ACCESS所有 報(bào)表PPT課件

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1、1本章內(nèi)容第1頁(yè)/共71頁(yè)2一、報(bào)表的功能 盡管數(shù)據(jù)表和查詢都可用于打印，但是，報(bào)表才是打印和復(fù)制數(shù)據(jù)庫(kù)管理信息的最佳方式，可以幫助用戶以更好的方式表示數(shù)據(jù)。報(bào)表既可以輸出到屏幕上，也可以傳送到打印設(shè)備。第2頁(yè)/共71頁(yè)3 報(bào)表是查閱和打印數(shù)據(jù)的方法，與其他的打印數(shù)據(jù)方法相比，具有以下兩個(gè)優(yōu)點(diǎn)： 報(bào)表不僅可以執(zhí)行簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)瀏覽和打印功能，還可以對(duì)大量原始數(shù)據(jù)進(jìn)行比較、匯總和小計(jì)。 報(bào)表可生成清單、訂單及其他所需的輸出內(nèi)容，從而可以方便有效地處理商務(wù)。第3頁(yè)/共71頁(yè)4 報(bào)表作為Access 2003數(shù)據(jù)庫(kù)的一個(gè)重要組成部分，不僅可用于數(shù)據(jù)分組，單獨(dú)提供各項(xiàng)數(shù)據(jù)和執(zhí)行計(jì)算，還提供了以下功能： 可

2、以制成各種豐富的格式，從而使用戶的報(bào)表更易于閱讀和理解。 可以使用剪貼畫、圖片或者掃描圖像來(lái)美化報(bào)表的外觀。 通過(guò)頁(yè)眉和頁(yè)腳，可以在每頁(yè)的頂部和底部打印標(biāo)識(shí)信息 可以利用圖表和圖形來(lái)幫助說(shuō)明數(shù)據(jù)的含義。第4頁(yè)/共71頁(yè)5二、報(bào)表設(shè)計(jì) 如同數(shù)據(jù)庫(kù)中創(chuàng)建的大多數(shù)對(duì)象一樣，用戶可以采用多種方式來(lái)創(chuàng)建所需的報(bào)表。首先，打開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)窗口，單擊【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕，然后單擊【報(bào)表設(shè)計(jì)】工具欄上的【新建】， 則彈出【新建報(bào)表】 對(duì)話框。第5頁(yè)/共71頁(yè)61.1. 報(bào)表設(shè)計(jì)工具 工具欄特殊效果視圖超鏈接字段列表工具箱自動(dòng)套用格式屬性新對(duì)象數(shù)據(jù)庫(kù)窗口對(duì)象排序分組代碼生成器線條/邊框?qū)挾鹊?頁(yè)/共71頁(yè)7 工

3、具箱第7頁(yè)/共71頁(yè)8 用于選定操作的對(duì)象。 單擊該按鈕后，在使用其他控件時(shí)，即可在向?qū)?下完成。 顯示標(biāo)題、說(shuō)明文字。 用來(lái)在窗體、報(bào)表或數(shù)據(jù)訪問(wèn)頁(yè)上顯示輸入 或編輯數(shù)據(jù)，也可接受計(jì)算結(jié)果或用戶輸入。 顯示一組限制性的選項(xiàng)值。當(dāng)表內(nèi)數(shù)據(jù)具有邏輯性時(shí)，用來(lái)幫助數(shù)據(jù)的輸入。與切換按鈕類似，屬單選。選中時(shí)，值為1，取消時(shí)，值為0。屬多選。包括了列表框和文本框的特性。 用來(lái)顯示一個(gè)可滾動(dòng)的數(shù)據(jù)列表。第8頁(yè)/共71頁(yè)9 用來(lái)執(zhí)行某些活動(dòng)。 加入圖片。 用來(lái)顯示一些非綁定的OLE對(duì)象。 用來(lái)顯示一系列的圖片。 用于定義多頁(yè)數(shù)據(jù)表格的分頁(yè)位置。 創(chuàng)建帶有選項(xiàng)卡的對(duì)話框。 用于將其他表中的數(shù)據(jù)放置在當(dāng)前報(bào)表

4、中。 劃直線。 劃矩形。 顯示Access 2003 所有已加載的其他控件。第9頁(yè)/共71頁(yè)10 工作區(qū) 第10頁(yè)/共71頁(yè)11 以大的字體將該份報(bào)表的標(biāo)題放在報(bào)表頂端。只有報(bào)表的第1頁(yè)才出現(xiàn)報(bào)表頁(yè)眉內(nèi)容。報(bào)表頁(yè)眉的作用是作封面或信封等。 頁(yè)面頁(yè)眉中的文字或字段，通常會(huì)打印在每頁(yè)的頂端。如果報(bào)表頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)眉共同存在于第1頁(yè)，則頁(yè)面頁(yè)眉數(shù)據(jù)會(huì)打印在報(bào)表頁(yè)眉的數(shù)據(jù)下。 用于處理每一條記錄，其中的每個(gè)值都要被打印。主體區(qū)段是報(bào)表內(nèi)容的主體區(qū)域，通常含有計(jì)算的字段。頁(yè)面頁(yè)腳通常包含頁(yè)碼或控件，其中的【=“第”&page&“頁(yè)”】表達(dá)式用來(lái)打印 頁(yè)碼。 用于打印報(bào)表末端，通常使用它顯示整個(gè)報(bào)表的計(jì)算匯

5、總等。第11頁(yè)/共71頁(yè)12 除了以上通用區(qū)段外，有可能需要和區(qū)段。可選擇【視圖】|【排序與分組】命令，彈出【排序與分組】對(duì)話框。選定分組字段后，對(duì)話框下端會(huì)出現(xiàn)【組屬性】選項(xiàng)組，將【組頁(yè)眉】和【組頁(yè)腳】框中的設(shè)置改為【是】，在工作區(qū)即會(huì)出現(xiàn)相應(yīng)的組頁(yè)眉和組頁(yè)腳。第12頁(yè)/共71頁(yè)13 屬性窗口 報(bào)表的每個(gè)區(qū)域或其中的控件,都有其自身特有的屬性,如果需要更改這些屬性,可以通過(guò)屬性窗口來(lái)完成。選定工作區(qū)域或控件對(duì)象后進(jìn)行如下操作， 【視圖】 【屬性】 右擊鼠標(biāo) 快捷菜單 【屬性】第13頁(yè)/共71頁(yè)142. 使用向?qū)?chuàng)建報(bào)表 創(chuàng)建報(bào)表最簡(jiǎn)單的方法是使用向?qū)АＴ趫?bào)表向?qū)е?，需要選擇在報(bào)表中出現(xiàn)的信息

6、，并從多種格式中選擇一種格式以確定報(bào)表外觀。與自動(dòng)報(bào)表向?qū)Р煌氖牵脩艨梢杂脠?bào)表向?qū)нx擇希望在報(bào)表中看到的指定字段，這些字段可來(lái)自多個(gè)表和查詢，向?qū)ё罱K會(huì)按照用戶選擇的布局和格式，建立報(bào)表。第14頁(yè)/共71頁(yè)15 【報(bào)表】 【新建】第15頁(yè)/共71頁(yè)16 選擇表和字段 第16頁(yè)/共71頁(yè)17 按學(xué)分分組： 第17頁(yè)/共71頁(yè)18 按課程ID排序： 第18頁(yè)/共71頁(yè)19 選擇報(bào)表布局： 第19頁(yè)/共71頁(yè)20 選擇報(bào)表樣式： 第20頁(yè)/共71頁(yè)21 確定報(bào)表標(biāo)題： 第21頁(yè)/共71頁(yè)22 運(yùn)行報(bào)表結(jié)果： 第22頁(yè)/共71頁(yè)233. 自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表及圖表向?qū)?自動(dòng)創(chuàng)建報(bào)表 報(bào)表向?qū)峁┑淖詣?dòng)創(chuàng)建

7、報(bào)表有兩種格式： 一種是縱欄式，另一種是表格式。第23頁(yè)/共71頁(yè)24 表格式第24頁(yè)/共71頁(yè)25 圖表向?qū)绻枰獙?shù)據(jù)以圖表的形式表示出來(lái)，使其更加直觀，就可使用圖表向?qū)?chuàng)建報(bào)表。圖表向?qū)Чδ軓?qiáng)大，提供了幾十種圖表形式供用戶選擇。 新建報(bào)表向?qū)Вx擇圖表向?qū)?，和?shù)據(jù)來(lái)源表：第25頁(yè)/共71頁(yè)26 選擇圖表數(shù)據(jù)所在字段：第26頁(yè)/共71頁(yè)27 選擇圖表的類型： 第27頁(yè)/共71頁(yè)28 指定圖表的布局： 第28頁(yè)/共71頁(yè)29 指定圖表的標(biāo)題： 第29頁(yè)/共71頁(yè)30 運(yùn)行圖形報(bào)表，得到結(jié)果圖： 第30頁(yè)/共71頁(yè)314. 標(biāo)簽向?qū)?(了解) 標(biāo)簽向?qū)У墓δ軓?qiáng)大，它不但支持標(biāo)準(zhǔn)型號(hào)的標(biāo)簽，也

8、支持自定義標(biāo)簽的創(chuàng)建。第31頁(yè)/共71頁(yè)32 選擇標(biāo)簽型號(hào)第32頁(yè)/共71頁(yè)33 選擇標(biāo)簽字體和尺寸第33頁(yè)/共71頁(yè)34 選擇填寫標(biāo)簽信息第34頁(yè)/共71頁(yè)35 選擇排序字段第35頁(yè)/共71頁(yè)36 指定報(bào)表標(biāo)簽名稱第36頁(yè)/共71頁(yè)37 顯示標(biāo)簽樣式第37頁(yè)/共71頁(yè)385. 使用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖 下面介紹如何利用工具箱進(jìn)行簡(jiǎn)單的報(bào)表創(chuàng)建。以羅斯文數(shù)據(jù)的【產(chǎn)品】數(shù)據(jù)表為例，創(chuàng)建報(bào)表。啟動(dòng)【新建報(bào)表】：第38頁(yè)/共71頁(yè)39報(bào)表設(shè)計(jì)工作區(qū)如下：第39頁(yè)/共71頁(yè)40 向報(bào)表工作區(qū)添加控件報(bào)表中的每一個(gè)對(duì)象，都稱為之為控件，控件分為三種： 綁定控件 綁定控件與表字段綁定在一起。在向綁定控件輸入值時(shí)，

9、Access 自動(dòng)更新當(dāng)前記錄中的表字段值。大多數(shù)允許輸入信息的控件都是綁定控件。綁定控件可以與大多數(shù)數(shù)據(jù)類型捆綁在一起，包括文本、日期、數(shù)值、是/否、圖片、備注字段。 非綁定控件 非綁定控件保留所輸入的值，不更新表字段值。這些控件用于顯示文本、把值傳遞給宏、直線和矩形、存放沒(méi)有存儲(chǔ)在表中但保存窗體或報(bào)表的OLE對(duì)象。 計(jì)算控件 計(jì)算控件是建立在表達(dá)式（如函數(shù)和計(jì)算）基礎(chǔ)之上的。計(jì)算控件也是非綁定控件，它不能更新字段值。第40頁(yè)/共71頁(yè)41用戶可以在設(shè)計(jì)視圖中對(duì)控件進(jìn)行如下操作： 通過(guò)鼠標(biāo)拖動(dòng)創(chuàng)建新控件、移動(dòng)控件。 通過(guò)按Del鍵刪除控件。 激活控件對(duì)象，拖動(dòng)控件的邊界調(diào)整控件大小。 利用屬

10、性對(duì)話框改變控件屬性。 通過(guò)格式化改變控件外觀，可以運(yùn)用邊框、粗體等效果。 對(duì)控件增加邊框和陰影等效果。第41頁(yè)/共71頁(yè)42 向報(bào)表中添加非綁定控件，可通過(guò)從【工具箱】中選擇相應(yīng)的控件，拖動(dòng)到報(bào)表上即可。 向報(bào)表中添加綁定控件是一項(xiàng)重要工作，這類控件主要是文本框，它與字段列表中的字段相結(jié)合來(lái)顯示數(shù)據(jù)。 在報(bào)表中創(chuàng)建計(jì)算控件時(shí)，可使用以下兩種方法：如果控件是文本框，可以直接在控件中輸入計(jì)算表達(dá)式。另，不管控件是不是文本框，都可以使用表達(dá)式生成器來(lái)創(chuàng)建表達(dá)式。第42頁(yè)/共71頁(yè)43 使用表達(dá)式生成器創(chuàng)建計(jì)算控件的操作步驟如下： 在設(shè)計(jì)視圖中打開(kāi)報(bào)表。 創(chuàng)建或選定一個(gè)非綁定的【文本框】。 單擊【報(bào)

11、表設(shè)計(jì)】工具欄中的【屬性】。 打開(kāi)屬性對(duì)話框中的【數(shù)據(jù)】標(biāo)簽，并單擊【控件來(lái)源】。 單擊表達(dá)式生成器按鈕，彈出【表達(dá)式生成器】。 單擊“=”按鈕，并單擊相應(yīng)的計(jì)算按鈕。 雙擊計(jì)算中使用的一個(gè)或多個(gè)字段。 輸入表達(dá)式中的其他數(shù)值，然后【確定】。第43頁(yè)/共71頁(yè)44第44頁(yè)/共71頁(yè)45 控件的更改和設(shè)置 更改控件的方法通常有兩種：即在窗體內(nèi)直接修改或利用屬性窗口進(jìn)行修改。 在報(bào)表中添加節(jié) 為了使報(bào)表更易于理解，可將報(bào)表分成若干節(jié)，在報(bào)表上以不同的間隔顯示信息。默認(rèn)空白報(bào)表有3個(gè)節(jié)：“頁(yè)面頁(yè)眉”、“主體”、“頁(yè)面頁(yè)腳”，選擇【視圖】|【報(bào)表頁(yè)眉/頁(yè)腳】，可增加兩個(gè)節(jié)：“報(bào)表頁(yè)眉”、“報(bào)表頁(yè)腳”。

12、 報(bào)表的節(jié)也具有屬性，不過(guò)比報(bào)表的其他控件的屬性要少得多。使用【格式】工具欄上的【填充/背景色】可設(shè)置節(jié)的顏色；但所有其他的屬性，必須使用節(jié)的屬性對(duì)話框進(jìn)行設(shè)置。要打開(kāi)節(jié)的屬性對(duì)話框，可以雙擊節(jié)中任意空白區(qū)域、節(jié)的邊線或節(jié)選擇器。第45頁(yè)/共71頁(yè)46 屬性設(shè)置 除了可以移動(dòng)控件的位置和改變控件的尺寸外，還可以通過(guò)屬性對(duì)話框設(shè)置控件的其屬性。方法是右擊需要進(jìn)行屬性設(shè)置的控件，在彈出的快捷菜單中選擇屬性。第46頁(yè)/共71頁(yè)47 保存報(bào)表 在對(duì)報(bào)表進(jìn)行修改后，單擊工具欄中的【保存】，就會(huì)彈出【另存為】對(duì)話框。在文本框中輸入報(bào)表名稱，然后單擊【確定】按鈕，就可以保存報(bào)表。第47頁(yè)/共71頁(yè)486.

13、用報(bào)表設(shè)計(jì)視圖創(chuàng)建報(bào)表第48頁(yè)/共71頁(yè)49 添加相應(yīng)字段到報(bào)表設(shè)計(jì)主體區(qū)內(nèi)。 第49頁(yè)/共71頁(yè)50 添加頁(yè)面頁(yè)眉和頁(yè)面頁(yè)腳 第50頁(yè)/共71頁(yè)51 其中頁(yè)面頁(yè)腳的文本框內(nèi)容由屬性窗口和表達(dá)式生成器生成。 第51頁(yè)/共71頁(yè)52 通過(guò)預(yù)覽檢查結(jié)果 滿意后保存第52頁(yè)/共71頁(yè)537. 報(bào)表屬性(了解)第53頁(yè)/共71頁(yè)54 如果沒(méi)有用設(shè)計(jì)視圖打開(kāi)報(bào)表，而是選中一個(gè)報(bào)表后，單擊工具欄上的【屬性】按鈕，則將會(huì)彈出另外一種報(bào)表屬性對(duì)話框。 第54頁(yè)/共71頁(yè)558. 使用報(bào)表快照 (了解) Access 2003 提供了一種稱為報(bào)表快照的新型報(bào)表。它是一個(gè)具有.snp擴(kuò)展名的獨(dú)立文件，包含Acce

14、ss 2003 報(bào)表所有頁(yè)的備份。這個(gè)備份包括高保真圖形、圖標(biāo)和圖片并保存報(bào)表的顏色和二維版面。報(bào)表快照的優(yōu)點(diǎn)是，不需要照相復(fù)制和郵寄印制版本，接收者就能在線預(yù)覽并只打印他們所需要的頁(yè)面。 為了查看、打印或郵寄一個(gè)報(bào)表快照，用戶需要安裝“快照取景器”程序，它是一個(gè)獨(dú)立的執(zhí)行程序，它提供了自己的控件、幫助文件和相關(guān)文件。在默認(rèn)情況下，當(dāng)用戶第一次創(chuàng)建一個(gè)報(bào)表快照時(shí)，Access 2003就自動(dòng)安裝了“快照取景器”。第55頁(yè)/共71頁(yè)56第56頁(yè)/共71頁(yè)57第57頁(yè)/共71頁(yè)58 通過(guò)電子郵件發(fā)送 第58頁(yè)/共71頁(yè)59三、報(bào)表高級(jí)設(shè)計(jì) 1. 排序與分組 所謂分組，是指按某個(gè)字段值進(jìn)行歸類，將字

15、段值相同的記錄分在一組之中。而排序是指按某個(gè)字段值將記錄排序。 在設(shè)計(jì)視圖方式打開(kāi)相應(yīng)的報(bào)表，單擊工具欄上的【排序與分組】按鈕，彈出對(duì)話框，在對(duì)話框上部的【字段/表達(dá)式】和【排序次序】中選定相應(yīng)內(nèi)容，則在下部出現(xiàn)【組屬性】區(qū)域。第59頁(yè)/共71頁(yè)60 系統(tǒng)默認(rèn)的排序順序?yàn)樯蚺帕小．?dāng)需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分組時(shí)，可以單擊要設(shè)置分組屬性的字段或表達(dá)式，然后設(shè)置其組屬性。最多可對(duì)10個(gè)字段和表達(dá)式進(jìn)行分組。 組頁(yè)眉 用于設(shè)定是否顯示該組的頁(yè)眉。 組頁(yè)腳 用于設(shè)定是否顯示該組的頁(yè)腳。 分組形式 選擇值或值的范圍，以便創(chuàng)建新 組?；蛴眠x項(xiàng)取決于分組字段的數(shù) 據(jù)類型。 組間距 指定分組字段或表達(dá)式值之間的間 距

16、值。 保持同頁(yè) 用于指定是否將組放在同一頁(yè)上。第60頁(yè)/共71頁(yè)61 下面對(duì)不同的分組情況進(jìn)行介紹： 按日期/時(shí)間字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 年 按照相同歷法中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 季度 按照相同歷法季度中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 月份 按照同一月份中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 周 按照同一周中的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 日 按照同一天的日期對(duì)記錄進(jìn)行分組。 時(shí) 按照相同小時(shí)的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。 分 按照同一分鐘的時(shí)間對(duì)記錄進(jìn)行分組。第61頁(yè)/共71頁(yè)62 按文本字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式相同的值對(duì)記錄 進(jìn)行分組。 前綴字符 按照字段或表達(dá)式中前幾

17、個(gè)字符相同的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。第62頁(yè)/共71頁(yè)63 按自動(dòng)編號(hào)、貨幣字段或數(shù)字字段分組記錄 每一個(gè)值 按照字段或表達(dá)式中相同數(shù)值對(duì)記錄進(jìn)行分組。 間隔 按照位于指定間隔中的值對(duì)記錄進(jìn)行分組。第63頁(yè)/共71頁(yè)64 設(shè)置排序與分組的步驟 在對(duì)報(bào)表中的數(shù)據(jù)分組時(shí)，可以添加【組頁(yè)眉】或【組頁(yè)腳】。組頁(yè)眉通常包含報(bào)表數(shù)據(jù)分組所依據(jù)的字段，稱為分組字段，而組頁(yè)腳通常用來(lái)計(jì)算每組的總和或其他匯總數(shù)據(jù)。它們不一定要成對(duì)出現(xiàn)。第64頁(yè)/共71頁(yè)65 結(jié)果第65頁(yè)/共71頁(yè)662. 子報(bào)表子報(bào)表是出現(xiàn)在另一個(gè)報(bào)表內(nèi)部的報(bào)表，。一個(gè)主報(bào)表，可以是結(jié)合型，也可以是非結(jié)合型。也就是說(shuō)，它可以基于查詢或SQL語(yǔ)句，也

18、可以不基于它們。通常，主報(bào)表與子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)源有以下幾種聯(lián)系： 一個(gè)主報(bào)表內(nèi)的多個(gè)子報(bào)表的數(shù)據(jù)來(lái)自不相關(guān)記錄源。在此情況下，非結(jié)合型的主報(bào)表只是作為合并的不相關(guān)的子報(bào)表的“容器”使用。 主報(bào)表和子報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)自相同數(shù)據(jù)源。當(dāng)希望插入包含與主報(bào)表數(shù)據(jù)相關(guān)信息的子報(bào)表時(shí)，應(yīng)該把主報(bào)表與一查詢或SQL語(yǔ)句結(jié)合起來(lái)。 主報(bào)表和多個(gè)子報(bào)表數(shù)據(jù)來(lái)自相關(guān)記錄源。一個(gè)主報(bào)表也可以包含兩個(gè)或多個(gè)子報(bào)表共用的數(shù)據(jù)，在此情況下，子報(bào)表包含與公共數(shù)據(jù)相關(guān)的詳細(xì)記錄。第66頁(yè)/共71頁(yè)67第67頁(yè)/共71頁(yè)68四、預(yù)覽及打印報(bào)表1. 預(yù)覽報(bào)表 單擊數(shù)據(jù)窗口中【對(duì)象】欄下的【報(bào)表】按鈕，選中所需預(yù)覽的報(bào)表后，單擊工具欄中的【預(yù)覽】按鈕，即進(jìn)入【打印預(yù)覽】窗口。打印預(yù)覽與打印真實(shí)結(jié)果一致。如果報(bào)表記錄很多，一頁(yè)容納不下，在每頁(yè)的下面有一個(gè)滾動(dòng)條和頁(yè)數(shù)指示框，可進(jìn)行翻頁(yè)操作。第68頁(yè)/共71頁(yè)692. 報(bào)表打印 打印報(bào)表的最簡(jiǎn)單方法是直接單擊工具欄上的【打印】按鈕，直接將報(bào)表發(fā)送到打印機(jī)上。但在打印之前，有時(shí)需要對(duì)頁(yè)面和打印機(jī)進(jìn)行設(shè)置。第69頁(yè)/共71頁(yè)70 選擇打印機(jī),設(shè)置打印份數(shù)及屬性等,然后點(diǎn)擊確定第70頁(yè)/共71頁(yè)71感謝您的觀看。第71頁(yè)/共71頁(yè)