股份子公司會議管理制度

中捷股份會議管理制度母子公司管控體系制度匯編之中捷股份公司下屬子公司會議管理制度服務(wù)單位: 上海華彩管理咨詢有限公司目錄第一章 總 則1第二章 會議通知1第三章 會前準(zhǔn)備2第四章 會議議程2第五章 會議紀(jì)要3第六章 會議考勤3第七章 會場秩序與禮儀3第八章 保密事項4第九章 違紀(jì)處理4第十章 監(jiān)督檢查4第十一章 附則5第一章 總 則第一條 為及時研討處理中捷股份公司（下稱“公司”）在生產(chǎn)和經(jīng)營中存在的問題，明確工作的方向、提高工作效率、協(xié)調(diào)各部門之間的工作、保證企業(yè)決策貫徹到位，特制定本制度。第二條 本規(guī)定適用于中捷股份公司各種類型的會議。第三條 會議召開應(yīng)本著精簡有序、高效、注重效果的原則進(jìn)行，避免開冗會。第二章 會議召集與通知第四條 會議按不同級別和性質(zhì)采用不同的召集辦法：（一）公司或子公司董事會議按相關(guān)公司章程的規(guī)定召集。會議由董事出席、監(jiān)事列席，其他人員可根據(jù)會議議程由董事長指定出席或列席。會議一般由董事長主持，也可由董事長委托副董事長或其他董事主持。會議由董事會秘書負(fù)責(zé)組織落實會議通知、準(zhǔn)備和記錄；（二）公司總經(jīng)理辦公會議由總經(jīng)理決定召集或副總經(jīng)理提議召集。公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、職能中心總經(jīng)理出席，其他人員可根據(jù)會議議程由總經(jīng)理指定出席或列席。會議一般由總經(jīng)理主持，也可由總經(jīng)理委托副總經(jīng)理或某職能中心經(jīng)理主持。會議由總經(jīng)理辦秘書負(fù)責(zé)會議通知、準(zhǔn)備和記錄。分子公司層面的總經(jīng)理辦公會議按照同樣的模式執(zhí)行；（三）公司職能中心或分子公司職能部門內(nèi)部工作會議由本職能中心經(jīng)理/部門經(jīng)理召集并確定出席及列席人選，中心經(jīng)理/部門經(jīng)理指定內(nèi)部專人負(fù)責(zé)會議通知、準(zhǔn)備和記錄。第五條 會議通知的內(nèi)容包括：會議的名稱，議題，時間，地點，參加人（出席/列席），需準(zhǔn)備資料以及通知方法和途徑。重要會議應(yīng)以書面通知的方法傳達(dá)。第六條 會議應(yīng)于會議通知約定的時間召開，如議題改變、改期或取消，會議有關(guān)人員需提前通知，并根據(jù)本制度重新通知和布置。第三章 會前準(zhǔn)備第七條 會議準(zhǔn)備包括議題議程、主持人、記錄人、將要下發(fā)的文件、有準(zhǔn)備的發(fā)言、對會議進(jìn)程的預(yù)測和對策。第八條 會議召集者就議題準(zhǔn)備充分的資料和信息，擬就議題進(jìn)行順序及時間分配，確定好主持人及會議記錄人。第九條 與會人員接到通知后認(rèn)真就會議議題準(zhǔn)備好言簡意賅的發(fā)言稿或發(fā)言提綱。第十條 會議場所提前布置，保持整潔，所需儀器設(shè)備提前到位并調(diào)試正常。第十一條 會場布置、會議材料、用品準(zhǔn)備和會后處置由指定的會務(wù)人員負(fù)責(zé)，大型會議的準(zhǔn)備和布置可經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意組成會議籌備小組，并確定小組負(fù)責(zé)人。各種會議通知前會務(wù)人員應(yīng)先與公司總經(jīng)辦/分子公司辦公室聯(lián)系會議準(zhǔn)備事項，幾個會議同時進(jìn)行的，公司總經(jīng)辦/分子公司辦公室應(yīng)根據(jù)輕重緩急妥善安排，以免沖突。第四章 會議議程第十二條 主持人事先安排好與會人員座次。第十三條 會議議程由主持人于會議開始時向與會人員宣布，與會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守。第十四條 會議主持人應(yīng)緊緊圍繞議題按照議程去進(jìn)行，確保會議總時間不變。第十五條 會議主持人要及時做出結(jié)論，及時制止干擾會議的任何情況，適時宣布散會。第五章 會議紀(jì)要第十六條 會議記錄員要在會議進(jìn)行期間認(rèn)真記錄，對會議進(jìn)行全程或提綱式記錄，對結(jié)論性發(fā)言做重點記錄。第十七條 會議記錄員須用專門的會議記錄薄，會議的議題、決定、決議等重要內(nèi)容，記錄必須準(zhǔn)確全面。第十八條 會議記錄員要在會議結(jié)束后24小時內(nèi)整理原始記錄，形成會議紀(jì)要，交由主持人簽發(fā)。第十九條 會議紀(jì)要由記錄員送達(dá)抄送人員，轉(zhuǎn)發(fā)到各與會部門/人員。需由與會人員在會議紀(jì)要上簽名的，記錄員須及時督促簽署。第二十條 會議紀(jì)要應(yīng)編號、及時、規(guī)范，按分級管理要求分發(fā)、存檔、上報（也可通過電子郵件傳遞）。第六章 會議考勤第二十一條 與會人員不得無故遲到、早退或缺席。如有特殊情況不能按時到會，應(yīng)提交前向會議召集人親自以書面請假方可，緊急情況事先可以口頭請假，事后必須補辦請假手續(xù)。第二十二條 與會人員不得中途退席，特殊情況經(jīng)主持人同意方可離席。第七章 會場秩序與禮儀第二十三條 與會人員應(yīng)提前到會，不得喧嘩，不得來回走動。第二十四條 遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席，盡量不干擾會議進(jìn)行。第二十五條 與會人員應(yīng)坐姿（站姿）端正，禁止吸煙，禁止交頭接耳開小會。第二十六條 會議期間與會人員須將手機關(guān)閉或調(diào)至振動狀態(tài)，不會客（特殊客人除外），認(rèn)真聽取會議內(nèi)容并做好記錄。會議后，需由與會人員在會議記錄上簽名的，應(yīng)及時簽署。第二十七條 與會人員應(yīng)保持會場整潔，不準(zhǔn)隨地吐痰，扔紙屑，會議結(jié)束后將座椅整理好。第二十八條 與會者到會必須有準(zhǔn)備，均應(yīng)保持良好的會風(fēng)，注意言談舉止，發(fā)言力求言簡意賅。第二十九條 與會人員不可無故打斷他人的發(fā)言，不可對發(fā)言者吹毛求疵。第八章 保密事項第三十條 會議召集者對會議內(nèi)容的秘密事項的保密工作負(fù)總責(zé)。第三十一條 與會人員及記錄員對會議內(nèi)容的秘密事項負(fù)有保密的義務(wù)。第三十二條 涉及到秘密事項的會議紀(jì)要記錄員應(yīng)在保密地方整理，并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。第九章 違紀(jì)處理第三十三條 無故遲到早退每項罰款10元，無故缺席罰款50元，由會議召集人下罰款通知單，違紀(jì)者24小時內(nèi)到股份財務(wù)審計中心或分子公司財務(wù)部交罰金，違者雙倍從當(dāng)事人工資中扣除。第三十四條 違反三十一、三十二、三十三條按公司保密制度有關(guān)處理執(zhí)行。第十章 監(jiān)督檢查第三十五條 各種類型會議紀(jì)要于會議結(jié)束后次日上午10點之前送達(dá)公司總經(jīng)辦或分子公司辦公室。第三十六條 與會者必須對會議內(nèi)容貫徹執(zhí)行，做到有布置、有落實、有檢查。第三十七條 公司總經(jīng)辦或分子公司辦公室負(fù)責(zé)對相關(guān)各種類型會議的執(zhí)行與保密事項進(jìn)行監(jiān)督檢查。第十一章 附則第三十八條 本制度由公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)制訂、修改并解釋，經(jīng)公司總經(jīng)理辦公會議批準(zhǔn)后發(fā)布執(zhí)行，此前有關(guān)公司對控（參）股公司管理的規(guī)定，凡與本辦法有抵觸的，均依照本辦法執(zhí)行。第三十九條 本制度未盡事宜，執(zhí)行國家有關(guān)法律、法規(guī)和公司總部的有關(guān)規(guī)定。第四十條 本制度從下發(fā)之日起執(zhí)行。-6-