大浪淘沙系列(11)某b2c商品采購的管理程序[精通采購管理]

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1、大浪淘沙系列（11）---某B2C商品采購的管理程序 (45)收藏 ?@ 2010-01-25 15:37:35 ，1101 次點擊！ ．采購控制程序 1.目的：為防止采購“黑洞”，確保商城貨品的采購能滿足公司要求，供貨商有能力穩(wěn)定、準時地提供合格的產品。 2.適用范圍：商城銷售之所有產品。 3.職責 3.1采購部：負責商品的采購和供貨商的評審及來貨不合格品的處理。 3.2物流部：負責來貨的點收和驗收及入庫管理。 3.3財務部：負責帳單核對和貨款支付。 4.工作程序 4.1合格供貨商的評審。評審會議由物流總監(jiān)發(fā)起，采購部，物流部，咨詢客服部及財務部參加。 4.2供貨商的

2、定期考核:對供貨商定期進行考核，以評審其持續(xù)提供合格產品的能力。 1)?質量：送貨批為全檢者以不良率表示，抽檢者以不良批次率表示，免檢者根據使用中挑選出的不良數除以總進貨使用數量進行計算。 不良(批)率=不良(批)數÷總進貨(批)數×100%?????質量評分=(1-不良<批>率)×40 2)?交期：逾期交貨率=逾期交貨批數÷應準時交貨批數×100%?? 評分=(1-逾期交貨率)×20 3)?價格： 公平合理 報價迅速 尚屬公平 報價緩慢 稍微偏高 報價迅速 稍微偏高 報價緩慢 報價不合理 報價低效 20分 15分 10分 5分 0分 4)

3、服務： 很滿意 20分 主動征詢意見，改善迅速。 較滿意 15分 接到抱怨后，改善迅速。 一般滿意 10分 接到抱怨后，尚能誠意改善，偶爾拖延。 不太滿意 5分 接到抱怨后，改善誠意不足，經常拖延。 不滿意 0分 接到抱怨后，置之不理。 經考核為A級的供貨商的，公司根據實際情況給予產品免檢，增加采購份額，貨款結算時間縮短等優(yōu)惠條件；評為B級的供貨商按正常方式處理；評為C級的供貨商，對其進行輔導，要求其進行改善，若半年內無法達到B級者，則降級為D級供貨商；評為D級者為不合格供貨商。 “供貨商撤銷申請單”，經物流總監(jiān)同意后撤銷其合格供貨商資格。 5．采購流程

4、圖 ? B．特采管制程序 1.目的 為確保能準時完成商城訂單的缺貨，在不影響產品最終質量造成用戶訴怨或退貨的原則下，對不合格品加以特別采用。 2.適用范圍 適用于本公司商城銷售的商品。 3.職責 3.1?采購部負責組織特采會審的提出，簽署特采結論，與供貨商就不合格品處理方式交涉。 3.2物流部負責將不合格品報告的提交，參與特采會審議，特采處理后的檢驗。 3.3財務部負責費用的核算及扣除。 4.定義 特采：產品有瑕疵，規(guī)格不符或整體品質低于公司允收水準，在不影響最終產品質量，造成用戶訴怨或退貨情況下，經特別采用，允許該產品接收或出貨。 5.工作程序 5.1?物流部

5、質檢員依據《商品檢驗程序》執(zhí)行抽檢、判定，根據來貨檢驗不合格結果，填寫“來貨檢驗單”。 5.2“來貨檢驗單”經物流總監(jiān)確簽為不合格后，交采購部。 5.3采購部根據商城訂單出貨需求決定是否申請?zhí)夭桑头恳部筛鶕必涁浧谔岢鎏夭缮暾垺? 5.4特采申請必須符以下原則：確定最終產品符合原合同或更改后合同要求，確保特采不致于引起用戶抱怨或退貨情況的發(fā)生。 5.5申請?zhí)夭蓵r，必須詳細填寫“特采申請單”，寫明不合格原因及特采原因。 5.6由采購部召集物流部，客服部，財務部進行會審，針對不合格原因，進行定單的符合性和技術工藝的分析，得出結論。簽署決定是否同意特采申請的處理意見。 5.7特采未獲批

6、準，則安排退貨；若特采獲得批準，則按以下方式處理。 特采商品不造成產品最終品質不合格者，由采購與供貨商交涉折扣，達成協(xié)議后執(zhí)行。 檢驗后判為不合格的商品，經批準特采后進行全數檢驗，將剔除的不合格品作退貨處理；合格品辦理入庫。由采購按程序確認折扣后，送交財務部作扣款處理。 檢驗后判為整批不合格，而供貨商有能力對其進行加工為合格品，采購部須事先向客服部和物流部申報，采購價折扣由采購通知財務部作扣款處理。 5.8特采處理后，IQC須再行檢驗，合格部分予以接受。不合格部分，辦理退貨。 5.9特采記錄由物流部收集保存，并執(zhí)行《質量記錄控制程序》。 C.采購價格管理 1.?總

7、則 1.1制定目的：為確保商品高品質低價格，從而達成降低成本之宗旨，規(guī)范采購價格審核管理，特制定本規(guī)章。 1.2適用范圍：各項商品采購時，價格之審核、確認，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章處理。 2.?價格審核規(guī)定 2.1報價依據：物流總監(jiān)辦作出年度費用預算分解，作為采購部成本分析之基礎，也作為供貨商報價之依據。 2.2價格審核 （1）???供貨商接到招標書后，于規(guī)定期限內提出報價單。 （2）???采購部一般應挑選三家以上供貨商詢價，以作比價、議價依據。 （3）???采購部以《單價審核單》一式三份呈物流總監(jiān)審核。 （4）???物流總監(jiān)審核，認為需要再進一步議價時，退回采購人員重新議價

8、，或由物流總監(jiān)親自與供貨商議價。 （5）???《單價審核單》經核準后，一聯(lián)轉財務，一聯(lián)由采購部存檔，一聯(lián)轉供貨商。 2.3價格調查 （1）???已核定之商品，采購部必須經常分析或收集資料，作為降低成本之依據。 （2）???本公司各有關單位，均有義務協(xié)助提供價格訊息，以利采購部比價參考。 （3）???已核定之商品采購單價如需上漲或降低，應以《單價審核單》形式重新報批，且附上書面之原因說明。 （4）???單價漲跌之審核流程，應同新價格審核流程。 （5）???在同等價格、品質條件下，漲跌后采購應優(yōu)先考慮與原供貨商合作。 （6）???為配合公司成本降低策略，原則上每年應就采購之單價要求

9、供貨商作降價之配合。 （7）???采購數量或頻率有明顯增加時，應要求供貨商適當降低單價。? ????????????????????????采??購??單???????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????? 廠商 ? 編號 ? 地址 ? ? 訂購內容 項次 商品名稱 編號 單位 訂購數量 單價 金額 交貨日期? 1 ? ? ? ? ? ? ? 合????????????

10、???????計 ? ? ? ? ? 合計金額（大寫） 萬??仟???佰????拾?????元 交貨地點 ? 交易條款 一、??交期 供貨商須依本訂單交期或本司采購部以 或書面調整之交貨期，若有延誤，每逾一日扣該批款的0.01 %。 二、??品質 1．??依照樣板要求。 2．??進貨檢驗：依本公司規(guī)定。 三、??不良處理 1．?經檢驗后之不合格品，應于三日內取回，逾時本公司不負責。 2．?如急用需選別，所產生之費用，依本公司之索賠標準計費。 四、??附件 1．產品圖片：???張 2．檢驗標準：???份 總經理 ? 物流總監(jiān) ? 承辦人

11、? 供貨商 ? D.采購品質管理 1.??總則 1.1制定目的：規(guī)范采購過程的品質管理規(guī)定，使采購品質管理有章可循。 1.2適用范圍：本公司商品采購、驗收、索賠等過程的品質管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章執(zhí)行。 2.??采購品質管理規(guī)定 2.1合格供貨商之選擇 商品采購，除經物流總監(jiān)特準外，均需向合格供貨商訂購。合格供貨商一般要求符合下列條件： （1）???經本公司供貨商調查，列入合格供貨商名列。 （2）???經本公司供貨商評鑒，資訊等級在C級以上。 （3）???提供的樣品經本公司確認合格。 （4）??

12、?類似商品以往采購之良好記錄。 （5）???同業(yè)中之佼佼者。 2.2品質保證之協(xié)定 商品采購，應由供貨商承負品質保證之責任，并在訂購前明確，本公司要求供貨商承諾下列品質保證： （1）???供貨商應保證產品制造過程的必要控制與檢測。 （2）???供貨商產品出廠前應有逐批作抽樣檢驗。 （3）???供貨商應隨貨送交其出貨品質檢驗合格之記錄。 （4）???接受本公司必要之供貨商調查、評鑒及輔導。 （5）???保證對提供的產品在使用或銷售中發(fā)生的因供貨商責任導致之不良的責任承擔與賠付。 2．3進貨驗收之規(guī)定 供貨商提供之商品，必須經過本公司物流部IQC、采購等部門人員之相關驗收工作，

13、主要包括下列幾項： （1）???確認訂購單:核對供貨商之交貨單與本公司之訂購單。 （2）???確認送到日期:用以確定廠商是否如期交貨，以作為評鑒、獎懲之根據。 （3）???品質檢驗：IQC依進料檢驗規(guī)定進行抽樣檢驗，以確定交貨品質是否符合品質要求。 （4）???處理短損：根據點收、檢驗結果，對發(fā)生短損的，予以更正數量，必要時向供貨商索賠。 （5）???退還不合格品：對檢驗不合格之商品，退供貨商進行必要處理，由此造成的損失，向供貨商進行索賠。 對檢驗合格商品，入庫后應予以明確標識，以確保后續(xù)品質之可追溯性（如供貨商名稱、商品規(guī)格、數量、交貨時間、點收人員、檢驗人員等級料之標注，以便追

14、溯、區(qū)分、使用之方便）。 2．5品質糾紛處理：有關采購商品發(fā)生規(guī)格不符、品質不良、交貨延遲、破損短少、使用不良等情況之處理流程統(tǒng)稱為品質糾紛處理。具體規(guī)定如下：（這些規(guī)定可以在采購合同里注明） 2.6處置依據：以雙方事先約定之品質標準作為處置依據，并于訂購單上詳細說明，其中涉及交貨時間、檢驗標準、包裝方式等的，原則上以本公司之要求為依據。 2.7采購商品退貨與索賠 （1）???擬退回之采購商品應由倉管員清點整理后，通知采購部。 （2）???采購經辦人員通知供貨商到指定地點領取退貨品。 （3）???現(xiàn)貨供應之退貨，要求供貨商更換合格之商品。 （4）???訂制品之退貨，原則上要求供貨

15、商重做或修改至合格為止。 （5）???確屬無法修復或供貨商技術能力不足時，可取消訂單，另覓供貨商。 （6）???退貨情形依訂購合約條款辦理扣款或索賠。 （7）???雙方事前沒有明確訂購合約時，以實際造成本公司之損失向供貨商索賠。 ? 損失索賠通知書 ????????????????????????????????????????????????????????NO：????????????????????????????????????????????????????? ???????????公司： 本公司于????年????月???日向貴公司采購之下列貨品：?????????

16、??????????，因貴公司產品???□品質不良???□交期延遲，造成本公司蒙受?????元的損失，茲檢附：□損失計算表???份；□品質檢驗報告???份；□本公司客戶索賠函復印本???份，連同原采購合約復印本共????份，望貴公司給予諒察賠償，其賠償金額，敬請貴公司同意。 □由其他貨款中扣除 □以現(xiàn)金支付 順頌 ??????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????????商祺！ ???????????????????????????????????????

17、????***網絡科技 ??????????????????????????????????????????????采購部????年???月???日?????? E.采購交期管理 1.總則 1.1制定目的 為了確保購用物為之交貨期限，使交期管理更為順暢，特制定本規(guī)章。 1.2適用范圍 本公司采購之商品的交期管理，除另有規(guī)定外，悉依本規(guī)章執(zhí)行。 1.3權責單位 （1）???采購部負責本規(guī)章制定、修改、廢止之起草工作。 （2）???物流總監(jiān)負責本規(guī)章之核準。 2．交期管理規(guī)定 2．1?確保交期的重要性 交期管理是采購的重點之一，確保交期的目的，是必要的時間，提供商城所必需

18、的商品，以保障銷售并達成銷量最大化之目標。 （1）???由于商品交期延誤，采取替代品導致成本增加或品質降低。 （2）???交期延誤，導致客戶減少或取消訂單，從而導致采購商品之囤積和其他損失。 （3）???交期延誤，導致采購、運輸、檢驗之成本增加。 （4）???缺貨頻繁，易導致互相配合的各部門人員士氣受挫。 （1）???接單量超過供貨商的產能。 （2）???供貨商技術、工藝能力不足。 （3）???供貨商對時間估計錯誤。 （4）???供貨商生產管理不當。 （5）???供貨商之生產商品出現(xiàn)貨源危機。 （6）???供貨商品質管理不當。 （7）???供貨商經營者的顧客服

19、務理念不佳。 （8）???供貨商欠缺交期管理能力。 （9）???不可抗力原因。 （10）其他因供貨商責任所致之情形。 （1）???供貨商選定錯誤。 （2）???業(yè)務手續(xù)不完整或耽誤。 （3）???價格決定不合理或勉強。 （4）???進度掌握與督促不力。 （5）???經驗不足。 （6）???下單量超過供貨商之產能。 （7）???更換供貨商所致。 （8）???付款條件過于嚴苛或未能及時付款。 （9）???缺乏交期管理意識。 （10）其他因采購原因所致的情形。 （1）???請購前置時間不足。 （2）???技術資料不齊備。 （3）???緊急訂貨。 （4）???

20、銷售計劃變更。 （5）???訂貨數量太少。 （6）???供貨商品質輔導不足。 （7）???點收、檢驗等工作延誤。 （8）???請購錯誤。 （10）其他因本公司人員原因所致的情形。 ?溝通不良所致之原因 （1）???未能掌握一方或雙方的產能變化。 （2）???指示、聯(lián)絡不確實。 （3）???技術資料交接不充分。 （4）???品質標準溝通不一致。 （5）???單方面確定交期，缺少溝通。 （6）???首次合作出現(xiàn)偏差。 （7）???缺乏合理的溝通窗口。 （8）???未達成交期、單價、付款等問題的共識。 （9）???交期理解偏差。 （10）其他因雙方溝通不良所致的情形。

21、 2．2確保交期要點 ?事前規(guī)劃 （1）???制訂合理的購運時間 采購部將請購、采購、供貨商生產、運輸及進貨驗收等作業(yè)所需的時間予以事先規(guī)劃確定，作為各部門的參照依據。 （2）???確定交貨日期及數量 預先明確交期及數量，大訂單可采用分批交貨方式進行。 （3）???了解供貨商生產設備利用率 可以合理分配訂單，保證數量、交期、品質的一致性。 （4）???請供貨商提供生產進度計劃及交貨計劃 盡早了解供貨商之瓶頸與供應能力，便于采取對策。 （5）???準備替代來源 采購人員應盡量多聯(lián)系其他商品提供來源，以確保應急。 （1）???提供必要的商品、技術支援給供貨商 適時了

22、解供貨商之瓶頸，協(xié)助處理。 （2）???了解供貨商生產效率及進度狀況 必要時，向供貨商施加壓力，以獲取更多之關照，適時考慮向替代供貨商下單之必要性。 （3）???交期及數量變更的及時聯(lián)絡與通知 以確保維護供貨商的利益，配合本公司之需求。 （4）???盡量避免規(guī)格變更 如果出現(xiàn)技術變更，應立即聯(lián)系供貨商停止原規(guī)格生產，并妥善處理遺留問題。 （5）???加強交貨前的稽催工作 提醒供貨商及時交貨。 （1）???對供貨商進行考核評鑒 依供貨商評鑒辦法進行考核，將交期的考核列為重要項目之一，以督促供貨商提高交期達成率。 （2）???對交期延遲的原因進行分析并研擬對策 確保重復問題不再發(fā)生。 （3）???檢討是否更換供貨商 依供貨商考核結果與配合度，考慮更換、淘汰交期不佳之供貨商，或減少其訂單。 （4）???執(zhí)行供貨商的獎懲辦法 必要時加重違約的懲罰力度，并對優(yōu)良廠商予以適當之回饋。