《會(huì)議管理制度》PPT課件.ppt

董事局辦公室培訓(xùn)資料,二零一一年三月十五日,XX集團(tuán),秘書處會(huì)議管理,培訓(xùn)目錄,會(huì)議進(jìn)程,會(huì)場(chǎng)管理,會(huì)后管理,一、總則 1、為促進(jìn)集團(tuán)公司會(huì)議管理規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，對(duì)會(huì)議進(jìn)行有效控制，規(guī)范會(huì)議程序，提高會(huì)議組織的效率和質(zhì)量，保證會(huì)議順利召開。特?cái)M定此會(huì)議管理制度。 2、本制度所指的會(huì)議是指地華集團(tuán)公司各職能部門、子（分）公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各級(jí)會(huì)議，本制度適用于集團(tuán)公司各部門、各子（分）公司。,二、會(huì)議分類 1.董事會(huì) 由董事長(zhǎng)主持，全體董事參加（其他人員視會(huì)議內(nèi)容需要列席參加）。會(huì)議主要討論集團(tuán)的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大投資決策、總經(jīng)理級(jí)以上人事任命、集團(tuán)公司薪酬福利制度的擬訂、重大財(cái)務(wù)、審計(jì)等問題。 2.經(jīng)營管理類會(huì)議 由董事長(zhǎng)、分管副總裁、各部門和分（子）公司領(lǐng)導(dǎo)主持，與議題相關(guān)的負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議主要研究、部署財(cái)務(wù)、人事、行政、工程、管理、采購、審計(jì)、投資、開發(fā)、規(guī)劃等工作。例會(huì)、晨會(huì)也屬此類會(huì)議。 3.項(xiàng)目會(huì)議 由董事長(zhǎng)、總裁、分管副總裁、各部門或分（子）公司領(lǐng)導(dǎo)主持，與議題相關(guān)的負(fù)責(zé)人參加。會(huì)議研究制度、規(guī)定、行業(yè)管理流程的討論；聽取設(shè)計(jì)師、供應(yīng)商、公司各部門、事業(yè)單位部門匯報(bào)、安排布置近期重點(diǎn)工作；解決企業(yè)經(jīng)營管理中需要跨部門協(xié)調(diào)的相關(guān)事宜。,三、會(huì)議管理 （一）會(huì)議通知 1.董事長(zhǎng)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)確定會(huì)議召開時(shí)間后，辦會(huì)人員必須在第一時(shí)間當(dāng)面口頭通告、電話、短信和郵件等方式告知各參會(huì)人員，請(qǐng)他們安排時(shí)間，并告知內(nèi)容。包括會(huì)議主持人、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主題等。 2.在會(huì)議召開前的一至兩天，再次通過當(dāng)面口頭通告或電話的方式對(duì)各參會(huì)人員進(jìn)行提醒并做確認(rèn)。 3.若因某種原因造成會(huì)議不能如期召開時(shí)，辦會(huì)人員應(yīng)及時(shí)通過當(dāng)面口頭通告或電話的方式通知各相關(guān)部門及人員。 4.對(duì)于例會(huì)，除特別需要提醒的參會(huì)者外，只需通過電話、短信或郵件等方式通知會(huì)議時(shí)間。如有電話會(huì)議或部分參會(huì)者需電話上線。,（二）會(huì)議材料的準(zhǔn)備： 1.文件材料的準(zhǔn)備 辦會(huì)人員在第一次告知參會(huì)人員參會(huì)信息時(shí)，必須提醒參會(huì)人員準(zhǔn)備參會(huì)的議題和相關(guān)材料（董事會(huì)需報(bào)董事長(zhǎng)確認(rèn)上會(huì)議題）。在會(huì)議開始之前，辦會(huì)人員要準(zhǔn)備好會(huì)議文件，如會(huì)議議程、會(huì)議議題、PPT材料等。在會(huì)議召開前至少20分鐘到達(dá)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)，檢查會(huì)議設(shè)備，準(zhǔn)備好會(huì)議簽到表，并負(fù)責(zé)會(huì)議人員的簽到工作。 2.其他材料的準(zhǔn)備 辦會(huì)人員應(yīng)在會(huì)議召開前1小時(shí)調(diào)試好各項(xiàng)會(huì)議設(shè)備，如麥克風(fēng)、電話會(huì)議系統(tǒng)、投影儀、錄音筆、激光筆、白板、白板筆等；同時(shí)依照參會(huì)人員級(jí)別和數(shù)量將席卡、座次等安排到位，布置好會(huì)場(chǎng)。集團(tuán)級(jí)會(huì)議需安排媒體關(guān)系處人員進(jìn)行拍照或錄像。,會(huì)議進(jìn)程 （一）參會(huì)人員在會(huì)議簽到簿上簽到； （二）分發(fā)會(huì)議材料； （三）會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)人報(bào)告會(huì)議出勤情況和議題； （四）會(huì)議主持人宣布會(huì)議開始（董事會(huì)由董事長(zhǎng)宣布會(huì)議開始）； （五）會(huì)議通報(bào)； （六）會(huì)議議題討論； （七）董事投票（僅限董事會(huì)）； （八）會(huì)議結(jié)束。,五、會(huì)場(chǎng)管理 （一）會(huì)場(chǎng)紀(jì)律 1.參會(huì)人員須提前至少5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，并在會(huì)議簽到簿上簽到（要求字跡清楚） 2.參會(huì)人員不得無故缺席；如因特殊情況不能出席會(huì)議，應(yīng)履行必要的請(qǐng)假審批手續(xù) 3.會(huì)議開始前，參會(huì)人員應(yīng)提前將手機(jī)等通訊工具關(guān)閉或設(shè)置為震動(dòng)，未經(jīng)許可，不得隨意接打電話或發(fā)信息 4.參會(huì)人員在沒有征得主持人或會(huì)場(chǎng)管理人員同意的情況下，不得中途擅自離開會(huì)場(chǎng)或隨意走動(dòng),（二）會(huì)場(chǎng)秩序的維持： 1.公司級(jí)會(huì)議，會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議秩序的維護(hù)和管理。 2.重要會(huì)議（如董事會(huì)、政府部門匯報(bào)等）需有信息化部和嘉潤(rùn)物業(yè)工程部人員在場(chǎng)外待命，及時(shí)排除會(huì)議設(shè)備突發(fā)故障。,六、會(huì)后管理 （一）會(huì)議紀(jì)要的總體要求 1.會(huì)議組織部門要做好會(huì)議紀(jì)要工作，除非條件不許可（如室外、絕密會(huì)議等），需要紀(jì)要的會(huì)議需要有錄音存檔，重要會(huì)議必須安排2名或以上會(huì)議紀(jì)要人員（領(lǐng)導(dǎo)指定機(jī)要人員的情況除外） 2.會(huì)議紀(jì)要發(fā)文字號(hào)參照文件管理制度執(zhí)行 3.會(huì)議紀(jì)要下發(fā)講究時(shí)效性和保密性。,會(huì)議紀(jì)要開頭格式,會(huì)議紀(jì)要結(jié)尾格式,（二）會(huì)議紀(jì)要的完成時(shí)間和發(fā)放 1.董事會(huì)后立即完成會(huì)議決定事項(xiàng)通知，呈董事長(zhǎng)審批后方可下發(fā)。原則上在第二日中午前下發(fā)，第二日下午完成會(huì)議紀(jì)要初稿，第三日內(nèi)下發(fā)（董事長(zhǎng)出差幾日便順延幾日） 2.經(jīng)營管理會(huì)議和項(xiàng)目會(huì)議在會(huì)議結(jié)束后的二日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要初稿，第三日，呈主要參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽后呈董事長(zhǎng)審核簽發(fā)，董事長(zhǎng)也可授權(quán)委托其他領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)會(huì)議紀(jì)要 3.其他領(lǐng)導(dǎo)自行主持召開的會(huì)議，其紀(jì)要也可由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)本人或其委托人簽發(fā) 4.會(huì)議紀(jì)要須由參會(huì)的主要領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可直接在發(fā)文稿紙上簽字，也可通過傳真形式在發(fā)文稿紙上簽字 5.所有會(huì)議紀(jì)要在簽發(fā)后，原件必須交檔案館存檔 6.會(huì)議紀(jì)要的會(huì)簽和簽發(fā)必須在發(fā)文稿紙上體現(xiàn) 7.會(huì)議紀(jì)要可通過復(fù)印件、掃描件或電子檔形式發(fā)送，除領(lǐng)導(dǎo)要求公示外，一般的會(huì)議紀(jì)要只發(fā)送給參會(huì)人員和領(lǐng)導(dǎo)要求發(fā)送的人員,（三）會(huì)議任務(wù)落實(shí) 1.集團(tuán)總經(jīng)辦負(fù)責(zé)會(huì)議任務(wù)的落實(shí)及監(jiān)督，會(huì)議紀(jì)要下發(fā)后，會(huì)議任務(wù)涉及責(zé)任部門、責(zé)任人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要一個(gè)工作日內(nèi)主動(dòng)出具會(huì)議任務(wù)執(zhí)行計(jì)劃并報(bào)總經(jīng)辦備案，總經(jīng)辦考核員按照部門工作計(jì)劃進(jìn)行考核、推動(dòng)、落實(shí) 2.會(huì)議組織部門必須形成定期“回報(bào)”制度，即：適時(shí)動(dòng)態(tài)了解會(huì)議任務(wù)進(jìn)展，形成會(huì)議任務(wù)跟蹤檔案并及時(shí)回報(bào)分管副總裁和董事長(zhǎng) 3.內(nèi)容涉及機(jī)密的會(huì)議任務(wù)由董事長(zhǎng)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)制定監(jiān)督/考核人員。,（四）會(huì)議資料保密、存檔管理 1.會(huì)議材料組織部門應(yīng)對(duì)會(huì)議材料實(shí)施集中管理，不得將會(huì)議材料交由多人管理且保密級(jí)別為秘密級(jí)及以上的會(huì)議材料不得通過郵件形式傳遞 2.會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)需要分發(fā)材料的，材料分發(fā)部門應(yīng)做好材料分發(fā)登記工作，材料為需要保密內(nèi)容的，除領(lǐng)導(dǎo)要求與會(huì)人員自行保留外，材料分發(fā)部門會(huì)后應(yīng)及時(shí)收回會(huì)議材料，并由兩人（或以上）共同將材料銷毀/存檔 3.會(huì)議組織部門要負(fù)責(zé)集團(tuán)級(jí)別會(huì)議通報(bào)、會(huì)議紀(jì)要等會(huì)議資料的保密、存檔工作，要求每次例會(huì)相關(guān)資料分別以電子版、書面版各留存一份。其中，特別重要的會(huì)議必須留存語音資料，會(huì)議檔案資料由會(huì)議組織部門至少每季度移交董事局辦公室檔案館一次,THE END,