公司快遞收發(fā)管理規(guī)定.doc

快遞（件）收發(fā)管理規(guī)定一、目的：規(guī)范公司收、發(fā)快遞管理，防止快遞丟失，降低運行風險，控制物流成本。確保公司快遞的收發(fā)工作及時、準確、高效。二、適用范圍：用于公司全體員工。三、定義：快遞物品：指公司員工因工作需要，寄送文件資料、產品樣品、貨物以及其他與工作相關貨品等。四、權責：1、人事行政部負責快遞簽收工作，并對收取的快遞件進行登記，及時通知收件人領取，對于未被領取的快遞，賦有保管義務。2、快遞相關人員必須遵照本規(guī)定執(zhí)行。3、部門負責人負責本部門的快遞費用管控工作。五、收發(fā)快遞流程圖快遞員送達快遞郵件到公司前臺前臺或值班人員接待、核對單據(jù)與實物相對應，登記確認前臺通知指定快遞收件人領取，并確認簽字前臺通知指定快遞收件人，收件人交代他人代收、代簽前臺當天整理單據(jù)并輸入電腦，月底匯總核算上報財務部1、收件流程圖：2、寄件流程圖：前臺確認單據(jù)填寫是否清晰前臺收取快遞發(fā)送申請表、快遞單、物品部門負責人審批寄件人填寫快遞發(fā)送申請表前臺整理當天單據(jù)并輸入電腦，保存匯總前臺聯(lián)系合適的快遞公司，寄出物品，保留好快遞單據(jù)六、費用管控：1、物品分類與快遞公司選擇參照表：序號寄件類型選擇快遞公司1A類：緊急件順豐快遞2B類：貴重件（如票據(jù)、證件、貴重配件或物品等）EMS或順豐快遞3C類：普通件（如資料、文件、普通產品樣品等）中通快遞4D類普通信函、賀卡等中通快遞2、保價：為避免風險，超過1萬元的物品不可快遞，寄5000至10000萬元的物品和易碎、易損件必須進行保價，若未保價而物品發(fā)生損壞的，寄件人將酌情承擔相應責任。3、所有公司付款的外發(fā)快遞均需員工填寫快遞發(fā)送申請表后交由部門負責人簽字確認。4、嚴禁公費寄私人物品，一經發(fā)現(xiàn)按該單快遞費的5-10倍處罰。5、嚴禁私自寄公司產品，一經發(fā)現(xiàn)按該產品市場價值的5-10倍處罰，情節(jié)嚴重者視同偷盜，并追究其刑事責任。6、對于快遞費過高的部門，部門負責人應進行分析，并制定整改措施交人事行政部后報COO。7、人事行政部對公司整體快遞費進行管控。七、前臺收件規(guī)定1、不需支付到付快遞費的快遞收件由前臺簽收、登記后，及時通知收件人簽字領取。2、需支付到付快遞費的快遞收件，前臺應及時聯(lián)系收件人或并辦理付款手續(xù)。3、貴重物品和公司秘密文件原則上由前臺通知收件人到前臺自領，如收件人無法領取時，由前臺與收件人確認后再辦理代收手續(xù)。4、前臺簽收所有快遞件必須進行登記，并讓收件人簽收，若收件人不在可通知部門相關人員直接簽收。5、公司所有寄件的快遞單統(tǒng)一由前臺保管（保管期為一年），便于對賬和查詢。6、為了保證前臺已簽收快遞的安全和維護公司前臺的形象，要求收件人或委托人必須在前臺通知后即時將收件從前臺領走（下班簽收的快遞除外），如果當天未領走的，每超1天對收件人罰款50元。7、前臺已簽收的快遞件并通知收件人來領取的，如當天未領走造成遺失或損壞由收件人自行負責。八、遺損件索賠1、寄（收）件人發(fā)現(xiàn)所寄（收）快遞發(fā)生遺失或損壞的，應第一時間將單號報到前臺，由前臺與快遞公司跟進索賠，寄件人須給予相關配合。2、前臺須對每單索賠件記錄在快遞件遺失/損壞登記表上，便于查詢和統(tǒng)計快遞件的遺失/損壞率和評價供應商的服務能力。九、附件1、快遞發(fā)送申請表快遞發(fā)送申請表 日期：姓名職務部門快遞內容快遞類型普通 貴重 緊急備注：COO部門經理申請人快遞發(fā)送申請表 日期：姓名職務部門快遞內容快遞類型普通 貴重 緊急備注：COO部門經理申請人2、快遞簽收登記表郵件簽收登記表序號收件人快遞名稱快遞單號收件日期簽字1234567891011121314151617181920212223242526272829303、快遞發(fā)放登記表快遞發(fā)放登記表1：沒有保價的物品，將按照郵局速遞總局速遞承運的有關規(guī)定給予賠償。2：發(fā)貴重易碎品時必須在運單上注明，如未注明出現(xiàn)破損損失自己承擔責任序號發(fā)件人快遞單號收件人發(fā)件時間備注123456789101112131415161718192021222324252015-1-30