《【企業(yè)】新入職員工培訓(xùn)經(jīng)典教材 辦公室公文管理講座P120》由會(huì)員分享，可在線閱讀，更多相關(guān)《【企業(yè)】新入職員工培訓(xùn)經(jīng)典教材 辦公室公文管理講座P120（120頁(yè)珍藏版）》請(qǐng)?jiān)谘b配圖網(wǎng)上搜索。
1、單擊此處編輯母版標(biāo)題樣式,,單擊此處編輯母版文本樣式,,第二級(jí),,第三級(jí),,第四級(jí),,第五級(jí),,, 要 內(nèi) 容,,公文處理,,,印章管理,,,檔案管理,,第一部分 公文處理,一、基本概念,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,,——,撰制公文,,,就是根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過領(lǐng)會(huì)意圖并收集整理有關(guān)的信息撰擬成文稿，再經(jīng)審核簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過程，形成具有正式效力的公文。,一、基本概念,,〔一〕基本內(nèi)容,,——辦理傳遞文件,,根據(jù)法定的職責(zé)權(quán)利規(guī)定，進(jìn)行收文和發(fā)文的處理。發(fā)文處理
2、是指以本機(jī)關(guān)的名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指對(duì)收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據(jù)有關(guān)規(guī)那么遞送給收文單位的過程。,一、基本概念,,〔一〕基本內(nèi)容,,——,管理文件,,,是指公文由文秘部門或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對(duì)文件實(shí)施科學(xué)系統(tǒng)的保管，對(duì)秘密文件進(jìn)行保密維護(hù)。,一、基本概念,,〔一〕基本內(nèi)容,,——立卷歸檔,,公文辦理完畢后應(yīng)根據(jù)?檔案法?和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)立卷歸檔。要對(duì)在立卷范圍內(nèi)的文件做系統(tǒng)化整理和編目，編制成案卷，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將其移交檔
3、案部門。,一、基本概念,,〔一〕基本內(nèi)容,,——,嚴(yán)肅性,,,公文作者是法定的，具有權(quán)威性的。公文不是個(gè)人的作品，對(duì)內(nèi)對(duì)外代表企業(yè)。在公務(wù)聯(lián)系中，必須以法定的名義行文，因此,,,這種法定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動(dòng)中等同的權(quán)威。公文處理活動(dòng)具有一定的秘密性，絕大多數(shù)公文都有特定的讀者對(duì)象，一部分公文更因其涉及到企業(yè)利益，必須以有效的保護(hù)手段將其限有于一定的讀者群和特定的時(shí)空內(nèi)。,一、基本概念,,〔二〕基本特性,,——,輔助性,,,公文處理活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的組成部分，它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供了必要的條件和保障，因而是一項(xiàng)輔助性活動(dòng)。從管理學(xué)上來說，管理的四項(xiàng)基本職能：計(jì)劃、組織
4、、指揮、控制，這些管理職能的實(shí)現(xiàn)離不開公文處理，因此，公文處理活動(dòng)具有輔助性，輔助性又包含業(yè)務(wù)性、定向性。,一、基本概念,,〔二〕基本特性,,——,應(yīng)用性,,公文處理活動(dòng)經(jīng)過了長(zhǎng)期的實(shí)踐，反復(fù)的探索，已經(jīng)逐步形成了基本完整的具有很強(qiáng)的應(yīng)用性的思想、程序、方法和技巧。公文處理的實(shí)踐性要求公文處理的工作人員做為活動(dòng)的主體，應(yīng)該起到主導(dǎo)的作用，充分地發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的素質(zhì)，使各種具體門類的技術(shù)和方法真正能為我所用，投入實(shí)際。公文處理的應(yīng)用性，派生了它的專業(yè)性和技術(shù)性。,一、基本概念,,〔二〕基本特性,,公文處理還具有特定的技術(shù)規(guī)律，特別是各種新的辦公材料和技術(shù)方法、手段的運(yùn)用，正從根
5、本上改變著公文處理活動(dòng)的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝著更可靠、更快更優(yōu)的方向發(fā)展。,一、基本概念,,〔二〕基本特性,,一、基本概念,及時(shí),,準(zhǔn)確,,保密,,集中,,〔三〕基本要求,,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,,二、公文種類,從外延上說，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一種。從內(nèi)涵上講，以“文件〞形式出現(xiàn)的公文，在我們現(xiàn)在的擬文中，主要是一些政策性、重要的事項(xiàng)，或者是下級(jí)單位向上級(jí)單位報(bào)送的公文。在處理日常事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體一般分為行政公文、事務(wù)文書和商務(wù)文書等三類。,,——,行政文書,,,是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過
6、程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。,二、公文種類,,——事務(wù)文書,,是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理日常事務(wù)所使用的文書。主要有 稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、賀信〔賀電〕、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿等等。,二、公文種類,,——,商務(wù)文書,,是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書，主要有意向書、訂貨單、商品說明書、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報(bào)告等等。,二、公文種類,,二、公文種類,在日常工作中，行政公文的使用極為廣泛。按?國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法?有關(guān)規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的公文種類有13種，命令〔令
7、〕、決定、公告、通告、通報(bào)、議案、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函、會(huì)議紀(jì)要。,,,1、文件,〔1〕董事會(huì)、黨委、紀(jì)委文件,〔3〕部門文件,2、情況通報(bào),〔2〕公司文件,3、會(huì)議紀(jì)要,〔1〕專題會(huì)議紀(jì)要,〔2〕辦公會(huì)會(huì)紀(jì)要,集團(tuán)公司常用公文種類,二、公文種類,,一、公文種類,,適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。,,〔一〕通知,,一、公文種類,,1、通知一般是下行文，或者是平行文。不能對(duì)上級(jí)單位發(fā)通知。,,2、作為平行文，主要是指發(fā)文單位〔一般指綜合部門〕管理事項(xiàng)需要平級(jí)部門知曉或執(zhí)行的事項(xiàng)。,,〔一〕通知,
8、,二、公文種類,本卷須知：日常工作中，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)性通知均有附帶文件，位于正文后的附件位置，但他們?nèi)匀粚儆凇罢抹?，而不是“附件〞，因此在正文下行文不必?biāo)注“附件〞及“附件名稱〞。,,如：關(guān)于下發(fā)?池州海螺道路交通管理?的通知,,〔一〕通知,,二、公文種類,適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。,,,附：,子公司對(duì)外報(bào)告格式,,〔二〕報(bào)告,,二、公文種類,1、報(bào)告一定是上行文。,,2、報(bào)告就是反映情況、匯報(bào)工作，具有匯報(bào)性和陳述性的特點(diǎn)。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，否那么上級(jí)收文單位可以不予答復(fù)。報(bào)告最好也不要帶建議事項(xiàng)。,,3、除安全事故、特大自然災(zāi)害等緊急事項(xiàng)外，一般不越級(jí)報(bào)告
9、。,,4、常用的報(bào)告尾語(yǔ)有：“特此報(bào)告〞、“專此報(bào)告〞、“請(qǐng)審閱〞、“請(qǐng)指正〞等。,,〔二〕報(bào)告,,二、公文種類,5、報(bào)告于請(qǐng)示的區(qū)別,,〔1〕性質(zhì)要求不同。報(bào)告為匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問所用，因此報(bào)告機(jī)關(guān)不必等待上級(jí)機(jī)關(guān)的答復(fù)；而請(qǐng)示那么是為了某一問題請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批準(zhǔn)的公文，請(qǐng)示機(jī)關(guān)必須要等待上級(jí)機(jī)關(guān)的明確回復(fù)。,,〔2〕行文時(shí)限不同。報(bào)告行文的時(shí)限原那么是，可以在事前、事后或工作進(jìn)行中行文，而請(qǐng)示那么必須在事前行文。,,〔二〕報(bào)告,,二、公文種類,本卷須知：,,〔1〕報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)。報(bào)告事項(xiàng)務(wù)必真實(shí)，有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，不能為了取悅上級(jí)，編造事實(shí)?！?〕報(bào)告時(shí)間及時(shí)。報(bào)告的目的是為
10、了使上級(jí)機(jī)關(guān)了解下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況，違反了時(shí)效性，報(bào)告也就失去了意義?！?〕報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如果在洋洋灑灑的長(zhǎng)篇報(bào)告中提出了請(qǐng)示事項(xiàng)，并等待批準(zhǔn)，這就難免貽誤工作。,,〔二〕報(bào)告,,二、公文種類,適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。,,1、和報(bào)告一樣，請(qǐng)示一定是上行文。因此，同各部門之間不用請(qǐng)示。嚴(yán)格的說應(yīng)該用“函〞，但在標(biāo)題中用很客氣、變通的語(yǔ)言，如“關(guān)于請(qǐng)求〔申請(qǐng)〕的函〞等。,,〔三〕請(qǐng)示,,二、公文種類,,2,、請(qǐng)示應(yīng)一事一請(qǐng)。因?yàn)槎嗍抡?qǐng)示，收文單位可能在不同的部門辦理，又可能是其不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，造成公文運(yùn)轉(zhuǎn)困難，同時(shí)降低辦文效率。,,〔三〕請(qǐng)示,,二、公文種類,3,、請(qǐng)示一般只主送一
11、個(gè)機(jī)關(guān)，涉及其它上級(jí)協(xié)辦部門的一般用抄送形式，但請(qǐng)示不抄送下級(jí)單位。如果不主送一個(gè)部門，可能產(chǎn)生以下兩個(gè)問題：一是造成問題無(wú)法解決，因兩個(gè)主辦部門都認(rèn)為這事不一定是其主辦，特別是不易辦的事；二是容易造成主辦部門協(xié)調(diào)困難。,,〔三〕請(qǐng)示,,二、公文種類,4、請(qǐng)示類公文應(yīng)在成文日期后的附注位置注明聯(lián)系人及 ，以便主辦部門及時(shí)聯(lián)系，以便了解情況，及時(shí)辦復(fù)。,,〔三〕請(qǐng)示,,二、公文種類,5,、請(qǐng)示類公文一般不越級(jí)請(qǐng)示。如遇事情緊急、情況重大，不越級(jí)將貽誤工作，或已報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)但未得到批復(fù)、事情急于處理時(shí)，可作特殊情況處理，在越級(jí)行文的同時(shí)，必須同時(shí)抄送給直接上級(jí)機(jī)關(guān)。,,〔三〕請(qǐng)示,,二、公文種類
12、,6、請(qǐng)示語(yǔ)氣宜溫和謙恭，用詞應(yīng)采用“請(qǐng)〞、“擬〞、“建議〞等，不可生硬武斷。,,附：子公司內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告格式,,〔三〕請(qǐng)示,,二、公文種類,適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。,,1、批復(fù)一定是下行文，是批復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)非下級(jí)的單位，不能使用批復(fù)文種。如：同級(jí)單位的各組成部門之間行文，上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位行文都不能用批復(fù)文種，一般是用“函〞。,,〔四〕批復(fù),,二、公文種類,2、批復(fù)一般是對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)批準(zhǔn)答復(fù)。如果對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)不予同意時(shí)，一般不用批復(fù)，用意見〔對(duì)下級(jí)單位〕或函〔對(duì)不相隸屬單位〕或者用復(fù)函。,,〔四〕批復(fù),,二、公文種類,適用于對(duì)重要問題提出意見和處理辦法。,,1、意
13、見可以是上行文，也可以是下行文，又可以是平行文。使用“意見〞文種發(fā)文，形式上可以是“××文件〞形式，也可以是“××〔單位〕〞〔發(fā)文單位的標(biāo)識(shí)〕的形式。,,〔五〕意見,,二、公文種類,2、上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位報(bào)送的意見類公文，一般要給予處理或答復(fù)。上級(jí)單位下發(fā)的意見，文中有明確要求的，下級(jí)單位就遵照?qǐng)?zhí)行，無(wú)明確要求的，應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行。事后或工作進(jìn)行中行文，而請(qǐng)示那么必須在事前行文。,,〔五〕意見,,二、公文種類,適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)事項(xiàng)。,,1、一定要用于不相隸屬單位之間，一般是平級(jí)單位之間的行文，對(duì)上級(jí)單位或下級(jí)單位一般不用函，用函也不適合。,,2、注意與批
14、復(fù)文種的區(qū)別使用，上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位之間的批準(zhǔn)、答復(fù)事項(xiàng)一般都應(yīng)用“函〞，而不用批復(fù)。,,〔六〕函,,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,,三、公文格式,,公文格式指公文的外觀樣式，既公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識(shí)的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。,,,公文格式要素劃分為眉首、主體、版記,3,部分,1、眉首——公文的“頭〞,2、主體——公文的“身〞,3、版記——公文的“腳〞,置于公文首頁(yè)紅色反線〔寬度同版心，即,,156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首,置于紅色反線〔不含〕以下到主題詞之間的,,各要素統(tǒng)稱主體,置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記,,,,三、公文格式,,眉首
15、,安徽海螺集團(tuán)公司部室文,安海辦[200,8]8,號(hào),◆眉首---公文的“頭〞,◇發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí),,◇發(fā)文字號(hào),,◇反線,,◇秘密等級(jí),,37mm,62mm,秘密,三、公文格式,,〔一〕眉首,,二級(jí)部門行文中的文頭相當(dāng)于公文的眉首主要包括發(fā)文單位、文件類別、劃線和發(fā)文編號(hào)。,,三、公文格式,二級(jí)部門通知通報(bào)格式,,〔一〕眉首,,,安徽海螺集團(tuán)公司文件,安海政[200,8]9,號(hào),◇ 標(biāo)題,××××,××××××××××××× ×××××××××××××××××××××××× ×××××××××× 。,,特此通知,◆ 主體--公文的“身〞,◇主送機(jī)關(guān),◇正文,◇附件,◇成文日期,◇印章和附注等,關(guān)
16、于下發(fā)××××的通知,,公司各單位：,,,附件：,1,、,××××××,二〇〇八年四月十六日,,,2,、,××××××,,〔二〕公文主體,三、公文格式,,公文標(biāo)題為黑體二號(hào)字、居中，上、下各空一行?？煞忠恍谢蚨嘈信挪?；回行時(shí)，要做到詞義完成，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。,三、公文格式,——,主體,,1,、標(biāo)題,,公文標(biāo)題應(yīng)注意以下幾點(diǎn)： 〔1〕標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映概括公文內(nèi)容。 〔2〕除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。這也是對(duì)標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要的要求，如“關(guān)于印發(fā)×
17、×〔內(nèi)部制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件〕的通知〞，都不應(yīng)加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 〔3〕一定要說明文種。 〔4〕還有一些簡(jiǎn)單事項(xiàng)可以不用標(biāo)題。如：告訴一個(gè)簡(jiǎn)單的情況，或者給某單位反饋一個(gè)意見，或者僅對(duì)某一個(gè)單位發(fā)個(gè)通知等。,,1,、標(biāo)題,三、公文格式,——,主體,,是指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱或同類型單位的統(tǒng)稱。同類型單位的統(tǒng)稱如：“公司各單位〞。 〔1〕在通常情況下，上行文〔如請(qǐng)示、報(bào)告〕、特指性下行文〔如批復(fù)〕、平行文〔如函〕，只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)；普發(fā)性下行文〔如決定、通知、通報(bào)〕寫數(shù)個(gè)主送機(jī)關(guān)；周知性公文〔如公告、通告等〕可以不寫主送機(jī)關(guān)。,,2,、主送機(jī)關(guān),三、公文
18、格式,——,主體,,〔2〕主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用三號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，回行仍須頂格。其標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法是：同類機(jī)關(guān)、單位之間用頓號(hào)、不同類機(jī)關(guān)、單位之間用逗號(hào)，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。,,2,、主送機(jī)關(guān),三、公文格式,——,主體,,〔1〕從公文的起草方面：一是符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示和要求；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；四是要完整、準(zhǔn)確地表達(dá)發(fā)文單位的意圖；五是全面準(zhǔn)確的反映客觀實(shí)際情況；六是提出的政策措施要切實(shí)可行；七是文字要精確簡(jiǎn)練，表達(dá)要準(zhǔn)確嚴(yán)密。,,3,、正文,三、公文格式,——,主體,,〔2〕從辦公室核文的角度，總的要求是：觀點(diǎn)明
19、確，條例要清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容從事，文字精煉，表達(dá)準(zhǔn)確，語(yǔ)句通順。,,3,、正文,三、公文格式,——,主體,,〔3〕正文在主送單位名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。字體為仿宋三號(hào)字，假設(shè)正文中含有子標(biāo)題，那么該子標(biāo)題加粗，不再采用黑體。 附：?關(guān)于開展一線計(jì)劃?rùn)z修勞動(dòng)競(jìng)賽的通知?,,3,、正文,三、公文格式,——,主體,,審核公文內(nèi)容本卷須知： 一是應(yīng)用公文應(yīng)完整，如：“發(fā)文單位名稱?公文標(biāo)題?〔發(fā)文字號(hào)〕〞。 二是公文出現(xiàn)的單位名稱要用法定名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不要造成歧義。如果文中要用簡(jiǎn)稱，一般首次用全稱〔以下簡(jiǎn)稱××〕，然后再用簡(jiǎn)稱。 三是
20、公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在一些詞語(yǔ)中作為修辭色彩的數(shù)字用漢字外，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。 四是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、〔一〕、1、〔1〕。,,3,、正文,三、公文格式,——,主體,,附件是對(duì)公文的補(bǔ)充或說明，是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。目的是使正文的主題內(nèi)容更清晰、明了。附件在正文下空1行左空2字，用三號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件〞，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。〔如附件：1、 ××××〕。附件應(yīng)與正文一起裝訂。,,4,、附件,三、公文格式,——,主體,,附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： 〔1〕公文的主體部分不能作為附件。如：“關(guān)于印發(fā)……辦法〔規(guī)定、制度、意見〕的通知〞，經(jīng)常把“辦法〞作為附
21、件，這是不正確的，因?yàn)樗枪牡闹黧w。 〔2〕在正文中涉及附件的內(nèi)容處應(yīng)加括號(hào)注明“見附件〞。公文主體中的附件名稱應(yīng)與附件材料上的名稱一致。,,4,、附件,三、公文格式,——,主體,,附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： 〔3〕附件應(yīng)與公文主體裝訂在一起。假設(shè)無(wú)法裝訂在一起，應(yīng)在附件的首頁(yè)右上角注明“發(fā)文字號(hào)附件：〞。 〔4〕如果附件很多，有的材料作為附件又不好說明名稱，可以在正文中進(jìn)行“文字處理〞，如“現(xiàn)將有關(guān)材料隨文上報(bào)，請(qǐng)審定〞等，這樣就不需要再用“附件〞。,,4,、附件,三、公文格式,——,主體,,附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： 〔5〕如附件不止一份，那么用阿拉伯
22、數(shù)字編列序號(hào)，上下排布；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如多個(gè)附件的格式排列： 附件：1、…… 2、…… 3、……,,4,、附件,三、公文格式,——,主體,,確定成文日期應(yīng)掌握以下原那么： 〔1〕公司領(lǐng)導(dǎo)或部門領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。 〔2〕聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)簽字日期為準(zhǔn)。 〔3〕需經(jīng)會(huì)議討論通過的，以通過日期為準(zhǔn)。 〔4〕須經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。,,5,、成文日期,三、公文格式,——,主體,,成文日期一律用漢字書寫，“零〞寫為“二〇〇八年四月〞。如“二〇〇八年四月十五日〞不能寫為“二〇〇八年四月
23、十五日〞，不能寫為“2008年4月14日〞也不能寫為“二〇〇八年四月十五日〞。成文日期應(yīng)右空4格，上下位置要視印章大小而定，一般情況下應(yīng)空2-3行，以保證印章上距正文在一行之內(nèi)。,,5,、成文日期,三、公文格式,——,主體,,◆版記--公文的“腳〞,,安徽海螺集團(tuán)公司文件,安海政[200,8]1,號(hào),,主題詞：項(xiàng)目 評(píng)估 報(bào)告,抄送：省發(fā)改委,省國(guó)資委。,安徽海螺集團(tuán)總經(jīng)辦 200,8,年,4,月1,6,日,共印：8份,◇主題詞,◇抄送機(jī)關(guān),◇印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期,◇反線,◇印制份數(shù),◇頁(yè)碼,三、公文格式,,〔三〕版記,,★ 主題詞：公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關(guān)
24、鍵作用的詞。,,★ 目的：為了便于制作公文索引和計(jì)算機(jī)存貯和檢索，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要。,,★ 步驟：分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念再查閱主題詞表〔如國(guó)務(wù)院公文主題詞表〕,三、公文格式,——,版記,,1,、主題詞,,〔1〕確定主題詞的方法、步驟：,,主題詞是確切表達(dá)公文主題的規(guī)范化名詞或名詞性短語(yǔ)，一般由三至五個(gè)構(gòu)成。準(zhǔn)確標(biāo)注主題詞，必須先分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念。要將主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞，需要查閱各地政府統(tǒng)一編制使用的?公文主題詞表?，從而將自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化語(yǔ)言。然后將其標(biāo)注在版記處規(guī)定的位置上。,三、公文格式,——,版記,,1,、主題詞,,〔2〕標(biāo)注主題詞的原那
25、么：,,先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)先標(biāo)內(nèi)容詞，再標(biāo)形式詞。如?國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布〈國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法〉的通知?，它的主題詞是“文秘工作 公文 辦法〞。所有主題詞的最后一個(gè)詞均指該文種。主題詞按規(guī)定應(yīng)標(biāo)注在公文末頁(yè)下部，抄送范圍上方。主題詞用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)，詞目之間空1字，不可用逗號(hào)取代空格。,三、公文格式,——,版記,,1,、主題詞,,是指抄送給除主送機(jī)關(guān)之外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。,,2,、抄送,三、公文格式,——,版記,,應(yīng)注意的幾個(gè)問題： 〔1〕按新的公文處理辦法，現(xiàn)在已無(wú)“抄報(bào)〞概念，不管對(duì)上級(jí)還是下級(jí)單位都使用“抄送〞。
26、 〔2〕主送和抄送單位的名稱應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者統(tǒng)稱。,,2,、抄送,三、公文格式,——,版記,,應(yīng)注意的幾個(gè)問題： 〔3〕主送和抄送單位的排序。上級(jí)單位在前，下級(jí)單位在后。同級(jí)單位之間一般順序是黨委在前。同時(shí)主送和抄送單位在內(nèi)部和外部，應(yīng)“先外后內(nèi)〞。 〔4〕一般公文不主送〔或抄送〕受理〔或知曉〕的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。 版記一定要置于公文的最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素要置于最后一行。,,2,、抄送,三、公文格式,——,版記,,1,、排版規(guī)格,除發(fā)文機(jī)關(guān)、公文標(biāo)題、主題詞以及正文小標(biāo)題有規(guī)定外，全部用,3,號(hào)仿宋體字，一般每面排,22,行，每行排,28,個(gè)字。行距一般為
27、固定值,28,磅，隨機(jī)調(diào)整范圍為,26,～,30,磅,三、公文格式,,〔四〕排版規(guī)格與印刷裝訂要求,,,2,、制版要求：,除首頁(yè)紅頭部分，雙面印刷，版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過,lmm,。,三、公文格式,,〔四〕排版規(guī)格與印刷裝訂要求,,,3,、印刷要求：,雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過,2mm,。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo),BLl00,％，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo),Y80,％，,M80,％。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。,三、公文格式,,〔四〕排版規(guī)格與印刷裝訂要求,,,4,、裝訂要求：,公文應(yīng)左側(cè)或騎馬裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書芯不脫落，
28、后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過,4mm,。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?l/4,處，允許誤差,±4mm,。平訂釘鋸與書脊間的距離為,3mm,～,5mm,；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差,±lmm,，四角成,90,度，無(wú)毛茬或缺損。,三、公文格式,,〔四〕排版規(guī)格與印刷裝訂要求,,第一部分 公文處理,二、公文種類,三、公文格式,四、處理流程,一、基本概念,,擬稿,審核,會(huì)簽簽發(fā),復(fù)核,繕印,用印,登記,分發(fā),,四、處理流程,,〔一〕發(fā)文處理,,四、處理流程,,〔一〕發(fā)文處理,1、擬稿。,,就是擬寫公文草稿。公文擬稿的基本規(guī)那么：行文
29、應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。,,四、處理流程,,〔一〕發(fā)文處理,2,、審核。,,就是對(duì)公文文稿進(jìn)行審查核定。公文排版完畢后打印出文本，此文本并不能作為正式公文向外發(fā)出，還需要進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的校對(duì)工作，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏，確保公文質(zhì)量。,,四、處理流程,,〔一〕發(fā)文處理,3,、會(huì)簽。,,,有兩種情況需要會(huì)簽：一是擬文內(nèi)容涉及本單位其他部門時(shí)，擬稿部門主要負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送相關(guān)部門會(huì)簽，再送辦公室核稿；二是涉及外單位的或需要與外單位聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審簽后送外單位會(huì)簽。,如：,公司文件會(huì)簽單,,四、處理流程,,〔一〕發(fā)文處理,4,、簽發(fā)。,,就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿
30、予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。,,四、處理流程,,〔一〕發(fā)文處理,5,、繕印。,,是對(duì)文件進(jìn)行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn)，不能隨意增減。,,繕印好的文件就可以交印章管理人員用印，然后進(jìn)行登記和分發(fā)。,附：,二級(jí)部門發(fā)文登記表,,,文件資料發(fā)放清單,,簽收,登記,審核,擬辦,批辦,承辦,催辦,歸檔,,,,四、處理流程,,〔二〕收文處理,,1、收文的,,主要是指對(duì)收到的下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需
31、要辦理的公文。文秘部門對(duì)收文的審核重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)那么；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商妥當(dāng)；文種使用、公文格式是否規(guī)范。,,附：二級(jí)部門收文登記表,四、處理流程,,〔二〕收文處理,,2,、擬辦,,指由綜合辦公部門或業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員對(duì)需要辦理的公文提出建議性處理意見的參謀性活動(dòng)。通過擬辦，能充分發(fā)揮文秘部門及其人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，履行其輔助決策和參謀助手的職責(zé)；切實(shí)可行的擬辦意見能夠方便領(lǐng)導(dǎo)人批辦公文時(shí)參考，能使領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見在擬辦意見的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人大量的時(shí)間和精力。因此，擬
32、辦意見雖然不是公文辦理的最后意見，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來說有著重要的參考價(jià)值。擬辦人員，通常是辦公室負(fù)責(zé)人，在必要時(shí)，也可授權(quán)。,四、處理流程,,〔二〕收文處理,,3、批辦,,是指由機(jī)關(guān)〔部門〕領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文辦理提出最終處理意見的決策性活動(dòng).。批辦是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)、履行職責(zé)的重要手段，領(lǐng)導(dǎo)通過對(duì)公文的批示，指出其采取行動(dòng)的原那么，提出解決問題的方法和措施，領(lǐng)導(dǎo)人在這一過程中既依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時(shí)又依法履行其職責(zé)，完成各項(xiàng)管理活動(dòng)。,四、處理流程,,〔二〕收文處理,如：,公司收文處理標(biāo)簽,,第二部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,,第二部分 印章管理,
33、二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,,一、印章特性,印章是企業(yè)對(duì)公文、證件生效負(fù)責(zé)的憑證，具有法定性、權(quán)威性和憑證性。,,一、印章特性,任何一個(gè)企業(yè)的印章都有它的法定名稱，說明企業(yè)的合法存在，在公務(wù)處理或?qū)?nèi)外聯(lián)絡(luò)中，都以有無(wú)法人印章作為是否合法和有效的標(biāo)志。表現(xiàn)在其刻制、啟用、保管、停用、銷毀等必須嚴(yán)格按照規(guī)范化的程序執(zhí)行，不可隨意而為之。,,〔一〕法定性,,一、印章特性,按法定程序生成和使用的印章，是一個(gè)企業(yè)權(quán)力的代表，但必須在所限定的范圍內(nèi)使用。,,〔二〕權(quán)威性,,一、印章特性,印章的使用是文件生效的重要標(biāo)志，是處理法律糾紛的重要依據(jù)。,,〔三〕憑證性,,第
34、二部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,,二、印章分類,,印章主要分為法人印章、私章、專用章、鋼印及二級(jí)機(jī)構(gòu)部門印章等。,,二、印章分類,代表企業(yè)的法定職權(quán)，印章的文字部分為單位全稱，即與公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照的名稱相同。法人印章在行使權(quán)力時(shí)，不得超越所在公司董事會(huì)所授權(quán)的范圍。,,〔一〕法人印章,,二、印章分類,主要有手章和名章，手章是領(lǐng)導(dǎo)人的手寫字體，名章是是個(gè)人姓名印章，主要用于銀行支票、合同、協(xié)議類憑證、各種報(bào)表上。,,〔二〕私章,,二、印章分類,是在日常工作中假設(shè)全部使用法人印章的話，會(huì)造成諸多不便，因此，產(chǎn)生了具有專門業(yè)務(wù)用途的專用章。常見的有財(cái)務(wù)
35、專用章、合同專用章等。,,〔三〕專用章,,二、印章分類,主要用于粘貼照片的證件上，有時(shí)用于票據(jù)的連接處，鋼印不能獨(dú)立使用，必須和印章同時(shí)使用方能生效。,,〔四〕鋼印,,二、印章分類,是在公司內(nèi)部以其職責(zé)行使部門的權(quán)力和憑證，對(duì)外在一定范圍內(nèi)起到聯(lián)絡(luò)作用，但對(duì)外不具有它所在公司的法人資格。,,〔五〕二級(jí)部門印章,,第二部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性,,☆,基本內(nèi)容,,審批、登記、用印、留存,,,☆,基本要求,,嚴(yán)細(xì)規(guī)范、穩(wěn)而慎之,,三、印章管理的基本內(nèi)容和要求,,第一部分 印章管理,二、印章分類,三、印章管理內(nèi)容和要求,四、用印流程,一、印章特性
36、,,部門領(lǐng)導(dǎo),,審核,公司領(lǐng)導(dǎo),,審批,辦公室,,核對(duì)用印,申請(qǐng),,填單,分管領(lǐng)導(dǎo),,審簽,,,,相關(guān)部門,,會(huì)簽,,,,部門領(lǐng)導(dǎo),,審核,,辦公室,,根據(jù)授權(quán)用印,,四、用印基本流程,,四、用印基本流程,通常情況用印有三種渠道：一種是部門直接申請(qǐng)，公司領(lǐng)導(dǎo)主要負(fù)責(zé)人審批用??；二種是由具體部門提出，相關(guān)部門會(huì)簽，分管領(lǐng)導(dǎo)審簽，公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。三種是根據(jù)公司法定代表人授權(quán)給被授權(quán)人內(nèi)容范圍、時(shí)間等，予以確認(rèn)用印。,,四、用印基本流程,,〔一〕法人公章,使用法人公章必須由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)，用印范圍必須在董事會(huì)授權(quán)范圍內(nèi)發(fā)生的經(jīng)營(yíng)管理事項(xiàng)，包括：,,1、公司各種文件、對(duì)外函電、證明〔申請(qǐng)〕及介紹信；
37、,,2、各類會(huì)計(jì)、稅務(wù)報(bào)表及其他報(bào)表；,,3、物資采購(gòu)和產(chǎn)品銷售業(yè)務(wù)之外的合同、協(xié)議；,,4、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中需要使用法人公章的其他事項(xiàng)。,,附：公司用印申請(qǐng)表,,四、用印基本流程,,〔二〕二級(jí)部門印章,二級(jí)部門印章須由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)用印。具體使用范圍：,,1、除辦公室印章外，其他部門印章原那么上僅限于公司內(nèi)部使用；,,2、職能部門在行使職能管理或向集團(tuán)內(nèi)相關(guān)單位進(jìn)行聯(lián)系工作可加蓋本部門印章；,,3、二級(jí)部門之間的工作聯(lián)系函以部門領(lǐng)導(dǎo)簽字為準(zhǔn)，不得加蓋印章。,,附：公司二級(jí)部門用印申請(qǐng)表,,四、用印基本流程,,〔三〕黨務(wù)印章,僅限于公司采購(gòu)、銷售、財(cái)務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)使用。,,僅限于黨務(wù)工作。,,,
38、〔四〕業(yè)務(wù)專用章,,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,,,檔案是指過去和現(xiàn)在的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。,第三部分 檔案管理,,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,,,檔案與文件的聯(lián)系與區(qū)別：檔案與文件之間有著密不可分的聯(lián)系。檔案是有價(jià)值并經(jīng)過歸檔保存的文件材料的集合體。文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿。,,檔案和資料都是知識(shí)的載體，都是社會(huì)生產(chǎn)實(shí)踐活動(dòng)不可缺少的
39、資源條件，在一定條件下兩者可以相互轉(zhuǎn)化。,一、檔案和文件資料的區(qū)別,,,兩者的區(qū)別在于：,,1、同本單位實(shí)踐活動(dòng)關(guān)系不同。凡是直接記述和反映本單位活動(dòng)并應(yīng)歸檔保存的屬檔案；資料那么是為了工作參考的目的而收集購(gòu)買來的材料。,,2、對(duì)本單位所發(fā)揮的作用不同。檔案是本單位活動(dòng)的直接記錄，因此它具有歷史的查考作用和憑證作用。而資料那么是收集或利用各種手段索取來的材料，對(duì)本單位的活動(dòng)不具有憑證作用。,一、檔案和文件資料的區(qū)別,,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,,,,基本內(nèi)容：,制定歸檔制度、移交單位填寫歸檔文件目錄、保管單位鑒定裝盒、保管單位填寫盒
40、內(nèi)文件目錄與備考。,,,,,基本要求：,歸檔及時(shí)、保管安全、服務(wù)經(jīng)營(yíng),二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,,,歸檔制度：,,就是確定歸檔范圍、歸檔時(shí)間以及歸檔案卷質(zhì)量要求和手續(xù)的一種實(shí)用文。,二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,,,歸檔范圍：,,是指哪些文件應(yīng)該歸檔，哪些文件不該歸檔。從原那么上說，凡是反映本機(jī)關(guān)或本企業(yè)工作活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬于歸檔范圍。,二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,,,,歸檔時(shí)間：,,指文書處理部門需要?dú)w檔的文件材料向檔案室移交的時(shí)間。處理完畢的文件，由機(jī)關(guān)文書部門或業(yè)務(wù)部門立好卷，在次年６月底以前向檔案部門移文。對(duì)于專業(yè)方面的專門文件，特殊載體的文件或住地分散的單位的文件
41、，為了便于日常工作查考，可以適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間。歸檔及時(shí)、保管安全、服務(wù)經(jīng)營(yíng),二、檔案管理基本內(nèi)容和要求,,第三部分 檔案管理,二、基本內(nèi)容,三、基本流程,四、企業(yè)檔案分類,一、和文件資料的區(qū)別,,收集,整理,鑒定,保管,編目利用,,,,三、檔案管理基本流程,,,〔一〕檔案收集工作,就是把分散在各機(jī)關(guān)內(nèi)部職能部門和個(gè)人手中的文件材料，按照規(guī)定集中保存起來。收集工作是為了解決文件形成后的分散狀態(tài)與利用要求集中的矛盾，它是檔案工作的起點(diǎn)，是檔案工作的第一個(gè)環(huán)節(jié)，也是實(shí)現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的一項(xiàng)重要和基本的內(nèi)容。,三、檔案管理基本流程,,,〔二〕檔案整理工作,是為了解決檔案的零亂狀態(tài)與系統(tǒng)查找的矛盾。就
42、是把收集來的零散的不系統(tǒng)的文件材料進(jìn)行分類、組合、排列和編目，使整理出的檔案能夠反映歷史活動(dòng)的真實(shí)面貌，便于保管和利用。,三、檔案管理基本流程,,,〔一〕檔案鑒定工作,就是按照一定的原那么、方法和標(biāo)準(zhǔn)、判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。,,根據(jù)有關(guān)規(guī)定，我國(guó)現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長(zhǎng)期和短期3種。永久保存就是將檔案無(wú)期限地保存下午；長(zhǎng)期保存，一般指保存16年～50年左右；短期保存，一般指保存15年〔含15年〕以下。保管期限的計(jì)算，通常是從文件產(chǎn)生和形成后的第二年算起。,三、檔案管理基本流程,,,〔四〕檔案保管工作,是根據(jù)檔案成分和狀況所進(jìn)行
43、的存放管理和維護(hù)完整與安全的活動(dòng)。檔案保管工作的內(nèi)容包括：檔案的庫(kù)房管理、檔案流動(dòng)中的保護(hù)以及為延長(zhǎng)檔案壽命而采取的技術(shù)處理。要求保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生，做到防火、防水、防潮、防毒、防蟲、防光、防塵等。,三、檔案管理基本流程,,,〔五〕檔案的編目和利用工作,為了滿足特定的各種利用要求，需要為提供檔案準(zhǔn)備好直接的輔助手段，并通過各種方式實(shí)際地提供檔案和有關(guān)資料，這就形成了檔案的編目和提供利用工作。,三、檔案管理基本流程,,四、企業(yè)檔案十大類,,1、黨務(wù)工作類 6、人力資源管理類,,2、行政管理類 7、科技管理類,,3、經(jīng)營(yíng)管理類 8、基本建設(shè)類,,4、生產(chǎn)技術(shù)類 9、設(shè)備儀器類,,5、財(cái)務(wù)管理類 10、特種載體類,,,,,,,,,謝謝大家,,
【企業(yè)】新入職員工培訓(xùn)經(jīng)典教材 辦公室公文管理講座P120
