的提報部門 (1)公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報; (2)公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報;(3)公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點 (1)采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰,檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批; (2)接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購,名稱規(guī)格等不完整清晰不采購,圖紙及技術(shù)資料不全不采購,庫存已超儲積壓的物資不采購的原則; (3)通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存; (4)對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、請購單的分發(fā)規(guī)定 (1)對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理; (2)對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理; (3)無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門; (4)重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 (1)單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天; (2)單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購,采購周期不應(yīng)超過15天 (3)單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購,采購周期不應(yīng)超過40天; (4)單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo),采購周期不應(yīng)超過60天; (5)請購部門應(yīng)按照以上(1)-(4)條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因; (6)遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略; 三、詢價及其規(guī)定 1詢價請應(yīng)認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱,了解圖紙及其技術(shù)要求,遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通;2屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購; 3對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理; 4所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價,原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價; 5對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品; 6遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額大于10萬的采購情況,詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況,按照附表四(擬報價/招標(biāo)單位名單)的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書; 7詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價; 8除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購;單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購,比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與;單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo),公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督;單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo); 9比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力,具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力; 10比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五(材料或設(shè)備詢價表)的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價; 11在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價、議價 1對廠商的供應(yīng)能力,交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認; 2對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析,是否其他廠商的價格最低,所報價格的綜合條件更加突出; 3收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況,設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格; 4重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力,資質(zhì)進行驗證和審查,如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等; 5參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。 四、比價、議價結(jié)果匯總 1比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo),征得同意后方可匯總;2比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六(比價/招標(biāo)匯總表)的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由,按照一定順序逐一審核; 3如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同,受法律保護。廣義合同指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。 (1)合同正文應(yīng)包含的要素 1) 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點; 2)采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額,清單、技術(shù)文件與確認圖紙是合同不可分割的部分; 3)包裝要求; 4)合同總額應(yīng)含稅,含運達公司的總價,特殊情況應(yīng)注明; 5)付款方式; 6)工期; 7)質(zhì)量保證期; 8)質(zhì)量要求及規(guī)范; 9)違約責(zé)任和解決糾紛的辦法; 10)雙方的公司信息; 11) 其他約定。 (2)合同簽訂及其規(guī)定 1)如涉及到技術(shù)問題及公司機密的,注意保密責(zé)任; 2)擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低; 3)為防止合同工程量追加或追加無依據(jù),打包采購時要求供貨方提供分項報價清單;篇三:公司采購管理制度 采購管理制度 一、目的: 為加強采購計劃管理,規(guī)范采購工作,保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動所需物品的正常持續(xù)供應(yīng),降低采購成本,特制定本制度。 二、適用范圍 本制度適用于公司對外采購與生產(chǎn)經(jīng)營有關(guān)的經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料及非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購(以下統(tǒng)稱為采購物品)。 三、職責(zé)權(quán)限 1、總經(jīng)理負責(zé)采購管理制度的審批; 2、副總、財務(wù)總監(jiān)負責(zé)采購管理制度的審核; 3、經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資),非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、辦公用品、勞保用品的采購由人力資源與后勤部負責(zé)。 四、采購原則 1、詢價比價原則 物品采購必須有三家以上供應(yīng)商提供報價,在權(quán)衡質(zhì)量、價格、交貨時間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進行綜合評估,并與供應(yīng)商進一步議定最終價格,臨時性應(yīng)急購買的物品除外。 2、一致性原則: 采購人員定購的物品必須與請購單所列要求、規(guī)格、型號、數(shù)量一致。在市場條件不能滿足請購部門要求或成本過高的情況下,采購人員須及時反饋信息供申請部門更改請購單或作參與。如確因特定條件數(shù)量不能完全與請購單一致,經(jīng)審核后,差值不得超過請購量的510%。 3、低價搜索原則: 采購人員隨時搜集市場價格信息,建立供應(yīng)商信息檔案庫,了解市場最新動態(tài)及最低價格,實現(xiàn)最優(yōu)化采購。 4、廉潔原則: (1)自覺維護企業(yè)利益,努力提高采購物品質(zhì)量,降低采購成本。 (2)廉潔自律,不收禮,不受賄,不接受吃請,更不能向供應(yīng)商伸手。 (3)嚴(yán)格按采購制度和程序辦事,自覺接受監(jiān)督。 (4)加強學(xué)習(xí),廣泛掌握與采購業(yè)務(wù)相關(guān)的新材料、新工藝、新設(shè)備及市場信息。(5)工作認真仔細,不出差錯,不因自身工作失誤給公司造成損失。 5、招標(biāo)采購原則: 凡大宗或經(jīng)常使用的物品,都應(yīng)通過詢議價或招標(biāo)的形式,由企管、財務(wù)等相關(guān)部門共同參與,定出一段時間內(nèi)(一年或半年)的供應(yīng)商、價格,簽訂供貨協(xié)議,以簡化采購程序,提高工作效率。對于價格隨市場變化較快的物品,除縮短招標(biāo)間隔時限外,還應(yīng)隨時掌握市場行情,調(diào)整采購價格。 6、審計監(jiān)督原則: 采購人員要自覺接受財務(wù)部或公司領(lǐng)導(dǎo)對采購活動的監(jiān)督和質(zhì)詢。對采購人員在采購過程中發(fā)生的違犯廉潔制度的行為,公司有權(quán)對相關(guān)人員依照公司員工績效考核制度等進行處罰直至追究其法律責(zé)任。 五、采購流程 1、采購申請: 物品(物資)需求部門根據(jù)生產(chǎn)或經(jīng)營的實際需要,由企管部負責(zé)采購物品每月25日前、由人力資源與后勤部負責(zé)采購物品每季度最后一個月25日前提出采購申請,填寫請購單,請購單要求注明名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、參考價格、用途等,若涉及技術(shù)指標(biāo)的,須注明相關(guān)參數(shù)、指標(biāo)要求。按采購申請流程,由各相關(guān)部門審批,經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后交人力資源與后勤部采購。各審核環(huán)節(jié)對采購申請?zhí)岢鲎h異者,應(yīng)于2個工作日內(nèi)將意見反饋給采購申請部門。 2、詢價比價議價: (1)每一種物品(物資)原則上需兩家以上的供應(yīng)商進行報價。 (2)采購員接到報價單后,需進行比價、議價,并填寫詢價記錄表,按低價原則進行采購。 (3)屬下列情況者,無須進行比價、議價:獨家代理、獨家制造、專賣品、原廠零配件無代用品,但仍需留下報價記錄。 3、樣品提供和確認: (1)若須進行樣品提供和確認的,須確定送樣周期,由采購人員負責(zé)追蹤,收到樣品后,須第一時間送交需求部門進行確認,必要時需會同財務(wù)部等部門相關(guān)人員予以確認。 (2)對于需要保存樣品的,須作封樣處理,以便日后作收貨比較。4、供應(yīng)商選擇: (1)具有合法經(jīng)營主體者。 (2)品質(zhì)、交貨期、價格、服務(wù)等條件良好者。 (3)信譽良好者。 (4)客戶認可的供應(yīng)商。 采購人員須建立供應(yīng)商信息臺帳。 5、合同簽定: (1)供應(yīng)商經(jīng)送樣審查合格后,由人力資源與后勤部與選定的供應(yīng)商簽訂合同。 (2)交易發(fā)生爭執(zhí)時,依據(jù)合同的核定條款進行處理。 6、進度跟催 (1)為確保準(zhǔn)時交貨,采購人員應(yīng)提前采用電話、傳真或親自到供應(yīng)商處跟催,以確保物品(物資)能適時供應(yīng)。 (2)若采購物品(物資)無法在預(yù)定時間內(nèi)交貨的,采購人員須提前通知需求部門,尋求解決辦法,并須重新和供應(yīng)商確定新的交貨期,并知會需求部門。 7、驗收入庫: 采購物品(物資)到公司后,屬經(jīng)營性固定資產(chǎn)、材料、配件等物品(物資)、非經(jīng)營性固定資產(chǎn)、大宗勞保用品等經(jīng)需求部門驗收,辦公用品等常用品經(jīng)庫管驗收合格后,庫管開具入庫單,按流程辦理入庫手續(xù)。如驗收不合格的,由驗收部門通知人力資源與后勤部,2日內(nèi)辦理換(退)貨手續(xù)。 8、對帳付款: 采購物品(物資)辦理入庫后,由采購人員憑入庫單按合同或約定的付款方式辦理付款手續(xù)。 六、考核: 凡違反本制度的人員,依照公司相關(guān)管理制度進行處罰。 請購單 申請單位:申請日期: 年 月 日 編號:詢價記錄表 公司采購管理制度

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