《解決問題的方法》PPT課件

解 決 問 題 的 基 本 方 法 七 步 成 詩,Step 1,Step 2,Step 5,Step 4,Step 3,Step 7,Step 6,?,陳述問題,分解問題 （樹圖）,消除非關(guān)鍵問題（漏斗法）,制定詳細的工作計劃,進行關(guān)鍵分析,綜合結(jié)果并建立有結(jié)構(gòu)的結(jié)論,整理一套有力度的文件,一周結(jié)果， 然后再來！,如圖所示的解決問題的七個步驟,.,.,第 一 步 - 闡 述 問 題,清 晰 地 闡 述 要 解 決 的 問 題,清晰闡述問題的特點,一個主導問題或可靠性很高的假設 具體，不籠統(tǒng) （而不是問題的羅列或一種無可爭議的主張） 行動性強 以決策者下一步所需的行動為重點,解決問題的實例-公共圖書館,公共圖書館面臨著大家抱怨它不能提供信息服務的問題 圖書館是否應努力改善對會員的服務? 能否采取不同的圖書館管理方法以改善對會員的服務？ 圖書館有哪 些改善會員服務的可能？是通過延長時間，更好地選擇書刊，還是在現(xiàn)有的預算內(nèi)改善編輯目錄使借閱更加容易？,事實的陳述 無可爭議 太空泛 具體，行動性強,評 價,1.決策者 2.影響決策者的主要因素 3.解決問題的時間安排,其他方面：問題的背景情況,哪些是他們對決策比較關(guān)心的問題 你如何解決互相沖突的安排？,哪些是你的聽眾？,需要多快的答案？,4.成功努力的標準 5.主要衡量標準 6.所需的準確度,哪些是衡量成功的主要變量？,決策者如何判斷是否可行地解決了問題？ 他/她所關(guān)心的是什么？,需要何種準確度？,問題背景情況的實例-公共圖書館,1.決策者,圖書館館館長 理事會 市長,2.影響決策者的主要因素,圖書館館長 任職及理事會的批準在12月后到期 已任職7年 將在9個月后重新選舉并面臨著賦稅增加 但沒有提供足夠服務的壓力,3.解決問題的時間安排,必須在6個月后進行改善，所以必須在 2個 月后解決,4.成功努力的標準,改革必須同圖書館的使命一樣 所計劃的改革必須在6個月內(nèi)可以實施 改善必須在6個月內(nèi)可以衡量并有所顯現(xiàn) 因為圖書館的工作人員是主要的改革實施者，所以他們必須支持,5.主要衡量標準,不超出預算 調(diào)查結(jié)果是客戶滿意度有所改善 發(fā)給市長報紙或圖書館長的表揚信,6.所需的準確度,對所需變革種類的強有力的指導比精確 細致更為重要 但不能超出預算,步驟2-分解問題 邏輯樹,問題陳述,更小的問題,更小的問題,更小的問題,更小的問題,更小的問題,更小的問題,問題/假設1,問題/假設2,問題/假設3,為什么使用邏輯樹 1.將問題分成幾個部分使 解決問題可以分成能夠解決的幾個部分 將不同部分按輕重緩急區(qū)分 將崗位責任制執(zhí)行到各人 2.保證完整地解決問題 將問題的各個部分解決好,即可解決整個問題 所分問題的各個部分各不相同,而且包括了各個方面(即沒有重復沒有遺漏) 3.使項目小組共同了解解決問題的框架 4.協(xié)助重點使用組織框架及理論,邏輯樹的三種類型,是,否,？,？,什么/如何,原因,推論,以假設為主,問題圖,首先確定問題，然后將問題分成不同的部分 先給出解決問題的假設方案，然后舉出所需的充足原因來驗證或推翻這個假設 列出關(guān)鍵問題，使之通過是或否來回答，然后按照采取相應行動的邏輯順序排序,行動，標準問 題話題 原因,類型 描述 推論的因素,利用推論及假為的 邏輯樹來找出問題 按照問題闡述邏輯 樹的結(jié)論,通常在后面程序利用問題圖來構(gòu)成選擇答案,分解問題的許多方法,橫向的特點,縱向特點,程序流程,準備土地 準備材料 石砌磚,標準,合適的磚頭 和好的灰 有技能的勞力 好天氣,種埴棕櫚樹的投資回報樹形分析,投資回報,經(jīng)營棕櫚產(chǎn)品利潤,種植投資,棕櫚產(chǎn)品銷售收入,種植成本,工廠房產(chǎn),基礎(chǔ)建設,產(chǎn)量,價格,產(chǎn)量,耕地部門的問題,Agri如何以最盈利的方式來擴大 60，000h？,如何從成熟種植中獲得最大利潤？,如何以最低成本快速開發(fā)6萬頃？,能降低開發(fā)時間嗎？,能降低開發(fā)成本嗎？,如何提高棕櫚產(chǎn)品的銷售收入？,如何降低經(jīng)營成本？,如何達到最高價格？,如何提高產(chǎn)品產(chǎn)量？,房產(chǎn)經(jīng)營成本？ 經(jīng)營工廠成本？ 總公司成本？,如何改善,改進紙張交易？,如何提高每公頃產(chǎn)量？,如何提高提煉率？,能否并行開展行動？,能否減少單獨行動？,收購土地土？ 二年土地？ 農(nóng)經(jīng)？（養(yǎng)殖、種植）？ 民用基礎(chǔ)建設？ 建廠？,選擇方案3實例-公共圖書館,半年后圖書館能否改善讀者服務？,能,不能,沒有新的經(jīng)費能否改善,能,不能,能否從其他經(jīng)營資金調(diào)拔資金？,能,不能,意義 開始改善；衡量改善結(jié)果,調(diào)拔資金；進行改善；衡量改善結(jié)果 尋找富有的人為進行改善捐款，使圖書館永遠得到認可 繼續(xù)目前的經(jīng)營方式；圖書館館長將下臺,步驟3-淘汰不重要的問題,問題陳述,問題1,問題2,問題3,淘汰的問題,經(jīng)常反復推敲過程中的第一步 -假設/理論及數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系 -使用80/20的思考方式 重點努力解決最重要的問題 不僅要常問“那又會怎樣”而且還要問你忘了什么 進行一項較難的研究分析時淘汰不重要問題是掌握合理的工作風格的關(guān)鍵,步驟4-制定詳細的工作計劃,問題 假設 分析 工作 來源,責任人 /時間安排,最終成品,從邏輯樹的末端開始 要點的定義從“重要問題”到?jīng)]有“解決的問題”，要適當描述而使回答“是”或“否”即可，且有詳細的行為作為背景 確保每一問題盡可能詳細和具體 在需要時進一步細分,假設是關(guān)鍵或可能解決方案的一種描述，它包括用以回答“是”或“否”的原因。 列出各種假設用 第一線觀點 自己的觀點 同事的觀點 與同事討論 提煉假設 調(diào)整分析的先后次序,對模型描述的分析可深入從而證明假設成立或不成立，從而解決關(guān)鍵點 決定決策過程 決定決策程度 簡單例子 反復判斷,資料來源說明用于分析而獲取資料的方式和出處 確定資料來源 決定分析方法,確定那些獲取資料，進行分析的人的責任 決定誰做分析 決定時間表,最終成品是指分析結(jié)果的描述 畫鬼圖 寫故事,如何做好,定 義,好的工作計劃,用2-3頁的工作計劃來指導2-4周內(nèi)的工作,用時間表來監(jiān)控更長時間范圍內(nèi)的活動,細節(jié) 在績效下降之前什么情況較普遍,避免過分詳細、百科全書一樣的工作計劃：沒有人讀他們，它們會在3周內(nèi)失去時效，沒有人愿意去再讀它們,細節(jié) 假設 分析 資料 來源 負責/時間,活動1 活動2 活動3 總結(jié) 活動1 活動2 活動3 總結(jié),1 2 3 4 5 6 7,詳細的工作計劃-公共圖書館實例,問題 假設 分析 來源 職責/時間安排,為什么業(yè)績下降,新圖書館大樓重新安排了圖書收集位置,搬家前后圖書館的平面圖例 分析用途、交通類型、所用路途 分析由于根本原因產(chǎn)生的抱怨,圖書館平面圖藍圖 發(fā)行量記錄 交通因素 抱怨圖書館記錄 圖書館的步行路程 重點客戶群,工作計劃的最佳做法,提早 經(jīng)常 具體 綜合 里程碑,不要等待數(shù)據(jù) 或任何其他因素 通過反復的仔細分析數(shù)據(jù)來加以修改、補充和改善 具體分析，具體資料來源 同項目小組成員一起檢測，嘗試其他假設 有序地工作-使用8020方法按時交付,步驟5-關(guān)鍵的分析,原則,以假設和產(chǎn)品為主 經(jīng)常反復地進行假設和數(shù)據(jù)分析之間的聯(lián)系 盡可能地簡化分析 仔細分析之前估算數(shù)量級 使用80/20及簡便的思維方法 從專家那里得到數(shù)據(jù) 對新數(shù)據(jù)采取靈活態(tài)度 同項目小組共享良計 對困難有所準備 勇于創(chuàng)造,不要只拘泥于數(shù)字-要提問“我要回答什么問題？” 不要繞在一個地方 不輕信大的線性計劃及其聯(lián)系 開闊視野 避免鉆牛角尖 經(jīng)常給出比“圖書館數(shù)據(jù)”更清晰的指導方向 應記住你所提出的假設有可能被推翻 檢驗你的觀點 細心觀察，開闊眼界 尋找突破性觀點,評注,以事實為依據(jù)，以假設為驅(qū)動的分析方法,目的 作法 效果,以事實為依據(jù) 以假設為驅(qū)動,偏愛數(shù)據(jù)及其分析，輕視觀點和印象 盡量利用巳知事實和經(jīng)驗,破除保守觀念，產(chǎn)生新思想，結(jié)論更有說服力 節(jié)省時間,進展,由下至上的 邏輯分析法,時間,進展,以假設為驅(qū)動 的方法,時間,成本/效果妥協(xié)-80：20法則,效果,100 80 60 40 20 0,0 20 40 60 80 100,時間和精力,考慮因素： 最先的數(shù)量級估計的 結(jié)果說明什么？ 如果出錯，意味著 多大的問題？ 分析的難度有多大？,尋求十全十美,尋求好的答案,引 言,標題,所用的單位,定量的圖 餅圖 條形圖等,定性的圖 流程圖 地圖 組織結(jié)構(gòu)圖等,腳注： 資料來源：,步驟6-綜合分析調(diào)查結(jié)果，并進行討論,使用情況，復雜性及解決方法,情況,復雜性,解決方法,陳述所在問題的情況 將困難之處詳細列出以改善情況 擺出可能解決途徑,或者,金字塔結(jié)構(gòu),主要結(jié)論,輔助數(shù)據(jù),子 論 點,輔助數(shù)據(jù),子 論 點,輔助數(shù)據(jù),輔助數(shù)據(jù),選擇方案樹形分析,問題,問題,問題,是,否,是,否,行動1 行動2 行動3 行動4,討論實例-公共圖書館,情 況,復雜性,解決方法,盡管圖書館在社區(qū)中的地位不錯，但是越來越多的人抱怨不能從圖 書館得 到所需的資料,圖書館的新樓同舊樓截然不同 放書的架子是固定的，不象舊樓的架子那樣可以移動 而且，因為新樓占用了資金，后兩年沒有改造資金,圖書館應當 -將常用的圖書館資料（例如旅游用書，有關(guān)神奇的書籍）放在圖 書館的前面 -準備一個廣泛的培訓計劃來告訴讀者新館的平面布置 -將今后6個月買新書的資金為讀者購置各處的標志和指南,供項目小組討論和修改的-公共圖書館,盡管圖書館在社區(qū)中的地位不錯，但是越來越多的人抱怨不能從圖書館得到所需資料,盡管圖書館以往同社區(qū)有著良好的關(guān)系，但人們對它的抱怨已有很多,圖書館應立即采取行動，但苦于經(jīng)費不足,應采取減少抱怨的三種行動,同以往相比，現(xiàn)在的抱怨是以前的四倍,投訴主要是因為很難得到旅游用書，及有關(guān)神奇方面的書籍,越來越多的不滿已引起媒體的關(guān)注,抱怨大多是因為蓋新樓所帶來的變化,后兩年沒有資金預算,將常用的資料搬到圖書館的前面,給讀者進行廣泛的培訓，告訴他們新設施的位置,將購買新書的資金用做前面所提措施所需的資金,Step 1,Step 2,Step 5,Step 4,Step 3,Step 7,Step 6,陳述問題,分解問題 （樹圖）,消除非關(guān)鍵問題（漏斗法）,制定詳細的工作計劃,進行關(guān)鍵分析,綜合結(jié)果并建立有結(jié)構(gòu)的結(jié)論,整理一套有力度的文件,一周結(jié)果， 然后再來！,要決：決策人須知道什么才能決策？,要決：假設,要決：如果我馬上要交卷，可消除哪些？,要決：效率，成品，責任,要決：80-20法則；假設和分析間的關(guān)系,要決：結(jié)論意味著什么必然行動？,要決：清晰，有力,解決問題的基本方法-七步成詩,