中小企業(yè)行政事務(wù)管理制度

精選資料行政事務(wù)管理制度 中小型企業(yè)行政事務(wù)管理制度 (一)總 則 第一條 為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理，理順公司內(nèi)部關(guān)系，使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。 第二條 本規(guī)定所指行政事務(wù)包括檔案管理、印章管理、公文打印管理、辦公及勞保用品管理等。 (二)檔案管理 第三條 歸檔范圍： 公司的規(guī)劃、年度計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)務(wù)審計(jì)、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案、通告、通知等具有參考價(jià)值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負(fù)責(zé)，明確責(zé)任，保證原始資料及單據(jù)齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條 檔案的借閱與索?。?1.總經(jīng)理辦公室借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續(xù)，直接提檔.2.借閱檔案必須愛護(hù)，保持整潔，嚴(yán)禁涂改，注意安全和保密，嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復(fù)制，凡屬密級檔案，必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制，一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。 第六條 檔案的銷毀： 1.任何組織或個(gè)人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料； 2.若按規(guī)定需要銷毀時(shí)，凡屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀，一般內(nèi)部檔案，須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可銷毀。 3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單，由專人監(jiān)督銷毀。 (三)印章管理 第七條 公司印章由總經(jīng)理辦公室主任負(fù)責(zé)保管。 第八條 公司印章的使用一律由主管副總經(jīng)理簽字許可后管理印章人方可蓋章，如違反此項(xiàng)規(guī)定造成的后果由直接責(zé)任人員負(fù)責(zé)。 第九條 公司所有需要蓋印章的介紹信、說明及對外開出的任何公文，應(yīng)統(tǒng)一編號登記，以備查詢，存檔。 第十條 公司一般不允許開具空白介紹信，證明如因工作需要或其它特殊情況確需開具時(shí)，必須經(jīng)主管副總經(jīng)理簽字批條方可開出，持空白介紹信外出工作回來必須向公司匯報(bào)其介紹信的用途，未使用的必須交回。 第十一條 蓋章后出現(xiàn)的意外情況由批準(zhǔn)人負(fù)責(zé)。 (四)公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)。1總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、廣告，需填寫文書委派單，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔。4文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人（五） 復(fù)印1公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3客戶資料、服務(wù)文本、公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表（日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等） 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字，交電腦部打印。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件，必須一式三份，交總經(jīng)理辦公室留底存檔。 （六） 收發(fā)文1.文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2.本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人-文秘統(tǒng)一辦理，她是各級文件管理的直接承擔(dān)者。3.文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時(shí)編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦，同時(shí)請傳閱人或承辦人在“收文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時(shí)反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4.公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件,文秘不得截留、泄露和私自外帶,違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。屬一般業(yè)務(wù)便函，只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5.文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)，需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。6.對一些機(jī)密文件,需在文件頁首加蓋印章,以防止隨意傳播。7.每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價(jià)值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表8 公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔，文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。9.每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況,對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。（七） 用印1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請(匯簽)經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。 （八） 客戶檔案1客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2客戶檔案包括客戶提供的各類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4特殊情況需復(fù)印時(shí)，須填報(bào)復(fù)印申請報(bào)批5服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任（九） 訪客接待1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。2. 接待來訪賓客須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。（十） 辦公用品（一）文具1行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2行政部須特別注意隨時(shí)檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行（二）茶、水1行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記2定時(shí)檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時(shí)購買補(bǔ)充，以保證正常的辦公秩序3公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時(shí)，行政部應(yīng)及時(shí)了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行（十一） 固定資產(chǎn)管理1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊2. 固定資產(chǎn)因價(jià)值減損擬報(bào)廢或閑置而無再使用價(jià)值者,由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián),注明申請單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購買金額、累計(jì)折舊、殘值后,依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián),經(jīng)核準(zhǔn)后,由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時(shí)，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則暫時(shí)存檔。5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)依核準(zhǔn)之方式處理資產(chǎn)，并將處分日期、處分原因、處分金額（出售時(shí)填）填入“財(cái)產(chǎn)管理卡”后抽出并“固定資產(chǎn)處分申請單”存檔。6. 固定資產(chǎn)如遭竊盜或破壞者，管理部應(yīng)提出損失清單及向警察單位報(bào)案辦理。公司福利1.公司員工之福利事項(xiàng)由管理部執(zhí)掌。2.公司員工遇有生日、婚假等喜慶時(shí)日,行政管理部得以公司名義安排祝賀。3.行政管理部主管參與福利基金管理及各項(xiàng)獎金分配之討論。4.公司員工本人及家庭如遇重大經(jīng)濟(jì)困難，得向行政管理部申請補(bǔ)助或救濟(jì)。5.辦理補(bǔ)助程序如下：由申請人填具申請書并經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后呈報(bào)行政管理部，并經(jīng)總經(jīng)理簽核后轉(zhuǎn)會財(cái)務(wù)部支付。 禮儀紀(jì)律：1.行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的禮儀、辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督；2.行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門主管；3.行政部確認(rèn)獎懲事實(shí)，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4.對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二 工作計(jì)劃與報(bào)告沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時(shí)提高工作效率與工作效益。因此，通過對計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評估。三 會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時(shí)參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時(shí)提高會議效率。四 會議安排1公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容3秘書須提前四小時(shí)以上書面通知與會人地址、時(shí)間、內(nèi)容4秘書負(fù)責(zé)會場安排與整理5開會期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案 辦公設(shè)備管理1電腦1.1行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3員工在所屬部門目錄下設(shè)立個(gè)人子目錄1.4員工不得私設(shè)電腦密碼。辦公及勞保用品的管理 第十五條 辦公用品的購發(fā)： 1.每月月底前，各部、室負(fù)責(zé)人將該部門所需要的辦公用品制定計(jì)劃提交總經(jīng)理辦公室； 2.總經(jīng)理辦公室指定專人制定每月辦公用品計(jì)劃及預(yù)算；經(jīng)主管副總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)將辦公用品購回，根據(jù)實(shí)際工作需要有計(jì)劃的分發(fā)給各個(gè)部、室。由部室主任簽字領(lǐng)回； 3.除正常配給的辦公用品外，若還需用其它用品的須經(jīng)總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可領(lǐng)用； 4.公司新聘工作人員的辦公用品，辦公室根據(jù)部室負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配齊，以保證新聘人員的正常工作； 5.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要做到辦公用品齊全、品種對路、量足質(zhì)優(yōu)、庫存合理、開支適當(dāng)、用品保管好； 6.負(fù)責(zé)購發(fā)辦公用品的人員要建立帳本，辦好入庫、出庫手續(xù)。出庫一定要由領(lǐng)取人員簽字； 7.辦公室用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，不允許非工作人員進(jìn)入庫房。 第十六條 勞保用品的購發(fā)： 勞保用品的配給，由總經(jīng)理辦公室根據(jù)各部、室的實(shí)際工作需要統(tǒng)一購買、統(tǒng)一發(fā)放。 庫房管理 第十七條 庫房物資的存放必須按分類、品種、規(guī)格、型號分別建立帳卡。 第十八條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時(shí)要當(dāng)面點(diǎn)清數(shù)目，檢查包裝是否完好，如發(fā)現(xiàn)短缺或損壞，應(yīng)立即拆包清點(diǎn)數(shù)目，如發(fā)現(xiàn)實(shí)物與入庫單數(shù)量、規(guī)格不符時(shí)，庫房保管員應(yīng)向交貨人提出并通知有關(guān)負(fù)責(zé)人。 第十九條 物資入庫后，應(yīng)當(dāng)日填寫帳卡。 第二十條 嚴(yán)格執(zhí)行出入庫手續(xù)，物資出庫必須填寫出庫單，經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)后方可出庫。 第二十一條 庫房物資一般不可外借，特殊情況須由總經(jīng)理或副總經(jīng)理批準(zhǔn)，辦理外借手續(xù)。 第二十二條 嚴(yán)格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計(jì)算準(zhǔn)確，不得隨意涂改。 第二十三條 庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙，禁止無關(guān)工作人員入內(nèi)，庫內(nèi)必須配備消防設(shè)施，做到防火、防盜、防潮。 第二十四條 公司辦公室負(fù)責(zé)為各部室郵發(fā)信件、郵件。 (一)私人信件，一律實(shí)行自費(fèi)，交辦公室或自己發(fā)送。 (二)所有公發(fā)信件、郵件一律不封口，由收發(fā)員登記，統(tǒng)一封口，負(fù)責(zé)寄發(fā)； (三)控制各類掛號信凡因公需掛號者，須經(jīng)各部室主任批準(zhǔn)，總經(jīng)理辦公室登記后方可郵發(fā)。 第二十八條 本規(guī)定如有未盡事宜或隨著公司的發(fā)展有些條款不適應(yīng)工作需要的，各部門可提出修改意見交總經(jīng)理辦公室研究并提請總經(jīng)理批復(fù)。 第二十九條 本規(guī)定解釋權(quán)歸總經(jīng)理辦公室。 行政部各職務(wù)詳細(xì)崗位職責(zé)描述1 行政經(jīng)理直接上司：總經(jīng)理主要工作：規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)支持等各項(xiàng)工作，組織管理下屬人員完成本職工作。對公司行政后勤、總務(wù)、保衛(wèi)秘書等工作的指揮、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、管理的權(quán)力崗位職責(zé)：（具體工作）（1）組織制定行政部工作發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃與預(yù)算方案；（2）組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行；（3）組織、協(xié)調(diào)公司年會、員工活動、市場類活動及各類會議，負(fù)責(zé)外聯(lián)工作及辦理公司所需各項(xiàng)證照；（4）起草及歸檔公司相關(guān)文件；（5）搜集、整理公司內(nèi)部信息，及時(shí)組織編寫公司大事記；（6）管理公司重要資質(zhì)證件；（7）組織好來客接待和相關(guān)的外聯(lián)工作；（8）主持部門內(nèi)部的建設(shè)工作，建設(shè)及維護(hù)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)；（9）協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作；（10）對控制成本的方法提出建議。（11）. 負(fù)責(zé)主持本部的全面工作組織并督促部門人員全面完成本部職責(zé)范圍內(nèi)的各項(xiàng)工作任務(wù)；（12）. 貫徹落實(shí)本部崗位責(zé)任制和工作標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)與有關(guān)部門協(xié)作配合；（13）. 負(fù)責(zé)組織行政后勤、保衛(wèi)工作管理制度的擬訂、檢查、監(jiān)督和執(zhí)行；（14）. 負(fù)責(zé)組織行政年、季、月度行政后勤、保衛(wèi)工作計(jì)劃。本著合理節(jié)約的原則，編制后勤用款計(jì)劃，搞好行政后勤預(yù)算工作；（15）. 做好公司生活用房及財(cái)產(chǎn)管理工作。建立生活用房屋固定資產(chǎn)帳冊、員工宿舍等用于行政后勤生活服務(wù)的財(cái)產(chǎn)帳冊；（16）. 負(fù)責(zé)公司內(nèi)部治安管理工作。維護(hù)內(nèi)部治安秩序，搞好治安綜合治理，預(yù)防犯罪和治安災(zāi)害事故的發(fā)生；（17）. 負(fù)責(zé)做好公司用水、電的管理工作。認(rèn)真抓好水、電的計(jì)量基礎(chǔ)管理工作，定期檢查和維修計(jì)量器具，搞好電器設(shè)備和線路的保養(yǎng)維修工作；（18）. 負(fù)責(zé)組織部門人員的培訓(xùn)教育工作。協(xié)同人事部做好各項(xiàng)工作，定期開展崗位優(yōu)質(zhì)服務(wù)和業(yè)務(wù)競賽評比活動；（19）. 有權(quán)向主管領(lǐng)導(dǎo)提議下屬人選，并對其工作考核評價(jià)；（20）. 按時(shí)完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦其他工作任務(wù)。2 總經(jīng)理秘書主要工作：協(xié)助總經(jīng)理完成日常事務(wù)性工作崗位職責(zé)：（具體工作）（1）起草公司年度工作總結(jié)及總經(jīng)理講話稿；（2）起草公司股東會和董事會的會議材料；（3）作好公司重要會議的記錄及會議紀(jì)要的整理；（4）起草、打印、登記和存檔總經(jīng)理簽發(fā)文件；（5）協(xié)助行政部做好公司來賓的接待工作；（6）接聽電話、妥當(dāng)應(yīng)答，如有必要，做好電話記錄；（7）掌握總經(jīng)理的日程安排，為總經(jīng)理接見訪客做好預(yù)約工作；（8）收發(fā)傳真，并及時(shí)交給總經(jīng)理處理；（9）完成總經(jīng)理交辦的其他工作。（10）采購、分發(fā)和控制辦公用品；（11）分發(fā)錢款，進(jìn)行簡單的賬務(wù)管理。(12)保密意識要強(qiáng)。財(cái)務(wù)部門的職責(zé)主要為：（1）負(fù)責(zé)資金籌集；（2）負(fù)責(zé)固定資產(chǎn)投資；（3）負(fù)責(zé)營運(yùn)資金管理；（4）負(fù)責(zé)證券投資與管理；（5）負(fù)責(zé)利潤分配；（6）負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)預(yù)測、財(cái)務(wù)計(jì)劃與財(cái)務(wù)分析。THANKS !致力為企業(yè)和個(gè)人提供合同協(xié)議，策劃案計(jì)劃書，學(xué)習(xí)課件等等打造全網(wǎng)一站式需求歡迎您的下載，資料僅供參考可修改編輯