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1、第七講 時(shí)間管理的技巧時(shí)間管理的技巧 n供給毫無(wú)彈性n無(wú)法蓄積n無(wú)法替代n無(wú)法失而復(fù)得 一、 認(rèn)識(shí)時(shí)間1、時(shí)間的特性2 如何對(duì)待時(shí)間如何對(duì)待時(shí)間不善于利用時(shí)間的三種觀念不善于利用時(shí)間的三種觀念n視時(shí)間為主宰視時(shí)間為主宰 n視時(shí)間為敵人視時(shí)間為敵人 n視時(shí)間為奴隸視時(shí)間為奴隸 二二. 時(shí)間管理的陷阱時(shí)間管理的陷阱 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪里是哪里滑到哪里是哪里2.不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 3.“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖延拖延 4.不速之客不速之客 5.會(huì)議病會(huì)議病 6.文件滿桌病文件滿桌病 7.事必躬親事必躬親 1.豬八戒踩西瓜皮豬八戒踩西瓜皮滑到哪滑到哪里是哪里里是哪
2、里 n沒(méi)時(shí)間做計(jì)劃n工作是程序化，規(guī)律化，根本沒(méi)必要做計(jì)劃n計(jì)劃常常被打斷 n不喜歡被計(jì)劃束縛n“船到橋頭自然直” 2. 不好意思拒絕別人不好意思拒絕別人 接受請(qǐng)托比拒絕更容易拒絕請(qǐng)托會(huì)觸怒請(qǐng)托從而導(dǎo)致請(qǐng)托者報(bào)復(fù)我想做一個(gè)廣受愛(ài)戴的人我不懂得如何拒絕 3“反正時(shí)間還早反正時(shí)間還早”拖拖延延 n帕金森定律工作會(huì)自動(dòng)地膨脹占滿所有可用的時(shí)間。時(shí)間管理陷隱含著你可以為一項(xiàng)工作安排過(guò)多的時(shí)間，如果你給自己安排了充裕的時(shí)間從事一項(xiàng)活動(dòng)，你會(huì)放慢你的節(jié)奏以使用掉所有分配的時(shí)間。 4不速之客不速之客 沒(méi)有預(yù)約的客人，無(wú)端的申訴，往往會(huì)使你難以專心致志的工作。 5會(huì)議病會(huì)議病 n基于合群的愿望而聚會(huì)傾談n為符
3、合傳統(tǒng)n為推卸責(zé)任n沒(méi)有勇氣，逃避指出個(gè)別員工之錯(cuò)誤n無(wú)效的會(huì)議不斷重復(fù) 6文件滿桌病文件滿桌病 n安全感n猶豫的個(gè)性n半途而廢的工作習(xí)慣n個(gè)人的喜好 7事必躬親事必躬親 n擔(dān)心部屬做錯(cuò)n安全感n不愿放棄得心應(yīng)手的工作n找不到可授權(quán)的下屬 三. 如何跨越時(shí)間陷井如何跨越時(shí)間陷井 1.要事第一要事第一 2.以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng)（以終為始）以最終的結(jié)果來(lái)開(kāi)始行動(dòng)（以終為始） 3.學(xué)會(huì)說(shuō)學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！” 4.如何對(duì)付不速之客如何對(duì)付不速之客5.如何減少冗長(zhǎng)會(huì)議如何減少冗長(zhǎng)會(huì)議 6.辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng) 1. 要事第一要事第一n“大石頭大石頭”理論與理論與“二八二八”定律定律 nA
4、BC法則法則 n辦事的優(yōu)先次序辦事的優(yōu)先次序 2. 以終為始以終為始 n是必須要做的嗎？n不完成會(huì)怎樣？n是自己想要的嗎？n和目標(biāo)直接相關(guān)嗎？n回報(bào)及收益高嗎？ 3. 學(xué)會(huì)說(shuō)學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”1.耐心傾聽(tīng)2.如無(wú)法當(dāng)場(chǎng)決定則要告訴他你要考慮多長(zhǎng)3顯示慎重.4.表情應(yīng)和顏悅色5.態(tài)度堅(jiān)定3. 學(xué)會(huì)說(shuō)學(xué)會(huì)說(shuō)“NO！”（續(xù)）（續(xù)）6.指出拒絕的理由7.拒絕的是請(qǐng)托而不是他8.如有可能為他提供其他可行途徑9.切忌透過(guò)第三者來(lái)拒絕4.如何對(duì)付不速之客如何對(duì)付不速之客 1. 不要采行無(wú)條件的門戶開(kāi)放政策2. 授權(quán)秘書對(duì)約會(huì)事宜作初步之安排3. 授權(quán)秘書甄別并攔截來(lái)客。4. 規(guī)定接見(jiàn)部屬之時(shí)間。5. 移樽就教
5、。4.如何對(duì)付不速之客（續(xù)）如何對(duì)付不速之客（續(xù)）6. 在辦公室外接見(jiàn)外界不速之客。 7. 站立會(huì)客。8. 讓秘書控制會(huì)談時(shí)間。9.限時(shí)面談。10. 寧可提早上班，但不要延遲下班。11. 定期與部屬會(huì)面。 5如何減少冗長(zhǎng)會(huì)議如何減少冗長(zhǎng)會(huì)議 n會(huì)議前會(huì)議前 n會(huì)議中會(huì)議中 n會(huì)議后會(huì)議后 6辦公桌上的辦公桌上的“5 S”運(yùn)動(dòng)運(yùn)動(dòng) n整理廢紙簍的作用n文件存檔系統(tǒng)n“各就各位”的擺置n集中精力做一件事n不要總是重復(fù)處理同一文件n不要為了表面的整潔而塞入一處n下班前的清理n整理 整頓 清掃 清潔 修養(yǎng) 四、時(shí)間管理矩陣圖四、時(shí)間管理矩陣圖 危機(jī)緊急的問(wèn)題有限期的任務(wù)、會(huì)議準(zhǔn)備事項(xiàng) 準(zhǔn)備事項(xiàng)預(yù)防工作價(jià)值觀的澄清計(jì)劃 關(guān)系的建立真正的休閑充電授能自主管理 干擾，一些電話一些信件、報(bào)告許多緊急事件許多湊熱鬧的活動(dòng) 細(xì)瑣、忙碌的工作一些電話浪費(fèi)時(shí)間的事“逃避性”活動(dòng)無(wú)關(guān)緊要的信件看太多的電視 緊急不緊急重要不重要五、時(shí)間管理的工具五、時(shí)間管理的工具 1月歷2 行事歷與甘特表3 效率手冊(cè)4 商務(wù)通與訂房卡5 鬧鐘6. 其它工具 青蘋果出品青蘋果出品 必屬精品必屬精品http:/
第07講 時(shí)間管理的技巧
