《EXCEL技巧》PPT課件.ppt

EXCEL秘技薈萃,第一部分,編輯及打印技巧,一、自動調整字號,在使用EXCEL編輯文件時，用戶經常要使某一列寬度固定，但由于該列各單元格中字符數目不等，因此會有某些單元格內容無法完全顯示，為讓這些單元格中的數據完整顯示，用戶就要對這些單元格重新定義較小的字號。其實可以讓EXCEL自動完成這項工作。,一、自動調整字號,步驟； 1、選擇需按單元格寬度自動調整字號的單元格區(qū)域，執(zhí)行格式單元格菜單命令，在出現的對話框中選擇對齊選項卡。 2、在文本控制欄中選擇縮小字體填充復選框，單擊確定。 3、當在這些單元格輸入數據時，會自動縮小超長的內容以適應列寬。,二、設置純數字單元格的上、下標,為純數字單元格輸入上、下標有一定技巧，如需輸入83。 步驟如下： 1、在單元格中輸入83 2、選中單元格中的3，執(zhí)行格式單元格命令。,二、設置純數字單元格的上、下標,3、在彈出的字體選項卡中選擇上標。 4、單元格中出現了83。,三、為換頁表格加標題,在制作表格時經常會遇到表格很長無法一頁輸出的情況，不過使用自動分頁后，如何使打印出的每一頁都有標題行呢？,三、為換頁表格加標題,步驟： 1、執(zhí)行文件頁面設置命令，在出現的對話框中選擇工作表選項卡。 2、在打印標題欄中頂端標題行(R)右邊文本框中可輸入行引用（如A1:H1)或者直接用鼠標選取標題的單元格區(qū)域，最后單擊確定按鈕。,四、巧用雙擊,在格式刷上雙擊，格式刷可重復多次使用。再次單擊格式刷按鈕或按ESC鍵時，可取消格式刷功能。 在窗口左上角EXCEL標志上雙擊，則退出EXCEL，如文檔未保存，會提示保存。 在菜單上雙擊，即可將菜單中的所有菜單項（包括不常用的菜單項）全部展開。 將鼠標移至垂直滾動條上端與編輯區(qū)交界處成雙向箭頭狀時，雙擊即可把窗口分割成上下兩部分，再雙擊分隔線可恢復。同樣，可以雙擊水平滾動條把窗口分割成左右兩部分。,五、快速輸入大量含小數點的數字,輸入大量帶有小數點的數字時，如按普通輸入方法的效率很低。其實可使用EXCEL中的小數點自動定位功能，讓小數點自動定位，從而提高輸入速度。,五、快速輸入大量含小數點的數字,步驟： 1、執(zhí)行工具選項菜單命令，在對話框中選編輯選項卡。 2、選擇自動設置小數點復選框，并在位數中鍵入需顯示的位數，單擊確定。 3、隨后可直接輸入不帶小數點的數字，如輸入0.06，可直接輸入6，回車后會自動變?yōu)?.06。,六、快速處理多個工作表,如何同時處理多個工作表？只需按住SHIFT或CTRL并配合鼠標單擊多個工作表標簽,隨后即可進行各類批量處理操作: 1、通過執(zhí)行頁面設置命令，可將多個工作表設置為相同的頁面模式。 2、通過編輯菜單的有關命令，可在多個工作表中進行查找、替換、定位等操作。 3、可對多個工作表同一單元格輸入相同數據。,七、快速處理日期和時間,一、任意日期與時間的輸入 通過或配合可快速輸入日期，而數字鍵與：配合可輸入時間。 二、當前日期與時間的快速輸入 選擇單元格，按CTRL鍵和分號鍵；后回車即可插入當前日期，同時按CTRL鍵、SHIFT鍵與分號鍵后回車即可輸入當前時間。,八、巧輸特定文本,自動更正法（適用于大量相同較長文本的輸入） 步驟： 1、執(zhí)行工具自動更正選項菜單命令，出現自動更正對話框。 2、在替換中輸入G300，在替換為中輸入“建筑安裝工程質量檢驗評定統(tǒng)一標準GBJ30088，然后按添加按鈕，最后確定。,八、巧輸特定文本,為數據輸入設置下拉列表(適用于需要統(tǒng)一輸入的場合) 步驟: 1、選中需要設置的單元格，執(zhí)行數據有效性菜單命令。 2、選擇設置選項卡，在允許中選擇序列，這時會增加來源項，在其下面的輸入框中，輸入供用戶選擇的序列。不同的選擇項用“，”號分開（是在英文輸入法狀態(tài)下的逗號）,八、巧輸特定文本,3、如在來源中輸入”制造事務,情報統(tǒng)合,原價管理,ISO”。單擊確定按鈕。 4、這樣設置后，當用鼠標單擊單元格時，在單元格右邊會出現一個向下的黑色箭頭，單擊該箭頭就會彈出一個選擇輸入列表了。,九、讓格式自動變化,為了讓不同的數據分別突出顯示，我們經常會對這些單元格設置一些特殊的格式，可以通過條件格式使此功能自動實現，并一勞永逸。 步驟： 1、選擇需設置條件格式的單元格，執(zhí)行格式條件格式菜單命令。 2、在對話框的條件1中設置單元格數值大于0，單擊添加，在條件2中設置單元格數據等于0，同樣方法添加條件3。,九、讓格式自動變化,3、條件設置好后，再分別單擊三個條件所對應的格式按鈕，在對話框中設定相應的格式。可以設置字體、邊框和底紋格式。 4、最后按確定按鈕完成，可以看到不同的數據已經按不同的格式顯示了。,十、不復制隱藏內容,在復制時，如果選擇的區(qū)域包括了隱藏單元格，隱藏單元格同樣會被復制，下面方法可以避免這些隱藏單元格的復制，實現“所見即所得”。 步驟： 1、選擇需復制的區(qū)域，執(zhí)行編輯定位菜單命令，出現定位對話框。 2、單擊定位條件按鈕，出現定位條件對話框。,十、不復制隱藏內容,3、選擇可見單元格單選按鈕，單擊確定返回定位對話框，再單擊確定完成。 4、此時按下CTRLC鍵復制時發(fā)現，所選區(qū)域處于多重選擇狀態(tài)，按CTRLV粘貼后會發(fā)現，已按照“所見即所得”的要求進行了粘貼。,十一、在單元格中設置斜線,表頭中出現斜線是我國表格常用的格式，下面方法可完成此要求。 步驟： 1、在單元格輸入若干空格后輸入“數量”，按住ALT鍵同時按回車鍵，光標即轉到下一行，再輸入“課別”。 2、右鍵單擊該單元格，再將此單元格設置成斜線格式。這樣一個帶斜線的表頭就完成了。,第二部分,函數及公式技巧,一、自定義函數,EXCEL提供的強大的函數功能，為用戶帶來了極大方便。雖然EXCEL內置了200多個函數，但有時為了實現特定功能，可能要將多個函數嵌套，非常麻煩。其實對于經常用到的功能，用戶可以創(chuàng)建自定義函數，運行方法和EXCEL內置的函數完全相同。 下面以判斷員工的入社年限為例進行說明,一、自定義函數,步驟： 1、自定義函數 a.執(zhí)行工具宏Visual Basic編程器中執(zhí)行插入模塊菜單命令，在代碼窗口中輸入如下程序： b.退出并返回EXCEL界面，將該文件保存為Microsoft Excel加載宏類型。,一、自定義函數,2、使用自定義函數 a.執(zhí)行工具加載宏菜單命令，在出現的對話框中單擊瀏覽按鈕，選擇保存的加載宏，單擊確定按鈕。 b.執(zhí)行插入函數菜單命令，選擇用戶定義項，選擇編寫的函數，單擊確定后即可調用。,二、高效辦公排序法,數值排序（按數值大小排出名次） RANK函數 語法： Rank(number,ref,order) 其中number代表參與計算的數字或含有數字的單元格，ref代表參與計算的數字單元格區(qū)域的絕對引用，order表示排序的方式（如為零或省略，表示降序，反之表示升序）,二、高效辦公排序法,如在右例中計算A列數值的次序，輸入如圖中公式，即可計算出各個數值的名次。,二、高效辦公排序法,文本排序 如果需要按姓名的姓氏筆劃排序，方法如下： 1、選擇需要排序的姓名列的第一個單元格，執(zhí)行數據排序菜單命令，出現排序對話框。 2、單擊選項按鈕，在出現的排序選項對話框中選擇方法下的筆畫排序項，選擇按列排序，按確定鍵返回排序對話框。 3、設置主關鍵字為“姓名”，選擇升序后按確定完成。,二、高效辦公排序法,自定義排序（如需按照“日本式樣”、“北美式樣”、“歐洲式樣”的順序排序） 1、執(zhí)行工具選項菜單命令，在出現選項對話框中選擇自定義序列選項卡，選擇左邊自定義序列下的新序列，光標就會在右邊的輸入序列框內閃動。 2、輸入“日本式樣”、“北美式樣”、“歐洲式樣”的自定義序列，每個序列之間要用英文逗號隔開或每輸入一個序列就回車。,二、高效辦公排序法,3、如序列已存在于工作表中，可選擇序列所在的單元格區(qū)域單擊導入，這些序列即可自動加入輸入序列框。 4、排序時，只需打開排序對話框中的選項自定義排序序列下拉列表，選擇前面定義的排序規(guī)則，其它選項保持不動，按確定返回排序對話框，選擇升序或降序即可完成排序。,三、提高分布統(tǒng)計的效率,怎樣用EXCEL統(tǒng)計出某些數值在指定范圍內的分布（如學生成績各分數段的人數分布）？如需統(tǒng)計60分以下，60分70分，70分90分，90分100分各分數段的人數，可以用進行頻度分析的FreQuency數組函數。,三、提高分布統(tǒng)計的效率,步驟： 1、在一空白區(qū)域內輸入要求統(tǒng)計的分數段。 2、選中其右側單元格，在編輯欄內輸入“=FREQUENCY(A2:A8,B10:B14)”。 3、按下CTRL+SHIFT+回車組合鍵生成數組公式。即可完成統(tǒng)計。,四、如何制作永恒的求和,用SUM函數求和的報表有很多，SUM的參數是一個范圍，在此范圍內的數字都會相加。但如果你在SUM函數的上方插入一列，那么你會發(fā)現求和的結果并沒有加上你新加的這個數值。這時你只能修改函數的范圍。 其實可以用INDIRECT（）這個函數，再配合R1C1引用樣式解決這個問題。,四、如何制作永恒的求和,INDIRECT()函數的作用，可以讓你不用直接寫出一個單元格的地址而使用一個單元格的數值，只需把地址放在一個文字字符串里就可以。例如，INDIRCT（“B1”）得到的就是B1單元格的值，而且不管把這個公式復制到哪里，都會顯示B1單元格的值，不會改變。,四、如何制作永恒的求和,步驟： 將求和公式改寫為： =SUM(INDIRECT(“R2C:R-1C”,FALSE) 注意：FALSE是一個參數，表示使用R1C1格式。,五、如何增加項目編號,在EXCEL里有時需要給數據添加編號，大家都知道用自動填充的方法給所有的行加上編號，但如果在中間插入了新行后，表格就會變得零亂不堪，這時通常會采用的方法是重新使用自動填充功能。有沒有其它方法呢？,五、如何增加項目編號,可以用ROW（）這個函數來實現這個功能。 ROW（）可以返回所在行的行號，我們在用它來計算編號時，只需在所有需寫編號的位置輸入“ROW()-1”,第三部分,其它類,一、受損文件急救,格式轉換法 該方法將受損的工作簿重新保存，并將保存格式選為SYLK格式，適用于無法進行編輯、打印但可以打開的EXCEL文件。通常將文件另存為SYLK格式后可篩選文件中的損壞部分。,一、受損文件急救,直接修復法 可以利用EXCEL中自帶的打開并修復功能來直接檢查和修復文件中的錯誤。該方法適用于用常規(guī)方法無法打開的受損文件。,一、受損文件急救,偷梁換柱法 當EXCEL無法打開受損的EXCEL文件時，可以嘗試用WORD打開EXCEL文件，適用于文件頭未損壞的文件。步驟如下： 1、運行WORD程序，在文件打開對話框中選擇需要打開的EXCEL文件。 2、當首次運用此功能時可能會出現“Microsoft word無法導入指定的格式。該功能目前尚未安裝，是否目前安裝？”的提示，選擇安裝即可。 3、WORD程序將開始提示是選擇整個工作簿還是某個工作表，用戶可根據需要選擇。,一、受損文件急救,4、受損文件打開后，可先將文件中損壞的數據刪除，再將鼠標移至表格中，選擇表格轉換表格轉文本菜單命令。 5、在隨后出現的對話框中選擇“制表符”為文字分隔符，將表格內容轉換為文本內容。,一、受損文件急救,