文秘工作職責培訓.ppt

1,文秘工作職責培訓,2,第一部分 文員的職業(yè)定位 第二部分 文員的崗位職責 第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,3,領導的協(xié)助者，同事的服務者,處理好部門文職工作外，協(xié)助各級領導 管理好部門事務。,文員的定位,第一部分 文員的職業(yè)定位,員工與領導的連接線，及時傳遞信息,1,4,第一部分 文員的職業(yè)定位,文員是辦公室里最常見的職位之一，具有極為重要的基礎性，服務型作用，是企業(yè)有效運轉(zhuǎn)的重要要素。 文員的角色定位具有輔佐功能。幫助部門領導處理一切事務成為文員的職責。但文員除了此職責外，和其它部門文員的關系也非常密切和重要。 文員是部門領導的助手。,5,第一部分 文員的職業(yè)定位,對事,對人,準確性 好判斷力 工作效率 主動性,考慮周到 圓滑性 謹慎性 責任感 客觀性,文員的特質(zhì)及要求,6,積極的心態(tài) 謙虛勤奮 服務意識 真誠寬容,良好的專業(yè)素養(yǎng) 認真細致 條理清晰 善于溝通,文員的標準,第二部分 文員的崗位職責,7,第二部分 文員的崗位職責,文員的基本職責 每天日常和每月月度例行工作跟進；,8,第二部分 文員的崗位職責,文員的基本職責 部門文檔管理（含往來文件分類傳閱/審批整理歸檔）； 部門電話接聽/轉(zhuǎn)接、來訪賓客接待； 部門各系統(tǒng)的應用(KM、OA、極致）； 負責部門日常文件的打印、復印工作（需在保證文件質(zhì)量的前提下不斷節(jié)約成本）； 領導交辦的其他臨時事務能及時、有效處理并反饋處理結果；,9,第二部分 文員的崗位職責,文員的基本職責&每月例行工作 部門排班(B級及以上25日前交行政辦）、培訓計劃、考勤按指定的日期上交人力資源部； 每月25日前提交下月工作計劃及本月工作總結至行政辦（電子檔和紙檔需同時發(fā)送，電子檔需貼部門負責人有效電子簽名）； 每月28日前完成部門人員績效評估考評，員工級交人力資源部，主管級及以上交行政辦，如遇十一長假等特殊情況需提前至少兩天進行； 每月15日前完成部門鞋襪領用；,10,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務管理規(guī)范,1、來賓接待,“引路” 應走在客人左前方的2、3步處，自己走在走廊左側(cè)， 讓客人走在中央。與客人步伐一致，并適當做介紹。遇拐彎處應使用手勢，并提醒客人“這邊請”、“注意樓梯”等。,11,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務管理規(guī)范 2、文件管理 應遵循先登記后處理的原則; 應嚴格按照審批流程審批文件;,12,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務管理規(guī)范 3、接打電話 “態(tài)度，語調(diào)，用詞”,13,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務管理規(guī)范 打電話： 要有準備 注意打電話的時間，尤其避免在午休或下班時間打 微笑的語調(diào)，聲音清晰，有禮貌 不要急于在電話中承諾事情或是做決定 講電話同時在紙上做記錄,14,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,事務管理規(guī)范 接電話： 1.電話鈴響三聲內(nèi)必須接電話 2.先報上公司名稱或人名 3.聲音語調(diào)微微上揚，有朝氣 4.去除“別人不知道我是誰”的心態(tài) 5.延遲太久接電話應先致歉 6.口中不要吃東西或含著東西,15,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,保密原則,16,第三部分 文員的職業(yè)規(guī)范,打印、復印管理 復印時各部門自己帶紙，不得亂拿打印機及傳真機上紙張。 部門指定專人打印、復印，若委派他人進行需教會使用有關設備。 若打印機等機器出現(xiàn)故障應及時報有關人員通知供應商到店維修，不可強行使用。,17,謝謝大家！,The End,