會議紀(jì)要存檔和會議紀(jì)要學(xué)習(xí)匯編

會議紀(jì)要存檔和會議紀(jì)要學(xué)習(xí)匯編會議紀(jì)要存檔做好會議記錄的技巧和注意事項浙江海洋學(xué)院辦公室楊寧操辦會議事務(wù)，是秘書的本職工作。任何一次成功的會議，都缺少不了秘書的創(chuàng)造性和服務(wù)性勞動。僅圍繞會議議題，秘書人員做好會議記錄，就要付出許多的精力和汗水。因此，本文對秘書人員做好會議記錄中的技巧和注意事項作一探討，從一個側(cè)面來認(rèn)識秘書在會議中的職責(zé)。一、會前記錄準(zhǔn)備選好記錄人員是做好記錄的關(guān)鍵。記錄人員需要有良好的素質(zhì)，要有認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，具備秘書工作知識，掌握基本技能，如果能學(xué)會速記就更好。同時也需要實(shí)際訓(xùn)練，提高記錄速度。會議一般要有相對固定的記錄人員。專人負(fù)責(zé)，可以熟悉出席人員，了解會議有關(guān)內(nèi)容，熟練掌握記錄基本方法。如果是臨時指派的人員，會務(wù)工作負(fù)責(zé)人就必須向其交代清楚記錄要求，必要時會前做些適當(dāng)?shù)妮o導(dǎo)。記錄人員要準(zhǔn)備好記錄工具。一要準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和用于會議記錄的紙張。會議記錄可采用統(tǒng)一制發(fā)的會議記錄本或記錄紙，使用灌注有黑色、藍(lán)黑色墨水的鋼筆。若用圓珠筆，也必須是經(jīng)國家檔案局鑒定的，這種圓珠筆芯上標(biāo)有“DA”（檔案的拼音字頭）標(biāo)記。二要準(zhǔn)備錄音機(jī)等現(xiàn)代記錄工具作為手工記錄的補(bǔ)充。使用錄音機(jī)時要備有足夠的磁帶，重要的會議要有錄音，從而使整理會議記錄時“有據(jù)可依”，定期召開的會議一般不錄音。但記錄人員不能迷信錄音機(jī)，不能凡會錄音，而當(dāng)場不手工記錄，指望會議結(jié)束后根據(jù)錄音來整理。其實(shí)會后根據(jù)錄音整理，往往要花費(fèi)會上好幾倍的時間，記錄速度慢，不易把握重點(diǎn)。要提倡會后將書面會議記錄對照錄音校對，保證記錄準(zhǔn)確無誤。還可選擇筆記本電腦、電子記事本等工具來記錄會議信息。記錄人員在開會前要提前到達(dá)會場，并落實(shí)好用作會議記錄的位置。安排記錄席位時要注意盡可能靠近主持人和發(fā)言人，或擴(kuò)音設(shè)備旁，便于準(zhǔn)確清晰地聆聽他們講話內(nèi)容。從某種程序上談，記錄人員比一般與會人員更為重要，安排記錄席位要充分考慮其工作的便利性。二、會間記錄服務(wù)會議記錄是會議內(nèi)容和過程的真實(shí)憑證。一份完整、簡潔、條理清楚的會議記錄可以作為今后回顧已討論過的事務(wù)查閱參考的憑證。記錄必須體現(xiàn)會議的實(shí)際進(jìn)程、會議的主要情況、發(fā)言的主要內(nèi)容和意見，必須記錄完整，不能遺漏。要清楚而簡潔地記載會議進(jìn)程，不要與詳細(xì)報告或載錄混淆起來。記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表述要準(zhǔn)確真實(shí)，不要含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。記錄人員應(yīng)當(dāng)有高度的責(zé)任心，以嚴(yán)肅認(rèn)真的態(tài)度忠實(shí)記錄發(fā)言人的原意，重要的意思應(yīng)記原話，不得任意取舍增刪。會議記錄一般使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的記錄本，應(yīng)該記錄的內(nèi)容大體有：會議名稱，包括會議的全稱及屆次；時間，會議起止的具體時間；會議地點(diǎn)；到會人，包括出席人、列席人、主持人；缺席人，包括缺席人姓名及缺席原因；記錄人；會議議題；討論經(jīng)過；議決事項等。記錄一般采用筆錄方式，或用錄音等會后整理的方式。從記錄的詳細(xì)程度來看，記錄可采用詳錄和摘錄兩種方式。重要會議需要詳細(xì)記錄，要求做到“有言必錄”，包括發(fā)言中的插話。這種記錄除了要用速記方法外，還可借助錄音器材。日常會議通常采用摘要記錄的方法，選擇那些與會議主題相關(guān)的內(nèi)容進(jìn)行記錄。這種方法要舍棄一些內(nèi)容，記錄主要精神。詳錄和摘錄這兩種方法有時需要結(jié)合起來運(yùn)用，即使摘錄，重要發(fā)言、議決事項也需要詳錄。記錄人員的筆記要流暢，易于理解，同時不失真，就得掌握記錄的技巧。一“快”，書寫運(yùn)筆要快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。二“要”，擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞議題，主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題，結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄。就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，可以不記論證過程。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。三“省”，在記錄中正確使用省略法。使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱，省略詞語和句中的附加成分。四“代”，較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。如用姓代替全名，筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字，數(shù)字和國際通用符號代替文字，漢語拼音代替生詞難字，外語符號代替某些詞匯等。三、會后整理完善會議紀(jì)要內(nèi)容的是會議記錄。因此，會后及時整理好會議記錄很重要。由于現(xiàn)場記錄十分緊張，字跡不可能很清晰，而且每個人都有一套適合自己的現(xiàn)場記錄法，有些常用術(shù)語，當(dāng)場記錄時往往簡化了，不及時整理，隔時一久，有些問題就搞不清楚了。整理時，一方面要把簡化的語句盡可能完善，另一方面要把多余的“這個”、“那個”等口頭禪去掉，盡可能做到語言文字規(guī)范化，當(dāng)然不能變動原意。對于不清楚不明白空缺的內(nèi)容，要及時請教發(fā)言人進(jìn)行完善，或者對照錄音進(jìn)行補(bǔ)充完整。整理好的會議記錄，一般都應(yīng)存檔。有些會議記錄對會后的工作至關(guān)重要，對于這類會議應(yīng)該迅速建立專門的檔案，除會議記錄外，與會者的名單、聯(lián)系地址、會議的組織情況、下一步編印的會議紀(jì)要和其它有關(guān)資料也應(yīng)視情況一并存檔。將會議資料歸檔，不僅便于查找，而且對組織下一次類似會議也有參考價值。四、傾聽的注意事項傾聽是記錄人員從會議上吸收信息的主要渠道和方式，是其參加會議主要任務(wù)。當(dāng)會議的忠實(shí)聽眾，應(yīng)該是記錄人員扮好會議角色的基本要求。1耳到心到。要做到“耳到”，無論遇到自己感不感興趣的話題，或者發(fā)言者對不對自己的口味，記錄人員都必須調(diào)整好自己的心態(tài)，全身心投入聆聽。傾聽?wèi)?yīng)該是用心聽講，專心聽取每位與會者的講話發(fā)言，領(lǐng)會講話內(nèi)容，思考發(fā)言的內(nèi)涵，要聽出弦外之音。2聚精會神。記錄人員傾聽時要神情專注。專心聽取會議發(fā)言，是對發(fā)言者的尊重，也是會議的基本紀(jì)律。會場上心不在焉，三心二意，左顧右盼，旁若無人，只能是自掉身價，損壞了秘書人員良好的形象。3苦練坐功。學(xué)會傾聽，要學(xué)會端坐，正所謂“坐有坐相”。記錄人員要有正確的坐姿，在會議過程中盡可能自始自終正襟危坐。同時還要坐得住，不能輕易離席，進(jìn)出會場，這樣會中斷記錄內(nèi)容。不要抽煙，頻繁喝茶，這樣容易打斷記錄思路。4排除干擾。記錄人員的手機(jī)一般不要關(guān)閉，可將通訊設(shè)備設(shè)在靜音振動狀態(tài)，以備撥打接聽與會議有關(guān)電話，無關(guān)電話一律不接。若自己的鄰座健談，不斷要與自己私下交談，記錄人員要設(shè)法婉拒，告知自己在專司記錄，無暇交流。篇二：會議及會議紀(jì)要管理規(guī)定。會議及會議紀(jì)要管理規(guī)定一、目的：為規(guī)范部門的會議管理，為會議的后續(xù)工作的執(zhí)行、追蹤提供依據(jù)。特制定本規(guī)定。二、適用范圍：部門內(nèi)部會議（包括部門例會）跨部門會議（兩個或兩個以上部門參加）公司會議（公司全體參加）三、會議紀(jì)要的定義：對工作會議中的主要內(nèi)容尤其是重大事項、會議結(jié)果、相關(guān)的解決辦法和行動計劃進(jìn)行概括記錄。四、會議編號：技術(shù)部會議（部門例會）：年份號，如 20* 年技術(shù)部二月份第一次會議，記錄編號為：+部門簡寫會紀(jì)字 +月份 +流水20*-jsb會紀(jì)字 0201 號公司會議：公司級會議記錄編號：【20* 】+會紀(jì)字 +月份 +2 位流水號五、具體管理規(guī)定1. 會議紀(jì)要記錄要求： 1)所有會議均需做會議紀(jì)要，以方便相關(guān)信息的查詢和后續(xù)工作的追蹤、落實(shí)。2) 會議紀(jì)要需如實(shí)記錄，對內(nèi)容進(jìn)行概括、總結(jié)，分類別或分項目記錄 3) 會議紀(jì)要中包含（但不僅限于）如下內(nèi)容：會議的主要內(nèi)容及議題，會議討論或決定的重大事項、會議決定的行動計劃或改進(jìn)措施。（具體格式詳見附件一）2. 會議紀(jì)要整理： 1) 內(nèi)部會議紀(jì)要由技術(shù)部指定專人進(jìn)行整理 2) 其他會議紀(jì)要由會議發(fā)起人指定專人進(jìn)行整理，3. 會議紀(jì)要的發(fā)放及工作追蹤： 1) 會議紀(jì)要整理人在會后第一時間將整理后的紀(jì)要內(nèi)容與部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行確認(rèn)后，根據(jù)工作需要發(fā)給所有會議相關(guān)人員。 2) 原則上，會議紀(jì)要中涉及的行動計劃及重要工作的追蹤由會議發(fā)起人安排專人進(jìn)行追蹤、落實(shí)，公司會議由人力資源部負(fù)責(zé)追蹤、落實(shí)。4. 存檔、保管： 1) 公司會議、跨部門會議由人力資源部統(tǒng)一存檔保管;2) 部門內(nèi)部會議本部門負(fù)責(zé)人制定專人進(jìn)行存檔保管；六、會議紀(jì)律及注意事項：1. 會議出席人需嚴(yán)格遵守會議時間，禁止無故遲到、早退、中途離開。2. 因事不能到會者，應(yīng)提前半小時向會議發(fā)起人請假。3. 會議期間如需緊急離席，需獲得會議發(fā)起人的同意后方可離開。4. 會議期間，請將手機(jī)關(guān)機(jī)或者設(shè)置為靜音、震動狀態(tài)，禁止會議期間在會議室內(nèi)接聽電話。5. 會議期間，未經(jīng)允許，不得交頭接耳、私下討論或竊竊私語。七、本規(guī)定自下發(fā)之日起開始執(zhí)行！篇三：會議紀(jì)要和會議記錄的區(qū)別。會議紀(jì)要和會議記錄的區(qū)別會議紀(jì)要不同于會議記錄。會議記錄可以是流水賬式地全面記錄會上所有參會人的觀點(diǎn)，包括爭論或者是沖突，甚至是爭吵。但會議紀(jì)要不能做成會議記錄，它必須是濃縮的、體現(xiàn)精華的，格式上是對會議的基本要素如會議時間、地點(diǎn)、參會人、主持人等做扼要記錄，然后以會議作出的若干決定和決策找主線分別展開，多數(shù)情況下不寫明誰誰誰提出什么不同意見、某某某對其進(jìn)行反駁等內(nèi)情，只側(cè)重結(jié)論；即便有分歧意見，也不指名道姓。會議記錄是存檔用的，會議紀(jì)要既存檔又要以發(fā)文的形式公布出去，還要相關(guān)部門去貫徹執(zhí)行會議紀(jì)要中列明的內(nèi)容。所以，會議紀(jì)要相當(dāng)重要。會議紀(jì)要學(xué)習(xí)如何做好會議記錄（一）會議記錄前的準(zhǔn)備工作要明確這次會議的主旨是什么，也就是主要討論的是什么問題；熟悉會議情況和文件，熟悉與會人員，熟悉會議環(huán)境。做好物質(zhì)上的準(zhǔn)備。如記錄工具等（二）在會議記錄工作中，有 3 種常見的記錄方法：詳細(xì)記錄：即要求有言必錄摘要記錄：一般性的會議可以使用簡易記錄：即除了記錄會議概況外，只要求記錄會議的議題議程和會議的結(jié)果，不必記發(fā)言的內(nèi)容和經(jīng)過。簡易記錄僅限于事務(wù)性會議。會議主要都是根據(jù)大的方向闡述開來的一些具體問題，便要將這些小的具體問題整理出來。（三）會議記錄的技巧：一般說來，有四條：一快、二要、三省、四代。一快，即書寫運(yùn)筆要快，記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢，斜一點(diǎn)寫。二要，即擇要而記。就記錄一次會議來說，要圍繞會議議題、會議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會者的不同意見或有爭議的問題、結(jié)論性意見、決定或決議等作記錄，就記錄一個人的發(fā)言來說，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過程可以不記。就記一句話來說，要記這句話的中心詞，修飾語一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡稱、簡化詞語和統(tǒng)稱。省略詞語和句子中的附加成分，比如“但是”只記“但”，省略較長的成語、俗語、熟悉的詞組，句子的后半部分，畫一曲線代替，省略引文，記下起止句或起止詞即可，會后查補(bǔ)。四代，即用較為簡便的寫法代替復(fù)雜的寫法。一可用姓代替全名，二可用筆畫少易寫的同音字代替筆畫多難寫的字；三可用一些數(shù)字和國際上通用的符號代替文字；四可用漢語拼音代替生詞難字；五可用外語符號代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會議記錄時，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。（四）會議記錄應(yīng)該突出的重點(diǎn)有：1）會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關(guān)活動；2）會議討論、爭論的焦點(diǎn)及其各方的主要見解；3）權(quán)威人士或代表人物的言論；4）會議開始時的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；5）會議已議決的或議而未決的事項。