如何提高工作效率培訓

2 用 友 軟 件 園 搬 家 的 故 事姚 明 做 家 務 的 故 事基 金 狂 潮 中 的 思 考 3 時 間 管 理 的 理 論 與 原 則時 間 管 理 的 步 驟 與 方 法時 間 管 理 的 工 具 介 紹 4 5 6 7 一 年 有 365天 ； 其 中 雙 休 日 共 _天 ； 法 定 假 日 _天 ； 公 司 帶 薪 休 假 _天 ； 帶 薪 病 假 _天 ； 實 際 工 作 _天 ， 共 _小 時 ; 假 定 有 效 工 作 時 間 為 _%； 全 年 有 效 工 作 時 間 為 _小 時 。 8 一 年 有 365天 ； 其 中 雙 休 日 共 _104_天 ； 法 定 假 日 _11 _天 ； 公 司 帶 薪 休 假 _10_天 ； 實 際 工 作 約 240_天 ， 共 _1920_小 時 ; 假 定 有 效 工 作 時 間 為 _20-30_%； 全 年 有 效 工 作 時 間 為 _384-576_小 時 。 9 全 球 調(diào) 查 結 果 ： 時 間 管 理 無 效 十 大 原 因 1.優(yōu) 先 順 序 不 明 確2.電 話 打 擾3.缺 乏 目 標 計 劃4.貪 多 嚼 不 爛5.不 速 之 客6.無 效 授 權7.桌 面 雜 亂 無 章 /找 不 到 東 西8.缺 乏 自 律 /拖 延9.不 會 說 “ 不 ”10.低 效 的 會 議 10 可 以 支 配 的 時 間 就 是 財 富 本 身 。馬 克 思世 界 上 最 珍 貴 的 東 西 就 是 時 間 。愛 迪 生人 類 都 忽 略 了 時 間 的 可 貴 ， 失 去 它 ， 才 懊 惱 不 已 。伏 爾 泰要 充 分 利 用 時 間 ， 每 一 事 務 都 要 安 排 時 間 。富 蘭 克 林時 間 是 最 高 貴 而 有 限 的 資 源 。彼 德杜 拉 克 11 時 間 的 價 值 基 本 上 分 兩 種 ， 一 種 叫 做 無 形 的 價 值 ， 另 一 種 叫 做 有 形的 價 值 。 無 形 價 值時 間 的 無 形 價 值 是 把 時 間 投 資 于 你 的 工 作 、 家 庭 、 社 交 的 功 能 方 面 ，建 立 工 作 關 系 、 家 庭 關 系 、 人 際 關 系 等 。 你 為 此 花 掉 時 間 ， 但 它 帶給 你 的 收 獲 可 能 是 無 法 用 金 錢 來 衡 量 的 ， 這 叫 做 無 形 的 價 值 。 有 形 價 值 時 間 的 有 形 價 值 是 指 你 所 苦 心 開 拓 的 許 多 家 庭 關 系 、 社 會 關 系 ，會 在 以 后 帶 來 有 形 的 報 酬 。 例 如 你 是 一 名 銷 售 人 員 ， 拜 訪 客 戶 ， 跟客 戶 建 立 關 系 ， 最 后 與 客 戶 達 成 交 易 ， 你 定 會 有 報 酬 。 12 韋 氏 大 辭 典 中 的 定 義 ：時 間 是 由 過 去 、 現(xiàn) 在 及 未 來 構 成 的 。時 間 就 是 過 去 、 現(xiàn) 在 及 未 來 的 連 續(xù) 不 斷 的 連 續(xù) 線 。時 間 的 基 本 元 素 是 事 件 ， 是 過 去 的 事 ， 現(xiàn) 在 的 事 和 未 來 的事 。 時 間 是 由 每 一 個 時 間 的 事 件 構 成 的 。 13 時 間 管 理 中 最 根 本 的 要 素 ?-事 件 時 間 管 理 的 實 質(zhì) 是 什 么 ?-事 件 的 選 擇 與 管 理 14 時 間 管 理 的 關 鍵 就 是 事 件 的 控 制 ， 即 把 每 一 件 事 情 都 能 夠 控 制 得 很好 。 時 間 管 理 是 日 常 事 務 中 執(zhí) 行 的 一 種 有 目 標 的 可 靠 的 工 作 技 巧 ， 例如 ， 如 何 安 排 你 的 生 活 ， 怎 樣 去 規(guī) 劃 你 的 職 業(yè) 生 涯 或 者 工 作 的 步 驟 ，關 鍵 是 合 理 有 效 地 利 用 可 以 支 配 的 時 間 。 贏 得 時 間 ， 就 可 以 贏 得 一 切 。 因 為 時 間 管 理 的 關 鍵 就 是 事 情 的 控 制 ，所 以 能 夠 把 事 情 控 制 得 很 好 ， 就 能 夠 贏 得 時 間 。 因 為 時 間 就 是 生 命 的本 身 ， 連 自 己 生 命 本 身 都 管 理 不 好 ， 還 能 管 理 些 什 么 呢 ?不 能 管 理 時 間 的 人 ， 就 不 能 夠 管 理 一 切 。 彼 得 杜 拉 克時 間 管 理 的 基 本 思 路 就 是 讓 自 己 活 得 更 快 樂 ， 因 為 人 生 的 過 程 中 ，快 樂 、 快 樂 是 追 求 的 目 標 ， 所 以 時 間 管 理 的 基 本 目 的 就 是 更 能 夠 活 出你 自 己 ， 有 意 識 地 掌 控 你 自 己 的 生 命 ， 這 叫 做 自 己 做 決 定 。 而 不 是 為他 人 生 活 ， 不 是 為 了 某 一 項 事 情 ， 或 者 成 為 被 別 人 利 用 的 一 種 工 具 。 15 供 給 毫 無 彈 性 ： 時 間 的 供 給 量 是 固 定 不 變 的 ， 在 任 何 情 況 下 不 會增 加 、 也 不 會 減 少 ， 每 天 都 是 24小 時 ， 所 以 我 們 無 法 開 源 。 無 法 蓄 積 ： 時 間 不 象 人 力 、 財 力 、 物 力 和 技 術 那 樣 被 積 蓄 儲 藏 。不 論 愿 不 愿 意 ， 我 們 都 必 須 消 費 時 間 ， 所 以 我 們 無 法 節(jié) 流 。 無 法 取 代 ： 任 何 一 項 活 動 都 有 賴 于 時 間 的 堆 砌 ， 這 就 是 說 ， 時 間是 任 何 活 動 所 不 可 缺 少 的 基 本 資 源 。 因 此 ， 時 間 是 無 法 取 代 的 。 無 法 失 而 復 得 ： 時 間 無 法 象 失 物 一 樣 失 而 復 得 。 它 一 但 喪 失 ， 則會 永 遠 喪 失 。 花 費 了 金 錢 ， 尚 可 賺 回 ， 但 倘 若 揮 霍 了 時 間 ， 任 何 人都 無 力 挽 回 。 時 間 是 一 種 心 態(tài) 、 心 境 的 表 現(xiàn) ， 你 如 何 看 待 時 間 ，如 何 運 用 時 間 ， 就 是 心 態(tài) 和 心 境 的 表 現(xiàn) 。 良 好 的 時間 管 理 ， 是 一 種 習 慣 的 養(yǎng) 成 。 16 大 趨 勢 的 作 者 約 翰 艾 茲 彼 特 ， 曾 經(jīng) 說 過 這 么 一 句 話 ：“ 我 們 正 站 在 一 個 新 的 起 點 ， 兩 千 年 (即 2000年 )， 這 重 要 的 一 年 ，象 征 著 未 來 ， 是 人 們 為 之 奮 斗 的 里 程 碑 ， 變 化 的 速 度 加 快 ， 知 道 的事 情 增 多 ， 因 而 我 們 不 得 不 重 省 自 身 ， 再 悟 自 己 的 價 值 觀 和 傳 統(tǒng) 習慣 ， 而 這 一 切 ， 都 是 個 人 所 為 ， 個 人 試 圖 改 變 這 個 社 會 之 前 ， 首 先要 改 變 自 己 。 ”這 就 是 一 種 心 理 建 設 的 過 程 ， 其 實 這 句 話 ， 早 在 1905年 ， 著 名 的哲 學 家 威 廉 詹 姆 斯 就 說 過 ： “ 我 們 這 一 代 最 偉 大 的 革 命 就 是 發(fā) 現(xiàn) ，一 個 人 可 以 由 改 變 調(diào) 整 內(nèi) 在 的 心 態(tài) 來 改 變 外 在 的 環(huán) 境 。 ”所 有 的 結 果 是 行 動 造 成 的 ， 所 有 的 行 動 是 思 考 造 成 的 ， 所 有 的 思考 是 來 自 于 你 一 念 之 間 。因 此 所 有 的 改 變 是 由 自 己 的 思 考 和 意 念 來 決 定 的 。 它 這 里 包 括 哪些 東 西 呢 ？ 17 欲 望 。 你 要 把 事 情 做 好 ， 時 間 管 理 好 ， 欲 望 是 不 是 很 強 烈 ?決 定 。 決 定 做 或 時 間 管 理 的 目 標 是 什 么 ？ 要 把 時 間 管 理 做 好 ， 你的 目 標 價 值 ， 人 生 的 方 向 很 重 要 。行 動 。 時 間 管 理 是 一 種 技 巧 ， 也 是 一 種 觀 念 ， 跟 行 為 有 一 定 差 距 ，必 須 不 斷 地 去 練 習 ， 才 能 養(yǎng) 成 一 種 良 好 的 習 慣 。決 心 。 時 間 管 理 也 是 一 種 決 心 。 你 下 決 心 持 續(xù) 地 學 習 ， 直 到 運 用自 如 。 如 果 你 把 時 間 管 理 好 ， 就 能 夠 達 到 自 我 的 理 想 ， 建 立 自 我 的形 象 ， 進 一 步 提 升 自 我 價 值 。 每 個 人 應 該 把 自 己 當 成 一 個 時 間 管 理的 門 外 漢 ， 而 努 力 不 斷 學 習 。如 果 每 天 你 能 夠 讓 自 己 節(jié) 省 兩 個 小 時 ， 一 個 星 期 就 能 夠 節(jié) 省 10個小 時 ， 一 年 就 能 節(jié) 省 500個 小 時 ， 這 種 生 產(chǎn) 力 就 能 提 升 到 至 少 25%以上 。 所 有 有 成 就 的 人 ， 或 是 有 成 就 的 企 業(yè) ， 總 會 把 時 間 用 在 高 深 產(chǎn)業(yè) 的 地 方 ， 源 自 于 他 們 知 道 時 間 大 于 金 錢 ， 時 間 就 是 他 們 生 活 追 尋的 一 種 方 向 。 18 理 論 的 演 進 特 點 優(yōu) 點 缺 點第 一 代 時 間 管理 備 忘 錄 型 應 變 力 很 強 沒 有 壓 力 隨 意 忽 略 整 體 規(guī)劃第 二 代 時 間 管理 計 劃 導 向 型 追 蹤 約 會 事 件 達 成 率比 較 高 產(chǎn) 生 安 排 的 習 慣第 三 代 時 間 管理 目 標 導 向 型 重 視 目 標 忽 略 了 自 然 法 則缺 乏 遠 見第 四 代 時 間 管理 團 隊 導 向 型 關 注 團 隊 忽 視 個 體第 五 代 時 間 管 理 自 然 法 則 和 羅 盤 導 向型 工 作 生 活 均 衡 19 1. 效 果 效 率 - 做 正 確 的 事 情2. 目 標 計 劃 - 書 面 界 定 結 果3. 計 劃 行 動 - 縝 密 思 考 策 劃4. 排 序 羅 列 - 優(yōu) 先 高 于 一 切5. 20 80 - 保 證 少 數(shù) 重 點6. 集 中 分 散 - 專 注 整 塊 時 間7. 人 事 - 投 資 情 感 帳 戶8. 羅 盤 時 鐘 - 平 衡 工 作 生 活 20 時 間 管 理 的 理 論 與 原 則時 間 管 理 的 步 驟 與 方 法時 間 管 理 的 工 具 介 紹 21 1. 明 確 角 色 、 職 責 與 目 標 2. 列 出 事 件 清 單3. 排 定 事 件 次 序4. 制 定 時 間 計 劃 表5. 言 行 一 致 地 執(zhí) 行6. 調(diào) 整 和 改 善 22 1、 明 確 角 色 、 職 責 與 目 標 1) 公 私 兼 顧 ： 工 作 +家 庭2) 價 值 為 先 ： 以 價 值 觀 為 依 據(jù) 23 【 案 例 】 1953年 ， 美 國 耶 魯 大 學 對 應 屆 畢 業(yè) 生 做 了 一 項 研 究 調(diào) 查 ， 他 們 發(fā) 現(xiàn) 有 3%的 同 學 還沒 有 畢 業(yè) 就 設 定 了 他 們 人 生 的 目 標 ， 20年 后 ， 也 就 是 1973年 ， 這 3%的 同 學 比 其 他 97%的 同 學 更 顯 得 富 裕 。 這 3%的 同 學 ， 他 們 做 了 7件 事 情 ： 他 們 曾 經(jīng) 很 確 實 地 寫 下 了 他 們 想 做 的 事 情 ； 他 們 列 出 了 達 成 目 標 所 得 到 的 好 處 ； 他 們 列 出 達 成 目 標 要 克 服 的 障 礙 ； 他 們 列 出 了 達 成 目 標 必 須 必 備 的 知 識 以 及 信 息 ； 他 們 列 出 了 達 成 目 標 需 要 共 同 協(xié) 力 的 團 隊 、 人 員 或 者 組 織 ； 他 們 總 結 出 一 套 行 動 計 劃 ； 他 們 寫 出 了 達 成 目 標 的 具 體 時 間 。另 外 97%的 人 他 們 沒 有 去 設 定 目 標 。 原 因 在 于 ： 他 們 對 目 標 不 了 解 ； 他 們 不 知 道 如 何 去 設 立 目 標 ； 對 失 敗 有 一 種 恐 懼 感 ； 害 怕 被 拒 絕 ； 自 我 形 象 不 佳 ； 他 們 對 自 己 缺 乏 熱 忱 。要 想 在 你 的 一 生 或 者 未 來 實 現(xiàn) 你 的 夢 想 ， 你 必 須 做 一 件 事 情 ， 那 就 是 設 定 目 標 。 24 25 時 間 規(guī) 劃 系 統(tǒng) 里 ， 日 計 劃 就 是 每 天 要 花 一 些 時 間 規(guī)劃 你 的 活 動 。 你 的 日 計 劃 要 從 周 計 劃 而 來 。 自 己 每天 的 趨 勢 都 是 朝 著 更 大 的 目 標 邁 進 。 一 天 檢 查 所 有工 作 的 來 源 ， 包 括 你 的 專 案 、 你 記 載 截 止 日 期 的 計劃 、 排 進 去 的 活 動 和 應 該 注 意 的 事 項 等 。你 未 來 的 一 周 應 該 處 理 的 事 情 ， 首 先 應 該 決 定 這 些事 情 的 優(yōu) 先 順 序 然 后 再 做 周 計 劃 ， 這 樣 可 以 對 工 作做 一 些 全 盤 的 檢 查 ， 將 你 自 己 的 目 標 系 統(tǒng) 化 以 后 可以 為 新 的 一 周 做 更 好 的 準 備 。 周 計 劃 往 上 延 伸 就 是月 計 劃 。 有 時 從 比 一 周 更 長 的 時 間 范 圍 來 看 ， 工 作也 是 非 常 重 要 的 ， 月 計 劃 可 以 提 供 一 個 寬 廣 的 視 野 ，使 你 每 一 周 計 劃 得 更 有 效 果 。 它 通 常 包 含 的 都 是 下個 月 工 作 里 更 重 要 的 事 情 。月 計 劃 再 往 上 就 是 你 的 季 計 劃 ， 一 年 之 中 固 定 每 隔一 段 時 間 就 要 檢 查 已 經(jīng) 到 期 的 目 標 ， 并 視 情 況 做 必 要 的 修 正 和 改 進 。 在 每 一 個 季 度 末 你 可 以 確 定 下 一個 季 度 的 方 針 ， 并 決 定 哪 些 方 面 任 務 應 該 取 消 、 增加 或 加 快 。 例 如 下 一 季 度 你 可 能 晉 升 為 主 管 ， 你 需要 接 受 一 些 主 管 方 面 的 知 識 培 訓 ； 你 下 個 月 可 能 要去 一 個 地 方 旅 游 ， 那 你 必 須 要 去 收 集 旅 游 地 點 的 一些 信 息 資 料 ， 這 些 都 應 該 安 排 在 季 計 劃 的 內(nèi) 容 之 內(nèi) 。 26如 果 目 標 不 明 確 ， 就 沒 有 辦 法 做 時 間 規(guī) 劃 。 同 時 如 果 你 的 目 標 設 定 還 要 把 健 康 、 家 庭 、 工 作 、人 際 、 理 財 、 心 智 、 休 閑 、 心 靈 等 因 素 考 慮 進 來 ， 把 每 一 個 你 它 目 的 、 角 色 、 價 值 觀 、 信 念詮 釋 出 來 。 例 如 ， 你 重 視 健 康 ， 因 為 你 相 信 健 康 就 是 財 富 ， 你 知 道 擁 有 健 康 的 身 體 ， 才 可 以做 你 能 做 的 事 情 。 第 二 個 角 色 ， 你 現(xiàn) 在 是 一 個 什 么 層 次 的 年 齡 ， 你 在 家 庭 里 扮 演 的 是 一 個 什么 樣 的 角 色 ， 假 如 你 的 健 康 出 問 題 的 話 ， 你 可 能 會 怎 么 樣 。 你 了 解 健 康 是 人 生 最 重 要 的 一 點 ，因 此 你 相 信 不 好 的 食 物 不 能 隨 隨 便 便 入 口 ， 所 以 你 必 須 讓 我 自 己 更 快 樂 ， 更 健 康 ， 而 且 你 的健 康 不 只 是 生 理 的 健 康 ， 我 還 追 求 心 理 的 健 康 。 你 相 信 ， 你 的 鍛 煉 ， 你 的 付 出 ， 會 讓 你 的 健康 更 得 到 充 實 ， 讓 你 的 健 康 狀 態(tài) 變 得 更 佳 ， 這 就 是 全 方 位 的 檢 視 過 程 。 借 此 去 達 到 你 的 目 的 、價 值 觀 和 信 念 。 27 n Specific具 體 的 ；n Measurable可 以 計 量 的 ；n Attainment可 以 達 到 的 ；n Reasonable合 理 的 ；n Time有 時 間 性 的 28 1、 具 體 的 ： 有 人 說 ： “ 我 將 來 要 做 一 個 偉 大 的 人 ” 。 這 就 是 一 個 不 具 體 的 目 標 。 目 標 一 定 要 是 具 體 的 ， 比 如 你 想 把 英 文 學 好 ，那 么 你 就 訂 一 個 目 標 ： 每 天 一 定 要 背 十 個 單 詞 、 一 篇 文 章 。 有 人 曾 經(jīng) 做 過 一 個 試 驗 ， 他 把 人 分 成 兩 組 ， 讓 他 們 去 跳 高 。 兩 組 人 的 個 子 差 不 多 ， 先 是 一 起 跳 過 了 1米 。 他 對 第一 組 說 ： “ 你 們 能 夠 跳 過 1.2米 。 ” 他 對 第 二 組 說 ： “ 你 們 能 夠 跳 得 更 高 。 ” 經(jīng) 過 練 習 后 ， 讓 他 們 分 別 去 跳 ， 由 于 第 一組 有 具 體 的 目 標 ， 結 果 第 一 組 每 個 人 都 跳 過 1.2米 ， 而 第 二 組 的 人 因 為 沒 有 具 體 目 標 ， 所 以 他 們 中 大 多 數(shù) 人 只 跳 過 了 1米 ， 少 數(shù) 人 跳 過 了 1.2米 。 這 就 是 有 和 沒 有 具 體 目 標 的 差 別 所 在 。 2、 可 衡 量 的 ： 任 何 一 個 目 標 都 應 有 可 以 用 來 衡 量 目 標 完 成 情 況 的 標 準 ， 你 的 目 標 愈 明 確 ， 就 能 提 供 給 你 愈 多 的 指 引 。 比 如 你 要買 一 棟 房 子 ， 先 要 在 心 里 有 個 底 。 房 子 要 多 大 ， 是 幾 層 樓 ？ 需 要 多 少 臥 室 ？ 要 木 頭 砌 還 是 鋼 筋 水 泥 的 ？ 要 多 少 平 方 ？座 落 地 點 呢 ？ 你 的 預 算 呢 ？ 有 了 這 些 明 確 的 標 準 ， 你 才 有 可 能 順 利 地 蓋 好 你 的 房 子 。 3、 可 達 到 的 ： 不 能 達 到 的 目 標 只 能 說 是 幻 想 、 白 日 做 夢 ， 太 輕 易 達 到 的 目 標 又 沒 有 挑 戰(zhàn) 性 。 多 年 前 在 美 國 進 行 了 一 項 成 就 動 機 的 試 驗 。 15個 人 被 邀 請 參 加 一 項 套 圈 的 游 戲 。 在 房 間 的 一 邊 釘 上 一 根 木 棒 ， 給 每 個 人 幾 個 繩 圈 套 到 木 棒 上 ， 離 木 棒 的距 離 可 以 自 己 選 擇 。 站 得 太 近 的 人 很 容 易 就 把 繩 圈 套 在 木 棒 上 ， 而 且 很 快 地 就 泄 氣 了 ； 有 的 人 站 得 太 遠 ， 老 是 套 不 進 去 ， 于 是 很 快 就泄 氣 了 ； 但 有 少 數(shù) 人 站 的 距 離 恰 到 好 處 ， 不 但 使 游 戲 具 有 挑 戰(zhàn) 性 ， 而 且 他 們 也 還 有 成 就 感 。 實 驗 者 解 釋 這 些 人 有 高 度的 成 就 動 機 ， 他 們 通 常 不 斷 地 設 定 具 挑 戰(zhàn) 性 但 做 得 到 的 目 標 。 4、 相 關 的 ： 目 標 的 制 定 應 考 慮 和 自 己 的 生 活 、 工 作 有 一 定 的 相 關 性 ， 比 如 一 個 公 司 的 職 員 ， 整 天 考 慮 的 不 是 怎 樣 才 能 做 好 工作 ， 卻 一 心 發(fā) 著 明 星 夢 ， 又 不 肯 努 力 奮 斗 ， 在 一 天 一 天 消 耗 中 喪 失 學 習 、 工 作 的 能 力 ， 不 思 進 取 ， 不 努 力 提 高 工 作 業(yè)務 能 力 ， 最 終 會 被 公 司 拋 棄 、 會 被 社 會 遺 棄 。 5、 基 于 時 間 的 ： 任 何 一 個 目 標 的 設 定 都 應 該 考 慮 時 間 的 限 定 ， 比 如 你 說 ： “ 我 一 定 要 拿 到 律 師 證 書 。 ” 目 標 應 該 很 明 確 了 ， 只 是不 知 是 在 一 年 內(nèi) 完 成 ， 還 是 十 年 后 才 完 成 ？ 29 目 標 你 的 目 標 （ SMART標準 ） 排 序 如 何 達 到 你 的 目標目 標 的 長 短 ： 長 期 目 標 中 期 目 標 短 期 目 標 目 標 的 對 象 ： 家 庭 目 標 健 康 目 標 工 作 目 標 財 務 目 標 人 際 關 系 目 標 學 習 成 長 目 標 娛 樂 目 標 公 益 目 標 30 目 標 將 有 助 于 把 力 量 集中 在 真 正 的 重 點 上 ,如 果 你有 意 識 地 有 目 標 ， 會 將 你潛 意 識 的 力 量 轉(zhuǎn) 化 到 你 的行 動 上 。 目 標 可 以 讓 你 了 解 自 己的 目 標 并 執(zhí) 著 地 追 求 ,把 精力 集 中 在 最 重 要 的 事 情 上 ，而 不 會 把 精 力 浪 費 在 不 重要 的 事 情 上 。 可 以 引 發(fā) 你 對 工 作 強 烈的 自 我 驅(qū) 動 力 量 31 2、 列 出 事 件 清 單 主 動 性 任 務-幫 你 實 現(xiàn) 工 作 目 標 應 對 性 任 務-不 太 重 要 卻 不 可 缺 少 每 日 計 劃 T P Task List 78 910 1112 1314 1516 1718 1920 會 見13-11-2000 32 3、 排 定 事 業(yè) 次 序 根 據(jù) ： 工 作 的 重 要 程 度 (重 要的 工 作 需 要 安 排 足 夠 的時 間 處 理 ） 工 作 的 緊 急 程 度 （ 緊 急的 工 作 需 要 馬 上 著 手 處理 ） 33 查 爾 斯 史 瓦 在 半 世 紀 前 擔 任 伯 利 恒 鋼 鐵 公 司 總 裁 期 間 ， 曾 經(jīng) 向 管 理顧 問 李 愛 菲 提 出 這 樣 一 個 不 尋 常 的 挑 戰(zhàn) ： “ 請 告 訴 我 如 何 能 在 辦 公時 間 內(nèi) 做 妥 更 多 的 事 ， 我 將 支 付 給 你 任 意 的 顧 問 費 。 ”李 愛 菲 于 是 遞 了 一 張 紙 給 他 ， 并 向 他 說 “ 寫 下 你 明 天 必 須 做 的 最 重要 的 各 項 工 作 ， 先 從 最 重 要 的 那 一 項 工 作 做 起 ， 并 持 續(xù) 地 做 下 去 ，直 到 完 成 該 項 工 作 為 止 。 重 新 檢 查 你 的 辦 事 次 序 ， 然 后 著 手 進 行 第二 項 重 要 的 工 作 。 倘 若 任 何 一 項 著 手 進 行 的 工 作 花 掉 你 整 天 的 時 間 ，也 不 用 擔 心 。 只 要 手 中 的 工 作 是 最 重 要 的 ， 則 堅 持 做 下 去 。假 如 按 這 種 方 法 你 無 法 完 成 全 部 的 重 要 工 作 ， 那 么 即 使 運 用 任 何 其它 方 法 ， 你 也 同 樣 無 法 完 成 它 們 ， 而 且 倘 若 不 借 助 某 一 件 事 的 優(yōu) 先次 序 ， 你 可 能 甚 至 連 哪 一 種 工 作 最 為 重 要 都 不 清 楚 。 將 上 述 的 一 切變 成 你 每 一 個 工 作 日 里 的 習 慣 。 當 這 個 建 議 對 你 生 效 時 ， 把 它 提 供給 你 的 部 屬 采 用 ” 。 數(shù) 星 期 后 ， 史 瓦 寄 了 一 張 面 額 兩 萬 伍 仟 美 元 的 支 票 給 李 愛 菲 ， 并 附 言 她 確 實 已 為 他 上 了 十 分 珍 貴 的 一 課 ， 伯 利 恒 甕 后 來 之 所 以 能 夠 躍升 為 世 界 最 大 的 獨 立 鋼 鐵 制 造 者 ， 據(jù) 說 可 能 是 導 因 于 李 愛 菲 的 那 數(shù)句 真 言 。 34 35 36 緊 急 不 緊 急重 要 壓 力筋 疲 力 盡危 機 處 理忙 于 收 拾 殘 局 有 遠 見平 衡紀 律自 制少 有 危 機 不 重 要 短 視 近 利危 機 處 理被 視 為 巧 言 令 色輕 視 目 標 與 計 劃 缺 乏 自 制 力 ， 抱 怨人 際 關 系 浮 泛 ， 破 裂 全 無 責 任 感工 作 不 保依 賴 他 人 或 社 會 機 構維 生 37 重 要 緊 急 38 緊 急 不 緊 急重要不重要 IIII IIIV 39 q花 更 多 時 間 在 第 二 象 限 ， 來 創(chuàng) 造 機 會 和 保 護 資 源q為 第 一 象 限 活 動 做 預 測 并 將 它 們 移 入 第 二 象 限q預 防 或 為 第 一 象 限 活 動 做 準 備 ， 以 減 弱 緊 急 程 度q確 認 和 消 除 不 能 幫 助 實 現(xiàn) 目 標 的 活 動 40 案 例 : 給 張 經(jīng) 理 安 排 一 天 的 任 務任 務 清 單 主 動 性 /應對 性 重 要 性 緊 迫 性 排 序舉 行 項 目 辦 公 例 會制 定 明 天 時 間 計 劃接 待 一 個 老 同 學向 總 經(jīng) 理 匯 報 季 度 工 作給 外 地 客 戶 打 電 話 與 同 事 聊 一 部 電 影到 門 診 部 看 病 41 任 務 評 分 標 準任 務 重 要 性 評 分 :非 常 重 要 重 要 不 很 重 要 可 有 可 無4分 3分 2分 1分任 務 緊 迫 性 評 分 :非 常 緊 迫 緊 迫 不 很 緊 迫 可 以 推 遲4分 3分 2分 1分 42 4、 制 定 時 間 計 劃 表1) 計 算 事 件 時 間 長 度2) 保 證 為 重 要 工 作 預 留 整塊 時 間3) 適 當 預 留 彈 性 43 5、 言 行 一 致 地 執(zhí) 行1) 有 序 工 作2) 有 效 授 權3) 排 除 干 擾 44 45 該 扔 則 扔 不 要 移 師 暗 處 不 放 無 關 物 品 ， 將 物 品 放 在 固 定 地 方 。 建 立 良 好 的 文 件 管 理 系 統(tǒng) 讓 文 件 在 面 前 只 流 通 一 次 下 班 最 后 一 件 事 - 收 拾 辦 公 桌 46 47 雪 莉 吾 友 ： 我 倆 是 多 年 老 朋 友 了 ， 共 渡 過 許 多 好 時 光 但 一 個 月 前 你 說 了 些 令 人 難 受 的 話 上 兩 星 期 你 又 沒 來 參 加 我 辦 的 宴 會 后 來 48 雪 莉 吾 友 ： 我 恨 你 ！ 因 為 49 建 構 從 結 論 說 起 的 風格Governing thought中 心 思 想 Key line support支 撐 思 想 的 主 要 理 由 Support 支 撐 理 由 Support支 撐 理 由 50 您 能 用 一 句 話 介 紹 您 的 這 本 大 作 嗎 ？ 51 管 理 是 通 過 他 人 將 事 情 辦 妥 。 授 權 就 是 將 分 內(nèi) 的 若 干 工 作 委 托 部 屬 履 行 。 主 管 所 授 予 的 權 力 應 以 剛 好 能 夠 完 成 指 派的 工 作 為 限 度 。 授 權 不 卸 責 。 52 溝 通 技 巧 不 佳令 部 屬 等 候 （ 傲 慢 、 優(yōu) 柔 寡 斷 、 遙 控 ）干 擾 部 屬 的 工 作過 分 挑 剔 細 節(jié)縱 容 或 無 視 傳 達 信 息 的 人 員 ， 任 意 提 高 信 息 的 緊 迫 性 53 管 理 者 要 學 會 如 何 授 權 ， 必 須 先要 克 服 兩 個 障 礙 ： 要 舍 得 把 自 己 喜 歡 的 工 作 ， 分派 給 別 人 去 做 克 服 恐 懼 心 理 ， 不 要 害 怕 工 作局 面 失 控 54 哪 項 任 務 ？ 由 誰 負 責 ？ 如 果 派 他 ， 她 /他 能 勝 任 嗎 ？ 需 要 多 長 時 間 培 訓 ， 她 /他 才 能 勝 任 工 作 ？ 制 定 培 訓 計 劃 。 55 提 供 必 要 的 支 援 關 鍵 處 把 關 ， 監(jiān) 督 工 作 進 展 56 57 58 6、 調(diào) 整 和 持 續(xù) 改 善 1) 每 日 調(diào) 整 與 應 變2) 階 段 自 我 評 估 與 改 善 59 受制于人主動積極 刺 激 反 應刺 激 反 應選 擇 的 自 由自 覺 想 象 力 良 知 獨 立 意 志 603） 要 事 第 一1） 主 動 積 極 2） 以 終 為 始 4） 雙 贏 思 維5） 知 彼 解 己 6） 統(tǒng) 合 綜 效7） 不 斷 更 新 61 1. 定 角 色 和 職 責 (明 確 價 值 觀 ) 公 私 兼 顧 ,價 值 為 先2. 列 出 事 件 清 單 按 照 主 動 性 與 應 對 性 分 類3. 排 定 事 件 優(yōu) 先 次 序 以 重 要 性 和 緊 急 性 來 排 定4. 制 定 時 間 計 劃 表 預 留 彈 性 ,保 證 重 點5. 言 行 一 致 地 執(zhí) 行 排 除 干 擾 ,有 效 授 權6. 調(diào) 整 和 改 善 自 我 評 估 ,持 續(xù) 改 善 62 時 間 管 理 的 理 論 與 原 則時 間 管 理 的 步 驟 與 方 法時 間 管 理 的 工 具 介 紹 63 工 作 日 歷 法 ： 年 時 間 規(guī) 劃 季 度 時 間 規(guī) 劃 周 時間 規(guī) 劃 日 時 間 規(guī) 劃 ； 工 作 日 歷 表 時 間 資 源 表信 息 系 統(tǒng) 工 具 ：BLOG協(xié) 同 辦 公腦 圖 軟 件 日 程 管 理 軟 件 64 視 時 間 為 主 宰 ： 重 形 式 不 重 實 質(zhì) （ 歲 月 不 饒 人 、 時 間 是 最好 的 試 金 石 ） 視 時 間 為 敵 人 ： 重 效 率 不 重 效 能 （ 與 時 間 賽 跑 ） 視 時 間 為 神 物 ： 忘 記 時 間 視 時 間 為 奴 隸 ： 工 作 狂 65 讓 高 價 值 活 動 充 實 每 一 天 ， 剩 余 的 時 間 再 用 于做 瑣 碎 的 小 事 。 堅 持 重 點 ， 排 除 外 界 干 擾 ， 頭 腦 中 始 終 有 最 終的 結 果 。 設 定 最 后 期 限 ， 合 理 安 排 事 情 的 進 展 。 將 大 項 目 分 解 ， 逐 步 完 成 。 高 效 運 用 自 己 的 黃 金 時 段 獎 勵 自 己 ， 始 終 保 持 積 極 進 取 的 態(tài) 度 。 66 授 權 或 分 派 出 這 些 活 動 ， 節(jié) 約 自 己 的 時 間 。 降 低 自 己 的 標 準 ， 不 要 追 求 完 美 。 學 會 放 棄 既 沒 有 價 值 ， 又 浪 費 時 間 的 事 。 將 它 們 匯 總 ， 集 中 時 間 處 理 。 做 正 確 的 事 比 正 確 的 做 事 更 重 要 67 (高 效 能 人 士 的 七 個 習 慣(走 在 時 間 前 面 的 七 條 捷 徑(一 生 的 計 劃(要 事 第 一(80/20法 則(陽 光 心 態(tài)(追 逐 日 光 68 知 識(做 什 么 ,為 何 做 )知 識（ 做 什 么 、 為 何 做 ）意 愿(想 要 去 做 ) 技 能(怎 么 做 ) 習 慣 69 70 71 謝 謝 大 家