大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理及價值提升研究

大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理及價值提升研究尹德鳳 朱瑜梅【摘要】隨著信息化社會的到來，檔案管理工作也已進入大數(shù)據(jù)時代。文章對大數(shù)據(jù)背景下如何進行檔案管理，檔案管理具有哪些新的特點，如何提升檔案管理價值等問題進行了思考和總結(jié)?！娟P(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；檔案管理；價值提升計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的高速發(fā)展帶來了社會的信息化，尤其是近年來云計算發(fā)展迅速，數(shù)據(jù)應(yīng)用日益廣泛，為各類工作的實施提供了便捷準(zhǔn)確的手段。檔案管理工作在大數(shù)據(jù)背景下更值得我們深入思考和研究，如何迎接大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)，采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對措施，更好地開展檔案管理，促進檔案管理工作的價值不斷提升。一、大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的挑戰(zhàn)大數(shù)據(jù)時代最早是由美國在2012年提出的，業(yè)界對于大數(shù)據(jù)的內(nèi)涵定義為“互聯(lián)網(wǎng)中用于數(shù)據(jù)交流和信息傳遞的海量數(shù)據(jù)”，既包括大量的數(shù)據(jù)規(guī)模，也包括對這些數(shù)據(jù)進行的分析和處理。因此，大數(shù)據(jù)時代的特點表現(xiàn)在數(shù)據(jù)數(shù)量大、數(shù)據(jù)類型多樣、數(shù)據(jù)處理及數(shù)據(jù)傳播迅速快等。在大數(shù)據(jù)時代，各個行業(yè)都可以最快的速度獲得有用的信息，改變了傳統(tǒng)的工作模式，同時，也對一些工作提出了挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作提出的挑戰(zhàn)主要表現(xiàn)在以下幾個方面：（一）大數(shù)據(jù)時代要求轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念和思維。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，精確的“小數(shù)據(jù)”是管理的基礎(chǔ)。但是大數(shù)據(jù)時代強調(diào)檔案數(shù)據(jù)的多樣化和統(tǒng)一性特點，也就是需要在紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)中進行采集和處理。因此，檔案管理人員應(yīng)緊跟時代步伐，學(xué)習(xí)和認(rèn)識大數(shù)據(jù)的相關(guān)理論和特點，提升檔案管理與時俱進的理念，通過大數(shù)據(jù)挖掘檔案潛在的價值，充分發(fā)揮檔案在了解歷史事實、為當(dāng)下和將來服務(wù)的作用。（二）大數(shù)據(jù)時代對檔案信息的安全性提出了挑戰(zhàn)。與當(dāng)今信息化社會不相適應(yīng)的是信息安全問題，大數(shù)據(jù)時代信息傳播發(fā)展飛速，網(wǎng)絡(luò)化給人們帶來便捷的同時也帶來了隱私的安全性問題。檔案管理作為收集、整理、分析、保護歷史資料的一項工作，尤其應(yīng)注意檔案資料的安全。既能夠充分利用大數(shù)據(jù)實現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，又要實現(xiàn)檔案資料管理工作的安全運轉(zhuǎn)，是檔案管理工作者需深入研究和解決的問題。（三）大數(shù)據(jù)時代對檔案管理人員素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理人員面對的更多的是紙質(zhì)資料，因此在大數(shù)據(jù)時代到來的時候，無法迅速掌握檔案管理相關(guān)的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。在檔案管理技術(shù)不斷升級的情況下，很多地區(qū)尤其是偏遠地區(qū)的檔案管理人員已無法滿足時代的要求，如基本的計算機網(wǎng)絡(luò)知識的匱乏、不能及時更新檔案管理理念、檔案數(shù)據(jù)分析人員缺乏等，導(dǎo)致檔案資料信息的采集和分析無法順利進行。二、檔案管理的大數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變我國的檔案管理工作早已開始實行信息化建設(shè)，但是計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，檔案管理的信息化水平還有待大幅提高。從傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體向電子化轉(zhuǎn)變，大量的檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，需要進一步整理、分析和利用，因此，在大數(shù)據(jù)時代背景下，必須對檔案管理工作進行理念的更新和技術(shù)的革新，實現(xiàn)檔案管理的大數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)變。（一）檔案管理理念應(yīng)有所轉(zhuǎn)變。要改革傳統(tǒng)的紙質(zhì)文獻為主的資料管理模式，通過建立資料的電子檔案，實現(xiàn)信息化的檔案處理方式。（二）應(yīng)注重對檔案資料信息的保護。盡管各類檔案資料都可以采取信息化手段進行管理，但是要考慮到網(wǎng)絡(luò)安全性的問題，為用戶提供準(zhǔn)確、便捷、安全的服務(wù)。再次，檔案管理手段也發(fā)生了改變。包括檔案采集、儲存、分析等環(huán)節(jié)在內(nèi)的管理工作，都可以在數(shù)字化環(huán)境中進行，并可以通過構(gòu)建檔案內(nèi)容分析平臺等為用戶提供具有更大價值的檔案信息。最后，檔案管理環(huán)節(jié)發(fā)生了重大改變，主要體現(xiàn)在最基本的手工操作由計算機等電子設(shè)備承擔(dān)，提高了資料收集整理的效率和準(zhǔn)確率。三、大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理價值提升的對策建議（一）更新檔案管理理念。大數(shù)據(jù)時代下的檔案管理工作，首先要更新管理理念，與社會發(fā)展同步，在這個基礎(chǔ)上才能夠真正做到利用信息化手段和大數(shù)據(jù)的優(yōu)勢進行檔案管理。檔案管理人員應(yīng)在深入分析當(dāng)下工作中存在的問題的基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)時代應(yīng)掌握的檔案信息化管理知識，對傳統(tǒng)的檔案進行數(shù)字化存儲、分析和整理。同時，應(yīng)加強學(xué)習(xí)，不斷提高數(shù)字化管理設(shè)備的使用技能，如服務(wù)器等硬件設(shè)施及檔案管理軟件等。（二）完善檔案管理制度。完善的檔案管理制度是提示檔案管理效率和價值的基礎(chǔ)，應(yīng)建立健全大數(shù)據(jù)時代新的檔案管理規(guī)章制度，規(guī)范操作檔案資料的采集、鑒定、整理、儲存、利用等環(huán)節(jié)。通過現(xiàn)代化的計算機技術(shù)，建立完備的數(shù)據(jù)庫，并制定檔案資料數(shù)據(jù)的保管、提取、更新及采用制度，實現(xiàn)檔案管理的信息化，促進檔案管理在大數(shù)據(jù)時代向科學(xué)化、規(guī)范化、透明化發(fā)展。（三）引進檔案管理技術(shù)。從傳統(tǒng)的管理模式向大數(shù)據(jù)時代的信息化管理模式轉(zhuǎn)變，難免會遇到各種困難和問題，因此，檔案管理者應(yīng)重視先進的檔案管理技術(shù)的引進和開發(fā)。借鑒國外優(yōu)秀的管理經(jīng)驗，引進成熟的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理模式的安全轉(zhuǎn)換。在實際的檔案管理過程中，可以先利用基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)處理軟件如EXCEL軟件對原有紙質(zhì)資料信息進行存儲和備份，建立起基本的檔案資料數(shù)據(jù)庫，之后根據(jù)數(shù)字化軟件執(zhí)行情況進行更新和優(yōu)化，開發(fā)新的面向服務(wù)對象的檔案應(yīng)用范圍，通過提升檔案資料對于公眾及社會的服務(wù)功能，不斷強化其應(yīng)用價值。大數(shù)據(jù)時代的到來對檔案管理工作既提出了挑戰(zhàn)，同時也是檔案管理難得的發(fā)展機遇。因此，檔案管理人員和部門應(yīng)緊抓機遇，迎接挑戰(zhàn)，努力學(xué)習(xí)和推廣信息化社會的大數(shù)據(jù)技術(shù)，促進檔案管理工作的進一步提升?！緟⒖嘉墨I】1李永寧.檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下所面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對措施J.企業(yè)管理，2015（5）.