JN集團(tuán)公司采購部管理制度匯編.docx

JN集團(tuán)公司采購部管理制度匯編56 采購部各崗位績效考核方案561 采購部經(jīng)理考核方案被考核人姓名職位采購部經(jīng)理部門采購部考核人姓名職位部門序號考核指標(biāo)權(quán)重考核標(biāo)準(zhǔn)得分1采購計劃完成率20%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分2采購成本降低目標(biāo)達(dá)成率15%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分3采購部門管理費用控制15%費用控制在預(yù)算范圍之內(nèi)得滿分；每超出 元，減 分；費用超出 元，本項不得分4采購及時率10%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分5采購質(zhì)量合格率10%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分6采購計劃編制及時率10%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分7供應(yīng)商開發(fā)計劃完成率10%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分8供應(yīng)商履約率5%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分9供應(yīng)商滿意率5%目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分本次考核總得分考核指標(biāo)說明12被考核人簽字： 日期： 年 月 日考核人簽字： 日期： 年 月 日復(fù)核人簽字： 日期： 年 月 日 562 采購主管考核方案一、考核目的為激勵采購主管努力工作，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本方案。二、考核原則公司對采購主管的考核應(yīng)堅持公平、公正、客觀的原則。三、考核實施1. 考核形式。對采購主管的考核主要采用月度考核、季度考核和年度考核三種形式，具體說明如下表所示。采購主管績效考核形式說明表考核形式說明月度考核每月考核一次，考核時間為次月的 日前季度考核每季度考核一次，考核時間為下一季度第一個月的 日前年度考核每年考核一次，考核時間為下一年度一月的 日前2考核指標(biāo)與考核標(biāo)準(zhǔn)。采購主管考核指標(biāo)與考核標(biāo)準(zhǔn)如下表所示。考核指標(biāo)與考核標(biāo)準(zhǔn)一覽表考核指標(biāo)指標(biāo)計算或說明考核標(biāo)準(zhǔn)權(quán)重得分采購計劃按時完成率目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分25%采購物資質(zhì)量合格率目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分25%采購制度執(zhí)行率目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分20%供應(yīng)商履約率目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分15%供應(yīng)商維護(hù)率目標(biāo)值為 %，達(dá)到目標(biāo)值得滿分；每低 %，減 分；低于 %，本項不得分15%3考核結(jié)果應(yīng)用。根據(jù)考核得分，考核結(jié)果可劃分為五個等級，為人力資源部獎金發(fā)放、薪資調(diào)整、員工培訓(xùn)、職位晉升等提供客觀依據(jù)，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下表所示?？己说燃墑澐謽?biāo)準(zhǔn)一覽表等級杰出（A）優(yōu)秀（B）中等（C）需提高（D）差（E）考核得分90分及以上8089分6579分5064分50分以下 57 采購部制度規(guī)范與工作標(biāo)準(zhǔn)571 采購計劃編制制度文書名稱采購計劃編制制度編 號受控狀態(tài)第1條 目的為編制合理的采購計劃，加強(qiáng)采購計劃管理，保證公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于本公司采購計劃的編制工作。第3條 采購計劃分類本公司的采購計劃主要分為年度采購計劃、季度采購計劃、月度采購計劃和臨時采購計劃四類，具體說明如下表所示。采購計劃分類類型說明年度采購計劃采購人員根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃，在對市場信息和需求信息進(jìn)行分析的基礎(chǔ)上，依據(jù)往年歷史數(shù)據(jù)制訂年度采購計劃季度采購計劃采購人員在對年度采購計劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)上一季度實際采購情況、生產(chǎn)情況、庫存情況以及市場行情，制訂當(dāng)季或下季度的采購計劃月度采購計劃采購人員在對季度采購計劃進(jìn)行分解的基礎(chǔ)上，依據(jù)各個部門物資需求情況，制訂月度采購計劃臨時采購計劃在特殊情況下，為了滿足各個部門的緊急采購需求而制訂的不滿一個月的采購計劃第4條 編制依據(jù)采購人員應(yīng)依據(jù)以下內(nèi)容編制采購計劃。1. 公司年度、季度、月度經(jīng)營計劃。2. 物資需求部門的采購申請。3. 公司年度采購預(yù)算。4. 公司物資的庫存情況。5. 公司現(xiàn)金流情況。第5條 編制注意事項在編制采購計劃時，采購人員應(yīng)至少注意以下六點事項。1. 在編制采購計劃過程中，應(yīng)考慮公司年度目標(biāo)達(dá)成的可能性。2. 應(yīng)保障物資需求計劃與物資清單、庫存情況的確定性。3. 應(yīng)充分考慮保障生產(chǎn)與降低庫存之間的平衡。4. 應(yīng)審核公司各部門的物資需求是否能由現(xiàn)有庫存滿足、是否有可替代的物資。5. 如請購單上所列物資為公司其他部門生產(chǎn)，且在性能、質(zhì)量、交期、價格等方面均能滿足采購需求，采購人員可采用內(nèi)購方式進(jìn)行采購。6. 應(yīng)注意物資采購價格與市場供需的可能變化，根據(jù)物資價格趨勢合理調(diào)整采購計劃。第6條 采購計劃編制程序1. 明確公司經(jīng)營計劃。采購人員需掌握公司于每年年底制訂的下一年度的經(jīng)營計劃及年度經(jīng)營目標(biāo)、客戶訂單意向、市場預(yù)測等相關(guān)資料，并根據(jù)以上資料進(jìn)行銷售預(yù)測。2. 明確公司物資需求情況。采購人員需掌握各部門的年度目標(biāo)、經(jīng)營計劃、生產(chǎn)計劃及物資庫存情況，并指導(dǎo)各部門制訂物資需求計劃，預(yù)測物資需求量。3. 編制采購計劃。采購人員需將物資需求及請購單據(jù)匯總，據(jù)此編制公司擬采購計劃并上報采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、采購總監(jiān)、總經(jīng)理審核和審批。第7條 采購計劃審批程序1. 年度采購計劃審核、審批程序。采購人員編制年度采購計劃后，應(yīng)將采購計劃依次上報采購部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、采購總監(jiān)和總經(jīng)理進(jìn)行審核和審批。2. 季度采購計劃審核審批程序。采購人員編制季度采購計劃后，應(yīng)將采購計劃報采購部經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理審核，并最終由采購總監(jiān)審批。3. 月度采購計劃審核審批程序。采購人員將月度采購計劃報采購部經(jīng)理審批即可。4. 臨時采購計劃審核審批程序。采購數(shù)額在 元以下的，采購人員將臨時采購計劃報采購部經(jīng)理審批；采購數(shù)額在 元以上的，采購人員應(yīng)將臨時采購計劃依次報采購部經(jīng)理和財務(wù)部經(jīng)理審核、采購總監(jiān)審批。第8條 本制度由采購部負(fù)責(zé)制定、修訂與解釋。第9條 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，自頒布之日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期572 采購合同管理制度文書名稱采購合同管理制度編 號受控狀態(tài)第1章 總則第1條 目的為加強(qiáng)采購合同管理，防范合同風(fēng)險，維護(hù)本公司的利益，特制定本制度。第2條 適用范圍本制度適用于本公司采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行與控制、修訂與終止及合同日常管理工作。第3條 職責(zé)分工1. 總經(jīng)理或其授權(quán)人負(fù)責(zé)合同簽訂工作的審批確認(rèn)。2. 采購部負(fù)責(zé)采購合同的編制、簽訂、執(zhí)行與控制和合同日常管理工作。3. 采購總監(jiān)、財務(wù)部、法務(wù)部負(fù)責(zé)合同條款的審查。第2章 采購合同的編制第4條 采購合同形式公司采購合同須為書面文件形式。第5條 采購合同范圍除采購合同文本外，經(jīng)簽約雙方協(xié)商的有關(guān)采購合同的文書、傳真、圖表、電子郵件、報價書和會簽表等，也屬于合同的范圍。第6條 采購合同的內(nèi)容采購合同至少應(yīng)包括以下九方面內(nèi)容。1. 合同簽訂雙方的姓名、住所和聯(lián)系方式。2. 合同標(biāo)的全稱和價款。3. 采購物資的數(shù)量和規(guī)格。4. 采購物資的品質(zhì)和相關(guān)技術(shù)要求。5. 物資驗收標(biāo)準(zhǔn)和驗收方式。6. 售后服務(wù)及其他優(yōu)惠條款。7. 違約責(zé)任和解決爭議的方法。8. 付款方式和付款時間。9. 合同履約方式、合同期限和收貨地點。第7條 采購合同編制程序采購人員應(yīng)按規(guī)定程序編制采購合同，采購合同的編制程序如下圖所示。步驟1選擇供應(yīng)商所選供應(yīng)商必須為本公司認(rèn)可的合格供應(yīng)商步驟2進(jìn)行談判步驟4編制正式合同采購部應(yīng)與合適的供應(yīng)商進(jìn)行談判，談判內(nèi)容包括采購物資的價格、數(shù)量、質(zhì)量、供貨方式、貨款結(jié)算方式等采購部應(yīng)根據(jù)談判形成的方案擬定合同草案，報送公司財務(wù)部、法務(wù)部、采購總監(jiān)和總經(jīng)理審核審批采購部應(yīng)根據(jù)各相關(guān)部門、人員的意見修訂合同草案，并形成正式的采購合同步驟3擬定合同草案采購合同編制程序第8條 采購合同審批管理公司采購合同審批的基本流程如下。1. 采購人員應(yīng)將合同初稿交相關(guān)部門審核并請其提出意見。2. 財務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見。3. 法務(wù)部主要對合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出意見。4. 采購總監(jiān)負(fù)責(zé)對合同內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出意見。5. 總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他需要審查的內(nèi)容對合同進(jìn)行審閱并簽署意見。6. 采購部根據(jù)總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將合同相關(guān)附件等文件再次報送總經(jīng)理審查，審查通過后，由總經(jīng)理或受總經(jīng)理委托的合同簽署代理人正式與供應(yīng)商簽署采購合同。第3章 采購合同的簽訂第9條 采購合同簽訂條件當(dāng)出現(xiàn)以下情形時，采購部需同供應(yīng)商簽訂采購合同。1. 一次性采購金額滿 萬元時。2. 外地采購。第10條 采購合同簽訂資格1. 公司采購主管及以上級別的采購部員工都具有與供應(yīng)商簽訂采購合同的資格。2. 與公司簽訂采購合同的供應(yīng)商必須具有法人資格，并以其自己名義簽訂采購合同。如果供應(yīng)商委托別人代簽，采購部應(yīng)對其委托證明進(jìn)行審驗。第11條 采購合同簽訂方式合同金額在萬元以下的，采購人員可以采用傳真的方式與供應(yīng)商簽訂合同；合同金額在萬元以上的，采購人員必須當(dāng)面與供應(yīng)商簽訂合同。第4章 采購合同的執(zhí)行與控制第12條 采購合同的執(zhí)行1. 采購合同簽訂后即生效，具有法律約束力，公司與供應(yīng)商必須按合同約定履行規(guī)定的義務(wù)。2. 采購部須根據(jù)合同規(guī)定進(jìn)行物資采購；供應(yīng)商須根據(jù)合同規(guī)定安排備貨、發(fā)貨等工作。3. 采購部應(yīng)配合質(zhì)量管理部做好采購物資的驗收工作，當(dāng)所采購的物資不符合合同約定的質(zhì)量要求時，采購部應(yīng)積極聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行處理。4. 在合同執(zhí)行過程中，采購部要處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，將供應(yīng)商視為公司的戰(zhàn)略合作伙伴，使公司物資能夠及時、合理地得到供應(yīng)。5. 采購部需保留相關(guān)能夠證明合同執(zhí)行情況的原始憑證，并根據(jù)合同的執(zhí)行情況，編制履約管理臺賬，全面記錄采購合同的履行情況。第13條 采購合同的控制1. 采購部應(yīng)本著經(jīng)濟(jì)性原則做好采購進(jìn)度控制工作，既要保證倉庫中物資庫存的最低，同時還要保證物資能夠滿足生產(chǎn)需要。2. 對于需要供應(yīng)商按照樣品或圖紙加工的物資，具體的控制要求如下。（1）如果存在加工周期長、變數(shù)多、監(jiān)控過程比較復(fù)雜的問題，采購人員應(yīng)要求供應(yīng)商提供進(jìn)度安排。（2）采購部應(yīng)根據(jù)進(jìn)度安排與供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，確保物資能夠及時運(yùn)送到工廠。3. 如果供應(yīng)商提供的物資會延誤公司的生產(chǎn)，采購部應(yīng)減少在此供應(yīng)商處的采購數(shù)量，并與其他供應(yīng)商聯(lián)系，增加采購數(shù)量。第5章 采購合同的修改與終止第14條 采購合同修改1. 在合同執(zhí)行過程中，若因供應(yīng)商的原因造成物資無法按量供應(yīng)，采購部可與供應(yīng)商簽訂新的采購數(shù)量條款，作為合同的附件執(zhí)行。2. 在合同執(zhí)行過程中，若外部環(huán)境發(fā)生重大變化，采購部可與供應(yīng)商協(xié)商并簽訂新的供貨價格條款，作為合同的附件執(zhí)行。3. 在合同執(zhí)行過程中，若因不可抗力導(dǎo)致供應(yīng)商無法按時交貨，采購部可與供應(yīng)商協(xié)商后簽訂延期交貨規(guī)定，作為合同的附件執(zhí)行。第15條 采購合同終止合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)下列情況之一的，采購部可按公司相關(guān)規(guī)定及合同約定，與供應(yīng)商協(xié)商終止合同。1. 由于不可抗力導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行的。2. 由于對方在合同約定的期限內(nèi)沒有履行合同所規(guī)定義務(wù)的。3. 由于情況變更，致使本公司無法按約定履行合同，或雖能履行但會導(dǎo)致本公司重大損失的。4. 其他合同約定或法律規(guī)定的情形出現(xiàn)。第6章 合同日常管理第16條 合同糾紛類型常見的合同糾紛有五類，具體如下。1. 因不可抗力造成損失而引起的糾紛。2. 一方違反保密約定而引起的糾紛。3. 物資質(zhì)量不合格引起的糾紛。4. 供應(yīng)商未按時交貨引起的糾紛。5. 貨款支付不及時引起的糾紛。第17條 合同糾紛處理方法當(dāng)公司與供應(yīng)商出現(xiàn)合同糾紛時，一般可采取以下四種方法解決糾紛。1. 與供應(yīng)商協(xié)商解決。2. 請第三方協(xié)調(diào)解決。3. 由仲裁機(jī)構(gòu)仲裁。4. 通過訴訟方式解決。第18條 合同管理紀(jì)律要求1. 參與合同簽訂和合同管理的人員不得出現(xiàn)以下情況，否則公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處分。（1）泄露或私自更改合同內(nèi)容。（2）丟失合同。（3）參與合同制定、簽訂的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的不負(fù)責(zé)任行為。2. 參與合同履行的人員違反國家和公司相關(guān)規(guī)定，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他損失的，視情節(jié)和性質(zhì)的輕重，由公司給予責(zé)任人行政或經(jīng)濟(jì)處分。3. 公司將觸犯法律的采購人員交司法部門處理，并保留對責(zé)任人的追索權(quán)。第19條 合同資料管理1. 采購部負(fù)責(zé)采購合同資料的收集、匯總，合同檔案的建立與保管工作。2. 財務(wù)部負(fù)責(zé)合同管理過程中涉及的原始憑證、票據(jù)的備份和保存工作。第7章 附則第20條 本制度由采購部負(fù)責(zé)制定、定期修訂與解釋。第21條 本制度經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，自頒布之日起執(zhí)行。編制日期審核日期批準(zhǔn)日期修改標(biāo)記修改處數(shù)修改日期58 采購部文書范本與表單設(shè)計582 詢價單詢價單采購詢價單工作號采購物資名稱采購物資編號序號供應(yīng)商名稱供應(yīng)商電話供應(yīng)商報價（單位：元）備注出廠價批發(fā)價零售價12平均價詢價員： 詢價員員工號： 詢價日期： 年 月 日583 請購單請購單編號： 日期： 年 月 日編號品名規(guī)格單位數(shù)量需用日期請購原因及用途備注核準(zhǔn)： 供應(yīng)部負(fù)責(zé)人： 請購部門負(fù)責(zé)人： 請購人： 584 采購單采購單合格供應(yīng)商： 訂購日期： 年 月 日編號名稱規(guī)格單位數(shù)量需求日期備注備注1接到本訂單后，請盡速確認(rèn)并回復(fù)本公司2經(jīng)確認(rèn)而逾期交貨者，本公司有權(quán)取消訂單3訂單號碼，請務(wù)必注明于送貨單及發(fā)票等資料上4出貨請勿超交，若超交物資總數(shù)超過 %，超交部分本公司將不予付款采購經(jīng)辦： 年 月 日供應(yīng)商確認(rèn)： 年 月 日主管核準(zhǔn)： 年 月 日