[檔案管理,思路,醫(yī)院]淺析醫(yī)院檔案管理的新思路

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1、淺析醫(yī)院檔案管理的新思路 ［摘要］檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖象、 聲音及其他各種形式的原始記錄。醫(yī)院檔案管理主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是對(duì)醫(yī)院檔 案資源的管理，也稱檔案實(shí)體管理；二是對(duì)醫(yī)院檔案中所包含的信息的管理，稱檔案信息 組織。本文通過對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的論述，提出了醫(yī)院檔案管理的新思路。 ［關(guān)鍵詞］醫(yī)院；檔案；管理 由于傳統(tǒng)的檔案管理模式阻礙了檔案工作的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理如何為醫(yī)務(wù)人員提供準(zhǔn)確、 及時(shí)的信息資源，才能促進(jìn)醫(yī)院檔案事業(yè)的發(fā)展。1傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理中存在的弊端針對(duì) 部分醫(yī)院只重視提高醫(yī)護(hù)人員的醫(yī)療技術(shù)水平，改善就醫(yī)環(huán)境，而對(duì)檔案管

2、理工作不夠重 視，我國(guó)衛(wèi)生部結(jié)合調(diào)研分析的實(shí)際情況，為了加強(qiáng)檔案的管理，于1991年頒布了《醫(yī)學(xué) 衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》，明確提出各級(jí)醫(yī)藥衛(wèi)生部門要建立綜合檔案工作機(jī)構(gòu)，理順檔 案管理體制，本部門負(fù)責(zé)本單位的檔案工作和統(tǒng)一管理形成的全部檔案。 一、目前檔案管理中存在的不足 1、各級(jí)醫(yī)院均存在檔案管理意識(shí)淡薄現(xiàn)象，且既往檔案的利用率不高檔案信息資源既涉 及到醫(yī)院在各個(gè)階段縱向發(fā)展的全貌，乂關(guān)系到人民群眾的健康變化和醫(yī)學(xué)科學(xué)的持續(xù)發(fā) 展，所以，檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分之一，其有效利用可以取得巨大的社會(huì)效 益和經(jīng)濟(jì)效益。但目前相當(dāng)多的醫(yī)院，尤其是基層醫(yī)院由于各種客觀和主觀的原因，檔案 管

3、理意識(shí)。醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，只有重視醫(yī)院的建設(shè)和發(fā)展，并忽略了文件管理和有效利用的 普通股忽視檔案管理的意識(shí)，認(rèn)為檔案工作可有可無，無關(guān)緊要，齒輪箱利用信息資源非 常短缺，這必然會(huì)導(dǎo)致不能充分開發(fā)和有效利用現(xiàn)有的利用檔案信息資源的價(jià)值，進(jìn)一步 導(dǎo)致缺乏醫(yī)院信息資源開發(fā)和利用的齒輪箱，使信息資源閑置，其利用率不高的結(jié)果。 2、大部分醫(yī)院缺乏健全的檔案管理制度檔案管理和其它管理一樣，要規(guī)范管理，有章可 尋，有據(jù)可查，責(zé)任到人。所以，要制定一項(xiàng)專門的管理制度來管理醫(yī)院檔案。根據(jù)我國(guó) 衛(wèi)生部的要求并監(jiān)督部署，目前，在我們醫(yī)院檔案管理工作，各級(jí)各級(jí)醫(yī)院根據(jù)自身?xiàng)l件 適用于自己的，相對(duì)聲音文件管理系統(tǒng)，與此同

4、時(shí).，各類人員的工作職責(zé)。 二、正視問題所在，加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化的建設(shè) 1、醫(yī)院檔案信息化的問題所在 (1)基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善，有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚 未實(shí)施，形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系，檔案信息化管理也由此受到制約。 (2)技術(shù)支持和政策支持是不夠的。技術(shù)措施，以確保電子文件信息安全還有待有關(guān)法 律、法規(guī)、規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)的指導(dǎo)，電子文件的法律地位尚未確立。附加信息安全技術(shù)也缺乏 明確的管理、運(yùn)營(yíng)和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。 （3）相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)是檔案工作的前提和必要條件規(guī)范化、標(biāo) 準(zhǔn)化。目前雖然有些標(biāo)準(zhǔn)出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息快速、有序的發(fā)展。限制信

5、息交流 的范圍和程度，直接影響檔案信息化建設(shè)的步伐。 2、醫(yī)院檔案信息化的措施 （1）加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。包括軟硬件方面的設(shè)施，即各種機(jī)器設(shè)備、各種檔案自動(dòng)化處 理程序、檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)等。 （2）重視人才培養(yǎng)。檔案信息化建設(shè)包括技術(shù)強(qiáng)，采取各種措施來培養(yǎng)檔案管理知識(shí)、 計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和知識(shí)，熟悉醫(yī)院業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才，以滿足檔案信息化建設(shè)的需要。 （3）加強(qiáng)安全管理。一方面，應(yīng)該制定嚴(yán)格的檔案信息安全制度，加強(qiáng)員工的安全意識(shí) 和安全技能，另一方面提高文件管理系統(tǒng)和嚴(yán)格的簡(jiǎn)化處理機(jī)制，引入科學(xué)和實(shí)用的網(wǎng)絡(luò) 安全策略，加強(qiáng)監(jiān)控。 三、醫(yī)院檔案管理工作的新思路 1、提高檔案管理人員的素質(zhì)，

6、增強(qiáng)人們對(duì)檔案管理的意識(shí)，檔案資源是一種潛在的生產(chǎn) 力醫(yī)院的檔案管理與醫(yī)院的醫(yī)療、教學(xué)、科研是緊密相連的。與科學(xué)、醫(yī)院管理的現(xiàn)代化 和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，檔案工作已成為醫(yī)院管理的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)院檔案管理醫(yī)院檔案工 作和醫(yī)院檔案工作的管理，檔案管理起著領(lǐng)導(dǎo)、決策、指導(dǎo)和監(jiān)督的作用。建立一個(gè)堅(jiān)定 的理想和信心，因此，掌握現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)知識(shí)和專業(yè)技能，能勝任他的工作，檔案管理團(tuán) 隊(duì)的創(chuàng)新能力，并使他們充分認(rèn)識(shí)到檔案和檔案的價(jià)值帶來社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，有意識(shí) 地參與檔案管理工作，已經(jīng)成為我們工作的首要任務(wù)。 2、完善醫(yī)院檔案管理的體制建設(shè)和制度建設(shè)多數(shù)醫(yī)院原來的檔案管理沒有獨(dú)立的機(jī)構(gòu)， 造成檔案管理沒有

7、自主權(quán)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)。醫(yī)院應(yīng)通過認(rèn)真調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改 革措施，逐步建立醫(yī)院檔案管理機(jī)構(gòu)的功能，建立檔案在醫(yī)院的地位，實(shí)現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn) 變從分散到集中，這好處保管檔案和檔案信息的全面發(fā)展。醫(yī)院檔案管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工 作，各級(jí)部門應(yīng)該嚴(yán)格控制，責(zé)任到人，建立相應(yīng)的評(píng)價(jià)體系。醫(yī)院應(yīng)將檔案管理工作納 入科室管理責(zé)任書之中，與科室主任工作實(shí)績(jī)考核獎(jiǎng)懲掛鉤，明確科室主任對(duì)科室檔案工 作的管理責(zé)任，抓好歸檔材料的收集、整理，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。 3、實(shí)行檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理是檔案管理信息化的根本檔案管理現(xiàn)代化不僅是先進(jìn)設(shè)備的配置, 還包括管理方式的標(biāo)準(zhǔn)化。醫(yī)院檔案的標(biāo)準(zhǔn)化是指檔案管理的現(xiàn)代化與各種標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)容, 分類、數(shù)量的記錄和文件目錄，每個(gè)項(xiàng)目需要標(biāo)準(zhǔn)化，符合標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。文件實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化 指的是現(xiàn)代醫(yī)院必須系統(tǒng)的文件管理，法律，每個(gè)鏈接的檔案管理，每一個(gè)步驟，從最初 的存款收集、整理文件的末尾，微機(jī)，都想清楚，目的明確，保證檔案，避免刪除文件的 內(nèi)容。 遠(yuǎn)程會(huì)診等電子檔案為檔案管理中不可忽視的部分，所以，應(yīng)根據(jù)檔案種類調(diào)整檔案范圍, 只有門類齊全、結(jié)構(gòu)合理的檔案管理資源，才能滿足利用者的各種信息需求。檔案部門應(yīng) 從不同角度、不同層次給用戶提供全方位的服務(wù)，同時(shí)，盡量減小檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)過程中的 不利影響，有針對(duì)性地開發(fā)利用檔案信息資源，才能滿足社會(huì)和醫(yī)院發(fā)展的需求。