辦公自動(dòng)化教案-06[課資資源]

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1、第 6章 辦公中的電子郵件辦公中的電子郵件與桌面信息管理與桌面信息管理 1驕陽(yáng)書屋本章內(nèi)容介紹 在辦公業(yè)務(wù)處理中，辦公人員經(jīng)常需要進(jìn)行電子郵件交流和桌面信息管理，比如管理郵件、安排約會(huì)、建立聯(lián)系人和任務(wù)等，利用有關(guān)軟件可以提高這些活動(dòng)的管理效率。本章介紹利用Outlook組織和共享桌面上信息并與其他人通信的方法，主要講述創(chuàng)建和維護(hù)聯(lián)系人列表，創(chuàng)建、發(fā)送、接收和管理電子郵件，創(chuàng)建和運(yùn)用任務(wù)，使用日歷對(duì)約會(huì)、會(huì)議等日常事務(wù)進(jìn)行管理以及日記、便箋的創(chuàng)建與應(yīng)用。下一頁(yè)上一頁(yè)返回2驕陽(yáng)書屋【本章主要知識(shí)點(diǎn)】nOutlook用戶的賬號(hào)設(shè)置n聯(lián)系人的創(chuàng)建與維護(hù)n電子郵件的創(chuàng)建與收發(fā)n電子郵件的管理n任務(wù)的創(chuàng)

2、建與應(yīng)用n利用日歷創(chuàng)建約會(huì)n利用日歷安排會(huì)議n日記和便箋的使用下一頁(yè)上一頁(yè)返回3驕陽(yáng)書屋 Outlook的啟動(dòng) 啟動(dòng)Outlook有許多方法，常用的有以下兩種：1雙擊Windows桌面上的快捷方式“Microsoft Outlook”圖標(biāo)。2選擇單擊“開始”“程序”“Microsoft Outlook”命令。初次啟動(dòng)Outlook時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)向?qū)?，提示用戶進(jìn)行賬戶設(shè)置。下一頁(yè)上一頁(yè)返回4驕陽(yáng)書屋Outlook的界面組成 下一頁(yè)上一頁(yè)返回5驕陽(yáng)書屋Outlook的退出 n單擊Outlook窗口右上角的關(guān)閉按鈕或單擊“文件”菜單下的“退出”命令等 下一頁(yè)上一頁(yè)返回6驕陽(yáng)書屋聯(lián)系人的創(chuàng)建Outloo

3、k中的“聯(lián)系人”文件夾可以將與某個(gè)聯(lián)系人所有相關(guān)的信息都集中在一起。例如，姓名、電話號(hào)碼、聯(lián)系地址、商務(wù)傳真、電子郵件、生日、紀(jì)念日等，還可以方便快速地查找某個(gè)人的聯(lián)系方式，也可將會(huì)議請(qǐng)求、電子郵件或任務(wù)請(qǐng)求發(fā)送給聯(lián)系人。下一頁(yè)上一頁(yè)返回7驕陽(yáng)書屋創(chuàng)建郵件(1)輸入郵件的主題（參會(huì)人員要求）和以上正文內(nèi)容。(2)按要求對(duì)郵件的正文進(jìn)行格式設(shè)置。(3)收件人、抄送等文本框的填寫要求會(huì)用“聯(lián)系人”文件夾自動(dòng)填寫。下一頁(yè)上一頁(yè)返回8驕陽(yáng)書屋發(fā)送郵件 郵件編寫完成后，需要發(fā)送。操作時(shí)，單擊“發(fā)送”按鈕，即可完成郵件發(fā)送。下一頁(yè)上一頁(yè)返回9驕陽(yáng)書屋接收郵件 n單擊“工具”菜單下的“發(fā)送和接收”命令，然后

4、選擇接收電子郵件帳戶的種類。新收到的郵件將放到“收件箱”里，用戶可以隨時(shí)閱讀郵件。下一頁(yè)上一頁(yè)返回10驕陽(yáng)書屋郵件排序 n在“收件箱”最右側(cè)“郵件列表”上面有一行圖標(biāo)按鈕和文本按鈕，每一個(gè)圖標(biāo)或文本都表示一種特定的含義，它們會(huì)被標(biāo)記在所收到郵件的前面，根據(jù)這些圖標(biāo)可以區(qū)別對(duì)待所收到的郵件，從左到右分別表示：重要性；郵件類型圖標(biāo)，有已讀和未讀兩種狀態(tài)；標(biāo)記狀態(tài)，當(dāng)對(duì)郵件作有標(biāo)記時(shí)顯示該圖標(biāo)；附件，當(dāng)郵件有附件時(shí)郵件前標(biāo)出該圖標(biāo)；顯示郵件的發(fā)件人；顯示郵件的主題；顯示郵件的接收時(shí)間；顯示出郵件的大小。下一頁(yè)上一頁(yè)返回11驕陽(yáng)書屋郵件篩選 n郵件篩選就是將符合指定條件的郵件挑選出來(lái)，操作步驟如下：n

5、（1）在“Outlook 面板”中，單擊“收件箱”；在出現(xiàn)的“收件箱”窗口中，選擇“視圖”/“當(dāng)前視圖”命令。n（2）在出現(xiàn)的級(jí)聯(lián)菜單中提供了多種視圖方式，其實(shí)它們也就是各種選擇篩選條件，有“郵件”、“收件人”等，根據(jù)需要可以進(jìn)行選取。n（3）單擊篩選條件后，郵件列表框中符合條件的郵件留下，不符合條件的郵件被隱藏.下一頁(yè)上一頁(yè)返回12驕陽(yáng)書屋郵箱管理 n用戶對(duì)郵箱的管理包括查看郵箱的大小，按大小或時(shí)間搜索郵件，對(duì)郵件進(jìn)行刪除、移動(dòng)或存檔，以及清除整理郵箱。下一頁(yè)上一頁(yè)返回13驕陽(yáng)書屋電子郵件使用注意事項(xiàng) n預(yù)防電子郵件病毒 n電子郵件的使用技巧與建議 下一頁(yè)上一頁(yè)返回14驕陽(yáng)書屋預(yù)防電子郵件病

6、毒 n因特網(wǎng)是一個(gè)巨大的信息庫(kù)，每天有數(shù)不清的信息在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)，網(wǎng)上同樣也可能有惡意的程序。如果這些程序是精心編寫的網(wǎng)絡(luò)病毒，那么，它可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)尤其是電子郵件迅速傳播，危險(xiǎn)很大。n對(duì)付郵件病毒，第一是防，如拒收陌生人的郵件，不從陌生的站點(diǎn)下載文件等；第二是殺，如果不慎下載了郵件病毒，可以利用各個(gè)病毒廠商的最新殺毒軟件可以查殺郵件病毒，第三是要?dú)⒎澜Y(jié)合。下一頁(yè)上一頁(yè)返回15驕陽(yáng)書屋電子郵件的使用技巧與建議（1）盡量使用專門的郵件管理程序（2）正確設(shè)置E-mail軟件（3）多申請(qǐng)幾個(gè)不同站點(diǎn)的免費(fèi)信箱（4）及時(shí)取消訂閱的郵件列表和電子刊物（5）公共場(chǎng)合盡量少填寫個(gè)人信息（6）及時(shí)整理信箱（7）注

7、意清除瀏覽器的歷史記錄和緩存下一頁(yè)上一頁(yè)返回16驕陽(yáng)書屋任務(wù)的創(chuàng)建和使用n任務(wù)是一項(xiàng)與人員或工作相關(guān)的事務(wù)，用戶可以接受上級(jí)分派的任務(wù)，也可把任務(wù)分派給其他人。當(dāng)用戶有一個(gè)新任務(wù)要求時(shí)，就需要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)新的任務(wù)項(xiàng)目。n下面以實(shí)例問(wèn)題說(shuō)明如何創(chuàng)建任務(wù),問(wèn)題情形如下：n假設(shè)某某公司為了豐富職工業(yè)余生活，促進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)，決定7月28日（星期天）組織一次郊游活動(dòng)，現(xiàn)在需要給相關(guān)人員下派該任務(wù)，要求各位職工報(bào)名參加。n下面就以該事項(xiàng)為例，講解如何創(chuàng)建和分派任務(wù)。下一頁(yè)上一頁(yè)返回17驕陽(yáng)書屋日歷的使用 n利用日歷創(chuàng)建約會(huì) n利用日歷安排會(huì)議 下一頁(yè)上一頁(yè)返回18驕陽(yáng)書屋日記和便箋的使用 n利用日記可以記錄下自己最近作的一些事情，以便回顧和總結(jié)；而利用便箋可以隨手寫下自己最近需要處理的一些事務(wù)，以便給自己作出提醒 n日記的使用 n便箋的使用 下一頁(yè)上一頁(yè)返回19驕陽(yáng)書屋日記的使用 n創(chuàng)建日記條目 n自動(dòng)記錄日記條目 n打開日記條目 下一頁(yè)上一頁(yè)返回20驕陽(yáng)書屋便箋的使用 n創(chuàng)建便箋 n編輯便箋 下一頁(yè)上一頁(yè)返回21驕陽(yáng)書屋