合同管理制度 - (擬定) - 副本

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1、 總則 1。目的 1.1 為了規(guī)范合同管理,有效防范和控制合同法律風(fēng)險，根據(jù)國家法律法規(guī)、集團總部合同管理的有關(guān)規(guī)定,結(jié)合公司實際情況，特制定本制度。 1。2 本制度旨在規(guī)范企業(yè)合同的擬定、審批及簽章工作,以符合《中華人民共和國公司法》和《中華人民共和國合同法》等法律法規(guī)及規(guī)范性文件有關(guān)規(guī)定，確保合同的順利履行,維護(hù)公司合法權(quán)益.

2、 2.適用范圍及名詞解釋 2.1 本制度適用于公司訂立的各類合同，包括冠以合同、合約、協(xié)議、契約、意向書等名稱的規(guī)范性文件的訂立及審批. 2.2合同管理是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、審核會簽、領(lǐng)導(dǎo)審批、簽訂備案、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、法律機構(gòu)評估、立卷歸檔等全過程的管理。 2.3本制度所稱“合同”是指公司其他法人或其他組織、自然人之間，公司系統(tǒng)內(nèi)部單位之間設(shè)立、變更、終止權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。本制度所稱“合同文件”是指與合同的簽訂、履行、變更、解除和糾紛處理相關(guān)的法律性文件。 2。4本制

3、度中所稱“經(jīng)辦部門”是指具體承辦合同的談判、報批、簽訂和履行等事務(wù)的部門或單位。 2.5本制度中所稱“經(jīng)辦人”是指合同談判、簽訂及履行的第一責(zé)任人，并有責(zé)任保證合同最終文本與經(jīng)各級審批后的合同文本在條款內(nèi)容上的一致性。 2。6 合同管理是指對合同立項、意向接觸、資信調(diào)查、商務(wù)談判、條款擬訂、審核會簽、領(lǐng)導(dǎo)審批、簽訂備案、履行、變更、中止、解除、糾紛處理、法律機構(gòu)評估、立卷歸檔等全過程的管理。 本制度包括合同管理機構(gòu)及其職責(zé)、委托授權(quán)制度、合同的訂立與評審、合同的履行、合同的變更和解除、合同糾紛的處理、外聘機構(gòu)的管理、監(jiān)督和處分、合同編號、合同歸檔管理.

4、 3。原則 3.1 合同管理遵循“事前防范,事中監(jiān)督,事后補救’的原則。 4.合同分類 4。1本制度所稱“合同"分為一般合同、重大合同和特別重大合同. 一般合同:標(biāo)的額在5萬元以下（不含本數(shù)）的合同或者年銷售額在100萬元以下(不含本數(shù)）的銷售合同. 重大合同: （一)標(biāo)的額在5萬元至200萬元的合同； （二）納入供應(yīng)商管理的物資采購合同; (三）年供貨量在100萬元以上 500萬元以下的銷售合同. 特別

5、重大合同： （一）標(biāo)的額在200萬元（含本數(shù)）以上合同,或者年供貨量在500萬元以上（含本數(shù)）的銷售合同； (二）標(biāo)的額雖未達(dá)到特別重大合同規(guī)定的數(shù)額，但簽定和履行將對公司經(jīng)營管理產(chǎn)生重大影響的合同,包括但 不限于合資合作合同、股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同、融資租賃合同、擔(dān)保合同、招投標(biāo)合同、融資合同、技術(shù)開發(fā)合同 服務(wù)合同、工程建設(shè)合同等。 (三）公司指定的其他特別重大的合同. 5。合同管理機構(gòu)的設(shè)置和職責(zé) 5。1合同管理采用以總經(jīng)理為組長，副總經(jīng)理為副組長的合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，各有關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人為小組成員,副

6、總經(jīng)理負(fù)責(zé)日常組織的管理模式 ，采用歸口管理、層層負(fù)責(zé)的管理形式.實行授權(quán)委托制度、合同評審制度、經(jīng)辦人員責(zé)任追究制度，綜合管理部為合同的歸口管理部門。 合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組主要職責(zé)是： （1） 負(fù)責(zé)審核公司專用的標(biāo)準(zhǔn)合同文本，重大及以上合同簽訂的審批; （2） 聽取合同管理情況的匯報，針對合同管理存在的問題做出決策; （3） 審核、修改、批準(zhǔn)本合同管理制度； （4） 選擇合同糾紛的解決方式 5.2 各部門自行負(fù)責(zé)所在部門合同的管理，其主要職責(zé)是： （一）按程序?qū)Ρ静块T一般合同的簽訂進(jìn)行談判、審核； （二）建立本部門合同臺賬、合同交易檔案，按月度向綜合管理部報送合同報表；

7、 (三)對合同履行過程中出現(xiàn)的問題及時分析、研究，并妥善解決； (四）對超過履行期的合同及時查明逾期原因，采取必要措施解決,對重大糾紛應(yīng)及時報告； （五）合同若發(fā)生糾紛，及時配合有關(guān)部門處理糾紛事宜. 5。3 公司根據(jù)實際工作需要，各部門配備專（兼)職合同管理員。具體職責(zé)是: A、學(xué)習(xí)、了解、掌握國家有關(guān)法律、法規(guī)和政策； B、協(xié)助合同經(jīng)辦人員依法簽訂、變更、解除合同； C、負(fù)責(zé)登記合同臺帳,填報合同統(tǒng)計報表，形成預(yù)立卷并建立合同檔案，按年度統(tǒng)一交檔案室保存 D、檢查本部門合同履行情況; E、制止不符合法律規(guī)定的合同行為，并及時向合同管理小組、本部門和有關(guān)負(fù)責(zé)人報告. 5.4

8、 綜合管理部為合同的歸口管理部門,負(fù)責(zé)合同的統(tǒng)籌管理工作。各部門專(兼）職合用管理員每月將合同履行情況提交綜合管理部，由綜合管理部向合同管理小組匯報。其主要職責(zé)是： (一）建立健全公司合同管理制度； （二）參與決策與企業(yè)合同管理相關(guān)的重大事項； （三）參與重大、特別重大及復(fù)雜合同的論證、談判、起草、評審； (四）審核合同的合法性、規(guī)范性； (五）宣傳合同法律知識，定期對簽約人員、管理人員進(jìn)行法律培訓(xùn)和考核； （六）對各部門、各分子公司合同管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和考核； （七)負(fù)責(zé)對外聘法律機構(gòu)的日常管理和評估; （八)合同管理的其他事項。

9、 6.授權(quán)制度 6.1 公司對外簽訂合同，應(yīng)由法定代表人簽訂或由其授權(quán)的負(fù)責(zé)人簽訂,授權(quán)代理人簽訂合同時，應(yīng)簽訂《法人授權(quán)委托書》。 6。2 授權(quán)委托書采用書面形式,應(yīng)載明代理人姓名、身份證號碼、委托事項、授權(quán)范圍和期限,由法定代表人簽章并加蓋公司行政章后代理人才能在授權(quán)范圍內(nèi)履行職責(zé). 4。3。3 代理人應(yīng)在授權(quán)范圍內(nèi)履行職責(zé)，禁止無權(quán)代理、越權(quán)代理以及代理權(quán)終止后仍以公司名義對外簽訂合同. 4.3。4 法人授權(quán)委托實行資格準(zhǔn)入制度,綜合管理部門負(fù)責(zé)組織年度相關(guān)法律、管理知識培訓(xùn)，參加培訓(xùn)并經(jīng)考試合格后方具備申請法人授權(quán)委托的資格。

10、 4.3。5 合同管理小組負(fù)責(zé)定期不定期對授權(quán)代理人進(jìn)行考核評定，考核不合格者可即時取消代理人資格。 4。3。6 委托代理人必須妥善保管委托證書，因管理不善遺失委托證書，責(zé)任人應(yīng)在發(fā)現(xiàn)遺失之日起24小時內(nèi)自費登報聲明,自遺失之日起五日內(nèi)向合同管理部門書面報告遺失情況。代理人喪失代理資格的,應(yīng)在該情形出現(xiàn)之日起10日內(nèi)將《法人授權(quán)委托書》交合同管理小組注銷。 二 分則 公司各業(yè)務(wù)部門作為合同的承辦部門負(fù)責(zé)在職責(zé)范圍內(nèi)承辦相關(guān)合同，并履行合同調(diào)查、談判、訂立、履行和終結(jié)責(zé)任，整體流程如下：

11、 7。合同的準(zhǔn)備階段 7.合同調(diào)查 7.1 收到或發(fā)出要約邀請后，組織相關(guān)部門對項目進(jìn)行可行性分析,包括但不限于自身技術(shù)保證能力，質(zhì)量保證能力，材料保證能力，生產(chǎn)保證能力，資金，以及交貨方式,付款條件，運輸風(fēng)險，違約責(zé)任。 7.2 合同訂立前，對合同對方要進(jìn)行信息調(diào)研，充分了解合同對方的主體資格、信用狀況等有關(guān)情況，確保對方當(dāng)事人具備履約能力，防止主體資質(zhì)虛假，惡意磋商、合同詐騙、自始履行不能等情況發(fā)生. 7。3 重大以上采購合同和招投標(biāo)、

12、議標(biāo)合同的簽訂,應(yīng)當(dāng)對潛在簽約對象（至少三家)進(jìn)行市場和資信情況的調(diào)研。調(diào)研內(nèi)容主要包括國家政策法規(guī)依據(jù)、相關(guān)行業(yè)動態(tài)、標(biāo)的物的市場分布、價格動態(tài)、潛在簽約對象的主體資格、資質(zhì)能力、商業(yè)信譽、履約能力和誠信等。以確認(rèn)潛在簽約對象的風(fēng)險狀況和承擔(dān)民事責(zé)任的能力。 7。4 市場資信調(diào)研由經(jīng)辦部門組織，產(chǎn)品管理（使用）部門參與，各部門配合；重大以上合同和招投標(biāo)、議標(biāo)合同的調(diào)研，經(jīng)辦部門應(yīng)通知監(jiān)督部門、項目主管部門共同參與調(diào)研,市場資信等報告由經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)收集或提供. 7。5 重大以上合同和招投標(biāo)、議標(biāo)合同，經(jīng)辦部門應(yīng)提前與合同管理部門溝通，提請法律顧問全程介入，協(xié)助經(jīng)辦部門工作；合

13、同管理部門可根據(jù)情況，提出外聘法律機構(gòu)或法律人員的建議。重大以上合同和招投標(biāo)、議標(biāo)合同談判，經(jīng)辦部門應(yīng)組織法務(wù)、監(jiān)督、財務(wù)及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成談判小組，并記錄談判內(nèi)容。 8。合同訂立階段 8.1 合同談判 初步確定擬簽約對象后,相關(guān)人員在授權(quán)范圍內(nèi)與對方進(jìn)行合同談判，按照自愿、公平原則，磋商合同內(nèi)容和條款，明確雙方的權(quán)利義務(wù)和違約責(zé)任。 8.1。1 收集資料，保證對相對方的了解，做到知己知彼。 8。1.2 關(guān)注合同核心內(nèi)容、條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié),避免忽略重大問題或在重大問題上做出讓步.具體包括合同標(biāo)的的數(shù)

14、量、質(zhì)量或技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，合同價格的確定方式與支付方式,履約期限和方式，違約責(zé)任和爭議的解決方法、合同變更或解除條件等. 8.1。3 對于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，組織法律、技術(shù)、財會等專業(yè)人員參與談判，及時總結(jié)談判經(jīng)驗。 8.1.4 談判過程中做好談判策略等保密工作，實行嚴(yán)格的泄密責(zé)任追究制度. 8。1.5 對談判過程中的重要事項和參與談判人員的主要意見，予以記錄并妥善保存，作為避免合同舞弊的重要手段和責(zé)任追究的依據(jù) 8.2 合同文本擬定 8.2。1 企業(yè)對外發(fā)

15、生經(jīng)濟行為,應(yīng)當(dāng)訂立書面合同。一萬元以下小額合同能即時清潔的，可以不簽書面合同。在采購行為中,應(yīng)對兩家以上的商家比價采購，對商品有特殊要求的仍應(yīng)簽訂書面合同。 8。2。2 合同應(yīng)優(yōu)先采用公司擬定的格式化合同文本，不宜采用格式化合同文本的應(yīng)優(yōu)先采用國家或行業(yè)制定的示范合同文本,沒有示范文本的，雙方應(yīng)本著平等互利的原則協(xié)商確定合同文本。 8.2.3 合同文本表述應(yīng)當(dāng)規(guī)范，用語力求簡潔、準(zhǔn)確，不存在歧義，根據(jù)需要可以同時制定外語文本，但須以中文文本表達(dá)為準(zhǔn). 8.2。4 格式化文本中預(yù)留的空白必須填滿（不需填寫的應(yīng)劃掉或注明“以下空白”）。 8.2.5 針對簽約對方起草的合同，確保

16、合同內(nèi)容準(zhǔn)確反應(yīng)企業(yè)訴求和談判達(dá)成的意見，特別留意“其他約定事項”等需要補充填寫的欄目，如不存在其他約定事項時注明“此處空白”或“無其他約定”，防止合同后續(xù)被篡改。 8.2.6 合同當(dāng)事人的名稱應(yīng)使用法人營業(yè)執(zhí)照或身份證件載明的全稱。 8.2.7 保證合同需求與國家法律法規(guī)、產(chǎn)業(yè)政策、企業(yè)整體戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)系,保證其協(xié)調(diào)一致. 8。2。8 確保合同以生產(chǎn)經(jīng)營計劃、項目立項書等為依據(jù),確保完成具體業(yè)務(wù)經(jīng)營目標(biāo). 8。2.9 合同應(yīng)包括以下內(nèi)容：合同各方名稱、標(biāo)的、價款、付款方式、履行期限、履行地點和方式、當(dāng)事人權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、合同的解除、變更條件、合同有效期、爭議解決方式及管轄

17、. 8。3 合同審核和簽訂 8。3。1 合同文本擬定后或簽署對方擬定的合同文本前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核。審核人員對合同的經(jīng)濟性，可行性嚴(yán)密性進(jìn)行重點審核。重點關(guān)注合同內(nèi)容形式主體等是否合法,合同內(nèi)容是否符合公司經(jīng)濟利益。 8。3。2 合同報批前，經(jīng)辦部門應(yīng)對合同事項進(jìn)行評估，保證相關(guān)的交易方式、交付條件等具有可操作性,保證合同的真實性、完整性及經(jīng)濟合理性，合同事項涉及多方交易人、多個交易環(huán)節(jié)的，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)的交易鏈條，擬定配套的合同，形成業(yè)務(wù)鏈條閉環(huán)。 8。3。3 公司對重大及以上合同實行業(yè)務(wù)評審制，一般情

18、況下采用會議評審的方式。即由經(jīng)辦部門組織，合同管理小組成員以及財務(wù)部門、法律事務(wù)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門參與，召開合同評審會。由參會人員對合同條款進(jìn)行認(rèn)真分析研究,形成初步意見后，填寫《合同評審紀(jì)錄表》，由合同管理小組領(lǐng)導(dǎo)簽字審批。特殊情況，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意,可采用書面評審的方式. 公司對小額合同和一般合同實行備案審查制,合同簽定前,由經(jīng)辦部門填寫《合同備案審查單》，經(jīng)綜合管理部門進(jìn)行法律審查后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后簽章. 8.3。4 合同自報送之日起，法律審核須在2個工作日內(nèi)完成,根據(jù)評審意見需要修改合同的，審核限期自合同重新報送之日起重新計算. 所有合同必須經(jīng)過上述評審流程，遇有緊急情況，由

19、總經(jīng)理召集相關(guān)人員，即時評審,即時簽訂合同. 8.3.4 參與評審部門應(yīng)認(rèn)真對合同相關(guān)條款進(jìn)行評審,如有修改意見，應(yīng)在評審單上反饋，合同經(jīng)辦責(zé)任部門應(yīng)及時與合同簽訂方協(xié)商，并應(yīng)將協(xié)商結(jié)果反饋至合同管理小組. 8。3.5 合同對方當(dāng)事人資信狀況或履約能力有瑕疵的,不應(yīng)與其簽訂合同；必須簽訂合同的，應(yīng)要求其提供擔(dān)保，并由合同管理領(lǐng)導(dǎo)小組會同業(yè)務(wù)部門對擔(dān)保人及擔(dān)保方式進(jìn)行必要的審查. 8.3。6 合同審查批準(zhǔn)后，由法定代表人或法定代表人授權(quán)的委托代理人正式簽訂。當(dāng)出現(xiàn)新情況直接影響簽訂合同或簽訂合同將對公司產(chǎn)生不利影響時，經(jīng)辦部門應(yīng)中止簽訂合同，并向合同管理小組報告. 8.3。7

20、簽訂合同時，應(yīng)要求對方提供法定代表人的證明書，如由代理人簽訂的，應(yīng)出示授權(quán)委托書，并將對方的營業(yè)執(zhí)照副本、資質(zhì)證明、法定代表人證明書、授權(quán)委托書等相關(guān)資料作為合同附件保存。 8。3。8 除特殊情況并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)同意，合同簽訂必須使用合同專用章。簽訂合同應(yīng)由對方先行或雙方同時蓋章。單份合同達(dá)二頁以上的須加蓋騎縫章。嚴(yán)禁在空白文本上加蓋合同專用章。 8。3。9 法定代表人或合同承辦人應(yīng)當(dāng)親自在合同上簽字或蓋章。任何人代表公司對外簽訂合同必須以堅持和維護(hù)公司的整體利益和合法權(quán)益為原則，絕不允許假公濟私、以權(quán)謀私等損害公司利益的行為發(fā)生,違者將追究其全部責(zé)任。

21、 9。合同的履行 9。1 合同簽訂生效后，一切與合同有關(guān)的部門、人員都必須本著“守合同、重信譽”的原則,嚴(yán)格執(zhí)行合同所規(guī)定的義務(wù)，確保合同的實際履行與全面履行。 9.2 經(jīng)辦人對合同對方的合同履行情況實施有效監(jiān)控，隨時跟蹤、了解合同履行情況，及時向經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人匯報。 9。3 經(jīng)辦人發(fā)現(xiàn)對方當(dāng)事人不履行或不完全履行合同時，應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或其他書面方式向?qū)Ψ教岢霎愖h；收到對方提出的履行異議時，經(jīng)辦人應(yīng)在法定、約定或合理期限內(nèi)以法定、約定或其他書面方式回復(fù)對方。 9。4 經(jīng)辦部門向?qū)Ψ教岢龅漠愖h文件

22、和對對方異議答復(fù)的文件須經(jīng)合同管理小組審核. 9.5 我方在先履行合同義務(wù)的前提下,有確切證據(jù)發(fā)現(xiàn)對方出現(xiàn)下列情形之一的，經(jīng)辦部門可以提出中止履行合同并及時通知對方: (a)經(jīng)營狀況嚴(yán)重惡化; （b）轉(zhuǎn)移財產(chǎn)、抽逃資金，以逃避債務(wù)； （c）喪失商業(yè)信譽的； (d）有喪失或可能喪失履行能力的其他情形的. 終止履行合同應(yīng)經(jīng)合同領(lǐng)導(dǎo)小組審核，合同審批人批準(zhǔn)。 9。6 對方提供適當(dāng)擔(dān)保時，應(yīng)當(dāng)恢復(fù)履行.中止履行后，對方在合理期限內(nèi)未恢復(fù)履行能力并且未提供適當(dāng)擔(dān)保的,可以解除合同. 9。7 當(dāng)事人應(yīng)按約定全面履行合同,如因我方原因不能履行或不能全面履

23、行的，經(jīng)辦人應(yīng)將有關(guān)情況向所在部門負(fù)責(zé)人、合同管理員、合同管理小組報告，同時采取措施,減少損失。 9。8 遇有不可抗力等影響合同履行的因素時，經(jīng)辦人應(yīng)將情況向所在部門負(fù)責(zé)人、合同管理員、合同領(lǐng)導(dǎo)小組報告，并在發(fā)生不可抗力事件之日起三日內(nèi)通報對方當(dāng)事人，并收集證據(jù). 9。9 合同履行過程中任何錢、物、文件的交付、驗收和傳遞,以及其他履行行為，都必須取得相應(yīng)的有效書面憑證或交接手續(xù)。 9.10 合同履行完畢，經(jīng)辦人應(yīng)將合同書、對方資質(zhì)證明、授權(quán)委托書、各類票據(jù)、書面字據(jù)等法律文件一并移交部門合同管理員歸檔。

24、 10 合同的變更、解除 10。1 合同在履行過程中，非法定、約定原因需變更或解除合同的，須與當(dāng)事人協(xié)商一致達(dá)成書面變更或解除協(xié)議。 10.2 遇有下列情形之一的,應(yīng)當(dāng)行使合同解除權(quán): （一）因不可抗力致使合同目的不能實現(xiàn)的； (二）在合同履行期限屆滿前，對方明確表示不履行或以行為明示不履行主要債務(wù)的; (三）對方遲延履行主要債務(wù)，經(jīng)催告在合理期限內(nèi)未履行主要債務(wù)的； （四）對方遲延履行債務(wù)或有其他違約行為致使合同目的不能實現(xiàn)的； （五）法律規(guī)定或合同約定行使合同解除權(quán)的其他情形。 10。3 變更解除合同的評審、審批程序和權(quán)限與訂立合同的評審、審批程

25、序和權(quán)限相同。 10.4 我方向?qū)Ψ桨l(fā)出的中止合同、解除合同、質(zhì)量異議和聲明對方有其他違約情形的通知，應(yīng)書面送達(dá)對方，對方簽收后的資料應(yīng)歸檔保存；不能書面送達(dá)或?qū)Ψ骄芙^簽收的，采用公證送達(dá)的方式. 10.5 變更解除合同并不免除對方的違約責(zé)任。對方未按期履行合同的，經(jīng)辦人應(yīng)向經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人匯報,主動追索債權(quán),減少損失.經(jīng)辦部門應(yīng)及時和法律負(fù)責(zé)人溝通，由法律事務(wù)負(fù)責(zé)人出具法律意見，減少可能出現(xiàn)的訴訟. 11。合同的結(jié)算 11。1 財會部門應(yīng)當(dāng)在審核合同條款后辦理結(jié)算業(yè)務(wù),按照合同規(guī)定付款，及時催

26、收到期欠款. 11。2 未按合同條款履約或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的，財會部門有權(quán)拒絕付款，并及時向企業(yè)有關(guān)負(fù)責(zé)人報告。 11.3 未收到合同預(yù)定款項,財務(wù)部門有權(quán)通知相關(guān)部門，不發(fā)送貨物。 12。合同糾紛的處理 12。1 當(dāng)合同發(fā)生糾紛時，經(jīng)辦部門應(yīng)及時向合同管理小組匯報。采用協(xié)商、調(diào)解方式解決的，應(yīng)采用簽訂合同的程序簽訂書面協(xié)議,在既維護(hù)公司合法權(quán)益,又不侵犯對方合法權(quán)益的基礎(chǔ)上,互諒互讓，達(dá)成協(xié)議，解決糾紛，如對方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯；因我方責(zé)任引起的糾紛,應(yīng)尊重對

27、方的合法權(quán)益,并盡量采取補救措施，減少我方損失；因雙方責(zé)任引起的糾紛，應(yīng)實事求是，分清主次，合理解決。若調(diào)解協(xié)商不成的,可以采用訴訟或仲裁的方式解決，必要時外聘法律機構(gòu)介入. 12。2合同管理小組對經(jīng)協(xié)商仍無法解決、或認(rèn)為有必要經(jīng)訴訟或仲裁處理的合同糾紛,必須報經(jīng)法定代表人簽批同意,方可采取相應(yīng)的法律手段予以解決。未經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn),相關(guān)經(jīng)辦人員不得向?qū)Ψ疆?dāng)事人作出實質(zhì)性答復(fù)或承諾。 12。3 采取法律手段解決糾紛時，經(jīng)辦人應(yīng)及時向經(jīng)辦部門、合同管理小組遞交糾紛說明材料，并迅速收集以下證據(jù)材料： （一)合同文件（包括變更解除合同文件、電傳、傳真、信函、圖標(biāo)、視聽資料、廣告、授權(quán)委托書、介紹

28、信及其他有關(guān)資料）； （二)驗收、發(fā)票等有關(guān)票據(jù)票證； （三）貨款的托收、承付憑證、完稅憑證、有關(guān)財務(wù)賬目； （四）質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的法定或約定文本、封樣、樣品、鑒定報告、檢測結(jié)果; （五)證人證言; 其他證據(jù)材料。 12。4 雙方已簽署的解決糾紛的協(xié)議書、仲裁調(diào)解書、仲裁裁決書、法院調(diào)解書及判決書，在正式生效后，經(jīng)辦部門應(yīng)督促該文書的履行。 12。5 對方當(dāng)事人在規(guī)定期限內(nèi)沒有履行調(diào)解書、裁決書、判決書約定義務(wù)的，經(jīng)辦部門應(yīng)及時通知合同管理小組。 13.外聘機構(gòu)的管理 13。1 各歸口

29、管理部門應(yīng)按年度對外聘機構(gòu)及律師進(jìn)行評估并出具意見報合同管理小組審核. 13.2 外聘律師負(fù)責(zé)處理歸口管理部門移交的工作事項.因工作需要向外聘律師進(jìn)行咨詢的，應(yīng)填寫書面法律咨詢申請，由合同管理小組統(tǒng)籌。 14.監(jiān)督和處分 14.1 經(jīng)辦部門應(yīng)自覺接受合同管理小組的檢查、監(jiān)督、指導(dǎo). 14。2 合同管理采取可追溯原則，原合同經(jīng)辦部門負(fù)責(zé)人、經(jīng)辦人、合同管理員對其執(zhí)行管理原合同期間的職務(wù)行為承擔(dān)責(zé)任。 14。3 有下列情形，給公司造成損失的，根據(jù)情節(jié)輕重,由公司對原經(jīng)辦部門、經(jīng)辦人、合同

30、管理員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行責(zé)任認(rèn)定并予以相應(yīng)處分;違反國家法律，給公司造成重大損失的，移交司法機關(guān)處理： a) 未按本制度簽訂合同的； b) 未完全、完整按照已批準(zhǔn)合同文本簽訂合同的，或擅自更改合同內(nèi)容的; c) 簽訂有重大缺陷或無效合同，導(dǎo)致公司損失的； d) 未依法或按本制度變更、解除合同，導(dǎo)致公司損失的； e) 丟失合同文本或相關(guān)文件的； f) 提供虛假資料的； g) 超越權(quán)限、濫用授權(quán)簽約的； h) 發(fā)生糾紛后,隱瞞或不及時向有關(guān)部門匯報或不及時采取措施導(dǎo)致公司損失擴大的； i) 有關(guān)法律性文件未經(jīng)審核的; j) 合同簽訂和履行中,與對方或第三人惡意串通或收受賄賂的；

31、 k) 未按本制度執(zhí)行的其他情形 . 三 業(yè)務(wù)內(nèi)容 15.合同的編號 15.1 合同編號分四級編碼組成,一級為公司代碼,“青島華濤汽車模具有限公司"為“青島華濤”QDHT；二級為部門代碼，具體分為：綜合管理部ZH ，財務(wù)CW ，技術(shù)中心JS,模具M(jìn)J，市場SC ,采購 CG,注塑 ZS ,資產(chǎn)管理部ZC三級為年度代碼；四級為合同流水號,按照簽訂時

32、間先后編制，編號代碼為四位阿拉伯?dāng)?shù)字，從0001到9999，連接于三級代碼之后。 15。2 編號舉例： QDHT - ZH — 2014 - 0001 部門代碼 合同流水號 公司代碼 年度代碼 16.合同的歸檔管理 16.1 合同履行完畢后，經(jīng)辦人應(yīng)

33、按規(guī)定將其經(jīng)辦的合同進(jìn)行收集、整理、預(yù)立卷，向部門合同管理員移交資料。 16.2 合同履行過程中形成的單據(jù)、憑證和其他相關(guān)資料都應(yīng)附于預(yù)立卷中。 16。3 預(yù)立卷應(yīng)按公司保密要求確定合同的密級并采取保密措施，密級標(biāo)注于合同正本的封面. 16。4 經(jīng)辦部門要建立合同登記臺帳，并根據(jù)合同編號規(guī)則對部門合同進(jìn)行編號、整理. 16。5 各部門合同管理員應(yīng)按月將合同履行情況報綜合管理部，并按年度移交合同及相關(guān)資料，交公司檔案室統(tǒng)一歸檔保存。 16.6 公司組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn),通過各種方式宣傳合同法律法規(guī)，提高全體員工的合同法律意識，樹立誠實守信、依法經(jīng)營的意識.定期組織合同管理人員和有關(guān)業(yè)務(wù)人員參

34、加有關(guān)主管部門舉辦的合同法律法規(guī)培訓(xùn)，提高簽約能力和管理水平.組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)要提前制定計劃并做好文字記錄。 16.7 公司對合同管理工作定期進(jìn)行考核。有下列情況之一者,根據(jù)具體情況由公司給予表彰或物質(zhì)獎勵： （一）提供的合同信息或管理建議被采納使用后,給企業(yè)帶來顯著經(jīng)濟效益的； (二）及時處理合同糾紛，為企業(yè)避免或挽回重大經(jīng)濟損失的； (三)合同簽約業(yè)務(wù)量大,履約率達(dá)100％且未出現(xiàn)合同糾紛的。 15.8如因所簽合同違反國家有關(guān)規(guī)定或條款不全等因素,給企業(yè)造成經(jīng)濟損失或信譽損害，根據(jù)責(zé)任者的責(zé)任大小,損失程度輕重，分別給予批評教育、經(jīng)濟賠償處罰、或行政處理處分。構(gòu)成犯罪的依法追究法律責(zé)任. 17.附則 17。1 本制度如與國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定不符時,以國家有關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定為準(zhǔn)。 17。2 本制度由公司合同管理小組負(fù)責(zé)解釋和監(jiān)督執(zhí)行. 17。3本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行. 相關(guān)文件表單： QR/HT-QD—025《合同評審記錄表》 QR/HT-QD—026《供貨合同/訂單臺帳》 QR/HT-QD—027《新產(chǎn)品合同評審記錄表》 GD/HT—03-38《印章管理規(guī)定》 《合同備案審查單》 《授權(quán)委托書》 《合同電子臺賬》（新版）