采購管理制度-

采購管理制度一、目的 為了規(guī)范公司各類采購工作，明確公司各部門在采購工作中的職責(zé)分工，加強(qiáng)對(duì)采購工作的有效管理，保證公司采購物資質(zhì)量，提高采購效率和采購物資準(zhǔn)確性，降低采購成本，爭(zhēng)取公司的綜合最佳效益，特制訂本制度。2、 適用范圍本制度適用于公司所有物品（原材料、輔料、包裝物、備品備件、固定資產(chǎn)、勞保用品、辦公用品）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購管理和執(zhí)行工作。三、職責(zé)3.1綜合計(jì)劃部負(fù)責(zé)整理采購清單、執(zhí)行采購作業(yè)、儲(chǔ)存和保管采購物資。3.2綜合制造部負(fù)責(zé)編制整體生產(chǎn)環(huán)節(jié)所需要的物資儲(chǔ)備。3.3安環(huán)部負(fù)責(zé)編制勞保用品及與安全有關(guān)的物資儲(chǔ)備。3.4人事行政部負(fù)責(zé)編制辦公用品及與辦公環(huán)境有關(guān)的物資儲(chǔ)備。3.5財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃各部門資金計(jì)劃及付款安排。3.6檢驗(yàn)部負(fù)責(zé)A.B類采購物資的抽檢及驗(yàn)證。3.7副總經(jīng)理負(fù)責(zé)把控整體采購風(fēng)險(xiǎn)及最終審批權(quán)限。4、 程序內(nèi)容4.1基本原則4.1.1公司所有員工在進(jìn)行合同與采購活動(dòng)中應(yīng)嚴(yán)格遵守本規(guī)定及公司有關(guān)規(guī)定、流程、制度，采購活動(dòng)應(yīng)盡量實(shí)現(xiàn)充分競(jìng)爭(zhēng)，遵循公開、公平、公正和誠信的原則。保證采購物資質(zhì)量，努力降低成本；4.1.2參與采購的相關(guān)人員應(yīng)客觀公正地履行職責(zé)，遵守職業(yè)道德，保守公司商業(yè)秘密，廉潔奉公；4.1.3各部門須嚴(yán)格在批準(zhǔn)的年度采購預(yù)算范圍內(nèi)，制定詳細(xì)周密的月度或周期性采購計(jì)劃，過程進(jìn)行中不得以特殊采購或其他原因?yàn)橛蓪⒉少徚鞒汤@過或回避，處于關(guān)鍵路徑上的特殊采購，按特殊采購程序處理；4.1.4公司的采購業(yè)務(wù)統(tǒng)一由綜合計(jì)劃部門負(fù)責(zé)辦理，其他部門或人員不得自行采購或無理干涉；4.1.5采購應(yīng)當(dāng)優(yōu)先選擇低耗能、低污染、通過環(huán)境管理體系認(rèn)證或安監(jiān)部門認(rèn)可企業(yè)的貨物、工程和服務(wù)；4.1.6采購和合同管理工作應(yīng)做到有章可循、有人負(fù)責(zé)、有人檢查、有據(jù)可查。每項(xiàng)采購和合同管理過程均需有完整的文件和記錄。4.2職責(zé)和分工4.2.1根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃，綜合計(jì)劃部負(fù)責(zé)組織并實(shí)施采購，包括：a)組織資格評(píng)審、招標(biāo)、評(píng)標(biāo)和合同簽訂，負(fù)責(zé)完成采購流程并同相關(guān)部門完成驗(yàn)收入庫；b)牽頭組織招標(biāo)文本的通稿及審核,負(fù)責(zé)在合同簽訂前牽頭對(duì)合同文本的合法性、完整性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性進(jìn)行審查；c)負(fù)責(zé)組織合同談判,辦理支付申請(qǐng)，合同執(zhí)行情況的總結(jié)和分析；d)歸檔合同文件,建立并維護(hù)與公司采購相關(guān)的信息系統(tǒng)；4.2.2綜合制造部根據(jù)公司的拓展規(guī)模和經(jīng)營目標(biāo)，制訂有效的采購目標(biāo)和采購計(jì)劃具體措施有：a)審核年度各崗位呈報(bào)的采購物資計(jì)劃需求，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，制訂主輔料采購清單;b)預(yù)測(cè)和跟蹤生產(chǎn)計(jì)劃，熟悉各種物資的消耗情況，核實(shí)本部門倉庫存量，結(jié)合安全定額據(jù)此編制采購預(yù)算和采購計(jì)劃;c)依據(jù)公司固定資產(chǎn)投資計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行狀況以及生產(chǎn)經(jīng)營需要編制設(shè)備的采購、固定資產(chǎn)維修以及零星維修制造所有備品備件采購；4.2.3安環(huán)部為勞保用品采購計(jì)劃直接管理部門，根據(jù)不同工種及不同的勞動(dòng)安全生產(chǎn)的需要及人數(shù)，編制年度、月度或周期性勞保儲(chǔ)備、采購計(jì)劃，具體措施如下：a)負(fù)責(zé)對(duì)公司勞動(dòng)防護(hù)用品的采購計(jì)劃制定和管理；b)根據(jù)國家、市及行業(yè)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況修訂勞防用品的發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行采購計(jì)劃；3)建立每位員工勞防用品電子檔或紙檔個(gè)人檔案，按勞防用品標(biāo)準(zhǔn)提報(bào)勞保采購計(jì)劃；4)做好發(fā)放管理記錄，并及時(shí)向綜合計(jì)劃部查詢勞保庫存等情況對(duì)勞保用品的采購管理必須貫徹“確保安全、質(zhì)量可靠、杜絕浪費(fèi)、按需配備”，使勞保用品確實(shí)起到保護(hù)勞動(dòng)者安全、健康的作用；4.2.4行政人事部是辦公用品采購計(jì)劃與管理的職能部門，負(fù)責(zé)制定各部門辦公用品的計(jì)劃、發(fā)放及控制等管理制度，根據(jù)辦公用品庫存情況及消耗水平，將各部門所需辦公用品的種類規(guī)格，、數(shù)量進(jìn)行采購匯總，計(jì)劃必須保證辦公用品齊全、庫存合理，、分配適當(dāng)，嚴(yán)格控制在預(yù)算范圍內(nèi)。4.2.5財(cái)務(wù)部根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及合同的規(guī)定，審核支付所需文件、票據(jù)的有效性、合法性，辦理相關(guān)支付手續(xù),負(fù)責(zé)發(fā)票、交付款、尾款處理、驗(yàn)收入庫等事項(xiàng),對(duì)采購和合同管理活動(dòng)的真實(shí)性、合理性、合法性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性進(jìn)行審查;4.2.6質(zhì)檢部檢驗(yàn)部依據(jù)采購員填寫的JL82401-01采購物資報(bào)驗(yàn)單，按照GWJY-02產(chǎn)品進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范進(jìn)行檢驗(yàn)，并做好檢驗(yàn)記錄，檢驗(yàn)判定為合格的物資，交綜合計(jì)劃部庫管員進(jìn)行數(shù)量和外觀等的驗(yàn)收。4.2.7副總經(jīng)理全面主持采購工作，組織實(shí)施，確保采購任務(wù)完成，根據(jù)公司規(guī)模發(fā)展及銷售市場(chǎng)變化，指導(dǎo)并監(jiān)督下屬開展業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)水平，確保采購工作正常開展。審批各部門提報(bào)的采購計(jì)劃，統(tǒng)籌策劃和確定采購內(nèi)容，減少不必要的開支，監(jiān)督參與大批量商品訂貨業(yè)務(wù)洽談，檢查合同的執(zhí)行和落實(shí)情況。5、 采購計(jì)劃執(zhí)行5.1所有采購流程均需走程序?qū)徟?，各部門應(yīng)根據(jù)需求分類別填寫相關(guān)采購物品申請(qǐng)表，申請(qǐng)獲批準(zhǔn)后執(zhí)行應(yīng)嚴(yán)格控制，各部門通過內(nèi)部溝通工具對(duì)庫存核實(shí)后進(jìn)行采購申報(bào)，流程審批通過后形成紙質(zhì)物資采購申請(qǐng)單據(jù)，采購人員根據(jù)單據(jù)內(nèi)容核對(duì)后執(zhí)行采購；5.2采購計(jì)劃或申請(qǐng)應(yīng)列明采購物品、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量技術(shù)要求、交貨日期、用途等。不按規(guī)定程序填寫申請(qǐng)單據(jù)的，綜合計(jì)劃部有理由不予采購；5.3申請(qǐng)部門根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃、實(shí)際需要以及庫存情況每月28日前報(bào)次月的采購計(jì)劃，部門經(jīng)理審核。超過規(guī)定時(shí)間未提交的部門按照無需求處理，月中不再接收提報(bào)的采購計(jì)劃；5.4未提交月度采購計(jì)劃或出現(xiàn)特殊需求需要采購，必須按照特殊物品采購申請(qǐng)表格式及要求填寫，部門經(jīng)理、副總經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)批準(zhǔn)后執(zhí)行。5.5對(duì)于已經(jīng)審批的采購物資，請(qǐng)購部門如果需要變更物資的規(guī)格、數(shù)量或撤銷采購申請(qǐng)，必須48小時(shí)內(nèi)通知采購部，以便采購部及時(shí)根據(jù)實(shí)際情況變更采購計(jì)劃，如采購已進(jìn)行中，產(chǎn)生的后果應(yīng)由申請(qǐng)部門承擔(dān)。5.6采購員將審批好的采購計(jì)劃匯總后提報(bào)副總經(jīng)理同時(shí)抄送庫房管理員，庫房管理員提前規(guī)劃存放位置，到貨后嚴(yán)格按此數(shù)量金額供貨商進(jìn)行驗(yàn)收入庫。六、附則56.1本制度由綜合計(jì)劃部制定與解釋5.2本制度報(bào)副總經(jīng)理審批批準(zhǔn)后，自頒布之日起執(zhí)行。6、 相關(guān)記錄1、 月度采購計(jì)劃表2、 特殊物品采購申請(qǐng)表3、 交付產(chǎn)品管理規(guī)定4、 采購物資分類明細(xì)表5、 采購物資報(bào)驗(yàn)單6、 材料庫存表7、 產(chǎn)品進(jìn)貨檢驗(yàn)規(guī)范8、 供方物資質(zhì)量狀況記錄9、 合格供方名錄10、 合格供方檔案11、 合格供方業(yè)績?cè)u(píng)價(jià)表12、 采購產(chǎn)品不合格通知單13、 生產(chǎn)計(jì)劃14、 常規(guī)物資采購周期及儲(chǔ)存條件15、 常規(guī)物資庫存量上下限