公司檔案管理制度

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1、公司檔案管理制度 為加強(qiáng)公司的檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司生產(chǎn)、經(jīng)營服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本辦法。 第一章 檔案管理 第一條 凡公司各部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件、材料、聲像、報表、本年度竣工工程資料，都必須向公司檔案室移交，及時歸檔，確保完整無缺，集中管理，任何單位和個人不得據(jù)為己有。 第二條 檔案管理員必須堅持文書隨時立卷的歸檔制度，并分門別類，做好收集、整理、立卷、歸檔工作。 第三條 檔案內(nèi)容包括從成立之日起每年在經(jīng)營、管理工作中形成或公司制發(fā)的應(yīng)歸檔的文件材料。并將歸檔資料編寫目錄，

2、以便查閱。 第二章 檔案歸檔范圍與立卷 第四條 歸檔范圍 一、上級機(jī)關(guān)文件材料應(yīng)歸檔的有： 1、上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的需要公司貫徹執(zhí)行的文件材料； 2、上級機(jī)關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時有重要價值的錄音、錄像等聲像材料和登載相關(guān)內(nèi)容的報刊； 3、代上級機(jī)關(guān)草擬并被采用為文件的定稿和印本； 4、其他文件材料。 二、公司文件材料應(yīng)歸檔的有： 1、公司頒發(fā)的各種正式文件的簽發(fā)稿及定稿； 2、公司的請求與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)文件； 3、公司及各部門的工作計劃、總結(jié)、報告； 4、公司領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動形成的重要文件、傳真、電話記錄等； 5、反映公司生產(chǎn)經(jīng)營和管理的專業(yè)文件材料，如投資項目、貸款

3、、轉(zhuǎn)貸等業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的各種文件、資料、合同、樣票等； 6、公司制定的規(guī)章制度； 7、公司的歷史沿革（包括公司簡介）、大事記、反映公司重要價值的獎勵證書，有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物及展覽照片、錄音、錄像等文件材料； 8、公司年度職工花名冊、年度職工增減花名冊、報表； 9、公司解決法律糾紛問題形成的文件材料； 10、公司或部門對外簽定的各種合同、協(xié)議等文字性材料； 11、公司固定資產(chǎn)登記、財產(chǎn)、物資、檔案等移交憑證； 12、公司技改、新建工程項目，購置大型設(shè)備和基建工作中形成的憑證、協(xié)議、合同、可研、圖紙等文件資料； 13、有關(guān)業(yè)務(wù)機(jī)關(guān)檢查本公司工作形成的重要文件； 14、公司購買的

4、技術(shù)書籍、資料、光碟、法規(guī)性書籍等。 第五條 文書檔案的立卷 一、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件頁數(shù)，均應(yīng)齊全完整。 二、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)當(dāng)將每份文件的正本與副本、印件與定稿、請示與批復(fù)，分類一起排列，不得分開。 三、不同年度的文件一般不得在一起立卷，但跨年度的請示與批復(fù)，放在復(fù)文年立卷；沒有復(fù)文，放在請示年立卷；跨年度的規(guī)劃，放在文件所針對的第一年立卷；跨年度的總結(jié)，放在所針對的最后一年立卷，跨年度的會議文件，歸在會議召開的年度立卷。 四、檔案管理員辦理歸檔文件、資料的交接手續(xù)，分別用電子文檔和紙質(zhì)文檔登記歸檔文件、資料的編號、目錄、摘要等信息。并備份綜合辦存查。

5、第三章 歸檔時間規(guī)定 第六條 公司生產(chǎn)、經(jīng)營管理活動中的各種合同、協(xié)議、文件及常規(guī)性報表，各類檔案如聲像檔案、活動檔案在15天內(nèi)歸檔；科技檔案在工程竣工完成六個月內(nèi)歸檔，并辦理檔案移交手續(xù)。會計檔案由財務(wù)部自行保管。 第七條 各部門必須嚴(yán)格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應(yīng)歸檔的文件材料，如有需要，必須辦理借閱手續(xù)。 第四章 檔案的借閱及銷毀 第八條 檔案借閱管理。 一、借閱檔案需按規(guī)定辦理借閱手續(xù)，在規(guī)定范圍內(nèi)查閱。不得在檔案上涂改、撕毀，并應(yīng)及時歸還。 二、非本公司員工不得借（查）閱公司檔案，公司員工未經(jīng)批準(zhǔn)不得借（查）閱與本人工作無關(guān)的檔案。 三、借閱者借閱檔案，應(yīng)填寫借

6、閱登記，并注明借閱內(nèi)容及數(shù)量，借閱時間最長不超過10天，借閱最多不超過兩份。按期歸還，若不能按期歸還，必須辦理續(xù)借手續(xù)。否則每次罰款200元，并由檔案管理員催促其歸還。 四、未經(jīng)許可不得將檔案帶出室外，抄襲或拍照。借閱者不得擅自進(jìn)入檔案庫房內(nèi)。 五、嚴(yán)禁對檔案剪裁、涂改、污損、拆毀、丟失、抽換、注標(biāo)記，歸還時要按順序排好，交檔案人員當(dāng)面點(diǎn)清。 六、只能借復(fù)制本（或副本），底圖和獨(dú)本檔案一律不外借。 七、外單位人員查閱檔案，須持介紹信經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，只限在檔案室查閱。 八、凡離開公司人員，必須還回所借檔案，不得擅自帶走。 九、借閱檔案的審批 1、借閱檔案必須填寫公司檔案借閱審批單，

7、經(jīng)授權(quán)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借（查）閱檔案資料。 2、技術(shù)資料、設(shè)計圖紙經(jīng)總工程師和總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。 3、合同、協(xié)議、生產(chǎn)經(jīng)營和管理的專業(yè)性文件材料，文件材料歸檔中的2、5、10、11、12、13項必須經(jīng)合同簽訂部門的公司分管領(lǐng)導(dǎo)和總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。 4、其他檔案經(jīng)合同簽訂部門的公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。 第九條 會計檔案一律不準(zhǔn)外借。內(nèi)部調(diào)閱應(yīng)經(jīng)財務(wù)副總經(jīng)理同意。外單位因特殊需要，查閱有關(guān)會計檔案時，應(yīng)持正式公文，并經(jīng)公司財務(wù)副總經(jīng)理同意。查閱會計檔案時不得將檔案帶出公司；如需摘抄、復(fù)印，應(yīng)經(jīng)財務(wù)副總經(jīng)理同意方可辦理。 第十條 定期對檔案進(jìn)行鑒定，檔案鑒定工作由辦公室召集，有

8、關(guān)部門參加，組成檔案鑒定小組，準(zhǔn)確地制定檔案銷毀清單，對失去保存價值的檔案，登記造冊，經(jīng)檔案鑒定小組審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀，銷毀時需有兩人以上參加，并在銷毀清冊上簽字。 第五章 圖書借閱管理 第十一條、借閱者借閱書籍，應(yīng)填寫借閱登記，并注明書籍名稱及數(shù)量，借閱時間最長不超過一個月，借閱最多不超過兩本。按期歸還，若不能按期歸還，必須辦理續(xù)借手續(xù)。否則按書價的五倍罰款。 第六章 環(huán)境和安全防火管理 第十二條 認(rèn)真貫徹消防方針，學(xué)習(xí)和掌握安全防火知識，把安全防火工作當(dāng)作經(jīng)常性的工作來做。 第十三條 檔案庫房內(nèi)必須設(shè)有滅火器，并且定期進(jìn)行更換、檢查、維護(hù)和保養(yǎng)。保持消防器材的清潔、完

9、整、好用、做到人人會使用消防器材。 第十四條 檔案室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和有明火，不準(zhǔn)存放易燃、易爆的物品。 第十五條 室內(nèi)做到防火、防盜、防潮、防鼠、防塵、防污染等。 第十六條 經(jīng)常檢查電氣設(shè)備，保證安全好用。 第十七條 每天上班后，下班前檢查庫房，下班要關(guān)窗、鎖門、閉燈、切斷電源。 第七章 其他規(guī)定 第十八條 檔案管理員違反公司檔案管理制度，工作失職、瀆職，造成檔案、圖書遺失和經(jīng)濟(jì)損失按公司檔案管理制度的有關(guān)規(guī)定處理。 第十九條 出現(xiàn)下列情形之一者，進(jìn)行通報批評并給予經(jīng)濟(jì)處罰。 1、檔案管理員未按規(guī)定填制檔案資料接交單，辦理檔案接交手續(xù)，扣款50元； 2、在規(guī)定時間內(nèi)未完成材料組卷

10、或案卷不規(guī)范，扣款50元； 3、檔案室丟失圖書、雜志，由檔案保管員負(fù)責(zé)照價賠償并扣款50元； 4、丟失公司內(nèi)一般生產(chǎn)經(jīng)營管理文件，扣款50元； 5、檔案室內(nèi)文件資料因保管不善出現(xiàn)破損，扣款100元； 6、存儲檔案資料的電腦因人為操作損壞丟失電子資料，扣款200元。 7、擅自將檔案資料借給公司外部人員，未造成公司經(jīng)濟(jì)損失或法律責(zé)任，扣款200元。 8、丟失省、市、縣級及政府相關(guān)部門文件，扣款200元。 9、丟失技術(shù)文件、圖紙、經(jīng)濟(jì)類合同、公司證照，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失小于三千元，扣款500元。 第二十條 出現(xiàn)下列情形之一者，按照《勞動合同法》解除勞動合同并追究經(jīng)濟(jì)責(zé)任,直至移交司法機(jī)關(guān)追究責(zé)任。 1、未經(jīng)允許擅自銷毀文件資料，給公司造成經(jīng)濟(jì)損失小于五千元。 2、利用職務(wù)之便私自攜帶文件資料或復(fù)印件離廠，導(dǎo)致公司相關(guān)機(jī)密泄露造成經(jīng)濟(jì)損失小于五千元。 3、因玩忽職守導(dǎo)致檔案資料出現(xiàn)重大損壞。 4、利用職務(wù)之便將公司有關(guān)資料私自交與外部人員獲取利益。