如何提高工作效率.ppt

如何提高工作效率,*,目錄,一、時(shí)間管理是什麼?二、如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間三、如何管理你的Email四、如何展開(kāi)你的計(jì)劃五、執(zhí)行能力的強(qiáng)化,如果您的餘生只剩下三天,您會(huì)做那三件事情?,請(qǐng)閉目一分鐘思考這個(gè)問(wèn)題,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理不是什麼?,每個(gè)人每天所擁有的時(shí)間都是一般地多在於自己如何善用及分配你自己的時(shí)間,時(shí)間管理是什麼?,時(shí)間管理就是自我管理自我管理即是改變習(xí)慣,以令自己更富績(jī)效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對(duì)地做完,叫做效能時(shí)間管理就是事前的規(guī)劃或長(zhǎng)期的計(jì)劃,人,為何安於現(xiàn)狀?,為何你我都不滿意現(xiàn)狀,但是卻安於現(xiàn)狀1.無(wú)奈2.不確定改變之後會(huì)更好3.因?yàn)楝F(xiàn)狀是你我最熟悉的當(dāng)你開(kāi)始不滿於現(xiàn)狀時(shí),表示會(huì)有新的事物發(fā)生在你的身上但是要用對(duì)“新的思考方式”,請(qǐng)架設(shè)一座橋,使A至B距離最短,但是橋不可歪斜,100公尺,300公尺,A,B,河水,有三片木條,如何將它們圍成封閉三角形,2cm,10cm,4cm,你可知道為何會(huì)畫(huà)不出來(lái)?,因?yàn)槟闾怀鲈瓉?lái)的思維習(xí)慣但是假設(shè)你畫(huà)了出來(lái).恭喜你,你可以用新的角度去思考一個(gè)舊有的問(wèn)題.,時(shí)間管理的架構(gòu),請(qǐng)排出正確的行事優(yōu)先順序,?,?,?,?,A,B,C,D,正確的行事優(yōu)先順序,陷阱一:時(shí)間的配置不對(duì),Reaction消極回應(yīng)vsProaction積極掌握危機(jī)就是轉(zhuǎn)機(jī)規(guī)劃重於做事最好的控制是預(yù)防預(yù)防勝於處理,不合理的時(shí)間配置,明智的時(shí)間配置,1.重要的事情著重在PlanPlan著重在DoDo著重在CheckCheck著重在Action2.重要的事情要逐漸地交給信任的部屬,這叫“灌能”,陷阱二:拖延,除了第四項(xiàng)以外,其它的做起來(lái)都不太愉快不急的事情一拖延之後往往變成緊急的事情,克服1.成本/效益分析法,成本.,好處.,克服2.思維習(xí)慣的改變,這件事令人感到為難,但是它非做不可,因此我將立即做完它,以便儘早忘掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速?zèng)Q的習(xí)慣將事情切成好幾塊小塊任務(wù),快速地完成每一塊的任務(wù)完成最關(guān)鍵的部份,讓事情看起來(lái)像做完80%一般,陷阱三:事必親躬,韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能中君,盡人之力上君,盡人之智諸葛亮凡事必親躬,後來(lái)過(guò)勞而死.為何事必親躬?因?yàn)榕虏繉偃〈环判牟繉?不信任部屬要求標(biāo)準(zhǔn)過(guò)高,陷阱四:有求必應(yīng),會(huì)花太多時(shí)間,時(shí)間不夠會(huì)犧第二項(xiàng)受人尊敬重要,還是受人歡迎重要不好意思拒絕請(qǐng)託的原因接納請(qǐng)託比拒絕請(qǐng)託容易擔(dān)心觸怒請(qǐng)託者想要做廣受愛(ài)戴之好人不知如何拒絕他人之請(qǐng)託每個(gè)人都有一個(gè)好朋友,叫“施小惠”,可以適當(dāng)?shù)鼐芙^.,1.捨得2.勇於拒絕3.交待,1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下,Conclusions:時(shí)間管理架構(gòu),1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間,如何合理安排自己每天、每周的時(shí)間,1.了解自己每天工作時(shí)段的特性,善用之.2.以PDCA分佈週一到週五的工作性質(zhì).3.保持良好的體力;養(yǎng)成運(yùn)動(dòng)的習(xí)慣4.身心均衡地發(fā)展;培養(yǎng)良好的嗜好,1.工作時(shí)段分配法則,2.每週工作性質(zhì)分配法則,如何管理你的EMail,葛洛夫:你的時(shí)間是不是被Email切成零零碎碎的片段?集中處理它.,先問(wèn)自己以下這幾個(gè)問(wèn)題,1.你一天花多少時(shí)間在看Email?2.你進(jìn)Email會(huì)不會(huì)看小品?3.你看Email的時(shí)間是連續(xù)的,還是片斷的?4.你的Email有沒(méi)有做分類(lèi)?5.你回信時(shí)是邊看邊回,還是分類(lèi)後集中回信?6.你進(jìn)Email信箱,是先看信還是先發(fā)信?,如何提高Email的處理效率,一進(jìn)信箱第一個(gè)動(dòng)作就是把所有信件的主題瀏覽一遍,然後做分類(lèi)的動(dòng)作養(yǎng)成習(xí)慣,一天只有三個(gè)時(shí)段看Email除了急件以外,集中時(shí)段回信,Email資料夾的分類(lèi),Reply:Private,公務(wù)FollowUp:Urgent,Boss,重要,向下,PrivateProject進(jìn)度有空再看,如何展開(kāi)你的計(jì)劃,一日之計(jì)在昨天下班前一週之計(jì)在於週日一月之計(jì)在於月底,1.捨得2.勇於拒絕3.交待,1.怡情養(yǎng)性2.輕鬆一下,良好的時(shí)間管理來(lái)自於計(jì)劃,1.兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q2.快刀斬亂麻,1.決勝於廟堂之上2.灌能,均衡,緊迫的事,不緊迫的事,重要的事,不重要的事,P,A,D,C,不好,好,耗用時(shí)間,花時(shí)間在計(jì)劃上才是最節(jié)省時(shí)間的作法,耗用時(shí)間,8.80/20法則1/2,theVitalFew&theTrivialMany柏拉圖法則花最少的力氣,獲得最多的效益你所完成的工作裡,80%的成果,來(lái)自於20%的時(shí)間=>也就是說(shuō)80%的努力是與成果無(wú)關(guān)的,80/20原理意示圖,80%時(shí)間,20%時(shí)間,80%成效,20%成效,重要的少數(shù)事物,瑣碎的多數(shù)事物,目標(biāo)金字塔,長(zhǎng)程目標(biāo)年目標(biāo)季目標(biāo)月目標(biāo)週目標(biāo)日目標(biāo),如何列管重要計(jì)劃,將自己短中長(zhǎng)期的計(jì)劃依工作,個(gè)人及生活這三個(gè)主軸一一列舉出來(lái),並算出每個(gè)計(jì)劃的效益.(如下一頁(yè)所示)在同一個(gè)時(shí)間點(diǎn)進(jìn)行這三個(gè)主軸的前3個(gè)專(zhuān)案(專(zhuān)案件數(shù)依自己能力而定,紅線的右手邊)有專(zhuān)案結(jié)束之後下一個(gè)專(zhuān)案就可以往左遞補(bǔ),每個(gè)計(jì)劃如何給予評(píng)分,先將所有計(jì)劃列出來(lái),分成短中長(zhǎng)期(自行定義)分成三個(gè)項(xiàng)目(也可依自己的價(jià)值觀調(diào)整),依照:重要性,急迫性及成功機(jī)會(huì)來(lái)給分?jǐn)?shù).最好給5分,最不好給1分將三個(gè)分?jǐn)?shù)相乘,分?jǐn)?shù)最高者為最優(yōu)先執(zhí)行的計(jì)劃,以Notes信箱管理計(jì)劃的分類(lèi),執(zhí)行力:To-Do,記錄,Routine(最重要的部份,下一章節(jié)再講)自我成長(zhǎng):Pareto,前3個(gè)計(jì)劃生活:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃工作:Pareto,前3個(gè)計(jì)劃,執(zhí)行能力的強(qiáng)化,備忘錄,時(shí)間管理的利器:to-doList,備忘錄,緊急的事情1.老闆今天交待2.臨時(shí)狀況,重要的事情1.工作計(jì)劃2.人生規(guī)劃3.家庭,健康,財(cái)富,ScheduleList1.Meeting2.行事曆3.紀(jì)念日,RoutineWork1.日常工作2.定期約會(huì),善用Notes顏色管理的功能,紅色粗體字體為重要一定完成的部份藍(lán)色斜體字體為已完成的部份黑色字體為應(yīng)執(zhí)行事項(xiàng)綠色字體為RoutineSchedule,良好工作習(xí)慣的養(yǎng)成,兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q養(yǎng)成做備忘錄的習(xí)慣可以早上做完的事,決不拖到下午完成可以一天做完的事,決不分成兩天完成每天至少完成一件事情,特別是在工作情緒低潮時(shí),“執(zhí)行”的寫(xiě)照,JustDoIt奉備忘錄的ToDo-CheckList如聖旨行動(dòng)才是企劃的開(kāi)始把掌控著力焦點(diǎn)集中在計(jì)劃最緊要的20%執(zhí)行能力鋒利如倚天劍.劍鋒到處,刀折劍斷,執(zhí)行不是一成不變的,合理性Reasonable表示用心試探一下是不損傷毫髮的平時(shí)基本觀念(Sense)的建立,在臨場(chǎng)應(yīng)用時(shí)最能顯現(xiàn)效果,執(zhí)行的速度:兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q,養(yǎng)兵千日,用在一時(shí)(資源珍貴)時(shí)機(jī)稍縱即逝將變數(shù)降至最低生米已煮成熟飯型(老公,來(lái)不及了)自廢武功型(成績(jī)已經(jīng)貼出去了)客戶(hù)的感受加速度,勢(shì)如破竹.,兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q的時(shí)機(jī),並不是每一件事情都需要兵貴速戰(zhàn)速?zèng)Q#1是專(zhuān)案的要徑任務(wù)或是一群人要等你的決策之後方能動(dòng)作(丟球)#2重要事件的關(guān)鍵任務(wù).通常要完成此關(guān)鍵任務(wù)只佔(zhàn)全部專(zhuān)案時(shí)間的20%.#3時(shí)機(jī)稍縱即逝的機(jī)會(huì).有時(shí)候機(jī)會(huì)的有效性?xún)H限於某段時(shí)間,甚至短到幾分鐘而已.,HandCarry!,讓程序進(jìn)行最迅速的方法當(dāng)然需要先了解程序及關(guān)鍵點(diǎn)見(jiàn)面三分情親自與關(guān)鍵人物(經(jīng)理)面對(duì)面溝通,執(zhí)行的技巧:KeySuccessFactor,靈活如庖丁的刀,在牛的關(guān)節(jié)中游走(游刃有餘).分解完畢牛尚不自知已經(jīng)被解體由計(jì)劃階段時(shí)即被簡(jiǎn)單勾勒出來(lái)做對(duì)的事情,並不會(huì)耗費(fèi)太大的力氣.反而做不對(duì)的事情,才需花時(shí)間東補(bǔ)西補(bǔ).,Buffer緩衝區(qū),並不是每件事情都那麼的急如果我們每件事情都要即時(shí)地處理掉,相信我們會(huì)變得神經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要有一個(gè)地方讓我們放一些比較不必馬上處理掉的事情,但是時(shí)間到時(shí)又要能提醒我們,如何處理情緒低潮,每天至少完成一件事情完成事情的定義完整的相關(guān)的善後的記錄的文件通常完成一完整任務(wù)就會(huì)有力氣再做第二件事情,