《Excel-數據輸入》PPT課件.ppt

補充內容：Excel數據輸入方法,Excel與數據處理 第2版,補充內容:Excel數據輸入,概述 數據輸入是很實際的問題，許多工作人員不得不面對它。針對不同規(guī)律的數據，采用不同的輸入方法，不僅能減少數據輸入的工作量，還能保障輸入數據的正確性。 如果不了解掌握不同類型數據的輸入方法，可能就要成天座在電腦前，一五一十地輸入數據，輸完了還要檢查。某些人要幾天才能輸入完成的數據，但有的人幾分鐘就完成了，而且數據不會出錯！ 這就是學習EXCEL數據輸入方法的原因！,學習目標,1、了解Excel的數據類型 2、掌握不同類型數據的輸入方法 3、掌握復制公式輸入數據的方法 4、掌握大批量相同數據的輸入方法 5、掌握通過自定義格式簡少數據輸入的方法 6、掌握用IF、Vlookup等函數查找輸入數據的方法 7、掌握用Rand和int函數產生大量模擬數據的方法。,一、 Excel的數據類型,1、Excel的常見數據類型 數字型、日期型、文本型、邏輯型數據 數字表現形式多樣：貨幣、小數、百分數、科學計數法、各種編號、郵政編碼、電話號碼等多種形式,一、 Excel的數據類型,2、Excel數值型數據的取值范圍,二、簡單數據的輸入,1、數據輸入的一般過程 （1）選定要輸入數據的單元格。 （2）從鍵盤上輸入數據。 （3）按Enter鍵后 2、輸入數值 （1）正數的輸入：+234，13,333,333，12E3 （2）負數的輸入： -234，(234)，-12e2 （3）分數的輸入: 2 2/3, 0 3/4 （4）貨幣數據的輸入:￥123，$21,二、簡單數據的輸入,3、輸入文本 字符文本應逐字輸入 數字文本以開頭輸入，或用=“數字”方式輸入。 輸入文本32，可輸入： =“32” 或輸入：32 文本形式的公式，要通過“插入”|“對象”菜單命令 如,二、簡單數據的輸入,4、輸入日期 以yy-mm-dd形式，或mm-dd形式輸入 通過格式化得到其它形式的日期，這樣可減少輸入 格式方法是選擇“格式”|“單元格”|“數字”|“日期”,二、簡單數據的輸入,5、輸入公式 公式是對工作表中的數值進行計算的等式。公式要以等號（）開始。 例如在A3輸入：=5+2*3，結果等于 2 乘 3 再加 5。A3中將顯示11,三、 相同數據的輸入,1、復制相同數據 建立有相同數據的不同工作表，可用復制方法 某班主任建立相同的成績表頭 ，可用此法。,復制一班表頭,三、 相同數據的輸入,2、填充復制相同數據 設要建立下圖所示“學生檔案”表。其中入學時間、班級、專業(yè)都是相同數據。,（1）在G2中輸入“計算機通信”，然后Enter。 （2）單擊G2，G2右下角會出現黑色小方塊，它就是填充柄。 （3）向下拖動填充柄，拖過的單元格都被填入了“計算機通信” 。,三、 相同數據的輸入,3、用Enter輸入相同數據 設要建立下圖所示“學生檔案”表。其中入學時間、班級、專業(yè)都是相同數據。,（1）選中F2：F11 （2）輸入：JK001 （3）按Ctrl+Enter,可用同樣方法輸入C、G列數據,四、 編號的輸入,1、復制輸入連續(xù)的編號 連續(xù)編號（或等差、等比性質的數據）應該采用復制或序列填充的方式進行輸入。 比如公司或單位的職工編號、電話號碼、手機號碼、零件編號等。 輸入右圖A列的學號,（1）在A2輸入 1003020101 在A3輸入1003020102 （2）選中A2：A3 （3）向下拖動A3單元格的填充柄。,四、 編號的輸入,2、填充產生連續(xù)編號 填充序列方式適用于輸入較多的連續(xù)編號數據。 比如要輸入電話號碼：663321240663328000，如右圖所示，方法如下。 在第一個單元格中輸入起始號碼 選擇“編輯”|“填充”|“序列”菜單命令。 在Excel彈出的“序列”對話框中指定“列” 在步長值中輸入1 在終止值中輸入最后一個號碼。,四、 編號的輸入,3、利用自定義格式產生特殊編號 人們常會遇到各種具有一定規(guī)則的特殊格式的編號。如右圖的保險號。,1、選中要輸入保險號的區(qū)域 2、選擇“格式”|“單元格”菜單命令。 3、選中“自定義” 4、輸入自定格式： p00-000-0000,四、 編號的輸入,用自定義格式輸入大數字編號 當在單元格中輸入一個位數較多的數值時（比如超過15位的整數），Excel會自動將輸入的數據顯示為科學記數法，這可能并不符合我們的需要。 產生這種問題的原因是數值精度問題，Excel的默認精度是15位，如果一個數值的長度超過15位，則15位之后的數字都被視為0。 這種位數較多的大數字編號，可以用自定義格式進行輸入,四、 編號的輸入,用自定義格式輸入大數字編號 建立右圖所示的電話用戶檔案，其中身份證號為18位，且前15位全部相同。 若直接輸入，不僅數據多，且要出錯，比如在G4輸入：510214196012301000,Excel會顯示為5.1021E17 解決方法是定義G列保存身份證號的單元格的自定義格式為： “51021419601230“0000,設置自定義格式后，只需要輸入身份證的最后4位編號,四、 編號的輸入,選中D2單元格，選擇 “格式”|“單元格”菜單項 “類型”文本框中輸入： “51021419601230“0000,五、組合多個單元格數據,1、用&運算符組合數據 “&”為字符連接運算，其作用是把前后的兩個字符串（也可以是數值）連接為一個字符串。如“ADKDKD”&“DKA”的結果為ADKDKDDKA。123&45&678的結果為“12345678” 設下圖E列數據由C、D列數據組合而成。 在E2中輸入公式=C2&D2，然后向下復制！,五、組合多個單元格數據,2、用&和文本函數的結合 &常和文本函數left、right、mid等合用，這幾個函數都很簡單，其調用語法如下： left(text,n) right(text,n) mid(text n1,n2) 其中： left截取text文本左邊的n個字符；如left(“123“,2)= “12 “ right截取text文本右邊的n個字符；如right(“1234“,2)= “34 “ mid從text的第n1字符開始，取n2個字符； 比如MID(“1234“,2,2)= “23“,五、組合多個單元格數據,3、用&和文本函數的結合案例 某電話公司的繳費帳號由身份證號的后15位（全長18位），后接電話號碼構成。如下圖所示。用&和文本函數可以很快建立繳費帳號。 在I3輸入公式“=Right(G3,17)&H3” ，然后向下填充復制該公式到I列的其余單元格,六、采用下拉列表進行數據選擇,1、下拉列表的適用范圍 項目個數少而規(guī)范的數據，比如職稱、工種、單位及產品類型等，這類數據適宜采用Excel的“數據有效性”檢驗方式，以下拉列表的方式輸入 。 例如：,某校教師檔案如右圖所示，其中的職稱列數據只能從“講師、教授、副教授、助教”中選擇。這類數據用下拉列表輸入，方便而準確。,六、采用下拉列表進行數據選擇,2、下拉列表建立方法 （1）選中要建立下拉列表的單元格區(qū)域。 （2）選擇 “數據”|“有效性”菜單項。 （3）選擇“設置”標簽，然后從“允許”下拉列表中選擇“序列”選項。 （4）在“來源”文本框中輸入職稱名字“助教,講師,副教授,教授”,七、利用公式與函數進行查找輸入,1、查找輸入的意義 如果表格中的不同數據列之間存在一定的依賴關系，那么用IF公式進行數據的轉換輸入是一種效率較高的輸入方法。 如果某些數據已經在其它數據表中建立好了，查詢輸入可以提高效率，且能減少輸入錯誤。,七、利用公式與函數進行查找輸入,2、IF函數的應用 IF函數又稱為條件函數，它能夠對給出的條件進行判斷，并根據判斷結果的正誤執(zhí)行不同的運算。 IF函數的調用形式如下： IF(條件式,條件成立時函數的取值,條件不成立時函數的取值) 比如， IF(32,“right”,“error”)”的結果是“right”， 而IF(32是正確的，函數的結果就是“條件正確時的取值”。與之相對應，而32是錯誤的，所以。,七、利用公式與函數進行查找輸入,IF函數可以嵌套使用，即在IF函數中還可以使用IF函數，最多可以嵌套7層。比如： IF(A289,“A”,IF(A279,“B”)， 如果A2等于93，則該函數的結果是“A”； 如果A2等于80，則函數的結果是內層IF(A279,“B”)的結果，顯然8079，所以結果為“B”； 如果A2等于65呢？函數的結果就是IF(A279,“B“)不成立時的取值，這時該函數的結果就是一個空值，因為IF(A279,“B“)沒有給出A279不成立時的取值，在這種情況下，Excel將返回一個空值（即什么結果都沒有?。┙o該函數。,七、利用公式與函數進行查找輸入,3、IF函數查找轉換案例 某學校年度獎金如下圖所示，獎金根據職稱確定。教授：2000元，副教授：1500，講師：1000，助教：是500元。 在F3輸入公式：=IF(E3=“教授“,2000,IF(E3=“副教授“,1500,IF(E3=“講師“,1000,IF(E3=“助教“,500),七、利用公式與函數進行查找輸入,公式含義分析,七、利用公式與函數進行查找輸入,4、Vlookup函數查找 Vlookup函數能夠從其它工作表（或本工作表）將某數據列中的數據查找出需要的數據。 VLOOKUP函數的用法如下： VLOOKUP（x, table, n, r） 其中，x是要查找的值，table是一個單元格區(qū)域（即由工作表的1列或多列組成）。Excel將在table的第一列查找有無x這樣的值（只在table的第1列查找有無x） n是table中待返回的匹配值的列序號。 r可以取0或1，當r為0時，該函數將進行精確匹配查找； 當r=1時，table的第一列應按升序排列，否則找到的結果可能不正確，r=1表示Excel實行的是模糊查找。,七、利用公式與函數進行查找輸入,5、Vlookup函數查找案例 （1）問題描述：某移動公司更換了新系統(tǒng)，使原有的部分電話號碼不能使用，同時又新增加了許多電話號碼。系統(tǒng)變化后，大部分用戶仍然使用原來的用戶檔案（電話號碼和繳費合同號都沒有改變），而那些不能使用的電話號碼和新增加的電話號碼則需要重新建立用戶檔案。,七、利用公式與函數進行查找輸入,（2）帳號查找過程 在需要提取帳號的新號碼工作表的B3輸入查找公式，并向下復制此公式。,=VLOOKUP(A3,舊帳號!A$2:$B$6884,2,0),舊帳號是原來的工作表,B列是從舊帳號的B列找到的數據,八、快速輸入數據填充序列,1、數據序列的含義 序列就是一組數據，這組數據有先后順序，內容固定，在應用中常常以一組數據的整體形式出現。 2、Excel內置序列 對于經常使用的一些數據序列，比如月份、星期、季度等，Excel已經將它們內置在系統(tǒng)中，在輸入這些數據時，只需要輸入第一個數據，其余的可以采用填充復制的方法由Excel自動產生。,八、快速輸入數據填充序列,3、自定義序列 用戶可以將經常使用的數據序列添加到Excel系統(tǒng)中，該序列就會擁有與Excel內置序列相同功能。比如，輸入該序列的第一項內容后，其后各項都可以通過填充復制產生。 案例 某大學中有“計算機學院，通信學院，經濟管理學院，法律學院，中藥學院，電子技術學完”等多所學院，學校辦公室經常要用到這些名字 。將這組數據定義為自義序列。,八、快速輸入數據填充序列,建立方法 （1）選擇“工具”|“選項”|“自定義序列”。 （2）在“選項”對話框的“輸入序列”中依次輸入序列內容。,（3）建立輸入序列后，輸入第一項，即“計算機學院”后，通過填充復制就能產生其它各項內容。,九、限定輸入數據的長度，顯示提示和出錯信息,對輸入到單元格中的數據進行一定程度的限制，比如限制小數位數、日期和時間的范圍、字符的個數等。 當輸入的數據不符合限定規(guī)則時，Excel就顯示一些警告信息，并且不接受輸入的數據。 如果工作表的數據是由其他人輸入的，則有必要在別人輸入數據時給出一些簡要的提示信息，或對數據輸入的規(guī)則作些說明,九、限定輸入數據的長度，顯示提示和出錯信息,案例 是某俱樂部的會員檔案表，現以此為例說明限定單元格輸入位數，顯示提示和告警的方法。,十、用RAND和INT產生實驗數據,1、Rand 函數 又稱為隨機函數，它產生一個介于01之間小數 。 對Rand函數的結果進行放大，能產生任意范圍內的數據。如： RAND()*100 ：可以產生0100之間的數據 RAND()*50+50 ：可以產生50100之間的數據。 2、Int函數 又稱取整函數，將數字向下舍入到最接近的整數。 比如：INT(8.9) 的結果是8 INT(-8.9) 的結果 是-9,十、用RAND和INT產生實驗數據,案例 建立如圖所示的學生成績表，用INT函數和RAND函數產生C2:J11區(qū)域的成績，設成績在20100之間。 (1)選中 C2:G11區(qū)域 (2)輸入公式：=20+int(rand()*80 (3)按Ctrl+Enter,說明：用rand產生的數據會隨時發(fā)生變化，可將它貼粘為數據，它就不會發(fā)生變化了。其方法是： （1）選中C3:G11區(qū)域，然后選擇“復制” （2）選擇“編輯”|“選擇性貼粘” （3）從彈出的對話框中選擇“數值”。,The End,謝謝大家！,