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行政事務(wù)管理制度

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行政事務(wù)管理制度

精選資料行政事務(wù)管理制度1、目的對公司行政辦公所涉及的各項事務(wù)進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,提升員工的職業(yè)素養(yǎng),樹立公司的對外形象,實現(xiàn)員工管理的職業(yè)化,特制定本制度。2、適用范圍適用于公司員工日常行政事務(wù)。3、職責(zé)3.1辦公室負(fù)責(zé)本制度的歸口管理,負(fù)責(zé)本程序的編制和修改3.2各職能部門是日常行為規(guī)范的直接管理部門和責(zé)任部門。3.3辦公室為日常行為規(guī)范的檢查和監(jiān)督執(zhí)行部門。4、工作程序和要求4.1日常行為規(guī)范4.1.1嚴(yán)格遵守公司考勤相關(guān)規(guī)定,在規(guī)定上班時間前到崗,按照規(guī)定的時間就餐。不得無故遲到、早退。4.1.2辦公室內(nèi)保持桌椅整齊,辦公桌面保持整潔,除辦公用品及資料外,不得擺放個人物品,辦公柜文件夾擺放整齊,隨時保持本崗位所轄范圍的清潔衛(wèi)生。4.1.3工作時間保持個人電話暢通,在辦公區(qū)域因私打電話或接聽電話應(yīng)語言簡潔明了。4.1.4不得在辦公區(qū)域高聲喧嘩吵鬧,不得在辦公區(qū)域吃零食,閑聊,上班期間不得瀏覽與業(yè)務(wù)無關(guān)的書籍,雜志,網(wǎng)站和視頻等。4.1.5參加公司各種會議,集會,應(yīng)按時到會,不得遲到早退;如有特殊情況,要事先向主管請假,事后及時了解落實會議精神;會前手機關(guān)靜音,重要內(nèi)容做記錄。4.1.6衣帽整潔,上班時間不穿奇裝異服,拖鞋;女員工上班時間,化淡妝,不宜濃妝艷抹或戴過多首飾。4.1.7愛護公司財物,節(jié)約用水、用電,離開辦公場所30分鐘以上,必須關(guān)閉電燈等照明器具。4.1.8節(jié)約辦公耗材和紙張等低值易耗品,按需領(lǐng)用。4.2接待規(guī)范4.2.1對待上司要尊重,對待同事要熱情,處理工作時要保持頭腦冷靜,接待來賓時要笑臉相迎。4.2.2接人待物講文明禮貌,對外來咨詢?nèi)藛T要熱情接待、態(tài)度和藹,耐心傾聽與答復(fù)。4.2.3會談和會議期間要善于傾聽,不隨便打斷他人講話,不魯莽提問,不問及他人隱私或公司秘密,不要言語糾纏不休或語帶諷刺,勿出言不遜、惡語傷人。4.2.4與同行交談時,要注意措辭,謙虛謹(jǐn)慎,注意公司形象,不應(yīng)互相傾軋,要客觀公正,不泄露商業(yè)機密。4.3日常辦公管理4.3.1辦公室人員嚴(yán)格履行職責(zé) ,及時、準(zhǔn)確完成所負(fù)責(zé)的各項工作,做到當(dāng)天工作當(dāng)天完成,不積壓、不拖延、不失誤。4.3.2辦公室人員所負(fù)責(zé)工作要積極主動辦理,辦理過程出現(xiàn)問題及困難要及時向部門主管請示匯報,所有上級交辦的工作,要及時向上級匯報工作進度,完成后需向上級匯報工作結(jié)果。4.3.3辦公用品需計劃采購,由辦公室負(fù)責(zé),本著實用節(jié)約的原則,個人根據(jù)自己的實際需要,簽字登記領(lǐng)??;辦公用品只能用于辦公,不能移作他用或私用。4.3.4外出辦理工作,原則上統(tǒng)一選擇公共交通工具,事情確實緊急,需電話請示部門主管,經(jīng)得同意后方可換乘交通工具,憑發(fā)票進行實報實銷。4.3.5保守公司秘密及相關(guān)技術(shù)秘密,不準(zhǔn)對外泄露有關(guān)經(jīng)營,銷售,單價,技術(shù)等機密,否則一經(jīng)核實,根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重情況處理,重者予以辭退。4.3.6為公司做出突出貢獻(xiàn)者,公司視情況給予獎勵。4.4辦公用品管理4.4.1辦公用品的申請和購買(1)各部門根據(jù)實際需要,向辦公室報送月度辦公用品使用計劃,由辦公室統(tǒng)一呈報主管領(lǐng)導(dǎo)審批。(2)工作人員根據(jù)需要和計劃提出辦公用品的購買申請,報部門負(fù)責(zé)人、辦公室主任和總經(jīng)理批準(zhǔn);購買金額大于10000元的需董事會批準(zhǔn)。(3)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或董事會審批后,由辦公室根據(jù)使用計劃安排專人進行采購。4.4.2辦公用品的領(lǐng)用(1)辦公用品需求部門根據(jù)各自所需辦公用品到辦公室領(lǐng)取登記。(2)辦公室對部門和個人領(lǐng)取的辦公用品進行登記造冊,以便盤點清查。(3)所有辦公用品按月度計劃采購領(lǐng)用,超出部分辦公室有權(quán)拒發(fā)。4.4.3電腦的使用管理(1)嚴(yán)禁在電腦上從事與本職工作無關(guān)的事項,嚴(yán)禁使用電腦玩游戲。(2)嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機密的文件資料。(3)定期對電腦內(nèi)的資料進行整理,做好備份并刪除不需要的文件,保證電腦運行的速度和存儲。4.4.4固定電話的使用管理(1)固定電話由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理,各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。(2)固定電話禁止私人使用。(3)電話出現(xiàn)故障的可報辦公室進行維修。4.4.5打印機、復(fù)印機的管理(1)為確保復(fù)印機的安全運轉(zhuǎn),工作時間以外必須關(guān)機。(2)打印或者復(fù)印完成后,必須及時取走文件,防止失密。(3)禁止打印或復(fù)印私人資料。4.4.6辦公設(shè)備的盤點及報廢處理(1)辦公室負(fù)責(zé)對公司所有辦公設(shè)備進行分類,并建立辦公設(shè)備管理臺帳,每半年盤點清查一次,作到賬物相符。(2)在規(guī)定的使用年限期間,因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等,所造成的經(jīng)濟損失由個人承擔(dān)。(3)對決定報廢的辦公設(shè)備,辦公室應(yīng)做好登記,在報廢處理表上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關(guān)事項。(4)報廢品由辦公室集中存放、集中處理,不得隨意丟棄。4.5文件管理4.5.1文件收發(fā)(1)凡以我公司名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等),由辦公室擬稿,核稿,核稿后送總經(jīng)理簽發(fā)。(2)發(fā)出的文件、傳真應(yīng)追蹤落實對方是否收到,對沒有收到的應(yīng)及時進行補發(fā)或改用其他方式發(fā)送。(3)外出辦公帶回的文件及資料應(yīng)及時向總經(jīng)理上報或移交辦公室,直接上報總經(jīng)理的根據(jù)總經(jīng)理指示辦理,移交辦公室的由辦公室根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)向上級報告或指定專人、轉(zhuǎn)交其他有關(guān)部門辦理,并由辦公室保留原件或復(fù)印件存檔。4.5.2文件歸檔(1)公司所有文書、管理文件、記錄由辦公室按類別進行歸檔管理,按要求建立人事檔案、行政文書、勤務(wù)文件檔案等。(2)所有文件檔案必須制定統(tǒng)一標(biāo)識和目錄,建立歸檔文件臺賬。(3)沒有歸檔和存查價值的公文,或多余、重復(fù)、過期和無保存價值的文件經(jīng)過鑒定和總經(jīng)理批準(zhǔn)可以定期銷毀。4.5.3文件借閱(1)已交辦公室存檔的文件在借閱時應(yīng)進行登記,所有文件如需外借或復(fù)印必須辦理文件借閱手續(xù),經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。4.6印鑒管理4.6.1印鑒用途和保管(1)公司所有印鑒(公章、法人章、合同章、財務(wù)章、發(fā)票章等)實行專人管理。(2)合同章:主要用于公司簽訂各類對外合同,蓋章前須先到印章保管人處領(lǐng)取并填寫印章使用登記表。(3)法人私章:法人私章由公司銀行出納保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等業(yè)務(wù),使用時憑審批的支付申請或取匯款憑證方可蓋章。(4)財務(wù)章:由財務(wù)部經(jīng)理保管,主要用于銀行匯票、現(xiàn)金支票等需要加蓋銀行預(yù)留印鑒等業(yè)務(wù)或發(fā)票上使用,發(fā)票專用章主要用于發(fā)票蓋章,發(fā)票專用章由財務(wù)部專人保管。(5)其他職能部門章,主要適用于各部門內(nèi)部使用,已經(jīng)刻制的職能部門章,由部門負(fù)責(zé)人進行保管并嚴(yán)格該章的使用管理辦法。4.6.2用印申請和使用(1)各部門需要蓋公章的文件、通知等,須到印章保管人處填寫登記印章使用登記表,由經(jīng)辦人核準(zhǔn),并在印章使用登記表中簽字。(2)特殊情況,可在“釘釘”中進行申請,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由辦公室進行辦理。(3)嚴(yán)禁公章、合同章、法人私章獨立帶離公司使用,保管人如遇需帶公章、合同章外出辦事使用時,必須先報總經(jīng)理批準(zhǔn)。辦理工商等年檢等事務(wù),需將表格帶回公司蓋章。(4)司高層領(lǐng)導(dǎo)因異地執(zhí)行重大項目或完成重要業(yè)務(wù),需要攜帶公司印章出差的,須經(jīng)公司董事長或總經(jīng)理審批并及時歸還。(5)開具個人相關(guān)證明,需由分管副總經(jīng)理以上擔(dān)保簽批后方能使用,如涉及到個人經(jīng)濟擔(dān)保與證明時,原則上一律不予證明,其不良結(jié)果由簽批人與保管人以情節(jié)共同負(fù)責(zé)。(6)公司印章只適用于與公司相關(guān)業(yè)務(wù),不得從事有損公司利益之行為。(7)所有印章的使用,必須嚴(yán)格執(zhí)行公司的印章使用規(guī)定,做好申請和使用登記。如違規(guī)使用出現(xiàn)問題,后果自負(fù),給公司造成損失的,公司將依法追究。THANKS !致力為企業(yè)和個人提供合同協(xié)議,策劃案計劃書,學(xué)習(xí)課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載,資料僅供參考可修改編輯

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