《會(huì)計(jì)電算化》賬務(wù)處理系統(tǒng)應(yīng)用原理.ppt

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1、第三章賬務(wù)處理系統(tǒng)應(yīng)用原理,本章的學(xué)習(xí)目標(biāo) 掌握日常賬務(wù)處理的基本操作程序； 掌握憑證管理的基本內(nèi)容； 掌握賬簿的各項(xiàng)管理和分析； 掌握賬務(wù)的期末處理等內(nèi)容。,第一節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)概述,一、賬務(wù)處理系統(tǒng)的概述 賬務(wù)處理系統(tǒng)主要是用來(lái)處理企事業(yè)單位的賬務(wù)核算業(yè)務(wù)，它是以憑證為數(shù)據(jù)處理起點(diǎn)，主要完成憑證處理和記賬功能。它是會(huì)計(jì)核算中一個(gè)基礎(chǔ)部分，是會(huì)計(jì)系統(tǒng)一個(gè)必不可少的環(huán)節(jié)。賬務(wù)處理系統(tǒng)除了具有憑證處理和記賬功能外，同時(shí)還具有賬簿管理、月末處理等功能。,二、賬務(wù)處理的主要功能,1.賬務(wù)處理初始設(shè)置 2.憑證管理 3.賬簿管理 4.期末處理,三、手工賬務(wù)處理系統(tǒng)的處理,（一）手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程,1.

2、記賬憑證賬務(wù)處理核算形式 2.日記總賬賬務(wù)處理核算形式 3.科目匯總表賬務(wù)處理核算形式 4.匯總記賬憑證賬務(wù)處理核算形式 5.多種日記賬賬務(wù)處理核算形式 6.憑單日記賬賬務(wù)處理核算形式,（二）手工環(huán)境下會(huì)計(jì)賬務(wù)處理的缺陷 1.數(shù)據(jù)處理重復(fù) 2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性差 3. 數(shù)據(jù)提供不及時(shí) 4.工作強(qiáng)度大,四、電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理,（一）電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程 1.初始設(shè)置 2.日常管理 3.期末管理,(二) 電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程與手工會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程的比較 1.數(shù)據(jù)處理的起點(diǎn)不同 2.記賬的含義不同 3.數(shù)據(jù)處理的方式不同 4.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式不同 5.對(duì)賬的方式不同 6.數(shù)據(jù)處理的終點(diǎn)不同 7.數(shù)據(jù)查詢(xún)更

3、為方便,四、賬務(wù)處理系統(tǒng)的特點(diǎn),1記賬方法和原則具有很強(qiáng)的規(guī)范性 2信息具有較高的綜合性 3信息準(zhǔn)確性高,第二節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的初始設(shè)置,一、會(huì)計(jì)科目期初數(shù)據(jù)錄入 1.年初建賬數(shù)據(jù)錄入 2.年中建賬數(shù)據(jù)錄入 3.數(shù)據(jù)錄入的規(guī)則,二、憑證參數(shù)設(shè)置,1.憑證類(lèi)型 2.憑證編號(hào)方案 3.憑證限制科目 4.憑證處理規(guī)則,三、賬簿參數(shù)設(shè)置,賬簿或試算平衡表等輸出資料中，科目余額的借貸方向有兩種方式：根據(jù)余額正負(fù)自動(dòng)調(diào)節(jié)，余額數(shù)值都是正數(shù)或零；與科目余額方向保持一致，余額數(shù)值可以有負(fù)數(shù)。,賬簿排列順序可以有多種方式：按日期、憑證字號(hào)排列，按日期、順序號(hào)排列，按憑證字號(hào)、日期排列，按憑證字號(hào)、順序號(hào)排列等。

4、其他的參數(shù)項(xiàng)目有：在賬簿中顯示總發(fā)生額和余額都為零的記錄，多欄式明細(xì)賬中顯示數(shù)量信息等。,第三節(jié) 賬務(wù)處理系統(tǒng)的憑證管理,一、憑證參數(shù)項(xiàng)目構(gòu)成 1.憑證日期 2.憑證字號(hào) 3.摘要 4.會(huì)計(jì)科目 5.金額 6.附件張數(shù) 7.制單人,二、憑證管理的內(nèi)容,（一）會(huì)計(jì)憑證錄入及修改 會(huì)計(jì)憑證錄入的內(nèi)容包括制單日期、憑證號(hào)、摘要、科目及金額等。,(二)會(huì)計(jì)憑證審核 審核憑證即由審核人員按照會(huì)計(jì)制度規(guī)定，對(duì)制單人輸入的會(huì)計(jì)憑證與原始憑證進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，核對(duì)金額計(jì)算是否有誤、會(huì)計(jì)科目使用是否準(zhǔn)確、借貸方向是否正確、憑證類(lèi)型和附件張數(shù)等欄目是否正確等 憑證審核的目的在于防止輸入人員有意或無(wú)意的錯(cuò)誤操作，最好由

5、非憑證輸入人員使用憑證審核功能，以便形成牽制關(guān)系,(三)會(huì)計(jì)憑證記賬,會(huì)計(jì)憑證的記賬也稱(chēng)過(guò)賬或登賬，是把已審核過(guò)的會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)資料記入到相關(guān)的賬簿中，在憑證上標(biāo)上記賬符號(hào)，同時(shí)還對(duì)各科目的本月發(fā)生額進(jìn)行累加，產(chǎn)生各科目最新的本月發(fā)生額和累計(jì)發(fā)生額。,1會(huì)計(jì)憑證記賬前的準(zhǔn)備工作 (1)選擇憑證范圍，進(jìn)行合法性檢查。 (2)憑證和賬簿的備份。,2不允許記賬的情況 (1)期初試算不平衡的，不允許記賬； (2)不平衡憑證，不允許記賬； (3) 未審核的憑證，不允許記賬； (4)上月未結(jié)賬，本月不允許記賬。,(四)會(huì)計(jì)憑證錯(cuò)誤的處理 1記賬前發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤 2記賬后發(fā)現(xiàn)憑證有誤 3憑證的作廢 4憑證刪除,（五

6、）會(huì)計(jì)憑證查詢(xún)和打印 1憑證查詢(xún) 2憑證打印,（六）會(huì)計(jì)憑證的匯總 憑證匯總之前應(yīng)先選擇匯總條件，按條件對(duì)記賬憑證進(jìn)行匯總并生成一張憑證匯總表。,第四節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的賬簿管理,賬簿管理的主要內(nèi)容是對(duì)各基本賬和明細(xì)賬的查詢(xún)和打印。 (一）出納賬及相關(guān)的管理 1.現(xiàn)金、銀行賬的查詢(xún) 2.資金日?qǐng)?bào)表的查詢(xún),3.支票登記簿的管理 （1）領(lǐng)用支票登記的基本信息，以便了解領(lǐng)用支票的目的。 （2）支票登記信息的修改和刪除。 （3）支票登記信息的查詢(xún)和打印。,4.銀行對(duì)賬的管理 （1）銀行對(duì)賬的啟用。 （2）計(jì)算機(jī)自動(dòng)對(duì)賬與手工對(duì)賬相結(jié)合的方式。 （3）銀行存款余額調(diào)節(jié)表的查詢(xún)輸出。,（二）總賬的查詢(xún)和打印

7、1總賬的查詢(xún)和打印 2科目發(fā)生額與余額表的查詢(xún) （1）按月匯總 （2）按條件定義匯總,（三）明細(xì)賬的查詢(xún)和打印 一般的軟件提供了三種明細(xì)賬的查詢(xún)格式：普通明細(xì)賬、按科目排序明細(xì)賬、月份綜合明細(xì)賬。也可以按科目名稱(chēng)、月份、摘要、日期范圍、金額范圍、憑證范圍、甚至制單人、復(fù)核人等條件進(jìn)行組合查詢(xún),（四）輔助賬的管理 1.個(gè)人往來(lái)賬的管理 （1）個(gè)人往來(lái)賬的查詢(xún)。 （2）個(gè)人往來(lái)賬的清理。 （3）個(gè)人往來(lái)賬齡分析。 2.項(xiàng)目核算管理,第五節(jié)賬務(wù)處理系統(tǒng)的期末處理,一、期末調(diào)匯 （一）期末調(diào)匯步驟 （1）期末調(diào)匯匯率的確定。 （2）指定匯兌損益科目。 （3）匯率調(diào)整表的編制。 （4）編制調(diào)匯憑證。,（

8、二）匯率調(diào)整表及調(diào)匯憑證的編制,二、損益結(jié)轉(zhuǎn),（1）首先要在系統(tǒng)所列科目中選擇所要結(jié)轉(zhuǎn)的憑證。 （2）確定憑證的內(nèi)容和格式。 （3）生成方式的選擇可以是生成一張憑證，也可以生成多張憑證。 （4）可以對(duì)生成的憑證進(jìn)行預(yù)覽。,三、通用轉(zhuǎn)賬,(一) 通用轉(zhuǎn)賬的特點(diǎn) （1）通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)大多數(shù)都在各個(gè)會(huì)計(jì)期末進(jìn)行。 （2）通用轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)大多數(shù)要從會(huì)計(jì)賬簿中提取數(shù)據(jù)，因此轉(zhuǎn)賬前要確保有關(guān)的憑證全部入賬，若有未記賬憑證，用戶(hù)先記賬再轉(zhuǎn)賬。 （3）系統(tǒng)自動(dòng)生成的轉(zhuǎn)賬憑證為只讀憑證，不能對(duì)其修改，以確保賬賬相符與賬表相符。 （4）有些相關(guān)的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)有一定的時(shí)序要求。有些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)必須要依賴(lài)另一些轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)

9、。 （5）通常每種轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)每月只需結(jié)轉(zhuǎn)一次，因漏輸了憑證，允許再轉(zhuǎn)賬，但應(yīng)提示用戶(hù)注意。,（二）通用轉(zhuǎn)賬的參數(shù)設(shè)置 1轉(zhuǎn)賬名稱(chēng)的設(shè)置 2轉(zhuǎn)賬執(zhí)行周期的設(shè)置 3憑證格式的設(shè)置 4確定轉(zhuǎn)出和轉(zhuǎn)入的科目 5.科目借貸方向的確定 6.取數(shù)公式的設(shè)置,（三）通用轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容 （1）費(fèi)用分?jǐn)偂⒎峙涞慕Y(jié)轉(zhuǎn)，如制造費(fèi)用、工資的結(jié)轉(zhuǎn)等 （2）提取費(fèi)用的結(jié)轉(zhuǎn)，如福利費(fèi)等。 （3）稅金的計(jì)提，如所得稅等。 （4）未分配利潤(rùn)的結(jié)轉(zhuǎn)及盈余公積的提取等。,（四）通用轉(zhuǎn)賬的注意事項(xiàng) （1）在同一張轉(zhuǎn)賬憑證上，轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出的科目都必須存在，且借貸方向相反。 （2）轉(zhuǎn)入的科目必須是末級(jí)科目，轉(zhuǎn)出的科目可以是上級(jí)科目或使用通配符。

10、（3）轉(zhuǎn)出的科目可以是一個(gè)或多個(gè)，通常為多個(gè)，轉(zhuǎn)出方定義轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)的來(lái)源，設(shè)置計(jì)算公式。如果轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)要在幾個(gè)賬戶(hù)或部門(mén)項(xiàng)目中按比例分配，則所有比例系數(shù)之和必須為1。 （4）轉(zhuǎn)入的科目可以是一個(gè)或多個(gè)，一般為一個(gè)，轉(zhuǎn)入金額是該憑證所有轉(zhuǎn)出分錄的金額之和。 （5）如果結(jié)轉(zhuǎn)的科目涉及輔助賬核算，則定義中必須提供有關(guān)輔助賬信息，如指定部門(mén)代碼、項(xiàng)目代碼等，否則不予接受。,四、期末結(jié)賬,（一）結(jié)賬的步驟 1清空數(shù)據(jù) 2.結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù),（二）結(jié)賬前注意事項(xiàng) （1）檢查本期發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否都已編制成了記賬憑證，并進(jìn)行了記賬；檢查自動(dòng)結(jié)轉(zhuǎn)憑證是否都已入賬；檢查上月是否結(jié)賬，若上月未結(jié)賬，則本月將不能進(jìn)行結(jié)賬。 （2）結(jié)賬前要進(jìn)行試算平衡，即借方發(fā)生額貸方發(fā)生額。 （3）做好結(jié)賬前的備份工作。 （4）年終結(jié)算時(shí)，用戶(hù)必須做強(qiáng)制備份。,