U實施工具-需求分析庫-《需求分析報告》
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1、_ERP系統(tǒng)需求分析報告建立日期:2004-12-06修改日期:2007-05-22 文控編號:XXYYMMDDXX_(PMP項目號)_02(階段序號)_XX(流水號)客戶項目經(jīng)理:日 期:用友項目經(jīng)理: 日 期:文檔控制更改記錄日期更改人版本號備注審閱審閱人職務日期分發(fā)份數(shù)姓名部門及職務1 2 3 4 56一、調(diào)研活動總結31.1調(diào)研目的31.2 調(diào)研時間31.3 調(diào)研方式31.4 調(diào)研內(nèi)容3二、公司概況52.1 企業(yè)簡介52.2 組織機構52.3 部門職能、崗位職責分工:62.4 IT建設狀況概述112.5 企業(yè)目前管理的現(xiàn)狀及期望:11三、需求分析113.1 總體業(yè)務流程述:113.1.
2、1 企業(yè)基本形態(tài):113.1.2 現(xiàn)有總體業(yè)務流程:123.1.3 總體的業(yè)務流程分析133.1.4 總體需求分析:133.2 各部分需求分析223.2.1 銷售業(yè)務分析223.2.1.1 現(xiàn)有流程223.2.1.2 需求匯總223.2.1.3 建議規(guī)劃233.2.2 計劃業(yè)務分析273.2.2.1 現(xiàn)有流程27需求匯總273.2.2.3 建議規(guī)劃283.2.3 采購業(yè)務分析293.2.3.1 現(xiàn)有流程293.2.3.2 需求匯總303.2.3.3 建議規(guī)劃313.2.4 倉庫業(yè)務分析363.2.4.1 現(xiàn)有流程363.2.4.2 需求匯總363.2.4.3 建議規(guī)劃373.2.5 質(zhì)檢業(yè)務分
3、析443.2.5.1 現(xiàn)有流程443.2.5.2 需求匯總443.2.5.3 建議規(guī)劃443.2.6 財務業(yè)務分析443.2.6.1 現(xiàn)有流程443.2.6.2 需求匯總453.2.6.3 建議規(guī)劃453.2.7 其他業(yè)務說明53一、調(diào)研活動總結1.1調(diào)研目的了解客戶業(yè)務流程,規(guī)劃ERP系統(tǒng)業(yè)務流程;了解客戶管理控制點,規(guī)劃ERP系統(tǒng)功能匹配點;了解客戶運營現(xiàn)狀,規(guī)劃ERP系統(tǒng)運行;了解客戶崗位現(xiàn)狀,規(guī)劃ERP系統(tǒng)崗位流程.1.2調(diào)研時間1月1113日,共2.5天1.3調(diào)研方式 提綱調(diào)研,顧問提前發(fā)放調(diào)研提綱、瑞達電源填寫提交; 問話調(diào)研:顧問現(xiàn)場與各部門關鍵用戶,單獨交流 參觀調(diào)研:顧問參觀
4、車間生產(chǎn)、倉庫物料擺放; 資料收集調(diào)研:顧問收集各業(yè)務操作單據(jù)及表單.1.4調(diào)研內(nèi)容各部門調(diào)研時間安排職能部門時間具體調(diào)研內(nèi)容調(diào)研顧問客戶配合人員銷售崗1.11上午銷售組織機構、業(yè)務分類、崗位職責、使用的主要單據(jù)馬高紅朱紅衛(wèi)1.11上午銷售計劃制定、客戶管理、采購訂單的生成及管理馬高紅朱紅衛(wèi)1.11上午銷售出庫流程、暫估流程、結算流程、付款流程馬高紅朱紅衛(wèi)1.11上午特殊需求、統(tǒng)計要求、總結馬高紅朱紅衛(wèi)開發(fā)、計劃、生產(chǎn)部1.11下午計劃、生產(chǎn)組織機構、崗位職責、使用的主要單據(jù)馬高紅劉兆勇、劉正勇1.11下午物料分類、物料清單、產(chǎn)品層次、采購計劃、生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)訂單馬高紅劉兆勇、劉正勇1.11下
5、午特殊需求、統(tǒng)計要求、總結馬高紅劉兆勇、劉正勇采購崗1.12上午采購組織機構、業(yè)務分類、崗位職責、使用的主要單據(jù)馬高紅陳平1.12上午采購計劃制定、供應商管理、采購訂單的生成及管理馬高紅陳平1.12上午采購入庫流程、暫估流程、結算流程、付款流程馬高紅陳平1.12上午特殊需求、統(tǒng)計要求、總結馬高紅陳平質(zhì)檢1.12下午質(zhì)檢組織機構、業(yè)務分類、崗位職責、使用的主要單據(jù)馬高紅龍開乾1.12下午質(zhì)檢項目、指標、規(guī)則、方案馬高紅龍開乾1.12下午質(zhì)檢流程,不良品處理方式馬高紅龍開乾1.12下午特殊需求、統(tǒng)計要求、總結龍開乾倉庫1.12下午倉庫組織機構、業(yè)務分類、崗位職責、使用的主要單據(jù)馬高紅劉正勇1.12
6、下午倉庫出入庫業(yè)務、調(diào)撥業(yè)務、盤點業(yè)務馬高紅劉正勇1.12下午特殊需求、統(tǒng)計要求、總結馬高紅劉正勇財務部1.13上午財務部組織機構、業(yè)務分類、崗位職責、使用的主要單據(jù)馬高紅蔡正華、許瓊玉1.13上午付款流程、收款流程、費用報銷流程馬高紅蔡正華、許瓊玉1.13上午財務報表格式、制作馬高紅蔡正華、許瓊玉1.13下午特殊需求、統(tǒng)計要求、總結馬高紅蔡正華、許瓊玉注:上午 9:00-12:00 下午 2:00-5:30因調(diào)研時間相對較少,在報告中描述不充分或錯誤之出敬請指正。二、公司概況2.1企業(yè)簡介深圳市瑞達電源是一家民營企業(yè),集研究、開發(fā)、生產(chǎn)及經(jīng)營閥控密閉式鉛酸蓄電。2.2 組織機構董事委員會管理
7、者代表財 務 部持 術 部人事行政部樣 板 組生 產(chǎn) 部市 場 部品 質(zhì) 部物 控 部采 購總經(jīng)理副總經(jīng)理測試中心研 發(fā) 組來料品質(zhì)檢過程品質(zhì)檢出貨品質(zhì)檢人力資源行政后勤貨 倉生產(chǎn)計劃品質(zhì)工程及質(zhì)檢生產(chǎn)工程生 產(chǎn) 部客戶服務文控中心2.3 部門職能、崗位職責分工: 部門職能:業(yè)務部: 1、公司銷售目標的分解。2、營銷網(wǎng)絡的建立、策劃、實施方案。3、合同的評審及修訂。4、產(chǎn)品的報價控制、初審,業(yè)績匯總、分析、及改善措施。5、參與技術平臺的評審。6、區(qū)域市場的分析,有效信息的管理、跟進。7、重大項目的招標、公關、方案設計,貨款的進度控制及回收。8、配合公司整體營銷活動設計部: 1、全面負責公司設計
8、開發(fā)部管理工作。 2、根據(jù)客戶的方案需求和業(yè)務部的下單情況,合理安排工作任務,確保任務完成。3、收集并充分利用各種同行資源和信息,按公司年度發(fā)展目標制定公司的產(chǎn)品創(chuàng)新方案,以保證設計的產(chǎn)品能滿足客戶的需求,為公司的持續(xù)經(jīng)營創(chuàng)造提供技術支持。4、為重大項目、其它部門提供必要的數(shù)據(jù)和技術支持。5、技術業(yè)務機密管理,設計方案、技術資料的檔案管理。采購部:1、負責公共原材料、半成品、固定資產(chǎn)的供應商詢價、比價下達采購單。2、供應商跟單、收貨、應付賬款對賬3、外協(xié)加工產(chǎn)品的處理。財務部:1、資金營運管理。 2、客戶、供應商對應的應收應付賬款管理 3、日常經(jīng)費用報銷與管理4、工資結算、現(xiàn)金管理5、材料的出
9、入庫成本核算、產(chǎn)品成本核算4、單證審核、會計核算、往來帳、稅務申報的處理。貨倉職責:1. 堅持為企業(yè)生產(chǎn)服務的方向;2. 合理規(guī)劃并有效利用各種倉庫設施,搞好挖潛、革新、改造、不斷擴大倉庫儲存能力,搞高企業(yè)效率;3. 做好倉庫物資的驗收,發(fā)運以及保管工作,保證企業(yè)生產(chǎn)獲得及時劉備,準備完好的物資供應;4. 合理儲備物資5. 減低物資成本6. 重視員工培訓、提高員工業(yè)務水平7. 確保倉庫和物資的安全生產(chǎn)部:1、 依據(jù)公司的年度銷售計劃,制定生產(chǎn)計劃,并對人力設備、工具的需求擬定計劃。依據(jù)業(yè)務部的訂單工期計劃按時生產(chǎn)出產(chǎn)品,按照年度銷售計劃,保證公司生產(chǎn)能夠有效的運營。2、 產(chǎn)品的工時、數(shù)量、質(zhì)量
10、、計件價格、工期的分析、制定和控制。3、 物料、人力、設備、車間的運用和控制,監(jiān)督檢查設備、工具、車間線路的檢修,保養(yǎng)和清理。 4、售后服務的進度跟進,對售后服務的質(zhì)量和反饋信息的分析和處理,對售后服務的不良狀況處理及糾正,與客戶的溝通和配合。人力資源部:人事行政:依據(jù)公司的發(fā)展戰(zhàn)略目標,協(xié)作各部門的人力資源工作,為公司的年度經(jīng)營業(yè)務和管理的有序進行提供有力的人力支持和保障。人力資源:根據(jù)公司的確發(fā)展戰(zhàn)略、企業(yè)經(jīng)營狀況、現(xiàn)有人力資源狀況進行人才供需分析,并對現(xiàn)有人力資源市場人才供求情況進行趨勢分析,同時結合企業(yè)發(fā)展速度、規(guī)模進行人力需求分析。 根據(jù)公司人員編制實際員工數(shù)和工資成本預算目標組織編
11、制人力資源規(guī)劃,實現(xiàn)公司人力資源的需求和人力成本的控制。工程部:1、依據(jù)工程合同制定工程施工方案并組織實施。根據(jù)工程施工現(xiàn)場實際情況,組織人員、設備、材料進行現(xiàn)場實施。2、建立完善的安全施工管理體系,制定健全安全管理制度,明確安全崗位責任制,定期檢查,及時糾正。3、保持與甲方、監(jiān)理方、總包方及各分包單位的良好關系。妥善處理、協(xié)調(diào)工作上的各種事務,做好工程進度登記、和進度申報。全面掌握深圳市建筑、裝飾有關法律法規(guī)、正確做好工程資料申報入檔。4、主導并及時做好工程項目的驗收結算。品質(zhì)部:1. 負責公司所以存貨質(zhì)檢指標、方案的制定2. 負責來料檢、過程檢、出貨檢、在庫檢驗3. 對檢驗的結果進行判定不
12、良品處理方法4. 對檢驗的指示進行統(tǒng)計分析生產(chǎn)計劃:1、 安排銷售訂單的生產(chǎn)、進度、產(chǎn)品質(zhì)量、物料控制;2、 按銷售訂單要求以部門所需下生產(chǎn)單,按出貨時間排出先后順序表。使工廠訂單依生產(chǎn)排期表按時出貨。檢查、分析生產(chǎn)日報表,制定生產(chǎn)定額表。匯總相關數(shù)據(jù)以反映生產(chǎn)狀況。3、 生產(chǎn)計劃制定并經(jīng)批準后實施,訂單審核、登記與分發(fā)。4、 生產(chǎn)負荷統(tǒng)計和產(chǎn)銷平衡調(diào)度分析。5、 生產(chǎn)計劃的檢查及生產(chǎn)進度過程控制工作。崗位職責:1.財務會計:負責公司財務會計工作的職能部門,主要崗位有總賬會計、應收應付會計、成本會計: a.負責企業(yè)采購發(fā)票錄入,付款業(yè)務;銷售發(fā)票錄入,收款業(yè)務核算;b.負責企業(yè)固定資產(chǎn)的管理,
13、折舊記賬;c.負責企業(yè)日常經(jīng)營費用的報賬;d.負責財務憑證的處理,審核、記賬;e.負責企業(yè)經(jīng)營財務報表的編制;f.現(xiàn)金支出收入,日記賬的登記,資金日報編制、憑證的處理;g.銀行存款的管理、余額調(diào)節(jié)表編制、憑證處理.2.成本會計:a. 負責企業(yè)倉庫材料及產(chǎn)成品的進出成本核算;b. 負責企業(yè)產(chǎn)品成本的核算;c. 負責監(jiān)督倉庫庫存臺賬的建立.3.采購員a. 負責供應商檔案資料錄入及維護;b. 負責供應商對應的存貨價格的管理;c. 負責采購訂單的錄入與下達跟蹤;d. 負責采購到貨單的錄入;e. 負責提供采購相關的報告統(tǒng)計工作. 4.貨倉主管4.1 主持貨倉日常工作,監(jiān)督檢查本部門工作完成情況,并向本部
14、門經(jīng)理匯報4.2 對本部門人員進行考核,培養(yǎng)所需的各類人才,提高工作能力及素質(zhì)4.3 全面而恰當?shù)貏澐窒聦賺徫回熑?.4 控制生產(chǎn)物資及成品的入庫驗收,發(fā)放與存儲管理,并審核相關手續(xù)4.5 組織下屬按期盤點4.6 監(jiān)督下屬做好物資及成品倉儲過程中的安全保障及保養(yǎng)工作,確保庫存物資的質(zhì)量要求5.倉管員 5.1 直接上司為貨倉主管 5.2 負責收貨,發(fā)貨,退貨工作 5.3 負責物料標識、賬本整理和位置擺放 5.4 實行“5S”實行 6.貨倉文員 6.1 直接上司為貨倉主管 6.2 管理本部門文件 6.3 負責文件的接收與分發(fā) 6.4 負責文具和辦公用品的管理與申請7.搬運員組長、搬運工 7.1負責
15、產(chǎn)品材料出入庫和在庫搬運工作8.銷售業(yè)務員a. 負責客戶商檔案資料錄入及維護;b. 負責客戶商對應的存貨價格的管理;c. 負責銷售訂單的錄入及跟蹤;d. 負責提供銷售相關的報表統(tǒng)計工作.9.檢驗員a. 負責制定檢驗項目、指標,制作檢方案;b. 負責來料檢、成品的檢驗,并做出判定結果;c. 負責定期對質(zhì)檢的結果進行分析;d. 負責提供品檢報告及相關報表.8.計劃員a. 負責收集整理計劃需求來源;b. 負責制定出倉庫最低、最高、安全庫存量,經(jīng)濟批量的設定;c. 負責MRP運算,制作出生產(chǎn)計劃、采購計劃并下達;d. 負責提供計劃相關統(tǒng)計報表.9.生管員a. 負責根據(jù)生產(chǎn)計劃,考慮車間產(chǎn)能,分解成生產(chǎn)
16、訂單,并下達;b. 負責生產(chǎn)訂單的執(zhí)行跟蹤情況;c. 負責提供生產(chǎn)成本統(tǒng)計數(shù)據(jù);d. 負責提供生產(chǎn)相關統(tǒng)計及分析報表。10.工程管理員a. 負責物料檔案新增,維護工作;b. 負責產(chǎn)品BOM的制定,維護工作;c. 負責新產(chǎn)品的開發(fā)工藝流程制定;d. 負責提供物料管理及產(chǎn)品BOM等相關報表的提供.11.系統(tǒng)管理員a. 負責ERP運行統(tǒng)的,硬件、網(wǎng)絡、操作系統(tǒng)的維護工作b. 負責ERP系統(tǒng)備份、權限設定工作c. 負責ERP系統(tǒng)日常運行維護工作2.4 IT建設狀況概述 目前瑞達電源公司各相關部門都以配備了電腦辦公,辦公區(qū)分為天安區(qū)、工廠區(qū)并各自組建立了內(nèi)部網(wǎng),但兩個辦公區(qū)網(wǎng)絡不通,沒有設立服務器。信息
17、化水平主要是利用電腦收發(fā)郵件、運用OFFICE辦公軟件,制作WORD文檔及EXCEL電子表。各部門都沒有運用專門的管理軟件。2.5 企業(yè)目前管理的現(xiàn)狀及期望:隨著瑞達電源公司近年來的迅速發(fā)展,尤其是銷售訂單的增多、規(guī)格種類的增加,加上客戶需求的不斷變化,企業(yè)內(nèi)部原先以手工管理為主的管理模式已不能適應企業(yè)進一步發(fā)展的要求,各部門相當大的精力放在做計劃、做報表的基礎上,信息反饋不夠及時,生產(chǎn)、采購安排不盡合理,部分產(chǎn)品不能按時發(fā)貨。因此,建立完善的企業(yè)內(nèi)部信息化管理體系已是當務之急,上ERP系統(tǒng)是瑞達公司的眾望所歸。3. 5 計劃部三、需求分析3.1 總體業(yè)務流程述:企業(yè)基本形態(tài):企業(yè)的基本組織形
18、式:民營銷售市場:內(nèi)銷、外銷客戶分類:一級市場、二級市場生產(chǎn)方式:定單生產(chǎn)、庫存生產(chǎn)生產(chǎn)類型:連續(xù)式生產(chǎn)環(huán)境:定型產(chǎn)品工藝特點:單元式現(xiàn)有總體業(yè)務流程:說明: 1.業(yè)務員得到客戶需求,進行商務報價、議價,最終簽購銷售合同,購銷合同經(jīng)過相關部門評審之后,下達生產(chǎn)單給工廠,準備生產(chǎn)及交貨; 2.生產(chǎn)計劃人員,收到生產(chǎn)單依據(jù)產(chǎn)品BOM清單進行算料,下達套料單傳給采購人員; 3.采購人員收到套料單、貨倉依據(jù)的最低庫存量提交的物料需求計劃、各部門根據(jù)需求提交的請購單,下達采購單給供應商進行訂貨; 4.供應商依據(jù)采購單要求的交貨時間進行送貨,貨倉人員進行點貨、收貨,開具來料驗收單填寫“交貨數(shù)量”、“實收數(shù)
19、量”并登記“貨倉物料收發(fā)及庫存跟蹤表”; 5.質(zhì)檢收到來料驗收單依據(jù)檢驗方案進行實物檢驗,填寫來料檢驗報告,傳遞給貨倉;6.生產(chǎn)線依據(jù)生產(chǎn)計劃的套料單到貨倉進行領料,倉庫依據(jù)套料單進行發(fā)料,并登記貨“貨倉物料收發(fā)及庫存跟蹤表”;產(chǎn)成品入庫時,生產(chǎn)人員填具入庫單辦理入庫,貨倉登記“貨倉物料收發(fā)及庫存跟蹤表”;7.生產(chǎn)部領料進行加工,加工半成品移交給貨倉開具半成品交接單,貨倉登記“貨倉物料收發(fā)及庫存跟蹤表”;8.業(yè)務員依據(jù)生產(chǎn)單上的客戶交貨時間,下出貨通知單傳遞給貨倉,貨倉開具送貨單辦理出庫,并登記“貨倉收發(fā)及庫存跟蹤表”;9.財務依據(jù)來料驗收單辦理掛入庫成本、應付賬款,付款賬;依據(jù)市場人員開具的
20、“出貨通知單”核算出庫成本、應收賬款、收款業(yè)務;依據(jù)財務的發(fā)料,半成品交接單、產(chǎn)成品入庫單核算產(chǎn)品成本核算。3.1.3 總體的業(yè)務流程分析3.1.4 總體需求分析:1、關于市場部門設置:現(xiàn)狀:目前公司組織架構只設置了“市場部”總經(jīng)辦建議:市場部營銷中心外貿(mào)部華北大區(qū)華東大區(qū)西南大區(qū)中南大區(qū)四川辦事處廣西辦事處廣州辦事處深圳本部1. 負責日常運營總經(jīng)理、管理者代表、副總經(jīng)理等崗位設置歸屬部門為“總經(jīng)辦”;2. 在現(xiàn)有的市場部分離出“營銷中心”、“市場部”;從“銷售管理”角度分析,市場部與銷售部有何區(qū)別呢?市場部職能:簡單地說,可以分成兩大塊,一是產(chǎn)品定義,二是市場開發(fā)。銷售部職能:則側重于潛在用
21、戶到用戶的轉化效率,即說服有需求的潛在用戶下訂單,特別是那些搖擺不定沒有明確偏愛的潛在客戶。明白了市場與銷售之間的關系也就為如何衡量這兩個部門人員的業(yè)績鋪平了道路。3. 在“營銷中心”下設“四大區(qū)”,大區(qū)設置辦事處?!盃I銷中心”、“四大區(qū)”是一個營銷組織,也可以是一個虛擬的一個部門,可以做銷售計劃、銷售考核、銷售業(yè)績統(tǒng)計、考核、分析。4. 外地辦事處建議設置部門核算、設置倉庫核算,不作為客戶核算。首先外地辦事處不是獨立法人,不能獨立核算、不能成為客戶;其次外地辦事處虛擬成客戶,財務對其應收賬款難以核算。從公司銷售給外地辦事處,辦事處銷售給他的客戶,但最終收款是辦事處的客戶,最終形成的“三角債”
22、;再次虛增公司庫存,辦事處是先拿貨,銷售后結款,為了防止脫銷,辦事處會不斷“虛高”辦事處庫存,“虛高”生產(chǎn)。2、關于系統(tǒng)運行環(huán)境:現(xiàn)狀:A. 沒有服務器; B. 工作站上電腦內(nèi)存256M內(nèi)存; C.天安辦公區(qū)與工廠辦公區(qū)網(wǎng)絡沒互通;建議:A.ERP系統(tǒng)需要獨立的服務器存儲;B.按照ERP系統(tǒng)最低標準配置需要配置到256M,ERP運行效率與電腦內(nèi)存有很大的關系,建MRP運算的電腦內(nèi)存最低配置到512M; C.硬件環(huán)境建設到位的日期:2007年2月2日; D.天安辦公區(qū)與工廠辦公區(qū)通過VPN進行聯(lián)接,設立內(nèi)部網(wǎng); E.詳細環(huán)境請見U8系統(tǒng)環(huán)境建議;3、關于設立存貨管理:存貨主要用于設置企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)
23、營中使用到的各種存貨信息,以便于對這些存貨進行資料管理、實物管理和業(yè)務數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析。現(xiàn)狀:A. 目前技術部編制一套貨物編碼體系,但因手工運作方式不能推廣;B目前出入庫單據(jù)只是手寫貨物、物料名稱、型號,沒有編碼;C.舊編碼體系有些原材料是有供應商碼、產(chǎn)成品電池不同的顏色設置不同的編碼;D.物料清單里某些物料,但在做采購計劃、生產(chǎn)發(fā)料并不是依據(jù)物料清單標準用量采購、發(fā)料建議: A.存貨檔案:包括原材料、半成品、產(chǎn)成品B.手工模式:原材料流轉要經(jīng)過不同崗位人員,名稱、型號很難寫成一致的,大大提高了登錯賬的幾率。ERP系統(tǒng)模式,建立存貨檔案庫,由設計部統(tǒng)一命名、編碼、型號、計量單位等,供各部門共享
24、C.針對原材料編碼帶供應商編碼去掉,啟用出庫跟蹤入庫功能,在原材料檔案不分供應商,只在材料出庫時指定供應商。產(chǎn)成品電池啟用自由項“顏色”,簡化產(chǎn)成品檔案與物料清單。D.在物料清單去掉環(huán)氧XXX劑及包材,因為他們是依據(jù)庫存量進行采購的,不是依據(jù)銷售訂單計劃采購,在發(fā)料時是因包裝問題,也不是按物料清單發(fā)。E. 沒有絲印電池做半成品,經(jīng)過絲印、包裝過的電池做產(chǎn)成品。分別設立倉庫;分別設置存貨檔案編碼,辦理出入庫業(yè)務。委外半成品也需要設立單獨的倉庫、存貨檔案。F.存貨分類: 存貨分類編碼存貨分類名稱01原材料0101正極板類0102負極板類0103隔板類0104極柱0105電池槽02半成品0201高倍
25、率0202AGM深循環(huán)0203電動車電池0204AGM普通小密0205AGM普通中密03產(chǎn)成品0301高倍率0302AGM深循環(huán)0303電動車電池0304AGM普通小密0305AGM普通中密注:辦公用品、工量具不進行倉庫管理,走財務費用報銷流程H.存貨檔案編碼:建議分類碼+流水碼(3位)J. 存貨檔案可以關聯(lián)圖片:jpg、gif、bmp格式,最大不超過100K 注:在ERP系統(tǒng)里,存貨檔案注意事項:存貨編碼項目:輸入最新的編碼,可以最多可以輸入20個數(shù)字或字符,可以用數(shù)字09或字符AZ表示,但 & 、“、 ; 禁止使用。存貨代碼項目:可以輸入舊系統(tǒng)的編碼,可以最多可以輸入20個數(shù)字或字符,可以
26、用數(shù)字09或字符AZ表示,但 & 、“、 ; 禁止使用。存貨名稱項目:最多可以輸入30個漢字或60個字符,可以用數(shù)字09或字符AZ表示,但 & 、“、 ; 禁止使用。規(guī)格型號項目:最多可以輸入60個數(shù)字或字符4、關于倉庫設置 現(xiàn)狀:貨倉實物管理是劃分了區(qū),但倉庫并沒有設立庫存賬。 建議:根據(jù)業(yè)務需要虛擬設立以下倉庫001 原材料倉 存放購入的原材料OO2 半成品倉 存放生產(chǎn)完工的半成品003 產(chǎn)成品倉 存放生產(chǎn)完工的產(chǎn)成品004 不良品倉 存放原材料不良、生產(chǎn)不良、銷售退貨不良物料005 委外倉 依據(jù)委外商分別設立委外倉庫 倉庫存貨出庫原則及計價方式為:按倉庫設立 先進先出5.啟用貨位管理現(xiàn)狀
27、:目前設有新廠房、舊廠房,每個廠房一檔存放原材料、二樓、三樓存放半成品、產(chǎn)成品, 每層樓都劃分區(qū)域存放物品。建議:針對目前廠房分布情況,啟用倉庫貨位管理。貨位檔案: 貨位編碼方案:2-2-2-4例: 01 舊廠房 0101 舊廠房一樓 01010001 負極板 01010002 正極板 01010003 隔板 0102 舊廠房二樓 0103 舊廠房三樓 02 新廠房0201 新廠房一樓 0202 新廠房二樓 0203 新廠房三樓設置貨位檔案之后,錄入存貨貨位對照表,在出入庫時檢查存貨貨位對應關系。注意:本功能用于設置企業(yè)各倉庫所使用的貨位。對存貨進行貨位管理的企業(yè),在使用本系統(tǒng)提供的錄入期初結
28、存或進行日常業(yè)務處理之前,首先應對本企業(yè)各倉庫所使用的貨位進行定義,以便在實物出入庫時確定存貨的貨位。實物轉移了,就需要制作貨位調(diào)撥單也可以按貨位盤點。6、關于存貨計量單位 現(xiàn)狀:某些物料是單計量單位,某些物料是多重計量單位,有的是固定換算率例:采購是以張定價,入庫存放是已張,生產(chǎn)發(fā)料平方米,物料清單耗用量也是平方米 建議:1.本次上ERP主要設及到采購、銷售、倉庫 、生產(chǎn)系統(tǒng)。計量單位必順設立,一經(jīng)使用將不能修改;2.針對存貨在流轉當中發(fā)生多種計量單位的,使用多計量單位,并分主計量單位及采購計量單位、生產(chǎn)發(fā)料計量單位、銷售出庫計量單位等。(盡量統(tǒng)一,便于管理).7.倉庫出入庫類別 現(xiàn)狀:目前
29、出現(xiàn)出入庫行為,沒有單據(jù)體現(xiàn),貨倉就直接登記貨物料倉收發(fā)及跟蹤表沒有單據(jù)就沒有走管理流。 建議:倉庫所有出入庫都應設立單據(jù),每個出入庫類型都會影響財務賬。 收發(fā)類別:1-2 1 收 101 采購入庫 用于原材料采購入庫存 102 半成品入庫 用于半成品加工過程中的入庫 103 產(chǎn)成品入庫 用于最終產(chǎn)品加工完畢的入庫104 委外入庫 用于外發(fā)給委外商回貨時的入庫 105 贈品入庫 用于供應商贈送時的入庫,不需要付款的 106 樣品入庫 用于研發(fā)產(chǎn)品試樣時的入庫 107 調(diào)撥入庫 用于倉庫、貨位調(diào)撥時的入庫 109 盤盈入庫 用于倉庫、貨位盤點時盤盈的入庫 2 發(fā) 201 生產(chǎn)領料 用于車間生產(chǎn)領
30、料時的出庫 202 半成品出庫 用于半成品在加工過程當中的出庫 203 銷售出庫 用于產(chǎn)成品銷售發(fā)貨時的出庫 204 委外出庫 用于外發(fā)加工時發(fā)料的出庫 204 調(diào)撥出庫 用于倉庫、貨位調(diào)撥時的出庫 205 樣品出庫 用于為客戶試樣時的出庫 206 贈品出庫 用于贈送給客戶時的出庫存,不收款 206 盤虧出庫 用于倉庫、貨位盤點時盤虧時的出庫8、啟用地區(qū)分類管理現(xiàn)狀:目前我們的客戶有外貿(mào),內(nèi)貿(mào)。內(nèi)貿(mào)到各個省、市、縣級單位建議:針對客戶、供應商分布在全世界、全中國。為了做好地區(qū)銷售、采購分析統(tǒng)計。建議在客戶商、供應商啟用地區(qū)歸屬。地區(qū)檔案:2-2-2 01 國內(nèi) 0101 廣東省 010101
31、深圳市 010102 廣州市 010103 東莞市 0102 江西省 0103 河南省 02 國外 0201 亞洲 0202 非洲 9、關于客戶檔案的管理:現(xiàn)狀: 沒有對客戶進行分類,也沒有進行編碼建議:A.對客戶進行分類管理,有利于做銷售分析,可以分析哪類客戶占公司業(yè)務的比率,那些是重點客戶B.按客戶類型分:01 一級市場02 二級市場C.客戶編號:依據(jù)唯一性、方便、快捷定位統(tǒng)計 客戶分類+流水號(序號3位) D.客戶檔案啟用地區(qū)分類,以便按地區(qū)進行分類統(tǒng)計。10、關于客戶信用管理 現(xiàn)狀:確認客戶的結款期有月結30天、60天、90天等 建議:客戶信用分為信用期間、信用額度 信用期間:就需要確
32、認每個客戶商的信用天數(shù),啟用收付款協(xié)議 信用額度:應需要確認每個客戶商的賒賬金額 11、關于供應商檔案的管理 現(xiàn)狀:目前沒有對供應商進行分類,也沒有進行編嗎 建議:可以按照供應商供應原材料類別時行分類,還可以啟用地區(qū)分類進行統(tǒng)計分析供應商分類:3 位 001 正極板 002 負極板 003 隔板 供應商編碼:分類碼+流水碼(3位)112關于業(yè)務單據(jù)現(xiàn)狀:一種單據(jù)多個用途。例:出庫單一作為銷售出庫、二作為樣板出庫、三作為材料出庫建議:手工模式:一種單據(jù)多個用途必然存在,但很難做業(yè)務統(tǒng)計分析。 ERP系統(tǒng):支持一種單據(jù)多個用途,并在單據(jù)上做收發(fā)類別作為業(yè)務統(tǒng)計分析。 ERP系統(tǒng):單據(jù)樣式分為錄入與
33、打印,并每種樣式分可為不同的版本,可以依據(jù)客戶需求進行調(diào)整12、關于財務核算現(xiàn)狀:5. 供應商、客戶商、部門、個人都是掛科目賬;6. 成本計算:倒擠法;7. 業(yè)務傳出入庫單據(jù)給財務,財務手工制憑證8. 主營業(yè)務成本沒有單獨核算 建議:1. 手工模式:供應商、客戶商、部門、個人設置成二級科目,增加了科目數(shù)量,記賬工作量也會增加。ERP模式:供應商、客戶商、部門、個人設置輔助核算。2. 手工模式:倉庫員沒有及時統(tǒng)計產(chǎn)品耗用多少原材料,完工數(shù)量、未完工量,只能按倒擠法算成本。ERP模式:產(chǎn)成品定義了物料清單,成本可以物料清單+生產(chǎn)訂單歸集。3. 手工模式:業(yè)務憑證是手工制作。ERP模式:可以實現(xiàn)財務
34、業(yè)務一體化。就是應收、應付、存貨自動傳憑證到總賬。4. ERP模式:主營業(yè)務成本與生產(chǎn)成本雙重核算。3.2 各部分需求分析 銷售業(yè)務分析.1現(xiàn)有流程.2 需求匯總1.建立完整科學的客戶資料庫,客戶名稱、簡稱、地址、聯(lián)系人、分管業(yè)務員;2.建立及時正確的反映業(yè)務員業(yè)績的數(shù)據(jù)資料;3.建立價格體系的完整資料及分級管理的報價系統(tǒng)包括計算方法及可變動因素等;4銷售訂單執(zhí)行的跟蹤,訂貨信息,發(fā)貨信息、出庫信息、掛賬信息、回款信息5客戶銷售分析6客戶訂單要求交貨日期能提前自動預警7.銷售合同的跟蹤8.每個業(yè)務員、辦事處銷售金額、回款金額.3 建議規(guī)劃新銷售業(yè)務流程圖業(yè)務流程說明:1 瑞達電源主要銷售業(yè)務類
35、型為普通銷售。2 業(yè)務部業(yè)務員在收到客戶訂單后,在系統(tǒng)中錄入銷售訂單并由部門主管審核;3 如有庫存可滿足訂單需求,則業(yè)務員可直接填寫發(fā)貨單;如不能滿足則通知PMC,進入計劃、采購、生產(chǎn)流程。產(chǎn)品入庫后,貨倉部應通知業(yè)務部,業(yè)務員參照銷售訂單生成發(fā)貨單,由主管審核后打印出來交總經(jīng)理審核,審核完畢后交倉庫發(fā)貨;倉庫在按照發(fā)貨單發(fā)貨后在軟件中審核該發(fā)貨單對應的銷售出庫單;如無法按照發(fā)貨單數(shù)量發(fā)貨,倉庫應通知業(yè)務部更改發(fā)貨單并重新打印后再發(fā)貨;4 銷售訂單發(fā)生變化,應及時反映到系統(tǒng)中;如銷售訂單停止執(zhí)行,業(yè)務部必須立即在系統(tǒng)中將其關閉,并要通知PMC進行相應的處理;6 當需要確認銷售收入時,財務部拷貝
36、發(fā)貨單生成發(fā)票。確認無誤后復核,則該發(fā)票會傳遞到應收款管理系統(tǒng),要對其進行審核,形成應收款并按照銷售類型生成憑證:借記:應收賬款,貸記:主營業(yè)務收入及稅金;同時在當月在存貨核算模塊對該發(fā)票記賬并生成憑證:借記:主營業(yè)務成本,貸記:庫存商品。 對于銷售中的備品,應與銷售的貨物同開在一張發(fā)票中,價格為零,不形成應收款,但結轉銷售成本。 當月發(fā)貨當月開發(fā)票完畢,確認收入。 7 如有客戶退貨情況發(fā)生,業(yè)務部需要拷貝銷售訂單生成退貨單(退貨倉庫選擇不合格品倉庫),審核后打印出來交貨倉部收貨,貨倉部在收貨后審核相應的紅字銷售出庫單。如需要沖減應收賬款,財務部應拷貝退貨單生成紅字銷售發(fā)票并復核,復核后發(fā)票傳
37、遞到應收款管理系統(tǒng),財務部對其進行審核沖減應收款及主營業(yè)務收入;并在當月在存貨核算模塊對該發(fā)票記賬并生成憑證,沖減主營業(yè)務成本并增加庫存商品; 退貨入庫后如該銷售訂單不再補發(fā)貨物,業(yè)務部要立即關閉該銷售訂單。退貨如為良品,則入成品倉;如為不良品,則入成品不良品倉。退貨如無法找到對應銷售訂單,則在銷售管理模塊手工填寫退貨單并審核??蛻敉素浀娜霂斐杀拘柚付?。退貨不包括客戶退回返修情況。8 月末在處理完畢當月業(yè)務后要進行銷售管理模塊的月末結賬。新銷售退貨流程業(yè)務流程說明:參照普通銷售流程 關于銷售計劃現(xiàn)狀:目前銷售部門沒有做銷售計劃分析:目前有兩種生產(chǎn)方式:定單生產(chǎn)、庫存生產(chǎn)。其中訂單生產(chǎn)是依據(jù)客戶
38、的銷售訂單生產(chǎn)交貨。庫存生產(chǎn)也稱備貨生產(chǎn),計劃和生產(chǎn)部門生產(chǎn)多少合適的,多了占用庫存、資金;生產(chǎn)少了,銷售交不了貨建議:制定銷售計劃:部門銷售計劃、業(yè)務員銷售計劃、產(chǎn)品銷售計劃。制定銷售計劃一有利于業(yè)務人員的績效考核,二有利于計劃的準備性、有效較低庫存占用資金。銷售以銷售訂單作為起點統(tǒng)計信息和管理信息將更加豐富;現(xiàn)狀:目前接收到客戶訂貨方式有 , 、訂貨單等。分析:客戶訂貨樣式繁多,格式不統(tǒng)一,產(chǎn)品編碼及名稱不一致,可能會造成跟蹤訂單及統(tǒng)計方不便。建議:接收到客戶訂貨方式有 , 、訂貨單銷售文員轉化為銷售訂單,依據(jù)訂單可以能夠得到有關銷售訂單的綜合性執(zhí)行統(tǒng)計信息(訂貨情況、發(fā)貨情況、出庫情況,
39、應收賬款情況,回款情況)。關于銷售發(fā)貨現(xiàn)狀:目前銷售出庫是依據(jù)出庫通知單通知貨倉發(fā),貨庫辦理出庫手續(xù)。分析:銷售發(fā)貨也應改由業(yè)務員知道,哪張銷售訂單以發(fā)貨,發(fā)了多少、有沒有出庫。建議:增加發(fā)貨環(huán)節(jié);銷售出庫單由銷售系統(tǒng)生成;不允許超訂單發(fā)貨,普通業(yè)務必須有訂單銷售文員依據(jù)銷售訂單開銷售發(fā)貨單,銷售發(fā)貨單審核之后就可以自動生成銷售出庫單,通知倉庫備貨出庫,倉庫打印銷售出庫單送貨通知單交給貨倉部,辦出發(fā)貨手續(xù)。關于應收賬款現(xiàn)狀:銷售文員每個月底與客戶進行對賬,交發(fā)貨清單給財務,開具銷售發(fā)票,確認應收賬款需求分析:銷售文員每個月底交發(fā)貨清單給財務,開具銷售發(fā)票,確認應收賬款此流程反應財務確認應收賬款
40、,日期滯后。管理者只能到月底才能看到客戶的應收賬款,可能會影響應收賬款的催收。建議:上ERP系統(tǒng)之后,應收會計可以參照銷售發(fā)貨單開具銷售發(fā)票,可以每張銷售發(fā)貨單對應開銷售發(fā)票,可以匯總,也可以定時開。優(yōu)化財務確認應收賬款流程。關于銷售退貨現(xiàn)狀:因產(chǎn)品質(zhì)量,客戶提出退貨,經(jīng)質(zhì)檢部確認,客戶開具退貨單。需求分析:客戶開具退貨單,不同的客戶開具的退貨單格式不一,不便于退貨業(yè)務統(tǒng)計。建議:客戶退貨單,轉變?yōu)槠髽I(yè)內(nèi)部的紅字銷售發(fā)貨單,紅字銷售發(fā)貨單依據(jù)銷售發(fā)貨單開,補貨時按銷售訂單;沖應收賬款,紅字銷售發(fā)票可以參照紅字銷售發(fā)貨單開。這樣就可以跟蹤銷售訂單執(zhí)行過程,可以反饋訂貨情況、退貨情況、發(fā)貨情況、出
41、庫情況,開票情況、回款情況。銷售統(tǒng)計處理:現(xiàn)狀:限于手工業(yè)務處理的限制,目前的銷售統(tǒng)計較為簡單,只限于客戶銷售明細賬。需求分析:通過應用系統(tǒng)能夠得出跨部門的綜合統(tǒng)計信息,包括銷售訂單執(zhí)行情況包括訂貨數(shù)量、發(fā)貨數(shù)量、實際出庫數(shù)量、發(fā)票數(shù)量、回款情況等;進行客戶商管理;客戶商價格分析;客戶發(fā)貨準時率統(tǒng)計等滿足多角度查詢需要。 計劃業(yè)務分析3.2.2.1現(xiàn)有流程3.2.2.2 需求匯總1.系統(tǒng)自動計算生產(chǎn)計劃、采購計劃并允許進行調(diào)整,下單; 2.生產(chǎn)計劃、采購計劃各自動生成生產(chǎn)訂單、采購訂單、并跟蹤訂單的執(zhí)行情況;3.提供查詢每張生產(chǎn)訂單完工狀況、缺料情況; 4.每張生產(chǎn)訂單在車間工序狀況; 5.能
42、查詢車間生產(chǎn)進度安排;3.2.2.3 建議規(guī)劃計劃流程流程說明:1 PMC接到銷售部門接單通知后,檢查訂單中的成品是否需要使用庫存:如需要則在銷售管理模塊按訂單做庫存預留;如庫存不能滿足銷售訂單,則由PC執(zhí)行MRP運算。2 運算完畢后系統(tǒng)會生成成品的生產(chǎn)計劃,在MRP計劃維護程序中可以查看,并可調(diào)整數(shù)量和日期。計劃確定后,按銷售訂單分別對成品生產(chǎn)計劃生成生產(chǎn)訂單,然后填寫生產(chǎn)部門和預入庫倉庫。生產(chǎn)訂單確認后審核。 生產(chǎn)訂單生成后要在“生產(chǎn)訂單處理”處將其審核;審核后的生產(chǎn)訂單在系統(tǒng)中即為一張生效的生產(chǎn)訂單,可以參照其進行領料和產(chǎn)品入庫。2 成品生產(chǎn)訂單下達后,PMC再次進行MRP運算,計算出產(chǎn)
43、成品、半成品的生產(chǎn)計劃、原料的采購計劃。運算完畢后在“自動規(guī)劃錯誤信息表”中查看是否有錯誤信息,如果有,應通知相關部門修正; 查看待處理訂單明細表中是否有待處理訂單,如果有應分析是否需要處理,需要處理的通知相關部門處理;對于“逾期”的計劃需要檢查采購、生產(chǎn)、能否縮短提前期,如不能應通知銷業(yè)務部門與客戶協(xié)商推遲交期;對于需“提前”的訂單,應提前采購訂單預計到貨期或生產(chǎn)和生產(chǎn)訂單完工日期;對于需“延后”的訂單,可考慮是否需要推遲采購訂單交期和生產(chǎn)或生產(chǎn)訂單完工日期;對于需“取消”訂單,則要考慮取消采購或生產(chǎn)和委外;對于“沖突”的計劃,應考察是否能夠插單生產(chǎn),如不能應通知業(yè)務部門;對于需“減少”的生
44、產(chǎn)、采購訂單,則要考慮減少采購或生產(chǎn)數(shù)量。 運算完畢后在“供需資料查詢物料”中可查看計算過程,如有錯誤信息,應通知相關部門修正;以上三項工作完成后,再進行MRP運算。計算完畢后再檢查,直至計劃正確可行為止。計劃的過程是一個反復修正的過程。5 PMC對生成的半成品生產(chǎn)計劃進行維護,可以修改計劃數(shù)量、計劃開工日期和完工日期,然后拷貝該生產(chǎn)計劃生成生產(chǎn)訂單。 生產(chǎn)訂單生成后需要審核;審核后的生產(chǎn)訂單在系統(tǒng)中生效,可以參照其進行領料和產(chǎn)品入庫。6 再次進行MRP運算,生成采購計劃,如需修改,在MRP計劃維護中修改,確定后拷貝采購計劃生成請購單,交主管審核后,即可拷貝請購單生成采購訂單進行采購。7 對于
45、按照預測備料情況,由PMC根據(jù)業(yè)務部提供的銷售預測在系統(tǒng)中填寫預測單并審核,然后進行MRP運算。 采購業(yè)務分析3.2.3.1現(xiàn)有流程3.2.3.2 需求匯總1. 采購計劃執(zhí)行情況,采購計劃是否下達了采購訂單,什么時間下達、下達的品名、數(shù)量2. 采購訂單的跟蹤,下達時間,品名、數(shù)量、單價、交期、是否拖期、到貨時間,到貨數(shù)量、欠料等信息3. 采購退貨要按采購訂單退貨,按合同補貨。4. 委外業(yè)務:發(fā)料數(shù)量、加工入庫數(shù)量、未回來數(shù)量 5. 系統(tǒng)產(chǎn)生不良數(shù)量,便與補料6. 供應商供貨準時率統(tǒng)計7. 供應商供貨明細賬8. 提前提示未到料情況9. 采購到貨率、合格率10. 庫存量預警(安全庫量、最高、最低庫
46、存量)11. 供應商價格管理12. 供應商對賬3.2.3.3 建議規(guī)劃 新采購業(yè)務流程采購業(yè)務流程說明:1 采購日常業(yè)務必須在期初數(shù)據(jù)錄入完畢且記賬后才可以開始。2 請購單審核后,由采購部拷貝請購單生成采購訂單并審核;審核后的采購訂單在系統(tǒng)中是生效的采購訂單,可以參照其生成采購到貨單;1 供應商交貨到倉庫后,貨倉部在系統(tǒng)中必須參照采購訂單生成到貨單并報檢,系統(tǒng)會自動在質(zhì)量管理模塊生成來料報檢單,貨倉部打印到貨單交品管部;如果供應商有贈送物料,則贈送物料不需要填寫到貨單, 待檢驗合格后由倉庫使用一張其他入庫單入庫。2 品管部收到貨倉部送來的到貨單后,在系統(tǒng)中審核來料報檢單并對來料進行檢驗。檢驗完
47、畢后,拷貝來料報檢單生成來料檢驗單,填入將檢驗結果,然后審核,同時將判定結果備注到貨單中并轉回貨倉部。3 對于合格和降級的物料,貨倉部根據(jù)質(zhì)檢人員轉回的到貨單,在系統(tǒng)中拷貝檢驗單采購入庫單并審核;6 如來料不合格,品管部應拷貝來料檢驗單生成來料不良品處理單,填寫不良品原因、數(shù)量、處理方式。如處理方式為分揀,則系統(tǒng)會自動生成來料報檢單,重復檢驗流程,但檢驗方式為全檢;如果處理方式為降級,則貨倉部拷貝來料不良品處理單生成采購入庫單并審核;對于不合格需要退回的物料,貨倉部在系統(tǒng)中拷貝原到貨單生成到貨退回單。7 當確認應付款時,由財務部拷貝采購入庫單生成采購發(fā)票,保存后結算;結算可以最終確認采購入庫物
48、料成本。結算后的發(fā)票如果需要修改或刪除,則要在結算單列表中找到該發(fā)票對應的結算單,將其刪除后再修改發(fā)票;注意系統(tǒng)中發(fā)票金額和稅額要與實際發(fā)票金額和稅額相同。8 結算后的發(fā)票傳遞到應付款管理模塊,審核后生成憑證:借記物資采購和稅金科目, 貸記應付賬款。結算后的采購入庫單在存貨核算模塊記賬后生成憑證:借記原材料,貸記物資采購。月末物資采購科目余額為零。9 對于已經(jīng)入庫后再退貨的物料,由采購部必須參照采購訂單生成到貨退回單,再由倉庫參照該退回單生成紅字采購入庫單并審核,將物料從倉庫退出;財務部門根據(jù)紅字采購入庫單生成紅字采購發(fā)票,結算后傳遞到應付款管理模塊沖消應付款,審核后生成紅字憑證;紅字采購入庫
49、單在存貨核算模塊記賬后沖消存貨,制單后生成紅字憑證。此退貨如不需要再補貨,需要立即關閉采購訂單。10如有運費、關稅需要分攤,則由財務部在采購管理模塊開朗運費發(fā)票,然后進行采購結算。 如關稅、運費與采購貨物發(fā)票同月到達,則關稅、運費可以分攤到入庫單上;如晚于采購貨物發(fā)票結算月份到達,則關稅、運費只能分攤到存貨。運費發(fā)票結算后在應付款管理模塊審核,形成應付款。l 請購業(yè)務處理:現(xiàn)狀:目前對于非主生產(chǎn),緊急用料的需求物料,由各個相關的部門提出需求,經(jīng)過主管(總經(jīng)理)領導審批,傳交采購人員執(zhí)行采購,下達采購訂單給供應商。分析:請購也可指非計劃采購,是臨時采購。由相關部門提出需求,經(jīng)過主管審批,交采購人
50、員進行采購。請購單也是采購需求來源之一。建議:請購業(yè)務也可進行系統(tǒng)運行,當采購文員收到由各部門主管簽字的申請單,依據(jù)申請單在采購模塊開采購請購單,可以跟蹤請購單的執(zhí)行情況。 采購以訂單作為起點進行采購,統(tǒng)計信息和管理信息將更加豐富;現(xiàn)狀:目前采購訂單是依據(jù)采購單,在入庫時依據(jù)來料驗收單。分析:建議按采購訂單號進行開展工作,能夠得到相關訂單的綜合性執(zhí)行統(tǒng)計信息(訂貨情況、到貨情況、入庫情況,應付賬款情況,付款情況)。建議:啟用采購業(yè)務必須有訂單,允許超訂單到貨,沒有采購訂單虛擬一張采購訂單。l 供應商檔案及價格管理:現(xiàn)狀:供應商檔案管理:供應商、聯(lián)系人、地址、 、管理比較分散。供應商價格管理:同
51、一種物料,不同供應商供應價格,在某段時間相對比較固定。供應商存貨對照表:供應商在某時段,只對應某些原材料。分析:對供應商檔案要集中管理,能準確的反應供應商信息全貌 對供應商供貨價格進行管理建議:在ERP系統(tǒng)里在專門存入供應商檔案的功能,能全面反應供應商檔案面貌啟用供應商存貨價格對照表:設置供應商物料價格對照表,在開采購訂單時錄入供應商及物料,系統(tǒng)會自動帶出價格;便于進行供應商價格分析。l 關于采購到貨的處理 現(xiàn)狀:沒有采購到貨環(huán)節(jié),是直接參照采購訂單生成采購入庫單分析:沒有將入庫與到貨分為兩步,從而不能夠反應在檢狀況 正常采購入庫是:供應商依據(jù)采購訂單進行送貨,對方送貨時會有送貨通知單,貨倉部
52、進行清點進行收貨,貨倉部收貨之后進行報檢,倉庫按照檢驗報告上的合格數(shù)量,辦理入庫手續(xù),不合格的進行來料不良品處理。建議:將到貨和入庫分開:供應商依據(jù)采購訂單進行送貨,對方送貨時會有送貨通知單,貨倉部進行清點進行收貨,收貨員據(jù)供應商的送貨單開具到貨單,到貨單送到品質(zhì)部,品質(zhì)部開具來料檢驗通知單,進行質(zhì)檢,倉庫按來料檢驗報告上的合格的數(shù)量辦理入庫手續(xù), 不合格的進行來材不良品處理。優(yōu)點在于能反映到貨數(shù)量與訂貨數(shù)量之間的差異。能夠得出相關的到貨數(shù)、在檢數(shù)量,實際入庫存數(shù)量,能夠優(yōu)化到貨退回的流程。就可以得到貨及時率、合格率、便于進行統(tǒng)計分析。關于采購退貨:現(xiàn)狀:沒有到貨環(huán)節(jié),品檢不合的不辦理退貨手續(xù)
53、。分析:目前沒有到貨就直接入庫,不能全面反應要到貨數(shù)量與實收數(shù)量的差異貨。入庫是根據(jù)供應商送貨數(shù)量,辦理入庫,等質(zhì)檢結果出來之后,不合的在進行退庫處理.先入庫在質(zhì)檢,不合格在退庫,增加了倉庫工作量及影響倉庫的庫存量.建議:增加采購到貨及采購退貨環(huán)節(jié)采購訂單-采購到貨單-報檢通知單-檢驗報告-采購入庫單說明:來料檢驗通知單上的“報質(zhì)數(shù)量”是依據(jù)“到貨數(shù)量”填寫,來料檢驗報告出來判定結果:合格品數(shù)量直接開采購入庫單;不合格數(shù)量開紅字到貨單進行退貨,不影響應收賬款紅字到貨單要按采購訂單進行退貨,補貨時也按采購訂單進行補貨這樣就能綜合反映,采購訂單真實的執(zhí)行情況.采購掛應付賬款現(xiàn)狀:采購文員每個月底與
54、供應商進行對賬,交到貨清單給財務確認應付賬款分析:采購文員每個月底交到貨清單財務確認應付賬款,此流程反應財務確認應付賬款日期滯后。管理者只能到月底才能看到供應商的應付賬款,對制作付款計劃不及時。建議:上ERP系統(tǒng)之后,財務會計可以參照采購入庫單隨時可以開具采購發(fā)票。可以每采購入庫單對應開采購發(fā)票,也匯總或定時開。優(yōu)化財務確認應付賬款的日期。采購發(fā)票是指確認應付賬款一種單據(jù), 采購發(fā)票的開具權限是給財務會計關于工量具、低值易耗品、辦公用品現(xiàn)狀:工量具、低值易耗品、辦公用品是各個相關部門依據(jù)本部門耗用量,提出需求量,經(jīng)過領導審批,采購人員進行采購。建議:1. 工量具、低值易耗品、辦公用品價值一般比
55、較低,主要控制點是加強審批環(huán)節(jié),不進倉庫管理2. 根據(jù)工量具、低值易耗品、辦公用品價值及特點,建議不辦理出入庫手續(xù),只做財務費用報銷。如果等業(yè)務壯大以后,可以考慮單獨設置倉庫進行管理。 會計憑證如下: 借:制造費用 -工量具 -低值易耗品 管理費用-辦公用品 貸:其他應付款-XXXX采購統(tǒng)計處理:現(xiàn)狀:限于手工業(yè)務處理的限制,目前的采購統(tǒng)計較為簡單,只限于供應商供貨明細賬。需求分析:通過應用系統(tǒng)能夠得出跨部門的綜合統(tǒng)計信息,包括采購訂單執(zhí)行情況包括訂貨數(shù)量、到貨數(shù)量、實際入庫數(shù)量、發(fā)票數(shù)量、付款情況等;進行供應商管理;系統(tǒng)打印生成催貨函;供應商價格分析;供應商供貨準時率統(tǒng)計、到貨合格率等滿足多
56、角度查詢需要. 倉庫業(yè)務分析3.2.4.1現(xiàn)有流程3.2.4.2 需求匯總1. 倉庫文員查詢存貨分布情況;2. 每個倉庫的,每個物料收發(fā)存情況;3. 委外發(fā)料:委外生產(chǎn)生成的發(fā)料加工;4. 退貨處理.5.能自動登記庫存臺賬;6.查詢每個倉庫,每個物料統(tǒng)計及明細;7.退料處理.:生產(chǎn)車間的退料,補料;8.倉庫最高、最低庫存預警;3.2.4.3 建議規(guī)劃l 新生產(chǎn)業(yè)務流程業(yè)務流程說明:1 生產(chǎn)訂單下達并審核后,需要生產(chǎn)時,PC在系統(tǒng)中打印生產(chǎn)訂單通知單,作為生產(chǎn)制令交生產(chǎn)制造部。需要領料時,MC拷貝生產(chǎn)訂單生成材料出庫單并打印,交生產(chǎn)制造部作為領料依據(jù)。材料出庫單中的收發(fā)類別和生產(chǎn)制造部門的填寫關
57、系到財務核算的準確性。2 生產(chǎn)制造部持領料單至倉庫領料。貨倉部在發(fā)料后,在庫存管理模塊系統(tǒng)中審核材料出庫單。3 生產(chǎn)制造部在產(chǎn)品完工后送檢,品管部在質(zhì)量管理模塊拷貝生產(chǎn)訂單生成產(chǎn)品報檢單并審核。檢驗完畢后,拷貝產(chǎn)品報檢單生成產(chǎn)品檢驗單,錄入檢驗結果并審核。4 對于合格產(chǎn)品,品管部在產(chǎn)品報檢單上備注并返單給生產(chǎn)制造部,生產(chǎn)制造部持單和貨物到倉庫辦理產(chǎn)品入庫,貨倉部在點收產(chǎn)品后,在系統(tǒng)中拷貝檢驗單生成產(chǎn)成品入庫單并審核。5 對于不合格產(chǎn)品,品管部要拷貝產(chǎn)品檢驗單生成產(chǎn)品不良品處理,填寫不良品原因、數(shù)量、處理方式并審核。如處理方式降級,貨倉部在點收產(chǎn)品后,在系統(tǒng)中拷貝不良品處理單生成產(chǎn)成品入庫單并審
58、核;如處理方式為返工、返修,則系統(tǒng)中不需要進行處理。6 對于生產(chǎn)制造部因來料不良而退料,PMC應拷貝生產(chǎn)訂單生成紅字材料出庫單,貨倉部收退料后審核該單。如需補料,則PMC在退料后,拷貝原生產(chǎn)訂單配比生成材料出庫單并打印出來作為領料單交生產(chǎn)制造部領料。如不補料,則要修改生產(chǎn)訂單用料。來料不良導致的生產(chǎn)退料退至原料倉,并應盡快處理。 如有作業(yè)不良退料,不在系統(tǒng)中處理。因此形成的超額發(fā)料,由PMC在系統(tǒng)中手工填寫材料出庫單并打印出來作為領料單(出庫類別為“生產(chǎn)超額領料”),由主管副總簽字后交生產(chǎn)制造部至倉庫領料,貨倉部發(fā)料后審核該材料出庫單。 (流程圖見庫存管理業(yè)務流程)7 如是生產(chǎn)領用輔料,則由生產(chǎn)制造部提出申請,PMC倉庫在發(fā)料后在系統(tǒng)中增加材料出庫單并審核,收發(fā)類別為“生產(chǎn)領用輔料”。8 生產(chǎn)訂單模塊中提供完工狀況表和用料分析表供查看。9 如果生產(chǎn)訂單中途停止執(zhí)行,生產(chǎn)制造部要及時關閉該生產(chǎn)訂單。10不允許車間擅自挪用物料,挪用物料應先退再領。1)入庫流程2)出庫流程3)其它業(yè)務流程4) 領料業(yè)務5)生產(chǎn)退補料業(yè)務庫存業(yè)務流程說明:正常的出入庫作業(yè):主要包括采購入庫、生產(chǎn)入庫,銷售出庫、材料出庫,主要核算原則:1 采購入庫單:貨倉部在庫管理模塊必須拷貝
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