《公司采購流程管理制度》

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1、公司采購流程管理制度 為了提高公司采購效率、明確崗位職責(zé)、有效降低采購成本，滿足工公司對優(yōu)質(zhì)資源的需求，進一步規(guī)范物資采購流程，加強與各部門間的配合，特制訂本制度。 一、請購及其規(guī)定 1．請購的定義 請購是指某人或者某部門根據(jù)生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規(guī)定的格式填寫一份要求獲得這些物料的單子的整個過程。 2．請購單的要素 完整的請購單應(yīng)包括一下要素： 　　（1）請購的部門； 　?。?）請購物品所屬項目； 　?。?）請購的用途； 　?。?）請購的物品名； 　?。?）請購的物品數(shù)量； （6）請購的物品規(guī)格； （7）請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；

2、（8）請購的物品的需求時間； （9）請購如有特殊需要請備注； 　　（10）請購單填寫人； 　?。?1）請購部門主管； （12）請購單審核人； （13）采購副總審核； 　　（14）財務(wù)審核人； （15）公司總經(jīng)理。 3．請購單及其提報規(guī)定 （1）請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門； （2）固定資產(chǎn)申購按照附表一（固定資產(chǎn)購置申請表）的格式進行填寫提報； （3）其他材料設(shè)備及工程項目申購按照附表二（物資采購申請表.）的格式填寫提報； （4）日常零星采購按照公司印制的按照附表三（物資采購審批單）的格式填寫提報； （5）請購部門在提

3、報請購單是應(yīng)要求采購部簽字接收人請購部門備份； （6）涉及的請購數(shù)量過多時可以附件清單的形式進行提交，為提高效率該清單的電子文檔也需一并提交； （7）遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。 （8）如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，請購部門必須作出書面說明。 （9）請購單的更改和補充應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 4．公司物資請購單的提報部門 （1）公司經(jīng)營生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門提報； （2）公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室

4、提報； （3）公司各部門專用的物資由各部門自行提報。 二、請購單的接收及分發(fā)規(guī)定 1、請購的接收要點 （1）采購部在接收請購單時應(yīng)檢查請購單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購單是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批； （2）接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購，名稱規(guī)格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則； （3）通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存； （4）對于不符合規(guī)定和撤銷的請購物資應(yīng)及時通知請購部門。 2、請購單的分發(fā)規(guī)定 （1）對于請購單采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分工處理； （2

5、）對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； （3）無法于請購部門需求日期辦妥的應(yīng)通知請購部門； （4）重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。 3、采購周期的規(guī)定 （1）單次采購金額預(yù)算在1萬元以下的零星采購項目或預(yù)算在1萬元以下可市區(qū)采購的物資及產(chǎn)品的采購周期不應(yīng)超過5天； （2）單次采購金額預(yù)算在1萬元以上的項目比價采購，采購周期不應(yīng)超過15天； （3）單次采購金額預(yù)算在20萬元以上的項目采購部自行招標(biāo)采購，采購周期不應(yīng)超過40天； （4）單次采購金額預(yù)算在100萬元以上的項目可委托代理招標(biāo)公司代理招標(biāo)，采購周期不應(yīng)超過60天； （5）請購部門

6、應(yīng)按照以上（1）-（4）條中規(guī)定的時間提前提包請購單采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因； （6）遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略； 三、詢價及其規(guī)定 1．詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問題應(yīng)及時的與請購部門溝通； 2．屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購； 3．對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理； 4．所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或服務(wù)商直接詢價，原則能不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價； 5．對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品； 6．遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采

7、購金額大于10萬的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，按照附表四（擬報價/招標(biāo)單位名單）的格式提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價或發(fā)放標(biāo)書； 7．詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價； 8．除固定資產(chǎn)外單次采購金額在1萬元以下項目可以自行采購；單次采購金額預(yù)算金額在1萬元以上的所有項目都應(yīng)要求至少三家上的供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購，比價或招標(biāo)項目應(yīng)至少邀請四家以上單位參與；單次采購金額預(yù)算價格在20萬元以上的項目應(yīng)由采購部組織招標(biāo)，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督；單次采購金額預(yù)算價格在100萬元以上的項目由公司領(lǐng)導(dǎo)決定是否委托第三方機構(gòu)代理招標(biāo)； 9．比價采購或招

8、標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成我公司所需物資和項目的能力； 10．比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照附表五（材料或設(shè)備詢價表）的格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價； 11．在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。 三、比價、議價 1．對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)； 2．對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出； 3．收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格； 4．重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地

9、考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等； 5．參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。 四、比價、議價結(jié)果匯總 1．比價比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總； 2．比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照附表六（比價/招標(biāo)匯總表）的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核； 3．如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。 五、合同的簽訂及其規(guī)定。 1．合同 合同是當(dāng)事人或當(dāng)事雙方之間設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。依法成立的合同，受法律保護。廣義合同

10、指所有法律部門中確定權(quán)利、義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。目前我們的采購工作主要涉及工礦產(chǎn)品買賣合同。 （1）合同正文應(yīng)包含的要素 1） 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點； 2） 采購物品/項目的名稱/、規(guī)格、數(shù)量/工程量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)圖紙是合同不可分割的部分； 3） 包裝要求； 4） 合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明； 5） 付款方式； 6） 工期； 7） 質(zhì)量保證期； 8） 質(zhì)量要求及規(guī)范； 9） 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法； 10） 雙方的公司信息； 11） 其他約定。 （2）合同簽訂及其規(guī)定 1）如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注

11、意保密責(zé)任； 2）擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低； 3）為防止合同工程量追加或追加無依據(jù)，打包采購時要求供貨方提供分項報價清單； 4）遇貨物訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點； 5）質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期； 6）詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求； 7）針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款，調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等 8）與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款； 9）違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體； 10）比價/招標(biāo)匯

12、總表巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作； 11）合同簽定簽應(yīng)按照附表七（合同審查批準(zhǔn)單）的格式對合同初稿進行巡簽審查； 12）合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效； 13）簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。 六、付款及合同執(zhí)行 1．付款規(guī)定 （1）所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司《修造船公司材料采購付款及報銷流程V1.修改版》及《修造船公司資金支出審批及報銷簽字權(quán)限及管理制》中的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （2）按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款； （3）按照貴司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)填寫附表八（資金支出審批單）或附表九（付款審批單），該審

13、批單巡簽完畢后提交財務(wù)部付款； （4）財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。 2．合同執(zhí)行 (1) 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)； （2）已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約； （3）合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同； 七、報驗與入庫 1．報驗

14、 （1）供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收； （2）對于不同類型的合同的標(biāo)的物的驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行； （3）達(dá)到質(zhì)檢和報驗條件的合同標(biāo)的物應(yīng)在第一時間報請質(zhì)檢部門進行質(zhì)檢、驗收； （4）質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時報驗，并出具報驗結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任； （5）用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。 2．入庫 （1）公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備及外協(xié)加工件入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收； （2）合同標(biāo)的物在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及

15、時安排卸貨與搬運； （3）質(zhì)檢部門未及時驗收的合同標(biāo)的物，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受； （4）質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品倉庫應(yīng)及時的入庫，并及時出具入庫清單； （5）外協(xié)加工件應(yīng)按照原材料入庫； （6）質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司財務(wù)規(guī)定不入庫。 附表一 固定資產(chǎn)購置申請表 企業(yè)名稱： 編號： 申請部門 申請時間 購置資產(chǎn)名稱 購置數(shù)量 預(yù)算單價 預(yù)算金額 購置原因： 購置后效益分析： 部門負(fù)責(zé)人 分管領(lǐng)導(dǎo)

16、 分管財務(wù)副總 總經(jīng)理 年 月 日 附表二 采 購 申 請 表 申請部門： 填報日期： 年 月 日 采購類別：□設(shè)備 □材料 □工程 □服務(wù) □低值易耗 □其他 購置原因： 序號 名稱 規(guī)格型號 /工程概況 數(shù)量 /工程量 估價（總價） 交貨期 /工期 備注 1 2 3 4 5 6 7

17、 8 備注： 編制人： 部門經(jīng)理： 分管副總： 采購副總： 財務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表三 物資采購審批單 部門名稱 年月日 序號 項目名稱 規(guī)格 單位 數(shù)量 單價 金額 審批 備注 總經(jīng)理： 財務(wù)副總

18、 分管副總： 財務(wù)審核： 合計金額大寫： ￥： 經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人： 序號 投標(biāo)單位名稱 資質(zhì)情況 業(yè)績情況 聯(lián)系人 電話/傳真 手機 電子郵箱 備注 1 2 3 4 5 附表四 擬報價/招標(biāo)單位名單 單位名稱：

19、 填報日期： 年 月 日 經(jīng)辦人： 采購部： 技術(shù)副總： 采購副總： 財務(wù)副總： 總經(jīng)理： 附表五 材料（設(shè)備）詢價表 日期：年 月 日 需求單位： 序號 材料名稱 規(guī)格型號 單 位 數(shù)量 單價 小 計 備 注 1 　 　 　 　 　 　 　 2 　 　 　 　 　 　 　 3 　 　 　

20、 　 　 　 　 4 　 　 　 　 　 　 　 5 　 　 　 　 　 　 　 6 　 　 　 　 　 　 　 7 　 　 　 　 　 　 　 合計： 供方 信息 報價單位（蓋章）： 供貨 周期 付款方式 　 聯(lián)系人 　 電話 　 傳真 　 郵箱 　 公司網(wǎng)址 　 辦公地址： 需方 信息 公司名稱： 聯(lián)系人 商務(wù)： 電話 　 傳真 　 技術(shù)： 　 郵

21、箱 公司網(wǎng)址 　 辦公地址： 郵 編： 備注：1.本報價含17%的增值稅，含運費； 2.本單只做詢價用，非正式訂單。 附表六 比價/招標(biāo)匯總表 企業(yè)名稱： 制表時間： 年 月 日 物料 名稱 規(guī) 格 單位 包裝 標(biāo)準(zhǔn) 公司名稱 一次報價 二次報價 工期 付款 方式 聯(lián)系人 選定

22、廠家 采購部意見： 經(jīng)辦人： 采購部： 技術(shù)副總： 分管副總： 財務(wù)副總： 總經(jīng)理： 備注： 附表七 合同審查批準(zhǔn)單 合同編號: 合同名稱： 合同標(biāo)的物： 產(chǎn)品（承攬）單價/合同總額： ￥：

23、 元（人民幣： 元整）。 招（評）標(biāo)情況： 詳見報價及合同。 合同洽談人： 公司律師意見： 技術(shù)副總意見： 分管副總意見： 分管財務(wù)副總意見： 公司總經(jīng)理意見： 附表八 資金支出審批單 部門名稱 年 月 日 序號 項目名稱 支付依據(jù) 合同金額 已付金額 申請金額 審批 備注 總經(jīng)理： 財務(wù)副總

24、 分管副總： 財務(wù)審核： 合計金額大寫： ￥： 經(jīng)辦人： 部門負(fù)責(zé)人： 復(fù)核人： 附表九 付款申請審批單 合同編號: 合同名稱： 付款依據(jù)： 合同金額、已付款額：申請付款方式、付款金額： 合同金額：￥ 元； 已付款額：￥ 元； 申請付款金額：￥ 元； 質(zhì)保金: ； 本次申請付款大寫： 合同洽談人： 分管副總意見： 財務(wù)副總意見： 總經(jīng)理意見： — END —