英文電子郵件格式及范文[技巧].doc

.英文電子郵件格式及范文技巧英文電子郵件的基本要素是主題、稱謂、正文、結(jié)尾用語(yǔ)及署名。電子郵件最重要的部分是主題，假設(shè)我們都是很忙的人，在打開(kāi)郵箱閱讀郵件時(shí)，第一眼看到的就是郵件的主題。所以，主題應(yīng)當(dāng)做到言簡(jiǎn)意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過(guò)35個(gè)字母，將位于句首的單詞和專有名詞首字母大寫。比如:Some questions about C+.在比較正式的格式中，需要把每個(gè)單詞的首字母大寫(介詞、冠詞除外)。 稱謂如果是第一次給對(duì)方寫信，那么稱謂最好用“Dear+全名”，這樣會(huì)讓人感覺(jué)比較正式。如果對(duì)方以非正式口吻來(lái)信，我們也可以類似非正式地回復(fù)。比如:“Hello/Hi Lillian”。在實(shí)際通信中可能遇到不知道對(duì)方姓名，可以用“Dear+對(duì)方頭銜”，如“Dear President”，或者“Dear+Sir/Madam”形式。英國(guó)人習(xí)慣在稱呼后加“，”，美國(guó)人習(xí)慣在稱謂后加“:”，有時(shí)也可以不加任何標(biāo)點(diǎn)，是具體情況而定。 在書寫正文時(shí)，把最重要的事情寫在正文最前面或者郵件內(nèi)容較長(zhǎng)時(shí)寫在第一段。為了讓收件人閱讀郵件比較舒服，我們需要注意郵件正文結(jié)構(gòu)的美感，郵件段落最好控制在兩三段之內(nèi)。如果一封電子郵件涉及多個(gè)信息點(diǎn)，我們可以采用分條目的方法，如符號(hào)、小標(biāo)題、編號(hào)來(lái)使得郵件想要表達(dá)的內(nèi)容層次清晰。郵件內(nèi)容應(yīng)注意單詞的拼寫、大小寫、標(biāo)點(diǎn)、語(yǔ)法等。所謂以小見(jiàn)大。結(jié)尾語(yǔ)在正文之后添加。注意一般結(jié)尾語(yǔ)中只有第一個(gè)單詞首字母大寫而剩余單詞都小寫，此處與稱呼不同。 一般電子郵件: Sincerely, Sincerely yours, 私人電子郵件: Regards, Best wishes, Best regards, With best wishes, Wish best regards, Yours, Cheers, As ever, With love, Affectionately, . 在正文最后需要署名，可以寫全名，也可以只寫名字。需要辨明性別時(shí)可以在姓名后面注明(Mr./Ms.)。對(duì)于咱們中國(guó)人，為了區(qū)分姓和名，可以把我們的姓的字母全部大寫，例如XIONG Lillian.如果寫信人代表的是一個(gè)組織或部門，應(yīng)在名字下一行寫上自己的職位、所屬部門。 郵件中常用詞匯: 附件attachment I am attaching the report.我把報(bào)告放在了附件中I've forwarded your e-mail to Alice.我已經(jīng)將你的郵件轉(zhuǎn)發(fā)給轉(zhuǎn)發(fā)forwarded Alice 保持聯(lián)系 stay /keep in touch 對(duì)方告知決定. Please let me know your decision as soon as possible.寫信給別人時(shí)一般常用How are you been recently? 回復(fù)別人郵件時(shí)一般常用I am happy to receive your e-mail. 實(shí)用郵件舉例: 工作求職 工作求職類的郵件大體分為申請(qǐng)職位、介紹自己、期待回復(fù)、表達(dá)謝意幾個(gè)部分。i.e. Dear Sir/Madam, I am writing to apply for the position of .as posted in your website.Introduce yourself. Please find attached a copy of my resume for your review.我的簡(jiǎn)歷請(qǐng)見(jiàn)附件，作為參考。 或者:Please refer to my attached resume for a summary of my skills and experience.I am looking forward to you. Thank you very much for your time and consideration.Yours sincerely, Lillian Xiong 表達(dá)謝意 日常生活中經(jīng)常會(huì)使用到表達(dá)謝意的郵件，在國(guó)外，參加完朋友邀請(qǐng)去的一次party，或者接受了別人饋贈(zèng)的禮物等情況下都需要寫一封thanks letter。而此類郵件也非常好寫，只要能夠表達(dá)自己對(duì)收件人的真摯的感激之情即可。Dear Alice, Thanks so much for the lovely dinner last night. It was so thoughtful of you.I would like to invite both of you to my house when you are available. Best regards, Lilian 咨詢了解 咨詢了解類郵件的目的是想要得到關(guān)于某人、物的一些信息。郵件具體內(nèi)容大致包含如下: 1)告知對(duì)方你是如何得知其信息的，比如報(bào)紙、網(wǎng)站等。 2)說(shuō)明自己想要了解的東西，當(dāng)咨詢信息較多時(shí)，最好列舉出來(lái)，as 詳細(xì)、清晰 as possible. 3)末尾用一句話結(jié)束總結(jié)這次咨詢。 I am writing to request information about sth. I would like to request a copy of sth. 最后表達(dá)希望時(shí)用語(yǔ):I look forward to hearing form you soon.期待盡快收到您的回復(fù)。 英文電子郵件格式 Dear Mary, This is Tom. Look forward to seeing you soon. Best regards, Tom Yu (以上每一行,或者每個(gè)段落,都是左對(duì)齊的) 一、主題 主題(Subject)框的內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明地概括信的內(nèi)容，短的可以是一個(gè)單詞，如greetings;長(zhǎng)的可以是一個(gè)名詞性短語(yǔ)，也可以是完整句，但長(zhǎng)度一般不超過(guò)35個(gè)字母。 YES:Supplier training NO:professional trainees from sister company should abide by rule of local company(太長(zhǎng)) 主題框的內(nèi)容切忌含糊不清。 NO:像News about the meeting 這樣的表達(dá)， YES:應(yīng)改為Tomorrow's meeting canceled。 一般來(lái)說(shuō)，只要將位于句首的單詞和專有名詞的首字母大寫即可。另外一種較為正規(guī)的格式可將除了少于5個(gè)字母的介詞、連接詞或冠詞之外的每一個(gè)單詞的首字母大寫。 YES:New E-mail Address Notification;Detailed calculation NO:detailed calculation 視信的內(nèi)容是否重要，還可以開(kāi)頭加上URGENT或者FYI(For Your Information，供參考)，如:URGENT:Submit your report today! 二、稱呼 1、E-mail一般使用非正式的文體，因此正文(Body)前的稱呼(Salutation)通常無(wú)須使用諸如Dear Mr. John之類的表達(dá)。在同輩的親朋好友或同事間可以直呼其名，但對(duì)長(zhǎng)輩或上級(jí)最好使用頭銜加上姓。YES:Tommy，或者M(jìn)r. Smith。 2、稱呼和正文之間，段落之間，正文和信尾客套話之間一般空一行，開(kāi)頭無(wú)須空格。如: Jimmy, I received your memo and will discuss it with Eric on Wednesday. Best, David 3、人家的名字千萬(wàn)不要錯(cuò),老一輩的看到名字錯(cuò)就干脆攆去垃圾桶. 同樣, 頭銜都不要錯(cuò). 頭銜或?qū)W位,任擇其一吧.以下是一樣的: Howard E. Wyatt, Dr. Howard E. Hyatt 4、多過(guò)一個(gè)男人,用Messrs,就是Misters的意思,不過(guò)不要跟名字,跟姓就行啦. YES: Messrs. Smith, Wyatt, and Fury 。女人呢? YES:用Mesdames, Mmes., or Mses. 同樣不要跟名字. 例子: Mses. Farb, Lionel, and Gray 。男女一齊呢? 弄清楚稱呼就行.例如: Dr. and Mrs. Harold Wright ;Mr. Harold Wright and Dr. Margaret Wright ;Mr. and Mrs. Harvey Adams-Quinn 。 5、有人有自己頭銜就要跟緊,例如有人有榮譽(yù)學(xué)位就不喜歡用一般的頭銜,有時(shí)大頭不知道對(duì)方頭銜,干脆用Ms.算了. Ms. Sarah Gray 6、職銜短可以一行過(guò),長(zhǎng)就下一行吧.例如: Ken Green, President ,Ken Green ,Vice President of International Operations NO:Ken Green ,Vice President of Unicom China YES: Ken Green ,Vice President, Unicom China 7、老外的名字有時(shí)有Jr. 或 Sr.,之前的逗點(diǎn)是隨你喜歡的,以下都是正確,不要笑人: YES:Michael J. Smith, Jr. ,Michael J. Smith Sr. 8、用人家的名字總好過(guò)人家的頭銜稱呼. 如果沒(méi)有名字,或者是很正規(guī)信的信件,可以考慮這些: Dear Committee Member: Dear Meeting Planner: Dear Colleagues: To All Sales Reps: To Whom It May Concern: Dear Sir or Madam: Dear Madam or Sir: Dear Purchasing Agent: 如果是全公司: YES: Gentlemen or Ladies: Ladies or Gentlemen: 9、有時(shí)見(jiàn)到人家用冒號(hào)就說(shuō)人家錯(cuò),其實(shí)也未必啊,看: YES:Dear Mr. Jones: (非常正規(guī)) Dear Joan: Dear Jim, Jim, (非正規(guī)) 三、結(jié)尾部分 A、書信的結(jié)尾致意要留意,弄清大家的關(guān)系才選擇用詞,例子: 1、 Very Formal非常正規(guī)的(例如給政府官員的) Respectfully yours, Yours respectfully, 2、 Formal正規(guī)的(例如客戶公司之間啦) Very truly yours, Yours very truly, Yours truly, 3、 Less Formal不太正規(guī)的(例如客戶) Sincerely yours, Yours sincerely, Sincerely, Cordially yours, Yours cordially, Cordially, 4、Informal非正規(guī)的(例如朋友,同事之類) Regards, Warm regards, With kindest regards, With my best regards, My best, Give my best to Mary, Fondly, Thanks, See you next week! 有時(shí)在we, I, and you之間選擇是很煩的事- 如果是公司代表聯(lián)絡(luò)生意之類,可以用: We will reimburse you for these legal expenses. Sinopec will reimburse you for these legal expenses. 如果單純說(shuō)你自己,可以用: I found the brochure very informative. 有時(shí)可以一起用啦.: We are pleased to offer you the position of sales director, and I am looking forward to our Tuesday morning meeting. 那么I和you呢?好煩好煩.一般來(lái)說(shuō),收信人的利益比較重要,名義上都要這樣想.給人尊重的語(yǔ)氣就一般不會(huì)錯(cuò)了. 多用you有時(shí)會(huì)有隔閡的感覺(jué). You will be pleased to learn that you have been selected to serve on our advisory board. Your prompt response will be appreciated. (好像欠你一樣) I am pleased that our board has selected you as the best qualified candidate to serve on our advisory board. I hope youll agree to serve. (這就友善多了) Your book was well written and comprehensive. (不用你來(lái)判斷我呀) I thoroughly enjoyed your book and found an answer to every one of my questions about performance appraisals. (客氣一點(diǎn),人家受落) 總之,語(yǔ)氣和賓詞的運(yùn)用得當(dāng)能決定你的禮貌程度. B、信尾客套話(Complimentary close)通常也很簡(jiǎn)明。常常只須一個(gè)詞，如:'Thanks'，'Best'，'Cheers'，不需要用一般信函中的'Sincerely yours'或'Best regards'。 C、簽名:不要把Mr., Ms., Mrs., Dr.之類一起簽,人家會(huì)笑你的. 簽名也看信件的語(yǔ)氣.給朋友或公司客戶,簽Bill也可以,給陌生人就最好用Gates或者Bill Gates啦. 郵件范文 1. Dear Mr./Ms, Mr. John Green, our General Manager, will be in Paris from June 2 to 7 and would like to come and see you, say, on June 3 at 2.00 p.m. about the opening of a sample room there.Please let us know if the time is convenient for you. If not, what time you would suggest. Yours faithfully, 尊敬的先生/小姐 我們的總經(jīng)理約翰格林將于六月2日到7日在巴黎，有關(guān)在那開(kāi)樣品房的事宜，他會(huì)于六月3日下午2:00點(diǎn)拜訪您。 請(qǐng)告知這個(gè)時(shí)間對(duì)您是否方便。如不方便，請(qǐng)建議具體時(shí)間。 您誠(chéng)摯的 9可編輯修改