公司發(fā)文管理規(guī)范.doc

保密等級(jí)I秘密 公文編號(hào)：HT-GM-001-V1.0公司發(fā)文管理規(guī)范一、 目的本規(guī)定是對(duì)公司發(fā)文進(jìn)行規(guī)范化管理，明確公司發(fā)文的審批程序和權(quán)限，提高公司辦公效率和質(zhì)量，確保公司發(fā)文的嚴(yán)肅性、權(quán)威性、時(shí)效性，特制定本制度。二、 適用范圍本規(guī)范所指公文，是指以公司名義或者以行政部名義發(fā)布的，以公司全體員工為受眾的通知、通報(bào)、規(guī)章制度等下行公文。三、 公文分類(lèi)1. 規(guī)定：發(fā)布重要的行政規(guī)章制度，采取重大的強(qiáng)制性行政措施，用【規(guī)定】。2. 決定、決議：對(duì)重要事項(xiàng)或重大行動(dòng)做出安排，用【決定】。經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)并要求貫徹的事項(xiàng)，用【決議】。3. 通知：轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)文件，批轉(zhuǎn)下級(jí)文件，要求下級(jí)辦理和需要共同執(zhí)行的事項(xiàng)，用【通知】。4. 通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要信息，用【通報(bào)】。5. 請(qǐng)示、報(bào)告：向上級(jí)請(qǐng)求批示與批準(zhǔn)，用【請(qǐng)示】。向上級(jí)匯報(bào)工作、反映情況、提出建議，用【報(bào)告】。四、 保密原則公司所有公文的擬定、發(fā)布均需要分為I、II、III三個(gè)等級(jí)，具體劃分如下：1. I等級(jí)公文為秘密級(jí)，其查閱人為公司所有員工。2. II等級(jí)公文為機(jī)密級(jí)，其查閱人僅限公司董事會(huì)、高層決策者、高層管理人員、部門(mén)負(fù)責(zé)人及事件相關(guān)負(fù)責(zé)人；3. III等級(jí)文獻(xiàn)為絕密級(jí)，其查閱人僅限公司董事會(huì)、高層決策者、高層管理人員及事件相關(guān)負(fù)責(zé)人；4. 凡無(wú)相關(guān)公文的查閱權(quán)限而擅自查閱者，公司有權(quán)與其解除勞動(dòng)合同。五、 發(fā)文管理流程標(biāo)準(zhǔn)1. 由職能部門(mén)草擬初稿，如果文件內(nèi)容涉及相關(guān)部門(mén)，草擬部門(mén)應(yīng)與相關(guān)部門(mén)協(xié)商一致；并擬定會(huì)簽人和簽發(fā)人，如需抄送或抄報(bào)的，也需注明。完成后提交部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)審核。2. 起草部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文件進(jìn)行審核，完成后提交相關(guān)部門(mén)，如文件不涉及相關(guān)部門(mén)，直接提交行政部。3. 涉及相關(guān)部門(mén)的，接到文件后根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行會(huì)簽(注)，完成后提交給其它相關(guān)部門(mén)會(huì)簽。4. 起草部門(mén)內(nèi)部發(fā)文由分管領(lǐng)導(dǎo)做最終審批；公司級(jí)發(fā)文須提交總經(jīng)理做審批后簽發(fā)。5. 總經(jīng)理簽發(fā)后，交由行政部編號(hào)。6. 行政部對(duì)文件進(jìn)行編號(hào)、認(rèn)真編排并整理樣稿，完成后提交職能部門(mén)校對(duì)。7. 起草人員對(duì)已完成的樣稿進(jìn)行校對(duì)，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)別字可修改，但不能修改文件內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)有其它問(wèn)題可向行政部提出。完成后提交行政部發(fā)布。8. 行政管理員將校對(duì)后的文件打印、蓋章、發(fā)布。9. 對(duì)于已經(jīng)發(fā)布的通知、通報(bào)、規(guī)章制度等，各部門(mén)應(yīng)積極貫徹執(zhí)行。在執(zhí)行過(guò)程中發(fā)現(xiàn)新的問(wèn)題，須及時(shí)向行政部反饋。須做修改的，按以上流程從本章第1條起，嚴(yán)格執(zhí)行。10. 各部門(mén)嚴(yán)格執(zhí)行公文條款并維護(hù)。注會(huì)簽人：涉及部門(mén)的部門(mén)經(jīng)理會(huì)簽人職責(zé)：復(fù)核審查文件中的規(guī)定是否合理，是否有可操作性，協(xié)助配合該文件的起草部門(mén)制定更為完善合理的公文制度。權(quán)責(zé)部門(mén)輸入流程圖輸出職能部門(mén)職能部門(mén)相關(guān)部門(mén)總經(jīng)理/分管領(lǐng)導(dǎo)行政部 行政部各使用部門(mén)各使用部門(mén)各使用部門(mén)公文公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文公司公文簽發(fā)目錄公司公文總覽表部門(mén)公文一覽表公文公文起草/修訂公文申請(qǐng)執(zhí)行、維護(hù)編 號(hào)發(fā)放、存檔公文執(zhí)行無(wú)有無(wú)更改有審 批會(huì) 簽征求意見(jiàn)公文公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文發(fā)文簽批單公文公文發(fā)文簽批單公文六、 流程圖七、 公文系統(tǒng)編號(hào)為保障公司各級(jí)管理公文在制定、發(fā)布、執(zhí)行過(guò)程的有效性，統(tǒng)一公文的文檔文號(hào)的制定規(guī)則。具體如下：1. 公司公文編號(hào)：HT -XX-XXX.Vx版本號(hào)（如：第一版“1.0”，第二版“2.0”.） 順序號(hào)(用數(shù)字表示，001開(kāi)始)職能部門(mén)代號(hào)(注)公司名號(hào)前綴注職能部門(mén)代號(hào)列表如下（以首位拼音或英文縮寫(xiě)表示）:職能部門(mén)英文部門(mén)簡(jiǎn)寫(xiě)公文代號(hào)公司層Gerneral ManagerGMGM行政部Admin. DepartmentADAD人力資源部Human Resources DepartmentHRHR財(cái)務(wù)部Accounting DepartmentACAC市場(chǎng)部Marketing DepartmentMDMD項(xiàng)目管理部Project Manager DepartmentPMPM銷(xiāo)售部Sales DepartmentSDSD產(chǎn)品部Product DepartmentPDPD技術(shù)部Technolog DepartmentTDTD研發(fā)部Research & Development DepartmentR&DRD2. 文號(hào)舉例：l 公司發(fā)文制度編號(hào):HT-GM-001-V1.0系華拓公司層管理公文，順序號(hào)001，第一版。公司公文附表編號(hào)：FM- XXXXX-VX- A附表順序號(hào)（如：第一“A”，第二“B”.） 公文編號(hào)（含版本號(hào)）表單前綴表單舉例：l 公司發(fā)文制度附表一發(fā)文簽批單編號(hào):FM-HTGM001-V1.0-A系華拓公司公司層管理公文HTGM001-V1.0版本的附表一。八、 附件附件一：發(fā)文格式樣本；附件二：部門(mén)公文格式；附表：附表一：發(fā)文簽批單（編號(hào)：FM-HTGM001-v1.0-A）附表二：公司公文簽發(fā)目錄（編號(hào)：FM-HTGM001-v1.0-B）附件一：發(fā)文格式樣本保密等級(jí)XXX（居左，黑體，小四） 公文編號(hào)：HT-XX-001-V1.0 （居右，黑體，小四）xxxx管理規(guī)定（居中，黑體，小初）XXXXXXXXXXXXX公司（XXXX年X月）（居中，黑體，小二）文件正文（宋體，小四）XXXXXXXXXXXXXX公司XX部（居右，黑體，小三）附件二：發(fā)文格式樣本關(guān)于XXXXXXX的通知（居中，黑體，二號(hào)）各分公司，各部門(mén)，全體人員：（居左，宋體，小三）文件正文（宋體，小三）特此通知。XXXXXXXX公司 XXXX年XX月XX日(居右，宋體，三號(hào)) 附表一：發(fā)文簽批單（編號(hào)：FM-HTGM001-v1.0-A） 發(fā)文審批單發(fā)文日期： 年 月 日 文 件 名：文件編號(hào)：發(fā)文部門(mén)：擬 稿 人：發(fā)文范圍：主送： 抄送： 保密等級(jí)：秘密 機(jī)密 絕密發(fā)文部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核：發(fā)文部門(mén)主管領(lǐng)導(dǎo)審核：簽發(fā)人批示（總經(jīng)理）：發(fā)文 經(jīng)辦人：存檔 經(jīng)辦人：備注：以往發(fā)布過(guò)的相關(guān)同類(lèi)或相沖突的制度名稱(chēng)：是否廢止以上制度 是 否附表二：公司公文簽發(fā)目錄（編號(hào)：FM-HTGM001-v1.0-B）