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電子文檔信息管理系統(tǒng) 解決方案 山東東昀電子科技有限公司 目 錄 1. 系統(tǒng)功能模塊的劃分 和各模塊的設(shè)計 .1 1.1 總體功能設(shè)計 .1 1.2 信息管理 .3 1.2.1 數(shù)據(jù) 錄 入 .4 1.2.2 文件上 傳 、下 載 5 1.3 日常管理 .6 1.3.1 檢 索 查詢 .6 1.3.3 統(tǒng)計報 表 .8 1.4 視頻資料管理 .10 1.4.3 媒體文件 資 料管理 .10 1.5 系統(tǒng)設(shè)置 .11 1.5.1 建立符合用 戶 要求的文檔管理 結(jié) 構(gòu) .11 1.5.2 對現(xiàn) 有文檔管理系 統(tǒng) 的其他 設(shè) 置 .13 1.6 系統(tǒng)安全 .13 1.6.1 用 戶 管理 .14 1.6.2 角色管理 .14 1.6.3 權(quán) 限管理 .15 1.7 日志管理 .17 1.8 數(shù)據(jù)存儲和備份 .18 1.8.1 數(shù)據(jù)存 儲 .18 1.8.2 數(shù)據(jù) 備 份 20 _ -可編輯修改- 1. 系統(tǒng)功能模塊的劃分和各模塊的設(shè)計 1.1 總體功能設(shè)計 如圖所示： _ -可編輯修改- 電子文檔信息自動化管理系統(tǒng)總體設(shè)計如上面的系統(tǒng)邏輯架構(gòu)，根據(jù)文檔管理工作的 分工不同分為：信息采集、日常管理、信息服務(wù)、系統(tǒng)安全、系統(tǒng)設(shè)置、 軟件接口六個部分。 其中信息采集、日常管理和信息服務(wù)三部分包括了用戶文檔信息管理的主要 業(yè)務(wù)內(nèi)容， 實(shí)現(xiàn)了文檔信息的收集整理、日常管理和利用服務(wù)的網(wǎng)絡(luò) 化和電子化。 信息采集主要負(fù)責(zé)文檔信息的整理、 編目與電子文件的自 動掛接，完成文檔信息的收集、 錄入和數(shù)字化工作。 日常管理部分主要完成電子文檔的鑒定、 銷毀、移交、編研、征集等工作，同時可以輔助 實(shí)體管理、形成文檔的目錄、進(jìn)行借閱、利用、 統(tǒng)計等管理工作。 信息服務(wù)主要通過簡單方便的方式， 為用戶提供快捷的文檔信息服 務(wù)。 系統(tǒng)安全則充分保證了文檔系統(tǒng)和數(shù)據(jù)的安全性，使 對電 子文檔信息的安全管理能夠 控制到每一具體功能操作和每一具體文件。 系統(tǒng)設(shè)置部分為用戶搭建符合自身文檔信息管理需要的文檔管理結(jié)構(gòu)提供了定制工具， 可以讓用戶自己量身定制本單位的文檔管理結(jié)構(gòu)，無 論是從眼前，還是從長遠(yuǎn)考慮，都將比 _ -可編輯修改- 其他任何系統(tǒng)更加能夠適應(yīng)用戶自身不斷變化和不斷增長的功能需求。 電子文檔管理系統(tǒng)是一個平臺化的文檔管理軟件，完全 滿 足上述系統(tǒng)基本設(shè)計原則中 的各項(xiàng)要求。同時具有如下優(yōu)勢 特點(diǎn)： 1. 電子文檔管理平臺技術(shù) 文檔類型可以自由定制 文檔管理的層次可以自由定制 文檔錄入的信息（數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)）可以自由定制 用戶的錄入及檢索界面可以自由定制 錄入方式可以自由定制 文檔的分類表可以自由定制 文檔的統(tǒng)計報表可以自由定制 用戶對文檔的操作和使用權(quán)限可以自由定制 內(nèi)置大量函數(shù)，提供用戶 功能強(qiáng)大的定制手段 通過上述定制功能平臺可以建立任何企業(yè)和行業(yè)的電子文檔管理系統(tǒng) 2. 多文件瀏覽技術(shù)：支持多達(dá) 200 多種圖形圖像文件格式的管理和瀏覽 3. 標(biāo)準(zhǔn)化程度高 符合國家CAD 文件歸檔規(guī)范和文檔管理軟件功能要求 4. 功能豐富 六大部分十一個子系統(tǒng)，包含了基本文檔管理工作 業(yè)務(wù) WEB 方式的檢索查詢、文檔管理網(wǎng)站 5. 網(wǎng)絡(luò)功能強(qiáng)大 B/S 架構(gòu) 不受用戶站點(diǎn)限制 模塊化結(jié)構(gòu)，適合網(wǎng)上應(yīng) 用 6. 可與 OA 等系統(tǒng)接口形成文檔的一體化管理 OA 系統(tǒng)接口 其它業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口 7. 安全性高 多級安全管理機(jī)制，權(quán)限可 針對某一個人或一個文件 文件安全利用技術(shù)，可防止網(wǎng)上 對文檔的非法使用 8. 電子文檔管理系統(tǒng)為用戶提供了未歸檔庫，專門用于文檔的收集、整理工作。未 歸 檔庫提供文件調(diào)整功能，用戶 可對文件進(jìn)行方便的整理和 組織，同 時又不會影響到 已歸檔庫中的正式文檔?？梢噪S 時將未歸檔庫中整理好的文檔 編目進(jìn)入已歸檔庫， _ -可編輯修改- 形成正式文檔。同時未歸檔也可以 進(jìn)行檢索查詢和利用。可以完成文件的收集、整 理、與 OA 系統(tǒng)的接口等工作。 9. 我們在文檔的數(shù)據(jù)錄入和收集整理功能中增加了批量掛接的功能，可以將整理好 的文檔目錄和原文（電子文件）自動對應(yīng)，電子文件可以在網(wǎng) 絡(luò)的任何地方，但自 動 對應(yīng)后可自動上傳到服務(wù)器統(tǒng)一管理。 10. 在檢索查詢和再利用手段上我們可以內(nèi)嵌全文檢索系統(tǒng)，大大提高文檔的查詢速 度和檢索能力。同時可內(nèi)嵌 OCR 系統(tǒng)， 時圖象文件隨時可以識別，提供再利用。 11. 統(tǒng)計報表功能可以對文檔數(shù)據(jù)庫中的所有內(nèi)容進(jìn)行自定義格式的打印和統(tǒng)計。 12. 光盤制作可以隨時將需要的文檔信息制作成標(biāo)準(zhǔn)格式（國標(biāo)）的光盤文檔，用于數(shù) 據(jù)交換等工作，而該文檔無須 依賴任何環(huán)境。 1.2 信息管理 信 息 采 集 數(shù) 據(jù) 轉(zhuǎn) 換 電 子 檔 案 庫待 歸 檔 庫 電 子 檔 案原 文 庫收 集 整 編數(shù) 據(jù) 錄 入其 它文 件老 系 統(tǒng) 中的 數(shù) 據(jù)館 藏檔 案 數(shù) 字 化 工 作 管 理 OA接 口 µç×ÓÔ-ÎÄ ÅúÁ¿¹Ò½Ó±àÄ¿ Îļþ¿Â¼ 信息采集部分功能示意圖 _ -可編輯修改- 1.2.1 數(shù)據(jù)錄入 數(shù) 據(jù) 錄 入 電 子 檔 案 庫 電 子 檔 案原 文數(shù) 據(jù) 錄 入 館 藏檔 案 掃 描 加 工 ÅúÁ¿¹Ò½Ó修 改 后 重 歸 檔分 類 表 管 理 文 件 傳 輸 設(shè) 置 數(shù) 據(jù) 錄 入 功 能 示 意 圖 數(shù)據(jù)錄入的功能和流程如上圖所示，用 戶在進(jìn)行項(xiàng)目、案卷和文件的錄入工作時，系統(tǒng) 提供了添加、編輯、刪除、檢索、排序和插入操作，錄入時能 夠按照用戶需要自動生成文檔管 理所需的流水號、文檔號等各種序號，支持自動校驗(yàn)、修改和重新排序功能，并可任意指定 某一記錄進(jìn)行復(fù)制。 數(shù)據(jù)錄入提供雙人同時錄入相同條目，系 統(tǒng)自動判斷錄入的正確性（二人 錄入的信息是 否一致），給出錯誤提示，由第三人校對修正的校對功能。 修改后重歸檔功能可以使被修改后的電子文檔替換掉舊文檔，使用戶能夠在檢索查詢 時直接瀏覽到修改后的新電子文件。同 時， 記錄了修改信息和舊文檔，以備用戶對文檔修改 情況的跟蹤。 電子文件的批量掛接功能可以將用戶已錄入的文檔記錄和電子文檔原件根據(jù)某種規(guī)則 自動對應(yīng)，以使查詢用戶能夠 在檢索到文檔條目的同時瀏覽電 子原件，并減 輕了文檔人員的 錄入工作量。 分類表管理則可以讓文檔管理人員隨時可以建立、 編輯 和修改文檔的分類表， 為數(shù)據(jù)錄 入創(chuàng)造條件。 系統(tǒng)支持分散整理的需要，可以 滿足不同部門分布式立卷要求。兼容新老立卷方式。 文件傳輸設(shè)置可以控制電子文件的各種掛接方式， 滿 足用戶電子文件來源復(fù)雜的需求。 另外,系統(tǒng)還提供批量修改等簡單方便的數(shù)據(jù)操作功能 _ -可編輯修改- 1.2.2 文件上傳、下載 對不同用戶身分對文檔的可操作權(quán)限不同。 對管理員而言，對上傳文檔( 上傳的文檔可 以分為共享文檔和不共享文檔) 、下載共享文檔、刪除共享文檔和管理員自己上傳的文檔、瀏 覽共享文檔、修改用戶上傳的共享文檔的相關(guān)信息。對普通用 戶而言，瀏覽共享文檔、上傳 文檔（上傳的文檔可以分為共享和非共享）、下 載共享文檔和 刪除自己上傳的文檔。 用戶 登錄 上傳文件 搜索文件 目標(biāo)文件 下載 分類檢索 模糊查詢 等待審核 發(fā)布 退出系統(tǒng) Y N 用戶流程圖 _ -可編輯修改- 1.3 日常管理 1.3.1 檢索查詢 查詢?yōu)g覽界面 在用戶權(quán)限允許的條件下，直接 瀏覽到所需信息的原文，甚至于下載到本地機(jī)供用戶利 用。系統(tǒng)可以瀏覽 200 多種文件格式（象常見的文本、表格、各類圖形圖象和數(shù)據(jù)庫文件）， 并可外掛瀏覽器以適應(yīng)不斷出現(xiàn)的新文件格式，同 時支持多媒體文檔的在 線播放。 _ -可編輯修改- 文檔檢索功能圖 如上圖所示，文檔檢索子系統(tǒng) 由條件檢索和文件瀏覽器設(shè) 置等功能模塊組成。 條件組合檢索使用戶能夠根據(jù)項(xiàng)目、案卷和文件信息中的所有字段 進(jìn)行各種條件的組 合，形成條件表達(dá)式進(jìn)行檢索。 上述網(wǎng)上的檢索查詢均受到權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)中用戶和文檔權(quán)限的限制。 1.3.3 統(tǒng)計報表 統(tǒng) 計 報 表 刪 除 統(tǒng) 計 項(xiàng)新 建 統(tǒng) 計 項(xiàng)修 改 統(tǒng) 計 項(xiàng) 報 表 設(shè) 計 修 改 屬 性復(fù) 制 統(tǒng) 計 項(xiàng) 模 板 管 理 ͳ¼Æ±¨í Ìṩ¸÷Ä£¿éʹÓà 統(tǒng)計報表功能示意圖 統(tǒng)計報表子系統(tǒng)可以對電子文檔庫所有文檔類型下的工程項(xiàng)目庫、案卷庫和文件庫中 _ -可編輯修改- 的所有字段進(jìn)行自定義的統(tǒng)計和報表輸出。可以打印所有文檔管理所需的信息，例如：卷內(nèi) 目錄、案卷目錄、背考表等。該子系統(tǒng)由新建統(tǒng)計項(xiàng)、修改統(tǒng)計項(xiàng)、 刪除統(tǒng)計項(xiàng)、復(fù)制統(tǒng)計項(xiàng)、 修改屬性、報表設(shè)計和報表模板管理等功能模 塊組成。 提供給用戶充分的自定義空間，能 夠根據(jù)用戶的需要 進(jìn)行各種形式的自定義統(tǒng)計并生 成相應(yīng)的統(tǒng)計報表打印輸出。 新建統(tǒng)計項(xiàng) 可以建立電子文檔庫中所有字段的統(tǒng)計項(xiàng)目，即從 庫 中選出那些字段需要統(tǒng)計和 打印。由以下步驟來實(shí)現(xiàn)： 建 立 統(tǒng) 計 項(xiàng) 選 擇 統(tǒng) 計 字 段選 統(tǒng) 計 表 定 義 關(guān) 聯(lián) 關(guān) 系 定 義 檢 索 條 件確 定 排 列 順 序ͳ¼ÆÏî 統(tǒng)計項(xiàng)建立示意圖 選 統(tǒng) 計 表 ：使 得 用 戶 可 以 從庫中選擇要統(tǒng)計和打印的子庫。例如：黨群關(guān)系 案卷庫、文件庫。 定義關(guān)聯(lián)關(guān)系：由于可以選多個庫，所以要定 義庫與庫之間 的關(guān)聯(lián)關(guān)系。例如：案卷 庫中的檔號字段應(yīng)對應(yīng)文件庫中的所屬卷號。 選統(tǒng)計字段：在所選庫中確定要統(tǒng)計和打印的字段。 排列順序：可確定統(tǒng)計報表中記錄的排序。 修改統(tǒng)計項(xiàng)、刪除統(tǒng)計項(xiàng) 、復(fù)制 統(tǒng)計項(xiàng)、修改屬性： 可以方便用戶生成新的統(tǒng)計項(xiàng)，只要 對已有統(tǒng)計項(xiàng)做較小的改 動，無 須從頭開始。 報表設(shè)計 使用戶可以根據(jù)統(tǒng)計項(xiàng)建立和設(shè)計各種形式的報表，以 滿 足用戶的各種需求。 該功能 模塊結(jié)合了 WORD 的排版功能和 EXECL 的統(tǒng)計功能，可以輸出圖文并貌的統(tǒng)計報表。 _ -可編輯修改- 統(tǒng)計報表實(shí)例 總之，通過報表設(shè)計功能可以 實(shí)現(xiàn)任何復(fù)雜報表的打印和 統(tǒng)計， 滿足各種用戶對報表的 不同要求。 1.4 視頻資料管理 采用 B/S 的軟件架構(gòu) 對視頻資 料管理進(jìn)行管理。 1.4.3 視頻資料管理 是業(yè)務(wù)管理員對已有權(quán)限媒體文件資料庫媒體文件編目屬性著錄的工作模塊。媒體文 件資料管理模塊，可以管理已知的所有格式的電子數(shù)據(jù)文件，包括多媒體： MPEG1、MPEG2、MPEG4、AVI、DAT、VOB、MOV、RM、RMVB、FLV、MXF、MP3、WMV 、ASF、SWF、RT、SMI（字幕）、ASX（元文件）等，管理員權(quán)限執(zhí)行添加文件、刪除文件、替 換 文件的操作。提供媒體文件資 料的發(fā)布、下 載和密級管理的工作流程。媒體文件資料工作模 塊也采用樹形目錄方式，類似 Windows 的資源管理器，簡單明了的顯示上載到媒體庫的媒 體文件（我的文件夾）。用戶選擇編 目的媒體文件后，做 簡單 的正題名、分類、選擇資料庫的 著錄操作，就可完成媒體資料文件的 編目屬性著錄。 發(fā)布完成后，不用切換工作模塊，就可 以實(shí)現(xiàn)媒體資料的檢索。在這 個功能模塊中， 業(yè)務(wù)管理員只能 對自己上載的媒體文件和由他 自己創(chuàng)建的組的用戶上載的媒體文件，做 編目屬性著錄和 發(fā)布。 發(fā)布操作受系統(tǒng)后臺參數(shù)控 制，默認(rèn)是編目完成后直接發(fā) 布。 _ -可編輯修改- 1.5 系統(tǒng)設(shè)置 該部分為文檔用戶提供了一個功能豐富的自我設(shè)計平臺，用戶可以根據(jù)本單位文檔管 理的規(guī)范和需求，對文檔系統(tǒng)進(jìn) 行自由的定義（其中包括各種文檔 類型，數(shù)據(jù) 庫的結(jié)構(gòu)，用戶 錄入的界面，分類方法等），使文檔系統(tǒng)在用戶手中變成一套 為用戶所在單位量身定制的數(shù) 字文檔管理系統(tǒng)。 如下圖所示： 1.5.1 建立符合用戶要求的文檔管理結(jié)構(gòu) 用戶一般需建立以下文檔管理的結(jié)構(gòu)： 文檔類型 項(xiàng)目 分類表 案卷 文件 電子原件 上述工作可以通過系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)中：自定義文檔類型、 選擇 文檔類型、自定 義數(shù)據(jù)庫 結(jié)構(gòu)、查看庫結(jié)構(gòu)和分類表管理五個功能模 塊實(shí)現(xiàn)。 自定義文檔類型 用戶可根據(jù)本單位文檔管理的要求，建立所需的文檔類型，例如：黨群關(guān)系、行政管理、 _ -可編輯修改- 基本建設(shè)等，并可以隨著工作的 發(fā)展任意添加新的文檔類 型，例如： 圖書資料、聲像文檔等。 提供用戶自定義文檔類型的主要功能如下： 添加：添加文檔類型并定義其屬性。包括：文檔名稱以及 該 當(dāng)案類型是否包含 項(xiàng)目、案卷和分類表等屬性。 刪除：刪除已建立的文檔類型 復(fù)制：可以復(fù)制已有文檔類型的屬性、 庫結(jié)構(gòu)及數(shù)據(jù)，形成新的文檔類型。 恢復(fù)：恢復(fù)已刪除的文檔類型。 屬性：可以更改任一文檔類型的現(xiàn)有屬性，即：是否包含 項(xiàng) 目、案卷和分 類表。 選擇文檔類型 選擇文檔類型就是指定以后要操作的文檔類型。如果您的系統(tǒng)中有兩種或兩 種以上的文檔類型，在進(jìn)行各種功能操作之前，必須指定文檔 類型，以確定后續(xù)的 操作是針對哪一個文檔類型進(jìn)行的。 自定義數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) 根據(jù)用戶選定的文檔類型及其屬性建立相應(yīng)的項(xiàng)目庫、案卷庫和文件庫。提供 用戶的主要功能如下： 插入、添加和刪除：用戶可對系 統(tǒng)默認(rèn)的項(xiàng)目庫、案卷 庫和文件 庫字段進(jìn)行任 意的編輯，以滿足用戶文檔管理的需求。 建庫：對已定義好的上述數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)進(jìn)行確認(rèn)和正式建立。 定義錄入界面：用戶可分別對已建立好的項(xiàng)目庫、案卷 庫和文件 庫結(jié)構(gòu)定義其 錄入和查詢界面。系統(tǒng)提供給 用戶的自定義功能十分的豐富：用 戶不僅可以自定義 字段的排列位置和顯示大小，而且可以定 義字段的輸入方式、下拉選擇框、初始值、 字段組合、字體等等一系列功能，使得用戶可以充分發(fā)揮自己的天賦，設(shè)計出任意 美觀和實(shí)用方便的用戶界面來。 查看庫結(jié)構(gòu) 用來察看建立好的項(xiàng)目庫、案卷 庫和文件庫的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu) 分類表管理 用戶可根據(jù)本行業(yè)的文檔分類規(guī)范建立相應(yīng)的樹型分類結(jié)構(gòu)（分類表）。任意 添加、添加子項(xiàng)、刪除、刪除子 項(xiàng)分類字及其內(nèi)容（含義），并可任意選擇分類字的 連接符，還可以從參數(shù)表中掛接分 類項(xiàng)，使用起來十分的靈活。 1.5.2 對現(xiàn)有文檔管理系統(tǒng)的其他設(shè)置 代碼表設(shè)置 _ -可編輯修改- 代碼表就是系統(tǒng)中公用的表，如密 級、 專業(yè)、部門等，這些表的內(nèi)容在系統(tǒng)中多次使用， 而內(nèi)容的范圍有限，特別是在 進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入時，需要多次重復(fù)性輸入。為此把它們設(shè)置為代 碼表，使其內(nèi)容變?yōu)榭蛇x項(xiàng)而不必手工 錄入。系 統(tǒng)提供用戶對 代碼表設(shè)置的主要功能有：新 建、修改、錄入、刪除和屬性設(shè)置。用 戶根據(jù)使用情況可建立越來越多的代碼表供用戶選用， 可以為用戶使用文檔管理系統(tǒng)提供極大的方便。 1.6 系統(tǒng)安全 文檔系統(tǒng)的安全主要包括三部分：與文檔系統(tǒng)訪問安全設(shè)計、系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計和日志 管理。 其中：與文檔系統(tǒng)訪問安全設(shè)計包括文檔管理軟件中的權(quán)限管理；數(shù)據(jù)庫訪問密鑰；防擴(kuò) 散措施（IP 和 MAC 地址綁定）。 系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全設(shè)計包括文檔數(shù)據(jù)的安全存儲和備份；電子文件的安全利用。 日志管理包括系統(tǒng)日志、借閱 日志和鑒定銷毀日志三部分，提供了完整的日志管理。 如下圖所示，在電子文檔數(shù)據(jù)存 儲、安全方面我 們由權(quán)限管理和存 儲及數(shù)據(jù)安全兩部分 共五個功能模塊組成。其中權(quán) 限管理主要完成電子文檔管理系 統(tǒng)對用戶和文檔權(quán)限的控制 功能，包括了權(quán)限管理和臨時賦權(quán) 兩個功能模塊；存儲及數(shù)據(jù)安全部分主要保 證電子文檔數(shù) 據(jù)的長期、安全的存儲以及災(zāi) 難的預(yù)防和恢復(fù)，包括：數(shù)據(jù)維護(hù)、數(shù)據(jù)壓縮和數(shù)據(jù)加（解）密三 個功能模塊。下面就分別介紹 上述內(nèi)容的各部分設(shè)計。 權(quán)限和數(shù)據(jù)安全部分的設(shè)計特色如下： 軟件中對文檔的權(quán)限可以控制到每一份文件是否可以瀏覽、下載和借閱。 針對越權(quán)查詢的情況，提供方便的 臨時賦權(quán)功能。 與中辦機(jī)要局的加密系統(tǒng)完美集成，充分保 證了數(shù)據(jù)的存 儲、 權(quán)限、傳輸過程中的 安全問題，并已經(jīng)有成功案例。 可采用流技術(shù)對電子文件原文進(jìn)行瀏覽和下載，不會形成臨時文件、最大限度地保 障了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?_ -可編輯修改- 權(quán) 限 和 數(shù) 據(jù) 安 全數(shù) 據(jù) 維 護(hù) 電 子 檔 案 庫 電 子 檔 案原 文 臨 時 賦 權(quán)權(quán) 限 管 理用 戶 數(shù) 據(jù) 加 （ 解 ） 密 數(shù) 據(jù) 壓 縮掃 描 文 件 備 份 存 儲設(shè) 備 權(quán)限和數(shù)據(jù)安全示意圖 1.6.1 用戶管理 對不同用戶身份登錄，對用戶 管理功能的操作權(quán)限不同。若為管理員身份，能對用戶的 進(jìn)行添加、刪除、修改管理員個人的密碼、修改管理員自身及其它用戶的相關(guān)信息的操作。 若為普通用戶登錄，就只能對 用戶自已的密碼及個人信息 進(jìn)行修改。 1.6.2 角色管理 對角色進(jìn)行添加，修改，刪除等操作，并且同用戶管理相關(guān)聯(lián)。在對角色進(jìn)行操作時，用 戶管理中用戶的角色信息將進(jìn)行相應(yīng)的操作。 _ -可編輯修改- 1.6.3 權(quán)限管理 電子文檔管理的主要目的之一，就是能夠使計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上的用 戶可以根據(jù)需要隨時在 本機(jī)上就可以檢索、查詢、瀏覽和下載所需的文檔資料。但是眾所周知，文檔是帶有保密性 質(zhì)的。權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)使文檔管理人 員在網(wǎng)上既可保證有 權(quán)用戶對文檔的有效利用，又可限 制用戶對文檔的使用權(quán)限，更可以保障文檔的安全與可靠。文檔管理人員可通過該模塊對網(wǎng) 上的每一個用戶及其權(quán)限、以及本 單位各部門或?qū)I(yè)對文檔的 權(quán)限等進(jìn)行一系列靈活的設(shè) 置，并可細(xì)化到某一案卷和文件的 權(quán)限（如：該文件是否可 瀏覽、下 載和借閱等），也可以為某 一用戶臨時賦權(quán)。 權(quán)限設(shè)置好后，除臨時賦權(quán) 外，不需要再 進(jìn)行日常繁瑣 的檢索、借閱、歸還等工作， 而只需要定時的對文檔利用情況進(jìn)行統(tǒng)計即可， 對文檔的 查詢和瀏覽可由用戶自己在網(wǎng)絡(luò) 上通過我們提供的信息服務(wù)方式完成。 權(quán) 限 管 理 流 程 常 規(guī) 審 批 臨 時 賦 權(quán)權(quán) 限 管 理Óû§ÍøÉϲéѯ½èÔÄ ä¯ÀÏÂÔؽèÄÓÐȨͨ¹ý ÎÞȨ ͨ¹ý²»Í¨¹ý²»Í¨¹ý 權(quán)限管理流程示意圖 上圖為用戶進(jìn)行文檔利用時的權(quán)限管理流程。如果一個部門的用戶要查詢文檔，需先 經(jīng) 主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行常規(guī)審批，通過 后再根據(jù)自身的權(quán)限，在允 許 的范圍內(nèi)享受文檔的信息服務(wù)。 如果因工作需要而需越權(quán)查詢文檔， 則需進(jìn)行臨時賦權(quán)，確定審批流程，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)網(wǎng) 上賦權(quán)后進(jìn)行利用。賦權(quán)流程 設(shè)計為用戶直接提交主管領(lǐng)導(dǎo) ，主管 領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)所要查詢文檔的 性質(zhì)，確定由哪個領(lǐng)導(dǎo)審批，就這樣完成審批流程。 _ -可編輯修改- 權(quán) 限 管 理 使 用 模 塊 權(quán) 限權(quán) 限 管 理用 戶 管 理 用 戶 維 護(hù)檔 案 類 型 權(quán) 限 ½ÇÉ«Ãܼ¶ÃÂë´úÂë ä¯ÀÏÂÔؽèÄ 權(quán)限管理示意圖 如上圖所示，權(quán)限管理子系統(tǒng) 主要由用戶管理和權(quán)限管理二個模 塊組成。通 過對部門和 具體用戶的控制、對具體文檔可那些部 門瀏覽、下 載和借閱 的控制，充分保障電子文檔管理 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全。 用戶管理 本系統(tǒng)的用戶共分為四類，分 別是：文檔管理員、兼 職文檔管理 員、普通用戶和賦權(quán)人。 只有在用戶管理中登記過用戶才能進(jìn)入本文檔管理系統(tǒng)中。文檔管理員、兼 職文檔管理員、 賦權(quán)人和普通用戶根據(jù)自身權(quán)限，可以 進(jìn)入不同的子系統(tǒng) 。用 戶管理包括用戶維護(hù)、系統(tǒng)使 用許可設(shè)置、文檔使用許可設(shè) 置。 用戶設(shè)置包括用戶列表、添加、修改、刪除某個用戶。用 戶列表中反映出用戶的信息和 使用權(quán)限。系統(tǒng)管理員可以隨 時添加和刪除某個用戶，也可以修改用戶的權(quán)限。 組設(shè)置可以讓用戶根據(jù)實(shí)際需要來定義，可以是 單位的部 門，也可以是 設(shè)計院的專業(yè)。 同時也可以定義部門之間的從屬關(guān)系或?qū)I(yè)之間的借閱關(guān)系。包括添加、修改、刪除某個組 和定義子組/父組關(guān)系。 系統(tǒng)使用許可可以設(shè)置不同用戶對 TH-AMS98 軟件中十個子系統(tǒng)的使用權(quán)限。這樣， 即使用戶在任何機(jī)器上，也可以限制他的使用權(quán)限。 文檔使用許可可以設(shè)置不同用戶對不同文檔類型的操作權(quán)限。這樣，有些安全要求 較高 的文檔類型（如會計文檔）可以對用戶的操作進(jìn)行有效的限制。 _ -可編輯修改- 用戶管理界面 權(quán)限管理 用于文檔管理人員設(shè)置文檔的利用權(quán)限?？梢?針對某一案卷和文件，也可以針對一批文 件?？煽刂莆募芊癖荒骋挥脩?1.7 日志管理 文檔提供了全面的日志管理，包括：系統(tǒng)日志、借 閱日志和 鑒定日志三部分。如圖： _ -可編輯修改- 系統(tǒng)日志 系統(tǒng)日志提供了完備的系統(tǒng)操作記錄，如：登 陸系統(tǒng)、 錄入數(shù)據(jù)、瀏覽電子文件等。 系統(tǒng)日志還可以記錄操作人的詳細(xì)信息。 日志庫記錄了文檔系統(tǒng)的全部操作，并提供日志打印、備份等功能，為事故診斷和責(zé)任 判別提供了依據(jù) 1.8 數(shù)據(jù)存儲和備份 1.8.1 數(shù)據(jù)存儲 數(shù)據(jù)存儲方式 企業(yè)文檔管理系統(tǒng)在充分考慮了大數(shù)據(jù)量的存儲和文檔檢索速度的基礎(chǔ)上，采用了目 錄和原文分別存儲、文檔和待 歸檔文件分庫存儲的方式。 _ -可編輯修改- 數(shù) 據(jù) 存 儲 方 式 電 子 檔 案 庫 待 歸 檔 庫 電 子 檔 案原 文 µ°¸Ä¿Â¼ ¹éµÎļþ µç×ÓÎļþ±àÄ¿ ÅúÁ¿¹Ò½ÓÅúÁ¿¹Ò½Ó 數(shù)據(jù)存儲方式示意圖 如上圖所示，電子文檔目 錄存放在數(shù)據(jù)庫中，而 電 子原文則存放在文件服務(wù)器 上，這樣，使得數(shù)據(jù)庫占用空間小、數(shù)據(jù)備份方便、檢索查詢速度很快。 與電子文檔庫結(jié)構(gòu)相同的待歸檔庫用于存放整理前的文件，例如： OA 歸檔的、 其它部門移交的文件目錄，可以由文檔人 員進(jìn)行隨意整理，而不會影響正式文檔庫，整理完 畢后編目歸入正式文檔庫。 待歸檔庫和電子文檔庫通過系統(tǒng)提供的掛接功能與電子原文相連接，當(dāng)用戶 檢索到目錄需要瀏覽原文時，可 馬上找到對應(yīng)原文進(jìn)行顯 示。 數(shù)據(jù)壓縮存儲格式 數(shù)據(jù)庫中的目錄不存在壓縮問題，因 為所占空間及小，一般只需幾百兆就行。而 電子文 檔原文的存儲量巨大，一般采用 壓縮格式存儲。 隨著硬件設(shè)備的發(fā)展，大容量高速存 儲設(shè)備的層出不窮，存儲空間的矛盾已經(jīng)得到徹底 解決。目前一塊硬盤的容量已 經(jīng)達(dá)到 70G、140G，可以存 儲約 14 萬張、 28 萬張 A0 幅面的工 程圖紙，如果是 A4 的文件，將會是 A0 的 16 倍，而一臺服務(wù)器就可支持 6 到 12 塊硬盤甚至 更多。數(shù)據(jù)存儲總量可以達(dá)到 TB 級以上。 而文檔是需要長期保存的，隨著 計算機(jī)技術(shù)的迅猛發(fā)展， 電 子文件的存儲格式也在產(chǎn)生 著快速的變化，可能 5 到 10 年后，我們所存儲的電子文件格式已 經(jīng)無法打開，更談不上再利 用的問題了。因此將各種電子文件數(shù)據(jù) 進(jìn)行壓縮存儲應(yīng)該 和電子文件的長期有效保管結(jié)合 起來綜合考慮，應(yīng)盡量采用國 際通用的數(shù)據(jù)交換格式和壓縮 算法，在充分保 證文件的通用性 和有效性的基礎(chǔ)上盡量壓縮數(shù)據(jù)存儲量。 在這一領(lǐng)域有著雄厚的技術(shù)基礎(chǔ)和大量的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，而且配合國家技術(shù)監(jiān)督局和國家 _ -可編輯修改- 文檔局制定的電子文件存儲的相關(guān)規(guī)范。在充分考 慮國際標(biāo) 準(zhǔn)格式、國家 規(guī)范、數(shù)據(jù)通用性 和可交換性、文件的長期保管、數(shù)據(jù)的壓縮等各種因素的前提下，采用了以下壓縮存儲電子 文件方式：工程圖紙采用 TIFF GP4 的壓縮存儲方式，可壓縮到原存儲量的 5%左右，同時是 國際通用的標(biāo)準(zhǔn)格式；彩色文件、照片采用國際流行的 JPG 格式；而 OFFICE 和 CAD 文件則 無須壓縮存儲。 1.8.2 數(shù)據(jù)備份 數(shù)據(jù)庫備份 文檔軟件基于 SQLsever 或者 Oracle 等關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫軟件本身提供了良好的備 份功能。用戶可以根據(jù)自己的需要 選擇備份的時間和方式。 數(shù)據(jù)維護(hù)功能 用戶可以在自己的客戶機(jī)上進(jìn)行文檔數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，而不用去操作服 務(wù)器上 的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，方便地實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的 導(dǎo)入與導(dǎo)出，同 時對文檔數(shù)據(jù)的安全性提供了良好保障。 該功能可以將系統(tǒng)中的任意文檔信息（包括文檔類型、數(shù)據(jù)表結(jié)構(gòu)、定 義的信息著錄界 面、文檔案卷和文件等條目信息、統(tǒng)計報表等）備份成擴(kuò)展名為.AMS 的文件。備份方式靈活， 可以全部備份也可以部分備份，可以由用 戶手動備份也可以由系 統(tǒng)自動定期進(jìn)行備份。有效 地實(shí)現(xiàn)了文檔信息的保存和轉(zhuǎn)移。以后，用戶在需要的時候可以通過備份文件來恢復(fù)文檔信 息。同時提供了備份/恢復(fù)日志， 詳細(xì)地記錄了每一條備份和恢復(fù)操作，以供查詢。 數(shù)據(jù)維護(hù)功能如下圖所示，包含數(shù)據(jù) 備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)兩部分功能。不受存儲和備份設(shè)備 的限制。 _ -可編輯修改- 數(shù) 據(jù) 維 護(hù) 電 子 檔 案 庫 待 歸 檔 庫 數(shù) 據(jù) 備 份數(shù) 據(jù) 恢 復(fù) 備 份 設(shè) 備 數(shù)據(jù)維護(hù)功能圖 光盤備份 文檔提供的光盤制作功能能夠把文檔系統(tǒng)里的數(shù)據(jù)和電子文件刻錄在標(biāo)準(zhǔn)光盤里，實(shí) 現(xiàn)脫機(jī)備份，如果文檔系統(tǒng)數(shù)據(jù)出 現(xiàn)問題， 還可以提供光盤 恢復(fù)。 _ -可編輯修改- 1.9 系統(tǒng)建設(shè)清單 硬件部分： 產(chǎn)品名稱 詳細(xì)描述 數(shù)量 單價 金額 備注 服務(wù)器 戴 爾 PowerEdge R720 Xeon E5- 2603*2/4GB*4/2TB*4 1 讀卡器 2 存儲 NAS 網(wǎng)絡(luò)存儲：網(wǎng)絡(luò)陣列 柜（單控） 1 管理計算機(jī) 4 高速掃描儀 柯達(dá)掃描儀 I3300 1 硬盤 戴爾 2T 3.5 英寸/SAS/7200 轉(zhuǎn) 12 其他配件 1 系統(tǒng)軟件部分 產(chǎn)品型號 詳細(xì)描述 數(shù)量 單價 金額 備注 文檔管理系統(tǒng) 文檔管理系統(tǒng) 1 包括文件上傳下載， 權(quán)限管理，角色分 配，數(shù)據(jù)信息錄入， 數(shù)據(jù)統(tǒng)計及查詢， 視頻資料管理